KSFOA系统上线推广用户说明会课件

康师傅控股OA及KM项目康师傅OA上线推广用户说明会演示文稿人：1推广目的了解系统功能了解系统上线进度了解系统上线后用户配合事项2OA概述3工作流范围公文以及ERP各模块从“填单”到“主管核准”前的表单作业流程目的ERP成本面:继续扩增用户数，减少ERP版权费用户效益面:提高人员工作效率

成本:提供参考资料，方便审批，加强主管节约成本力度

人力:流程规范，减少人员专业、经验度，减少人员错误率状况协助ERP资料输入、作主管核准前的工作流程控管OA价值借OA引进工作流开发以及与ERP连接的技术未来发展达到整体经营体系逐渐纳入计算机管理的境界辅助ERP成为企业核心竞争力5知识管理内容公文（含制度、表单）以及员工解决问题经验的保存、累积集团的经验、知识，经过分类之后提供各阶层人员使用目的减少员工寻找问题解决方法的时间，提高个人工作质量状况目前:OA进行公文，制度规章，问题讨论与解决等资料的保存、分类，提供查询未来:经过把实际案例转化成问题与解答的知识模式，提供员工查询OA价值建立知识管理的计算机环境（主干和分支），逐项由各功能、部门填入内容（树枝和树叶），之后由员工查询（享受乘凉）未来发展作为能达成高水平管理的主要后台支柱6OA范围第一階段（頂新內部）工作流管理讯息管理个人工具电话与名片管理日程安排知识管理公文请假用品费用派车档案管理好文章上载查询特定主题讨论电子刊物表单规章制度共享讯息新闻发布共享软件追踪管理问题登录与解决交办事项个人端提醒第二阶段2005年第一阶段16/11系统基本设定管理组织架构角色设定操作权限R/3介面7工作流程（考题）制定/申请立审审核核决决行政人员立、审、决流程功能部门结案资料9表单处理流程（考题）流程内：申请/制定审核会签核决行政作业退回撤回正常结案退回结案撤销结案流程外：拟稿代填单立，审，决流程行政作业10工作流设定与产生（考题）系统设定各模块中表单的默认流程个人根据实际需要设定个人表单默认流程填写表单时可以自定义表单流程。审批时可以修改表单的流程。11CA之使用OA系统设定CA申请凭证安装可申请CA资格：具审批资格的主管CA安装：IE,硬盘，软盘，USB移动碟密码：申请、使用凭证时的密码CA认证签核公文验证凭证前期工作流程前流程中流程后DEMO13OAUI用户界面14OA个人首页待办事项已办事项未来：公司公告查询区快捷操作未来：行事历功能入口15功能架构主体填写表单我的事项部门表单查询与统计资料设置待处理事项已处理事项近期已结案被催办表列催办表列部门浏览公文请假/加班/出差费用报销/预支办公用品请购派车工作流管理17操作架构（一）123456718树状组织架构可调式窗口Mouseover操作方便性退回未阅19OA模块功能21模块功能公文请假加班费用报销用品请购派车共同功能新增，修改，保存，删除*审核，会签，核决追踪，查询，监控，催办，提醒（讯息通知）个别功能拟稿（考题）代申请代填单（考题）用品汇总调整定请管控临请管控用品采购用品发放发放差异比对请购记录查询库存信息查询派车派车转入用车申请单查询派车单查询车辆查询司机查询审批收发调整发文公文分类公文收文公文调阅代理确认考勤员假卡查询境外人员查询财务主管会计审核会计处理财务办理现金需求查询22整体功能追踪监控：部门表单（被催办、催办、部门浏览）催办（页面+讯息通知）自动：目前系统设定超过3天，每隔1天催办一次

紧急公文超过1天，每隔4hrs催办一次

手动：申请/制定人；审批主管；功能部门人员。提醒作业通知（核准、退回、撤回）操作提醒（R/3作业成功、失败、单号返回）提交提示（再次确认、数据检查错误信息提示）23公文特色与效益功能特色现有状况效益1企业知识财产由计算机保存个人零散保管知识积累，不遗失2计算机归档，公文查阅更方便、迅速实体文件归档节省人力成本3计算机传送，自动追踪，安全省时人力传递，可能遗失提升公文流转效率4提供手动、自动跟催机制打电话找不到人省事5可同时会签多人一次一人提高效率6公文修改流程日志记录单凭人脑记忆凡走过必留下痕迹7收发文：公文签收与意见回复人工或没有提升公文附加价值8我的工作事项表列，一目了然想到才做工作不遗忘9部门表单监控，方便主管管理没有提升管理效率10完整公文文件安全控管依关系＆交情信息安全更有保障25制定及签核（主管）核准审核制定主办核准 2003/5/3审核 2003/5/1审核 2003/4/29制定 2003/4/28制定2003/4/28制定2003/4/27主辦 2003/4/27核准审核制定拟稿OA系統之改變纸本签核显示OA系统主办没有了新增拟稿制定只有一人26公文效益与限制效益集团公文知识财产从零散的个人保管转成在计算机保存，避免遗失或找不到计算机自动传送公文，减少传递人力、时间，提升流转效率，并可作跟催经过计算机分类归档，减少寻找公文的查阅时间，而且只让有权限的人才可以看得到限制审核过程中，核决或上呈继续审批，由主管依权责自行决定公文系统不设定金额或人事权限控制部分特别急迫或不适合使用OA的公文仍然可用纸本的签呈不适合存入计算机的附件，签核前由审批主管自行对实物审阅29公文整体流程（考题）核决审核呈核退回代理人代理流程引擎催辦表單流轉自動通知提醒秘書部門連絡人审核密件會簽会签撤回制定核准通知档案管理员调整分类憑證歸檔結案通知檔案管理核准後，返回30公文制作、审批、撤回流程拟稿拟稿制定立公文字号撤回退回代理人代理核决人核准通知核准后返回决CA调整分类審审核呈核部门联络人会签会签人CA31公文会签上层主管呈核主管会签人员会签向下会签平行会签新增会签会签只能加注意见会签顺序撤销会签会签不返回会签返回32拟稿及制定：制定人可以自己填写表单，也可以请其它人员拟稿。在填写表单时，可以预览表单、调整流程；填写后可以保存、修改、删除或提交表单。签核：审核人、会签人、核决人在处理表单时可以增加会签或是进行角色转换。根据主管对部门联络人的设定，在签核流程中的表单可能会经部门联络人的处理。公文—制定及签核33经核准的表单同时送到调整发文人和部门档案管理员进行处理。制定人对表单调整发文：

增加签呈、报告中的会办。

人事令、公告、通知、联络/备忘单，可以调整发文时间，也可以增加收文人（受文者、副本）。签办单位的部门档案管理员对部门员工处理过的表单进行分类归档。公文表单经过调整发文和归档后结案。公文—功能部门处理34部门联络人之审批收发制定/

审核人主旨说明內容主旨说明公文增加会签直接送呈部門連絡人部门联络人12345转送代核决人同时抄送35公文—发文与收文（考题）制定人收文人主管核准档案管理员公文

公文意见回馈转发签核回复36经核准的表单或制定人调整发文后，由系统发送给表单中指定的收文人。收文人可以将收到的公文表单进行：新起签核、转发、回复。起签核流程：指定签核人员并提交表单。收文人和发文人之间可以互相回复。公文—发文及收文37公文分类与调阅系统管理员设定集团公文分类；各部门从中选择所需分类。公文开放目录查询，可以查看到公文的目录。调阅申请：员工在查看查询出来的公文目录时，如果没有权限查阅，则需填写调阅申请单。调阅申请单经过本部门主管审批后，还需经过归档部门主管审批。调阅得到的表单的复制和打印的权限受到管控附档文件控管：只有word、excel、PowerPoint、

html、text、tif、gif、jpg可以做到

复制、打印控管。38版本修改差异日志原稿资料第一次修改第二次修改公文异动记录（主管）39审批记录核决林九<代核决>会签陈十2003/4/20意见：xxxxxxxxxxxxx审核刘八<代理>2003/4/15意见：xxxxxxxxxxxxx会签宋七2003/4/12意见：xxxxxxxxxxxxx会签审核陈六李四2003/4/112003/4/11意见：xxxxxxxxxxxxx意见：xxxxxxxxxxxxx会签王五0002003/4/11意见：xxxxxxxxxxxxx会签王五1232003/4/9意见：xxxxxxxxxxxxx会签张三2003/4/9意见：xxxxxxxxxxxxx审核李四2003/4/8意见：xxxxxxxxxxxxx制定王小明2003/4/140机密文件机密级的公文在审批流程中不经过部门联络人。机密公文不能由代理人处理。机密级的公文“不开放目录查询”，只有审批流程中相关人员及其主管才可以查询到。机密41公文附件一个公文可以作为另一个公文附件上传附件格式不拘。制定人、审批主管及会签人员都可以增加附件。附件容量大小可作限制。公文OA系统已发行公文附件1242公文统计（主管）月/季度发文分类一览表月/季度发文汇总一览表月/季度收文分类一览表月/季度收文汇总一览表已归档和正在作业流程中的公文收发文数量公文传签记录表平均流转效率主管审批效率审批效率表43历史签核日志纪录公文分类CA公开金钥公文批注自行定义公文流程流程监控公文管理解决方案串签会签任意组合通知/退件/撤回/结案通知流程代理

机制认证处理公文解决方案44请假加班出差45SAPR/3模块范围申请修改查询追踪审批处理提醒申請人主管考勤員

请假申请单

销假申请单加班

申请单未刷卡

补抵单出差外勤

申请单代理人设定考勤工作流管理提醒員工請休假管理辦法國內出差管理辦法考勤作業程式費用報銷模塊眷属探亲申请单眷属离境报备单境外人员定期休假

携卷申请单留守申请单46请假加班出差特色与效益功能特色现有状况效益1自动提示历史或结余资料讯息不全、查找不易方便申请人填写与主管审批2直接与ERP连接员工自助省下庞大授权费3输入资料经多重确认后入ERP人工一次输入资料正确性有保障4自动激活代理人机制工作交接不全工作交接不遗漏5被代理期间，不在公司亦可处理OA需与代理人沟通办公更灵活6未刷卡补抵单自动由OA系统产生员工自行察看节省查找核对成本47UIDEMO请假加班出差48请假加班出差类型与功能表单请假申请单、销假申请单、加班申请单、出差/外勤申请单、漏刷补抵申请单、定期休假申请单、眷属离境报备单、眷属探亲申请单、携眷申请单、留守申请单功能填单，审批过程，计算机显示历史请假明细、节余日数等参考资料请假、出差虽然设定代理人，但是如果条件许可，仍然可以自己进入OA系统，处理业务临时、紧急性的出差或请假，可以由部门联络人代为设定代理人处理境外人员休假：包括已休天数明细，剩余天数、机票张数（眷属机票）49请假加班出差效益与限制效益流程自动化，减少传递人力、时间提示历史或结余资料，方便申请人填写与主管审批限制请假由具有核决权限的主管核决（计算机不作管控）工作环境没有机会使用PC的员工，仍然使用原来的请假卡请假50请假、加班、出差流程核决申请审核呈核退回代理人代理憑證OAServer考勤員歸檔結案作業流程引擎核准通知催辦表單流轉自動通知提醒秘書R/3請假，審批後，實物憑證代理人請假出差代理审核加班會簽会签撤回51模块功能架构请假/加班/出差主管人资处理查询/追踪代理人表单填写審查表單數據入R/3退回表單核決表單保存表單退回表單審核表單會簽表單填寫表單修改表單刪除表單撤回表單保存表單退回表單確認代理申請人主管考勤員52R/3作业流程

请假申请单

销假申请单加班

申请单未刷卡

补抵单出差外勤

申请单SAPR/3考勤员检视内容自動轉入※境外人员之表单（请假、休假、携眷申请、眷属离境、眷属探亲、留守）不进R/353未刷卡处理流程R/3主管考勤員未刷卡

记录康師傅

OA系統OA審批異常報表员工自动生成54请假/加班/出差—功能部门处理请假模块的表单最后都需经过考勤员的处理，境内人员的表单送交到境内考勤员；境外人员的表单送交到境外考勤员。请假申请单、加班申请单、出差/外勤申请单中境内人员的表单纳入R/3；境外人员的表单不纳入R/3。出差/外勤申请单还可以在后台根据职务设定出差不入R/3的人员。所有的漏刷补抵申请单都需纳入R/3。定期休假申请单、眷属离境报备单、眷属探亲申请单、携眷申请单、留守申请单不需纳入R/3，经考勤员确认后，要经过二次审批。55员工费用报销及预支56费用报销与预支特色与效益功能特色现有状况效益1提供防错处理或提醒上帝保佑减少填写或处理错误，降低成本2历史申请查阅方便迅速实体文件归档节省人力成本3计算机传送，自动追踪，安全省时人力传递，可能遗失提升表单流转效率4银行ATM拨款通知没有通知方便员工追踪款项5现金需求统计出纳自行统计方便财务作业6输入资料经多重确认后入ERP人工一次输入资料正确性有保障7逾期借支通知提醒人工管控财物控管更有效率8请款单的打印次数提示没有控管防止内控漏洞57UIDEMO员工费用报销及预支58费用报销与预支类型与功能表单借款单、请款单、出差旅费报销单功能安全功能设定特别标识，可以使ERP辨认来自OA系统传票OA系统中的会计人员只能选择OA系统提供的有限的会计科目，不能自行输入，表单进入ERP后，无法在OA系统中修改或撤回，由会计人员登入ERP操作OA系统无新增、修改、删除会计科目的权限，所有会计科目资料均从ERP导出进入ERP的部分先在总部实施，经过数个月确定处理平顺之后，事业群才跟进一般功能表单填写过程中，系统会提供错误检查和提醒，及相对应的勾选项目未使用ERP的公司也可以使用费用报销，流程止于主管核决对逾期的借支，系统采用通知的方式去提醒借支冲销

SAPR/359费用报销与预支效益与限制效益流程自动化，减少传递人力、时间提供防错检查或提醒，减少填写或处理错误的反复处理成本方便员工追踪请款款项、与银行入帐限制费用报销权限由核决主管自行决定（OA不作管控）与费用有关统计报表在ERP已具备，OA系统不重复提供60费用报销及预支流程核决申请审核撤回审核呈核會簽会签退回代理人代理憑證OAServer财会部门歸檔流程引擎核准通知催辦表單流轉自動通知提醒秘書R/3完成審批後，實物憑證61模块功能需求架构费用报销及预支主管审批财务会计申请人現金需求統計付款註記核決表單退回表單審核表單會簽表單填寫修改撤回提供實物憑證代填申請人主管管理員轉入R/3填寫註記退回表單審核表單憑證财务主管现金借款确认共享查詢與跟蹤62费用报销/预支—功能部门处理有预支的出差/外勤申请单在请假模块经核准后同时送到财务部门处理。总部付款方式为现金的表单必需经过财务主管的确认。所有借款单都可以由会计审核人员通过OA纳入R/3。所有的送到财务部门的有预支的出差/外勤申请单都可以由会计审核人员通过OA纳入R/3。63设计原则本模块范围：实现员工的借款，请款，预支及报销。申请人只能选择OA系统提供的会计科目，不能自行输入。请款时可以将对应的借款单冲帐。出差旅费报销单，只能在有对应的出差/外勤申请单时才能报销。64有预支R/3作业流程SAPR/3会计人员检视内容

借款单

请款单出差旅费报销单

请款单出差旅费报销单没有预支出差外勤申请单自动转入65办公用品请购66办公用品请购特色与效益功能特色现有状况效益1提示历史用品请购资料，方便申请人填写与主管审批全凭记忆，或资料收集不易可明显的节省请购用品的浪费2计算机传送，自动追踪，安全省时人力传递提升公文流转效率3请购资料自动汇总功能，方便审批人工统计汇整省事省时4实发与领用数自动核对人工核对省事省时5输入资料经多重确认后入ERP人工一次输入资料正确性有保障6控管公共用品请购无避免公用品之滥请7个人化常用品清单无方便申请勾选67办公用品请购类型与功能表单办公用品临时请购单、办公用品定期请购单功能填单，审批过程，计算机显示上月申请、年度累计明细提供申请者、审核主管参考申请人可以个性化地定制“常用的”个人办公用品清单OA系统中部门联络人填写的发放数量可能与SAPERP实发数量不一致，OA系统会进行比对，幷做提醒SAPR/368办公用品请购效益与限制效益提供历史申购资料，方便申请人填写与主管审批，可明显的节省请购用品的浪费流程自动化，减少人工传递，方便追踪限制用品采购表单进入ERP后，无法在OA系统中修改或撤回与用品采购有关统计报表在ERP已具备，OA系统不重复提供69办公用品流程申请撤回主管退回流程引擎核准通知表单流转自动通知提醒秘书临时请购部门连络人R/3凭证OAServer用品管控员处理作业请购预留領用單临时请购70派车71派车功能与效益功能特色现有状况效益1方便同一地区跨公司派车或并车无或到处打电话节省出车量成本2派车信息实时上网，方便查询，不必打电话问车管人员打电话到处找人方便使用3车管员派车辅助信息提供（派车辆及师傅）手工登记提供车辆调度效率4计算机传送，流程自动，安全省时人力传递提升公文流转效率5派车信息自动通知申请人、乘车人无或打电话节省沟通成本72派车类型与功能表单用车申请单派车单功能同一地区提供跨公司派车，并车功能车管人员派车过程可以多次更改（进行多次的申请单合幷、拆分）用车人或申请人具有核准权限时，申请单直接送给车管人员，省去审批动作派车作业中，对于司机或车辆时间之重复冲突，系统会自动提醒提供事后补单处理。73派车效益与限制效益可做同一地区跨公司派车或并车，节省派出车量的成本流程自动化，减少传递单据人力、时间派车后，方便查询，不必打电话问车管人员限制OA系统对派车管理工作，只提供相关信息整理，不提供并单、拆单或司机车辆调度等判断条件功能，全部由人工完成。74派车流程申请撤回退回代理人代理流程引擎核准通知Email表單流轉自動通知提醒秘書核决凭证OAServer车管处理作业派車权限列表75其它76打印打印表单格式（现有表单样式）打印时机模块表单种类费用报销所有表单（流程人员）请假加班所有表单（流程人员）用品请购所有表单（流程人员）派车派车单（车管）公文除调阅申请单之外的其他表单（流程人员）77人员角色（一）模块作业公文费用报销请假加班用品请购派车制定人(代)申请(代)申请申请人申请人拟稿人填单人填单人协助部门联络人档案管理员部门联络人会签人，审核人，(代）核决人核决人核决人代理代理人其它乘车人立审决78人员角色（二）模块作业公文费用报销请假加班用品请购派车行政作业部门联络人档案管理员财务人员会计人员考勤员用品管控员采购人员车管人员公文发文会办、受文者、副本、会议主席、出席人员、列席人员、记录、缺席人员、出差人、监印人、被转发人公文收文收阅，转发，回复（抄送），新起签核公文调阅申请人，审核人，核决人，归档部门主管角色生成：系统设定后自动产生，人为定义79工作流协助人适用模块名称工作工作权限内容部门主管设定内容公文部门联络人审批收发提醒、转会签（代核决）设定部门联络人处理方式档案管理员公文分类归档办公用品部门联络人办公用品领发数量调整、汇总、发放所有模块部门联络人辅助代理人设定辅助代理人设定80阶段角色工作填单人填写完成转由申请人自行送出代申请人填写完成后送出审批，并知会申请人代理人请假出差，可由