医院合同审计全要素精益化管理方法的构建

第医院合同审计全要素精益化管理方法的构建

医院合同审计全要素精益化管理方法的构建

随着医院不断发展壮大，医院对外签订的合同数量和种类也越来越多、涉及领域越来越广，为了提高运营质量和效率、降低管理成本、防范可能出现的风险，医院对合同审计全要素精益化管理方法进行构建，以合同审计要素为着力点，开展合同审计精益化管理提升，制定并实施制式合同，优化制度和流程，积极推进医院合同管理精细高质化、程序制度化。以下是网分享的内容，欢迎阅读与借鉴。

前言

近年来，随着市场经济的不断发展，内部审计在各行业的经营、运作中所扮演的角色日益加重。越来越多的管理者希望通过优化内部审计职能来解决运营中的风险以及内部控制领域中出现的问题和面临的挑战。医院的各种经济活动也在不断增加，对医院内部审计同样提出了更高的要求。

目前，医院对外签订的经济合同数量正在不断地大幅增长，在合同种类的多元化、合同条款的专业化以及内控制度的程序化下，一般的日常管理模式已经无法满足医院的发展需求。合同种类涵盖医疗设备类、卫生材料采购类、药品采购类、后勤物资采购类、基建改造修缮工程项目类、信息系统建设类、科研项目合作类、外包服务类、房屋场地租借类等各个领域。经济合同种类愈加繁多、涉及领域越来越广泛、管理成本增加，经济合同的风险亦随之增大。

因此，进行合同审计全要素精益化管理、完善医院内控流程、提高审计质量和效益，可以为科学、合理、有效的合同管理工作奠定坚实的基础。推进合同审计精益化管理的方法，逐步探索出一套切实可行的、适用于医院发展及管理要求的合同审计全要素精益化管理方法势在必行。

一、合同审计工作中存在的问题

（一）目前单位合同审计制度、流程、方式方法

合同审计制度：现行《合同审计备案管理制度（xx版）》。

2.合同签订流程及方式方法：合同文本由主管处室负责洽谈、拟定，拟定好的合同文本以电子版形式发送至审计处，由审计处联系法律顾问对合同法律条款出具《合同审查法律意见书》，审计处结合院内实际情况对合同文本所有条款进行审核并出具《审计意见书》。督促合同主管处室修改。合同修改无误后根据合同金额逐级审批，最终由审计处对合同进行登记备案。

（二）现行合同管理方式中存在的问题及风险

1.现在多采用乙方合同或者临时拟定版本。一是不利于医院在合同拟定过程中把握主导权，不利于维护医院的权益，二是存在合同文本及条款内容不完整、用词不规范、文字表达模棱两可含糊不清、逻辑错误等情况，导致合同审查工作量大、周期长、流转慢、工作效率低、管理成本高，严重的可能还会出现误时误事，造成不应有的损失。

2.现行管理制度中职责分工不明确，职责落实不到位。易出现问题处理不及时等情况，影响工作效率。

3.拟定、审核及执行各环节脱节，出现倒签合同、应签却不签合同。

4.没有利用网络资源实现信息共享和时时查询。

二、明确合同审计管理四要素，构建精细化管理方法

通过明确合同审计管理四要素，使用精细化管理的方法，充分发挥审计职能。

（一）明确责任要素

医院应定期对现行的合同管理制度、流程、合同签订的方式方法、合同内容、各主管处室合同签订的范围和职责进行全面梳理。根据国家相关法律法规，建立或修订医院合同审计管理制度，做到合同审计有法可依、有章可循，明确各处室责任划分，形成多道把关，确保各责任处室最大程度发挥各自监管职能，提高风险防范能力和工作效率。

1.审计处全面负责审计工作，依照国家法律、法规和政策，负责本院合同内部审计监督，对合同签订主体进行资格复核，对合同内容条款进行合法性、公平性、严密性的审查，以及合同备案，为合同主管部门提供法律服务，负责对审核会签合格的合同加盖审计专用章，负责合同登记备案工作。

2.使用科处室负责对采购物品的规格、型号等项目的核对、负责对合同项目内容的履行进行验收。

3.合同主管部门是合同具体执行的部门，负责合同立项、进行可行性论证、资信调查、起草合同文本，负责合同会签的流转，负责合同履行验收、变更、解除及纠纷处理。

4.财务处负责对合同项目的预算进行核对、负责合同价款的审核、负责合同收付款方式的审核。

5.分管院长领导全面把关并签署意见负直接责任。

6.院长最后签署意见负总责。

（二）强化过程要素

通过完善合同管理制度、梳理优化合同审计流程，强化合同会签流程，规范合同的签订流程，可以防范在签订合同中各处室可能存在的隐性风险，推进制度流程精细化。

1.严格按照医院流程执行：先由使用科室提出申请，经院长办公会、党委（扩大）会批准后，按照医院招标管理制度规定，采取公开招标、竞争性磋商、院内招标、议标等合法的方式确定中标单位，然后草拟合同，按照合同审计流程，分别由使用科室、合同主管部门、财务处、审计处、分管院长、院长签署意见，合同会签完成后，加盖“医院审计专用章”和“医院公章”。

2.加强合同签订前、订立时、执行中、终结后的全过程管理。合同签订前审查合同立项批复文件、经领导或会议审批可执行的采购依据、招标参数是否合理以及合同的规范完整性，还需对合同内容的完整性、价款、验收标准、合同期限，合同价款支付方式、违约责任是否清晰准确等内容进行严格的审查。合同订立时注意签字即用章的管理及风险防范。在合同执行过程中，合同管理人员要深入到合同执行部门，检查合同的执行情况，对于未执行或未完全执行的合同，要查明未能执行的原因，并建立问题台账，进行管理。同时做好调整变化，如市场、政策的变化，可能会给医院造成利益损失的，应该按照规定程序促使双方协商。另外，还需要加强对合同纠纷的管理，应在事前防范纠纷发生的可能性，如发生则按照相应的方式予以解决。合同终结后，要做好归档备查工作，包括合同立项批准文件、合同文本原件、法律意见书、合同审计意见书等，进行统一编号。

（三）完善主体要素

1.完善合同支撑材料，将审计关口前移。合同审计主要需要：审核合同当事人技术及相关管理方面履行合同的能力；审核合同相关资质、内容及相关法律法规；审核合同条款是否全面、合理有无遗漏关键性内容，有无不合理的限制条件；审核合同签订流程是否执行医院相关内部控制制度；审核合同资料的归档和保管等一系列资料是否完整。完整的支撑材料包括：政采项目立项报告、院长办公会或党委（扩大）会批准的会议纪要、市场询价记录和业绩支撑、中标单位的投标文件、中标通知书、院内招标或议标会议记录、拟定的合同文本、合同审核法律意见书、合同可行性说明、合同基本情况说明、信用记录、资质及法人身份证复印件。

2.按照医院签订合同的业务种类，制定并试行制式合同模板。医院有必要组织经办部门、财务处、审计处以及聘请的专业律师，多方共同参与，对业务性质基本相同的采购合同，从各部门的角度提出意见和建议，以医院各类相关内控制度为依据，根据各主管处室所涉及的合同类型、采购文件，充实完善合同的条款及内容，制定出统一的制式合同模板，并不断充实合同模板的数量，实现从无到有，从有到全，从全到精，逐渐制定好合同模板，提高工作效率。（对于项目复杂且金额较大的合同，框架首选制式合同，合同细节根据医院实际情况修改合同内容，并通过律师审核。）

3.邀请专业法律顾问对制式合同的拟定进行相关知识培训，关口前移，着眼防范，从根本上加强主管处室对拟定合同基本知识及相关法律条款的学习。

（四）防控风险要素

合同主管处室、审计处对自我风险点的查找和梳理，尤其注意合同项目申报中的风险、合同相关资质、内容、法律法规中的风险、合同付款和结算方式中的风险、合同中违约条款约定的风险、合同审批流程中的风险等。

三、实施成效

利用合同精细化管理理念，将合同管理相关的各个环节、各类要素进行了全面梳理、修订，实现了对合同全要素的有效管理，提升了合同管理的科学化、规范化、标准化水平。

（一）提升合同规范化管理水平

全要素合同管理提升了合同管理的整体透明度，通过科学的细化审核流程、审核合同内容、明确职责分工，有效减少了人为因素的影响，相关职能部门能够按照分工参与合同管理，明确合同审核支撑材料，将审计关口前移，提前全面审查合同签订风险，使合同管理由事后被动防范转为事前主动防范，实现了对合同经营风险的有效防控。

同时，通过建立并运行医院线上办公管理平台app，实现了合同审批不限时间和地点的操作，缩短了合同审批的时间，提高了合同审计流程执行的效率。

（二）建立合同制式化管理，提高工作效率

目前已出台5类10种制式合同文本，现已全面推广使用，极大地方便了各部门的操作和管理。使用制定好的制式合同，签订的合同多且签订起来简便易行，最大限度减少合同管理所占用的资源和消除错误、减少浪费以及避免重复劳动，减少合同签订过程中的疏漏和失误，同时又能够平等的保护双方主体的合法权益，法律纠纷的发生率也降低了很多，极大的提高了工作效率，规避可能给医院造成的损失和风险。

（三）消除合同管理中存在