第九章上司的日程

第九章上司的日程管理第一节日程管理的意义和内容第一节日程管理的意义和内容第二节日程管理的原则第三节制定日程表的方法第四节制定日程表的注意事项第五节日程表的管理CompanyName一、日程管理的意义1、合理安排时间2、提高工作效率3、减轻上司工作压力4、避免工作失误CompanyName二、日常管理的内容

1234当天工作日程表交代内容非常具体每周工作日程表常规内容列出主要内容月内预定日程表

部门计划内容提纲年度预定日程表

单位计划内容概要CompanyName三、制定日程表的前提1、了解上司的日常工作、近期业务重点、作息习惯、身体状况。2、优化工作方法，细心观察上司的工作习惯与做事风格，主动适应其工作节奏。3、了解公司业务发展情况，特别是上司负责的业务进展情况，留意上司近期的工作重点。4、定期与上司沟通，将下一阶段有可能出现工作和其处理原则做好预案，在时间上留有余地。CompanyName第二节日程管理的原则一、兼顾效率与健康 （劳逸结合）（考虑年龄、压力、情绪、工作强度、习惯）二、请上司事先确认（随时添加上司自己约定和变更事宜）三、日程表适当保密（使用符号代替）上司的工作日程安排一般采用图表形式，上司、秘书部门负责人、相关部门各一份。司机一般出远差可以提供一份。CompanyName第三节制定日程表的方法上司的日常工作分为日常性工作和突发性工作。日常性工作是指事先有计划的相对固定的工作，如开会、出差、接待客人等；突发性工作是指临时安排的事情。上司的日程安排可分为年度计划、本月计划、本周计划以及当天计划等形式。CompanyName在所有的日程表中，当天的日程表要非常具体，如上司外出拜访客户，在把日程表交给上司时，提醒他不要忘了约会等一些重要工作；这张表必须在头一天就让上司确认；当天早晨上班后，复印一份让上司再次确认。在约会时间到达前，提前一个小时再次提醒。

一周当中没有事先计划安排的时间段要预留，不要先把每天日程都排满。CompanyName五、上司出差日程安排出差前要做专门的出差日程表，要考虑天气、交通工具等因素对工作安排的影响，并做出相应的预案。出差日程安排要具体到吃、住、行程内容、交通、离开、到达时间、地点、陪同人员等。分析案例。CompanyName第四节制定日程表的注意事项留有余地提高效率内外兼顾第一第二第三CompanyName第五节日程表的管理一、应注意的问题1、不要懒于确认2、在时间上留有充分的余地3、上司不在时不能自行接受预约4、不能泄露上司的隐私CompanyName二、日程出现变更1、及时修改原日程表，给上司审核一下同意，通知有关部门作相应的调整。2、如果是在年度预定或当月预定这种时间范围比较长的预定期间内出现新的情况，秘书应根据这种突发事件对其他事件的影响，及时提醒上司注意；如果实在不能避免，要及时与对方和有关部门联系，并对日程表进行修改，请上司确认；3、如果能够对预定的日程安排作相应的调整，比如对会场、旅馆、交通工具等，应与有关方面进行联系。4、如果上司听取某部门的汇报时间延长，影响后面的工作安排，秘书就要用便笺等方式告诉上司，听取上司的指示。CompanyName5、如果是拜访客户的话，在拜访的前一天，秘书要用电话与对方再次确认见面的时间和地点。6、接到客户方更改预定的请求时，要和上司商量后再调整日程，修改日程表。如果是自己一方希望更改预约，在向对方说明情况并且道歉之后，应和上司商量好，把上司希望的时间向对方提出来。7、当上司要求你更改日程，结果与客户预约的时间发生冲突时，应将这种情况告知上司，请上司最后定妥。8、当需要将上司的私人约会和其它工作安排结合起来考虑时，作为秘书，你有必要了解上司私事的大致情况。但是，为了替上司保密，这种事情只应记在自己的笔记本上。

CompanyName三、提醒上司交谈/汇报工作纸条（会客时）短信（不在办公室）CompanyName第六节安排约见不宜安排紧急安排不宜安排1、上司快要下班的时候。2、上司出差刚回来。3、节假日过后上司刚刚上班。4、上司连续召开重要会议或活动。5、上司的身体