印信使用和保管条例分析

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档印信使用和保管办法一.总则

为保证印章、介绍信使用的合法性、严肃性和可靠性，有效地维护公司利益，杜绝违法行为的发生，特制定本办法

。

二.印章的刻制

公司印章刻制均须报总经理批准，由行政部凭公司介绍信统一到不寻公安机关办理刻制手续。

印章的形体和规格，按国家有关规定执行。

根据国际、国内先进、适用的质料和种类。

下属企业和部门的根据需要要以申请刻制内部或对外用章，但须经总经理批准。

三.印章的启用

新印章要做好戳记，并留样保存，以便备查。

印章启用应事先须发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。启用印模应用蓝色印油，以示首次使用。

四.印章的保管、交接和停用(一)公司各类印章必须有专人保管。

董事会、公司的正式印章、专用印章、钢印、手章应指定行政部长保管；

各部门印章由各部门指定专人负责保管；

印章保管须有记录，注明印章名称、颁发机关、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。

(二)印章保管必须安全可靠，须加锁保存。特制印章要放在保险柜。印章要在办公室和随身携带，不准委托他人代管。(三)印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及进汇报，配合安保部门查处。(四)印章移交须办理手续，签署移交手证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。(五)有下列情况，印章须停用：

机构变动要机构名称改变；

上级部门通知改变印章图样；

印章使用损坏；

印章遗失或被窃，声明作废。

(六)印章停用要提出处理办法，并报经领导批准，及时将停用印章送制发机关封存或销毁，建立印章上交、清退、存档、销毁的登记档案。五.印章的使用(一)使用范围。

凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司司法人章；

凡属公司内部行文、通知，使用公司内部印章；

凡属部门业务范围内加盖部门印章；

凡属合同类的用合同专用章；

凡属财务会计业务的用财务专用章。

(二)使用印章，一律实行审批制度。凡经领导批准方可盖印，其权限分级掌握，使用哪级印章，由哪级领导批准，并由其负责。凡不符合用印需要的，均应拒绝盖印。用印人填写用印登记簿，领导在该表上签批。(三)使用印章，一律实行登记制度，注明用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期。

代章/因工作急需而又无合适印章，可以采用借章办法，借章要在落款处加注“借印”、“代”字样。

使用印章时,保管人应对盖印的文书内容、手续、格式把关检查，发现问题及时请示领导，妥善解决。

严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印，印章保管人长期外出时须将印章将印章妥善移交，以免贻误工作。

六.介绍信管理介绍信种类：存根介绍；

信笺介绍；证明信（材料）。

介绍信一般由行政部秘书负责保存。

介绍信开具要严格履行审批手续。一般事宜由部门经理签字后行政部长审批；重要事宜需由和级主管签署意见后，报分管总经理审批。

严禁开出空白介绍信。

七.附则

未按本办法要求使用印信、保管印信，造成丢失、盗用、仿制等，依情节轻重，对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究法律责任。

本办法由行政部解释、补充，由公司总经理颁布生效。精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档二、固定资产火灾保险事务处理准则□总则第一条目的为确保本企业各公司固定资产安全，对于各项固定资产的危险转移、损失请求等保险事务处理有所遵循起见，特依“固定资产管理规则第十三条”的规定，订定本准则。第二条范围(一)本准则所称保险系指火灾保险，但如有必要时，得增附加保险。(二)本准则所称应保险的固定资产系指易引起灾害致于发生重大损失的固定资产，如建筑物、机器设备、器具设备等。第三条投保要件(一)各公司对于第二条所列固定资产包括现有、增设或承受，于取得后有尚未投保而具有危险者，应办理火灾保险及(或)附加保险，其不易发生损失危险者，得于呈准后不予投保。(二)已办理保险但受益人更变时，须办理变更手续。(三)固定资产充为抵押品，虽认定不易发生损失危险未投保者，但质权人要求投保，仍应予投保。第四条投保办理部门(一)申请部门：由固定资产管理部门负责投保申请。(二)审核部门：由安全工程师负责投保的申请的审核，并会会计部门。(三)经办部门：由总管理处财务部负责办理投保的手续。□投保第五条投保申请(一)正式投保：固定资产管理部门于取得固定资产时，对于应投保者，须即填写“投保申请书”一式三份，经经理核准送安全工程师审核后会“会计部门”签注意见后，转呈(总)经理核准后，一份送总管理处财务部，一份送回固定资产管理部门，一份送会计部门。会计部门对未投保的固定资产会安全工程师后，认为有必要投保时，得函请固定资产管理部门提出投保申请。(二)预约投保：1.各公司认为有必要者，得附有关资料，委托总管理处财务部办理预约保险，并应于每月三日前具体报保险标的物异动情形，由总管理处财务部凭以向保险公司冲抵预约保险，但外购机器有本准则第三条第三款情形者，总管理处财务部得先向保除公司投保预约火险后，通知所属公司。2.机器进厂后，资材管理部门应在每月三日前填送“外购机器进厂置放明细表”三份，依置放厂地暨贷款银行别分别编列，呈厂处长核章后，一份留存，二份送总管理处财务部，其中一份汇送承保保险公司，一份自存。3.机器安装试车后，资产管理部门应按同条第一款规定重新提出申请，并注明原投保预约保单号码。第六条投保手续总管理处财务部接到“投保申请书”经审查后，填具“要保书”向保险公司办理投保手续，但有特殊情形者，总管理处财务部应将投保权利要点函请申请公司认可。总管理处财务部于订立保险契约后，保单正本由总管理处财务部自存，保单副本二份连同收据送固定资产管理部门核对后，保单副本一份留存，一份连同收据送会计部门凭以整理付款。如投保的固定资产因提供抵押而必须办理受益人移转时，则保单正本交债权人收执。第七条增投、减损、移转及撤除处理投保的固定资产因增设、减损、移转及撤除等原因而发生变动时，固定资产管理部门应填具“投保物变动(续保)通知单一式三份，经经理核准会安全工程师送会计部门审核呈(总)经理核准后，一份送总管理处财务部审查后向保险公司办理另订契约、变更契约或解约等手续，但有特殊情形者，总管理处财务部应将投保权利要点函请申请公司认可，一份送回固定资产管理部门，一份送会计部门。第八条续保手续固定资产管理部门于投保物保险期届满时，如须续保，应填具“投保物变动(续保)通知单”一式三份，经经理核准会安全工程师送会计部门审核呈(总)经理核准后，于投保期限届满一个月前，一份送总管理处财务部审查后，向保险公司办理续保，一份送回固定资产管理部门，一份会计部门存。第九条灾害报告固定资产管理部门于投保物遭受灾害时，应即通知总管理处财务部以照会保险公司，并会同总务、会计部门、安全工程师进行现场调查，将受灾害的原因、时间、状况及损害概算等填入“固定资产灾害报告书”一式四份，经经理核章会安全工程师送会计部门审核呈(总)经理核准后，于三日内将二份送总管理处财务部以凭向保险公司办理索赔手续，一份由固定资产管理部门自存，一份送会计部门。第十条公证勘查报告固定资产管理部门如认有必要，得委请公证机构会同安全工程会、会计、总务部门至现场勘查，凭公证机构的“损失报告”以作为向保险公司索赔的依据。第十一条索赔手续总管理处财务部于接到“固定资产灾害报告”及公证机构的“损失报告”后，即填具保险公司规定的“火灾赔偿申请书”及“损失清单”，于损失发生后六日内向保险公司请求赔偿，并将其副本送投保公司，受损固定资产如已提供质押，应将送保险公司的“火灾赔偿申请书”副本送质权人。第十二条赔偿金入帐总管理处财务部于领到保险公司损失赔偿金后，应立即连同有关文件汇送会计部门复核办理入帐手续，并将处理经过及结果通知投保公司。第十三条索赔驳诉投保物损失赔偿的请求，如有异议，总管理处财务部应于接获通知一个月内并附有关资料，汇送总管理处法律事务室向法院提起诉讼，以维护保险权益。第十四条投保金额及费用统计总管理处财务部于每月十日前应根据“投保申请书”、“投保物变动(续保)通知单”、“固定资产灾害报告书”、“保单正本”编制上月份“投保公司别固定资产保费月报表”一式数份，呈科长复核，经理核章后，一份