企事业单位接待管理办法

企事业单位接待管理办法目的为树立公司良好形象，进一步规范各类业务接待行为，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约，统一管理”的原则，完善公司接待工作的管理。结合公司实际情况，特制定本办法。二、适用范围本办法适用于公司（含分子公司）全体员工的接待工作。三、接待类型1、行政类：政府相关部门来公司检查、考察工作。2、业务类：项目合作方来公司洽谈合作事宜。3、其他类：其他来访客人。四、接待原则遵循“平等、对口、节约、周到、保密”原则，使客人高兴而来、满意而去。1、对等原则：来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。2、对口原则：各职能部门对口接待，综合性接待时各部门应予以配合协调。3、保密原则：接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，巧妙回避不宜回答的问题，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。4、节约原则：内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数，坚决杜绝高消费，避免不必要支出。5、服务原则：接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到，并充分利用公司资源，宣传企业及产品，提升公司知名度及美誉度。6、优先原则：重大接待活动优先安排。五、接待礼仪1、仪表：参与客户接待人员应着正装并佩戴工作证或司徽。2、举止：稳重端庄，从容大方，举止礼貌。3、言语：语气温和、礼貌文雅。4、态度：诚恳热情，不卑不亢。六、接待流程管理部为公司接待工作的归口管理部门，负责政府、企业来宾接待工作的统一安排和管理，并提供接待后勤保障；若接待需要公司领导及相关部门配合的，由主接待部门负责通知其他部门参加接待工作。详见《接待管理流程图》（附图）。接待发起：公司各部门由接待对接人按要求填写《接待准备检查表》（附件一），由管理部登记上表。若接待需用车、用餐、住宿及礼品申请的，则需按以下流程办理：（1）用车审批：在OA系统中填写《车辆及机票预订申请表》(附件二)，并按流程提交至相应部门审批。（2）用餐、住宿审批：在OA系统中填写《餐饮及住宿签单预订申请表》(附件三)，并按流程提交至相应部门审批。（3）礼品审批：在OA系统中填写《办公物资及礼品请购申请表》(附件四)，并按流程提交至相应部门审批。2、接待准备：管理部根据发起部门提交的各类表单，按要求准备会议室物资并安排用车、礼品、住宿及用餐。3、接待宣传报道：若此接待涉及拍摄报道的，主接待部门应通知品牌部跟进，由品牌部安排专人负责并拍照、报道。4、接待后续：接待人员应在接待结束后及时撰写（原则上1个工作日内）《接待总结》（附件五），提交管理部备案。七、接待职责分工1、主接待部门：应指定专人负责对内对外的总协调。接待前了解来宾基本情况，例如来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留时间、目的和要求等；接待时负责收集来宾名片；接待完成后，应按要求撰写《接待总结》。2、管理部：负责配合主接待部门，提供接待良好环境的保障及会议用品、礼品准备，安排来宾车辆、食宿等；《接待总结》收集、存档、呈报。3、品牌部：负责安排专人跟进并拍照、报道。4、总经办：负责与主接待部门收集来宾名片并做好登记。5、其他部门：在接待有需要时配合参与接待工作。八、接待标准及要求公司客户接待标准单位:元/人序号接待级别接待对象级别（按客户中最高级别确定）接待标准接待具体人员住宿用餐用车礼品1A级（重要贵宾接待）国家级、省部级、或企业董事长、总经理级300-600400-600豪华商务车500-800董事长、总经理、其他需要出席人员2B级（贵宾接待）厅局级或企业副总经理300-500300-500豪华商务车400-600副总经理、分管业务负责人、其他需要出席人员3C级（普通接待）县处级或企业总监级300-400300-400商务车300-500分管业务负责人、其他需要出席人员4D级（一般接待）乡科级、非领导职务、企业相关业务负责人300内100-200商务车100-300分管业务负责人、其他需要出席人员1、住宿用房以标准间为主，接待省部级干部可以安排套间，执行协议价格。用餐时应严格控制陪餐人数，接待对象在10人以内的，陪餐人数不得超过3人；超过10人的，不得超过接待对象人数的三分之一。申请用车时应合理使用车型，做到轻车简从，严格控制用车成本。礼赠时应以本地特色礼品为主，严格按照人数准备，避免多送误送。九、其他注意事项各部门在填写《接待准备检查表》时，应按接待标准严格执行。管理部应按此标准核查是否合格，合格后方可安排后续工作，不合格的应予以回退。十、惩罚机制申请部门未按接待标准执行的，经管理部核实后，将在申请部门主要负责人当季绩效中扣除相应分数（2分/次），超出标准部分的费用自行承担(特殊情况除外)。因管理部审核失误的，未按接待标准执行的，将在食宿预定责任人当季绩效中扣除相应分数（2分/次）。参与接待人员在接待中未着正装或未佩戴工作证的，经管理部查实后，将给予该人员当季绩效中扣除相应分数（0.5分/次）。接待涉及拍摄报道的，若品牌部未派专人跟从或报道失误的，将在部门负责人当季绩效中扣除相应分数（2分/次）。接待完成后应在1个工作日内向管理部提交《接待总结》，未按要求提交者，将在当季绩效中扣除相应分数（2分/次）。十一、本办法由管理部负责修订及解释，自发文之日起执行。十二、附则。附图：《接待管理流程图》附件：附件一：《接待准备检查表》附件二：《车辆及机票预订申请表》附件三：《餐饮及住宿签单预订申请表》附件四：《办公物资及礼品请购申请表》附件五：《接待总结》xx有限公司二〇一九年七月三十日附图：《接待管理流程图》附件一：《接待准备检查表》接待工作准备检查表接待事项：日期：提起部门部门对接人主接待人总协调人客户名称客户人数客户联络人及电话主要客户及电话（主领导）接待方式（可多选）□公司参观□公司座谈□车间参观□其他接待等级类别接待准备要求准备情况检查情况接待前会议由接待执行部门发起，主接待人参会沟通接待精神，管理部监督会议召开情况£完成□未完成£达标£未达标公司展陈展陈灯光£是□否£公司展陈全套设备□其他要求（提前3个工作日）£完成□未完成£达标£未达标欢迎标语£是□否□一楼显示屏£会议室显示屏□横幅标语内容£完成□未完成£达标£未达标环境卫生£是£否£完成□未完成£达标£未达标会议室准备会议地点£是£否£会议室一£会议室二£其他区域£完成□未完成£达标£未达标会议室布置£是□否£电脑、空调、投影仪、视频系统£环境布置：桌花、其它£完成□未完成£达标£未达标会议室电脑资料£是□否公司简介PPT：£中文版£英文版视频资料：£完成□未完成£达标£未达标会议室资料£是□否£DM单£汇编文件£企业标准书£其它£完成□未完成£达标£未达标会议室茶水£是□否□茶水£咖啡□矿泉水□水果□糖£干果□其它£完成□未完成£达标£未达标桌牌£是□否名单：（可另附页）请提前1个工作日提供£完成□未完成£达标£未达标品牌宣传影像记录£是□否□拍照□摄影□录音£完成□未完成£达标£未达标宣传报道£是□否£完成□未完成£达标£未达标礼品准备礼品£是□否□公司手绘灯笼£其它£完成□未完成£达标£未达标香烟£是□否要求：£完成□未完成£达标£未达标酒水£是□否要求：£完成□未完成£达标£未达标类别接待准备要求准备情况检查情况其他服务交通出行£是□否□车牌号：略□车牌号：略£翔宇租车£私车公用£完成□未完成£达标£未达标接待用餐£是□否□南湖上席£南湖雅筑□青花瓷□阿细壹餐厅□飞虹鱼馆£其它£完成□未完成£达标£未达标住宿£是£否□金陵酒店£汇东酒店£锦江酒店□天骄酒店£龙城酒店£其它£完成□未完成£达标£未达标其他特殊要求£有£无请简述：£完成□未完成£达标£未达标责任人签字接待后总结情况类别要求执行情况《接待总结》提交£是£否由接待执行部门提交，管理部收集£提交□未提交本次接待需改进地方主接待人评分接待要求：接待发起部门应在接待会议前组织相关部门人员召开接待准备会，传达此次接待的目的及此次接待需要达到的目标。接待前的准备由发起部门指定专人检查，以便管理部及时整改。参与接待的人员应佩戴公司工作牌。接待服务中做到“一对一服务”，根据领导职务级别匹配我司接待人员，具体根据接待方案进行相应匹配。管理部人员在接待过程应有专人“站点”，以便及时提供服务。接待会后，发起部门召集所有参与接待人员召开接待总结会，总结接待前及接待中的改进措施。接待发起部门在接待完成后1个工作日内向管理部提交《接待总结》。附件二：《车辆及机票预订申请表》附件三：《餐饮及住宿签单预订申请