家具采购质量管理过程

家具与木制品新工艺——家具采购质量管理过程参考文献《实木家具》，暨南大学出版社，张屹《家具制造企业规范化管理操作范本》，人民邮电出版社，孙宗虎、乔志华《物料控制实务大全》，经济管理出版社，张屹，潘利平《现场管理实务大全》，经济管理出版社，张屹《家具制造业木材、板材、薄片采购》，暨南大学出版社，潘利平《EDI知识与应用》，海天出版社，牛鱼龙《ERP知识与应用》，海天出版社，牛鱼龙《采购管理流程设计与工作标准》，人民邮电出版社，李育蔚《供应链管理流程标准》，清华大学出版社，王国文、佟文立等译《家具企业的管理现状与实施ISO9001:2000实务指南》，中国标准出版社，聂薇，邓荣发常见的采购管理误区1.采购价格越低越好2.只要保证“货比三家”就行了3.需要经常更换采购人员，以防止腐败4.采购就是拼命催货，否则供方不能及时送货目录一、家具行业背景二、研究采购质量管理的目的及意义三、采购及采购质量四、采购质量管理过程五、采购过程注意点六、总结一、家具行业背景2013年1-7月，家具行业规模以上企业（下同）累计利润总额同比增长16.63%。7月与往年相同，较6月有所下降。当月利润增速提高至21.05%。2013年8月，我国共出口家具及其零件38.1亿美元，同比下降4.5%，环比下降8.0%。2013年1-8月，我国出口家具及其零件335亿美元，同比增长8.5%。一、家具行业背景从以上数据看出，家具行业的出口总额及行业利润都处于增长趋势。但是对比近年的利润增长率，结合中国轻工业经济运行及预测预警系统，家具行业利润景气指数仍处于“渐冷区间”，如下图：二、研究采购质量管理的目的及意义对采购质量进行管理，实质就是对产品质量及产品利润的先行管理。对于产品质量而言，符合质量要求的原材料是产品质量保证的先决条件，及后期的质量都依赖于原材料的质量。对于利润率的提升，降低采购成本无疑是最直接有效的途径。二、研究采购质量管理的目的及意义某家具公司的销售收入为1000万元，假设其税前利润率为8%（80万），采购成本为销售收入的50%（500万）。如果采购成本降低1%（5万），则利润提升为85万，提高了12.5%；增加的利润相当于增加125万的销售额所带来的利润。二、研究采购质量管理的目的及意义采购是供应链中的重要一环，对家具企业的生产、利润率等方面都有着极大的影响。高质量的采购能够增加企业竞争力，是家具企业在面对瞬息万变的市场时有更强的应对能力。由此可见，采购质量的管理对于家具企业来讲有非常重要的意义。三、采购及采购质量采购是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。是指个人或单位在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为自己的资源，为满足自身需要或保证生产、经营活动正常开展的一项经营活动。什么是采购？采购简单来说就是买东西回来用。三、采购及采购质量生产原材料、刀具等消耗品、机械设备、外包服务、开发采购、一般性采购家具生产企业的采购对象三、采购及采购质量>生产原材料包括：实木、板材、辅料、通用件、五金、软包、油漆及包装材料等>外包服务包括加工外包及物流外包>开发采购指为了获取成本优势，采购部门参与早期产品的研发或提供市场上的一些新型材料>一般性采购指办公用品和劳保用品等三、采购及采购质量>生产原材料包括：实木、板材、辅料、通用件、五金、软包、油漆及包装材料等>外包服务包括加工外包及物流外包>开发采购指为了获取成本优势，采购部门参与早期产品的研发或提供市场上的一些新型材料>一般性采购指办公用品和劳保用品等三、采购及采购质量什么是采购质量？采购质量不等同于材料质量采购质量包括：

产品自身质量

提供的服务（附加值）三、采购及采购质量产品自身质量包括：价格、材质、品质、性能、工艺等提供的服务包括：结算方式、供应、实力、地点、送货等四、采购质量管理过程要对采购质量进行管理，首先要了解采购的过程。部门设置人员设置供应商选择供应商维护内部订单建立订单发送供应商反馈送货质检入库四、采购质量管理过程1.部门设置：根据企业规模的大小不同，采购部门在企业内的行政划分也有不同合适的组织形式是采购活动能否顺利开展的前提条件，家具企业需要根据自身规模和实际情况确定自己的采购组织形式，以实现最顺畅的采购流程。四、采购质量管理过程A.直线型经营者（管理者）岗位：原料采购岗位：加工制造岗位：原料存储岗位：销售管理直线型结构式一种低复杂性、低正规化和权力高度集中的组织结构形式。这种结构对于规模较小的家具制造业来说，是比较适合的。四、采购质量管理过程B.直线职能型随着企业规模的扩大，个人管理越来越受到个人能力等方面的限制，并客观的刺激了直线职能型的组织出现。这种组织结构式对职能型组织结构的优化，它克服了职能型结构多头管理的缺点。中等规模的家具制造企业可以采用。厂长生产部采购部采购经理采购员采购员采购员销售部品管部四、采购质量管理过程C.事业部型事业部型的结构适合较大规模的家具制造企业。它使企业实现了多元化的经营，并能良好的应对市场竞争。其特点是“集中政策”、“分散经营”，增加了企业的灵活性。董事会总经理事业部事业部采购生产销售会计事业部四、采购质量管理过程D.项目型对于大型家具制造企业来说，当企业接到大型的订单或较大的项目时，可以考虑采用这种模式，一方面能够优化组合企业资源，提高组织效率，另一方面也使组织更加灵活。总经理项目经理A采购制造销售项目经理B采购制造销售四、采购质量管理过程根据业务实施方不同，将采购大致分为内部采购和采购外包。

内部采购指由企业内部采购部门实施采购的过程。大部分采购属于这种类型。

采购外包包括第三方采购或第四方采购，指根据企业的实际情况，如采购大型进口设备的时候，家具企业缺乏国际采购经验的话可以采用采购外包，委托专业的采购公司进行采购，可以节省人力物力甚至财力。四、采购质量管理过程2.人员配置：根据家具企业的业务类型或实际情况，采购员的分工可以按地域、供应商或材料类型进行划分。但都应具备以下基本条件：1） 具备家具原材料的基础知识、懂家具结构；2） 具有一定谈判、应变能力；3） 合同制定与管理能力；4） 有市场调研、分析能力；5） 具有较强的职业操守和工作责任心。四、采购质量管理过程3.供应商的选择：供应商的选择是整个采购环节较为重要的部分，往往能决定整个采购质量的好坏。所以供应商的确定需要采购经理或以上职位的人员确认。选择供应商的过程是一个综合评判的过程，需要考虑的因素有很多，如技术、质量、响应能力与交付等。但无论何种情况，都应选择最具竞争力的供应商。四、采购质量管理过程4.供应商的维护：采购部门应注意搜集优秀的潜在供应商并存档。以面对突发性的供应短缺或市场波动。另外当现有供应商市区供应资格或某些物资需要分散采购的时候可以从备选供应商目录里选择并重新验证。供应商的维护还包括现有供应商的定期审查。四、采购质量管理过程5.订单的制定：订单包含的信息基本来自其他部门，因此采购部门需要和其他部门保持密切的联系。但个别数据人需要采购部门确认并修改。一份订单最主要的信息是材料的数量。要求采购部门在收到采购需求后，结合当前的仓库库存、最小包装量、在途时间及安全库存，对采购需求的数量进行修改。四、采购质量管理过程6.订单的发送对于中大型的家具企业，可以采用电子数据交换系统（EDI），建立一种数据传输机制，时订单直接通过采供双方的计算机系统传输和接受。EDI系统另一个重要的作用是可以使供应商看到采购方未来一段时间内的生产计划，这样就有利于供应商备货，保证供应有序，且可以减少不必要的库存，节省了大量资金。采购部门也可通过该系统实时了解订单的处理过程，并跟踪材料的发送状态。四、采购质量管理过程7.供应商的反馈：无论是否使用EDI系统，供应商的反馈都是十分必要的。采购部门也应及时了解供应商的反馈信息并作出积极应对。如供应商部门满足当前订单的数量或交货期的时候，采购部门应及时制定应对策略：1） 询问供应商是否短期问题2） 联系生产部门是否能微调生产计划3） 分散采购的材料应立即联系其他供应商4） 启动紧急采购，联系储备供应商四、采购质量管理过程EDI(electronicdatainterchange)电子数据交换EDI(electronicdatainterchange)ERP(enterpriseresourceplanning)SCM(supplychainmanagement)四、采购质量管理过程EDI(electronicdatainterchange)电子数据交换理解EDIEDI是一种技术&资金密集型技术EDI是针对不同企业、事业单位之间的商业数据和信息的传递EDI是计算机之间的交流EDI是面对商业文件的，如：订单、货运单、报关单等四、采购质量管理过程应用EDI技术的直接效益1.缩短交易时间，提高工作效率2.减少文件处理成本3.员工成本的减少4.可以减少库存5.避免重复操作，减少人为差错，提高工作质量6.时间价值效益7.其他效益（加强与供应商的联系…）四、采购质量管理过程应用EDI技术的一般效益1.从两个方面降低成本：A.提高效率，降低成本

B.可以从以下三个方面降低费用：

a.劳动力成本

b.原材料成本

c.通讯成本四、采购质量管理过程应用EDI技术的一般效益2.提供了事务处理中减少错误的途径3.从三种途径减少储存

A.减少关键时间（订货提前期）

B.降低关键时间的不确定性

C.改变储存策略（JIT等依赖快速、准确的信息传输）4.充分有效的利用人力资源四、采购质量管理过程应用EDI技术的一般效益5.提高了信息传输速度和质量6.更有效的客户服务

A.减少时间延迟

B.提供的信息更精确

C.提供更新的服务7.获得竞争优势，巩固竞争地位四、采购质量管理过程应用EDI技术的一般效益8.改进内部流程

A.事务流程的评估、改进

B.将其他管理技术与EDI结合使用

C.系统的集成9.更好的供应链管理10.改进单据的处理流程四、采购质量管理过程实施EDI采取的步骤达成某种商业协议选取某种增值网商业伙伴订购或自己编写客户软件，对双方所使用的两种数据集合的格式进行映射每当有新的商业伙伴加入时，都要编写新的软件，以便将发送方的数据集合翻译成接收方所能识别的格式四、采购质量管理过程应用EDI技术需要解决的问题网络通信的传输标准交易业务格式标准化语言文字标准化企业内部计算机信息系统获得较好的应用EDI技术中心的建立与规范管理权威性与合法性安全保密性人才的培训四、采购质量管理过程汽车制造行业的EDI实施汽车制造行业可能是全世界最早大规模实施EDI的行业。主要的原因就是汽车制造行业集成装配的生产特征要求零部件的供应要准确和适时，EDI的运用正好能够满足这个要求。早在1980年代，英国的汽车制造行业就开始规划EDI的实施，例如Motornet、INS和Istel等就是英国较早开展EDI业务的行业EDI服务提供商。目前，在欧洲的至少20几家汽车制造商中，几乎所有的制造商都已经实施了适时管理控制的EDI。四、采购质量管理过程对于需求方，实施步骤：1.发布——准确地通知供应商需要什么产品和何时需要。2.接收——认可供应商的回复并报告货物缺损。3.支付——决定应付的金额并支付给供应商。四、采购质量管理过程对于供应方，实施步骤：1.订单管理——从客商收到订单和初步的细目表信息。2.生产制造——通知客商已装运了什么和何时应当送达。这包括条形码处理的定义，以用于对部件和集装箱的自动识别。3.货款进帐——通知客商一笔货款已到期，并使客商支付到可接收的帐号上。四、采购质量管理过程8.送货检验入库：质检是材料入库前最重要的步骤。如发生品质问题，采购部门应第一时间联系供应商补发，并联合供应商调查该问题的发生原因，作出整改，减少再次发生的机率。订单发送的同时，采购部门也应通知仓储部门，特别是大宗物资，仓储部门需要提前整理仓位和安排装卸。直到材料入库，采购流程才算告一段落。五、采购过程注意点1.与企业内其他部门的关系采购部门是一个内部服务性部门，与其相关的部门有：生产部门、仓储部门、质检部门、研发部门等。采购生产仓储质检研发财务五、采购过程注意点2.与供应商的关系传统的采购理论，供应商的利润就是采购方的成本。于是采购方千方百计的压缩供方的利润。往往导致的情况就是材料质量也随着悄悄的降下来了。现代采购认为，供应商也是供应链的一环，是合作伙伴。只有保证供方有合理的利润，品质、服务等才能得到保证。也有利于供应链的健康发展。五、采购过程注意点3.迂回采购迂回采购是指采购部门未参与供需双方之间合同制定的采购活动。具体指：1）在采购部门不参与的情况下选择或确定供应商合同，或对供应商做出采购承诺；2）在没有签署具体合同的情况下，或合同没有生效前订购或使用物资或服务。在企业生产经验期间，不可避免会产生一些紧急采购，绕过采购部门进行采购，会有潜在质量或法律风险。采购部门需要对迂回采购进行管理，分析原因，尽量避免其发生。五、采购过程注意点4.采购风险采购风险通常是指采购过程可能出现的一些意外情况，包括人为风险、经济风险和自然风险。具体说来，如采购预测不准导致物料难以满足生产要求或超出预算、供应商群体产能下降导致供应不及时、货物不符合订单要求、呆滞物料增加、采购人员工作失误或和供应商之间存在不诚实甚至违法行为。这些情况都会影响采购质量。五、采购过程注意点采购风险分