企业会计档案管理制度

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档第四章会计档案管理第一条为加强会计管理，特制定本管理办法。第二条企业的会计档案包括：会计凭证、会计帐簿、会计报告、查帐报告、验资报告、财务会计制度以及与经营管理和投资者权益有关的其它重要文件，如合同、章程、董事会计等各种会计资料。第三条会计档案的保存。财务部应有专人负责保存会计档案，定期将财务部归档的会计资料，按顺序立卷登记有效。会计档案的保管期限为永久保存和定期保存两类，具体和保管年限详见附表。会计档案保管期满需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，经部门经理审查，总经理批准，报上级有关部门批准后执行。由会计档案管理人员编制会计档案销毁清册，销毁时应由审计部和财务部有关人员共同参加，并在销毁单上签名或盖章。第四条会计档案的借用。财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定顺序及时归还原处，若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。集团内各单位若因公需要查阅会计档案时，必须经本单位领导批准证明，经财务经理同意，方能由档案管理人员接待查阅。外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，经财务经理同意后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅会计档人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况，需带出室外复制时，必须经财务部经理批准，并限期归还。第五条由于会计人员的变动或会计机构的改变等，会计档案需要转交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。第六条本办法适用于公司总部、下属全资及控股企业。会计档案保管期限档案名称保管期限(一)会计凭证类1.原始凭证、记帐凭证15年其中：涉及外来和对私改造的会计凭证永久2.银行存款余额调节表3年(二)会计帐簿类：1.日记帐15年其中：现金和银行存款日记帐25年2.明细帐、总帐、辅助帐15年3.涉及外来和对私改造的会计帐簿永久(三)会计报表类：1.主要财务指标报表3年2.月、季度会报表15年3.年度会计报表永久(四)其它类：1.会计档案保管清册及销毁清册25年2.财务成本计划3年3.主要财务会计文件、合同、协议永久精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档内部控制制度——会计档案管理第一章总则第一条会计档案是指会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计核算专业材料，是记录和反映经济业务的重要史料和证据。根据国家《档案法》、《会计法》和《会计档案管理办法》的规定，加强会计档案的科学化、现代化、规范化管理，结合公司的实际情况，制定本制度。第二条本制度所指的会计档案主要包括：会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证；会计帐簿类：总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿；财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料、会计移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，计算机备份资料等。第二章岗位设置与职责分工会计档案管理由分管总裁负责。第四条财务部应指定专人负责会计档案的管理，具体负责会计核算材料的立卷、整理、归档、保管等工作。第五条出纳人员不得兼管会计档案。第三章会计档案的归档程序与方法第六条对于每年形成的会计档案，应由财务部按照归档的要求，负责整理立卷，装订成册。各会计人员对本岗位产生的会计核算资料应定期收集、审查核对，按照档案管理要求整理立卷、编制目录、装订成册并由立卷人签章，然后交档案会计妥善保管。第七条会计核算资料应保证整齐、完整，符合归档范围要求，归档的各种会计档案，要有统一规定的会计档案案卷、卷皮。第八条会计凭证类归档方法：1、每月10日前，将记帐凭证按顺序整理，连同所附原始凭证，装订成册，每册不超过2厘米，注明凭证类别、年度、月份、起止号、连续号，由经办人员及财务主管签字后，交档案会计保管。对于数量较多，不易同记帐凭证一起装订保管的原始凭证，如领料单、工资单、奖金单等，可以单独装订保管，但应在原记帐凭证上加以说明，以备查阅。2、次年3月1日前，将上一年度银行存款余额调节表及银行对帐单装订成册，移交档案会计保管。第九条会计帐簿类归档方法：应填写帐簿启用及交接表。将上年度帐簿装订成册，编写页号，加装封面，附上目录。次年4月1日前，移交档案会计保管。第十条会计报表在年度决算后装订，年报单独立卷，月、季报合并装订成册，次年4月1日前，移交档案会计保管。第十一条对所有会计档案，财务部按本制度要求，编制移交清册。在规定的时间内，将会计档案移交档案室。第十二条各岗位归档内容：出纳：银行存款调节表、银行对帐单，现金、银行收付款凭证；主办会计：固定资产卡片，明细帐帐簿，工资册；副主任：总账；主任：报表。第四章会计档案保管期限与要求第十三条会计档案应严格按规定归档，保管期限从会计年度终了后的第一天算起。月、季度财务报告保管3年，年度财务决算永久保管。（均包括文字分析）现金和银行日记帐保管25年，明细帐、总帐、辅助帐簿保管15年，固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。工资册永久保管。记帐凭证保管15年，银行存款余额调节表保管5年。会计档案移交清册保管15年，会计档案保管清册永久保管，会计档案销毁清册永久保管。第十四条对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。同时，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。会计档案室要保持通风干燥，放置温湿度计，定时记录温湿度，平时要保持卫生、清洁。各种会计档案归档后，要及时登记保管帐簿。第五章会计档案的调阅与销毁第十五条会计档案调阅：调阅会计档案应严格办理调阅手续，一律填写“调阅会计档案登记单”，并在指定地点调阅。会计档案一般不准外借，特殊情况需借出或复制，需经财务部主管同意批准后，会计档案管理员才能交付使用者。查阅或复制会计档案，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。外单位查阅，需由财务部主管或分管总裁批准，并由财务部会计陪同，办理登记手续，方可查阅。第十六条会计档案销毁：会计档案保管期满，需要销毁时，由财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，由鉴定小组（由分管总裁、财务部、办公室组成）共同鉴定、清点，签署意见，报分管总裁批准后方可销毁，销毁时，由鉴定小组共同派员监销。销毁后，应在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告分管总裁。第十七条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证