档案文件管理课程2013

文件管理

市档案局业务指导处

仇伟国

871869561第一节文件材料的概念

第一章文件材料概述一、文件定义：

中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）的文件定义是：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。“文书”一词历史上使用较长，三国时期就出现，而“文件”一词出现于清末。二、文书定义：是组织或个人以文字方式直接记录信息的材料，是交流情况，处理和解决问题的工具，是一种书面方式的文件。文书包括公务文书和私人文书。2战国时代的《尚书》，即“上古之书”，是上古时期的文书档案。西周时期，我国就设有专门管理文书和起草文书的官吏。文字材料文字书写从事文书工作的人

第一章文件材料概述3

第一章文件材料概述三、公文（即公务文书）的定义：一般是指法定机关、团体、企事业单位等形成的具有完整形式和处理程序的文件。对公文的概念可以从以下方面理解:四、个人文书（或叫私人文书）：是个人或家庭在各种私人事务活动中形成和使用的各种文件。五、文件与文书两者关系4第一章文件材料概述1、公文是由法定作者制成的(p2)法定作者：（1）依法成立（2）行使权利（3）承担义务2、公文具有法定的权威和特定的效用3、公文具有法定的规范体式4、公文具有规定的处理程序现行效用（公文）历史效用（？）51、两者的联系：都是一定的作者为了达到一定的目的制成和发布的，使用范围十分广泛。

2、两者的区别：从逻辑上讲，两者属于从属关系。“文书”概念的外延包含“文件”概念的外延之中。(图1)

第一章文件材料概述文件文书6第一章文件概述

第二节文书的产生和发展

第三节文件材料的性质特点一、历史文书的起源1、实物可考----甲骨文书2、史书记载----三坟五典时的文书3、传说----记事绳刻契7第一章文件概述殷墟遗址殷墟出土的甲骨文8第一章文件概述

周家寨出土的骨契圖形

秘魯印加人結繩記事圖形

9第一章文件概述一、从文件的功用和适用范围从文书的功用和适用范围上可以分为以下九类：

1.党政文书类2.规章文书类

3.机关日常事务类4.司法文书类

5.经济文书类6.科技文书类

7.外事文书类8.礼仪公文类

9.书信文书类以上九类文书又可以按照使用范围归纳为四种类型；一是通用文书；二是专用文书；三是常用文书；四是杂体类文书。一、综合性完整反映、系统记载二、本源性第一手材料三、运动性文件的价值在于运动第四节公文的种类10第一章文件概述二、从文件的来源分可分为对外文件、收来文件和内部文件。11第一章文件概述三、行文关系上划分可分为上行文、平行文和下行文12第一章文件概述四、从文书的制发机关和作用来分13第一章文件概述五、从机密、缓急程度分从机密程度分：有绝密、机密、秘密等，通常称“三密”文件。14第一章文件概述

第五节公文的作用1、公文具有各种法规约束作用2、公文具有领导指导与监督作用3、公文具有联系和知照作用4、公文具有宣传教育作用5、公文具有凭证依据和工作参考作用15第一章文件概述

凭证作用包括三种情况：第一、一些协议；第二、一些介绍信、证明信；第三、除以上两类文件外，其他绝大多数文件在传达意图、联系公务的同时，从一定的意义上说，也是具有凭证作用。注意：机关文件与图书资料的最大区别就是：凭证作用16第二章文件材料的形成

第一节通用文件材料的名称和用途新的：中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知中办发〔2012〕14号决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

17发文机关署名：现在署发文机关全称或者规范化简称。公文用纸：A4型18一、决议适用于会议讨论通过的重大决策事项。19第二章文件材料的形成二、决定适用于对重要事项作出决策和部署，奖惩有关单位和人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。（决定形成程序p5）

。20第二章文件材料的形成三、命令（令）适用于公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位及人员。21四、公报适用于公布重要决定或者重大事项。22第二章文件材料的形成五、公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。23第二章文件材料的形成六、通告适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。24第二章文件材料的形成注意：公告与通告的区别公告和通告都是公布周知性事项的文种，但二者具有很大区别，不能混淆乱用。（1）发布性质不同；（2）发布机关级别不同；（3）发布事项的范围不同。

25七、意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。26第二章文件材料的形成八、通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

27第二章文件材料的形成九、通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。28第二章文件材料的形成写报告时应注意的事项：1、报告中不要带请示事项；2、报告要形成制度；3、报告都是事后或者工作进行当中使用的；4、专题报告应一事一报，体现出“专”字。十、报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。29第二章文件材料的形成

十一、请示适用于向上级机关请求指示、批准。写请示应注意的几点：1、请示要求一文一事，专文报请，以便上级对所请事项进行处理；2、不能写成“请示报告”；3、请示应事先行文，在未得上级批复之前，不可以按所请内容行事。30第二章文件材料的形成

机密★一年特急 宁波市人民政府文件甬政[2003]5号签发人:XXX

关于XXXX的请示XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX．.附件:1、XXXXXXXX2、XXXXXXXXX(此页无正文)（宁波市人民政府章）

XXXX年XX月XX日

(联系人：XXX，联系电话：XXX)主题词：XXXX

XX抄送：XXX，XXX，XXX。宁波市人民政府办公厅XXXX年X月X日印发共印XX份3132第二章文件材料的形成注意:1、发文字号年份应标全称，用六角括号括入。序号不编虚位（即1不编为01），不加“第”字。2、“请示”、“意见”还应在附注处注明联系人的姓名和联系电话。3、“此页无正文”----尽量不要出现。解决的办法：调整行距、字距。33第二章文件材料的形成十二、批复适用于答复下级机关的请示事项。十三、议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

34第二章文件材料的形成十四、函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。35第二章文件材料的形成十五、纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。36第二章文件材料的形成第二节通用公文格式一、公文格式标准化的含义公文格式标准化具有广义和狭义两个方面的含义：广义是指按照一定的公文格式规范标准，制作和印发公文。狭义是指国家行政机关的公文，采取法定性的规范格式标准，并严格贯彻执行。二、公文格式标准化的作用1.公文格式标准化体现了公文的权威性、有效性，有利于公文的贯彻执。2.公文格式标准化方便了公文的处理，有利于提高工作效率。可以说，公文格式的每一项内容，都有其存在的必要性，都是为保证公文处理所设立的，如下页表3-2所示。3.公文格式的标准化顺应了社会的发展，有利于实现办公自动化。

37公文内容存在必要性

内容名称存在必要性公文的份数序号防止和及时发现公文的丢失紧急程度告知公文的办理时限秘密等级警示公文的阅读范围和保管等级公文标题提示公文的主要内容和行文方向等38第二章文件材料的形成三、国家行政机关公文标准化格式及其要求现行国家行政机关公文格式，就是指公文的书面格式，即公文全部文面组成要素的排列顺序和标识规则。我们将组成公文的各要素划分为眉首（亦称文头部分）、主体（亦称行文部分）、版记（亦称文尾部分）三部分。对这样的划分，有一个形象的比喻，把公文各要素分为“头”、“身”、“脚”三部分。

39国家行政机关公文格式－式样A4型公文用纸页边及版心尺寸公文首页版式上报公文首页版式40公文末页版式联合行文公文末页版式1联合行文公文末页版式241眉首的特点是位置相对固定42第二章文件材料的形成第二节通用公文格式四、通用公文结构（一）、公文的基本组成部分1、标题

（1）基本组成：发文机关名称+事由+文种如：《国务院关于加强档案工作的决定》（2）、在特殊情况下，标题的结构有时不一定完整43第二章文件材料的形成第二节通用公文格式通用公文格式的定义：一、通用公文结构（一）、公文的基本组成部分1、标题

（1）基本组成：发文机关（作者）+事由（问题）+公文名称（文种）如：《国务院关于加强档案工作的决定》（2）、在特殊情况下，标题的结构有时不一定完整44第二章文件材料的形成A、有文件版头时，标题往往不标发文机关名称。B、有些公布性的文件，可只写公文名称，作者、事由省略。如：《布告》、《通告》、《公告》

2、发文字号（文号）（1）、组成：机关代字—年份—发文顺序号如：中发﹝2003﹞5号45第二章文件材料的形成3、主送机关又叫受文机关、送达机关，是指发文要送达的对方机关。

4、正文是公文的主体和中心。5、发文机关全称或者规范化简称。46第二章文件材料的形成6、发文日期一律写在文件的末尾。年月日应写全，不得有任何省略。公文的日期的标明，有其特定的标准。

7、印章印章是一种信物，在公文上盖印是表示制发文件机关对文件生效和确认无误的一种凭证。印章必须由专人负责保管，非经领导批准，不能擅自委托他人代管。47第二章文件材料的形成8、附件是附属于正文的文件材料，也是某些文件的重要组成部分。

（二）、公文的附加标记1、密级等级---绝密、机密、秘密2、公文编号3、缓急时限4、签发人5、附注6、公文主题（具体参见《通知》）4800001中亿（集团）公司文件中亿〔2008〕3号机密★一年特急49机密特急中亿房地产公司美家房地产公司文件万化房地产公司□中亿房〔2009〕1号签发人：×××□×××□50中亿（集团）公司关于加强文书档案工作的通知中亿房地产公司、赛大置业、································、富宝公司：

为贯彻xx市人民政府《关于进一步加强本市档案工作若干意见》（x府[2003]2号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，·········。附件：1、················意见

2、···············的通知二OO九年一月二日（附注）51附件：1、················意见

2、···············的通知二OO四年一月二日（附注）□主题词：××××××□抄送：×××，×××，×××。□中亿房地产公司办公室2009年1月印发·························。52第二章文件材料的形成

第三节文书稿本与书写材料（一）、文稿1、草稿（草案）2、定稿（归档）

一、文书稿本指公文的文稿和文本是供修改、讨论和审批的原始稿件。是经过对该公文负责的领导人审阅，修改并最后签发或会议正式讨论通过的最后完成稿53第二章文件材料的形成

1、正本（归档）是根据定稿印制，供发出和贯彻执行用的正式公文。2、副本又叫抄本。是根据正本另行复制。3、存本指发文机关留存的印刷本，是作为对外发出的正本的样本留作查考使用的4、施行本和草案本（二）、文本54第二章文件材料的形成5、各种文字文本注意：1、同一份公文，有时可能有两种以上文字的文本，如少数民族文字文本；外事工作中使用的文件等。排列位置应汉字文字文本在前，其它文本文字在后。

二、重视文书书写材料的使用注意：现在公文用纸：党务、政府—A4公文的书写材料包括笔和纸。55第二章文件材料的形成1、笔

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应该用钢笔—碳素墨水、蓝黑墨水铅笔、圆珠笔等不能用；还有不能用红墨水、纯蓝墨水等2、纸传真纸等感光材料不好的纸应复印和原件一起归档。第四节专用文件材料的形成56第三章文书的组织与任务第一节文书工作的组织一、文书工作的组织领导1

（一）、文书工作机构与组织领导1、在大机关，这些机构归机关的中心机构负责领导。2、在一些比较小的或基层机关，设置1~2个专职或兼职文书工作人员。（二）、机关内文书工作的组织形式1、集中形式2、分散形式57第三章文书的组织与任务3、集中与分散相结合的形式第二节文书工作的任务和重要性一、文书工作的性质（一）、政治性（二）、机密性（三）、技术性二、文书工作的作用（意义）第一、它是机关工作的纽带；第二、它是机关领导工作的助手；1

58第三章文书的组织与任务第三、它是保守党和国家机密的一个重要环节；第四、它可为档案工作打好基础。准确、及时、安全加内容：保密守则十条

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第三节、文书工作的基本要求59

案例：2002年，原华为公司传输部技术人员王志骏、刘宁、秦学军因与华为公司发生法律纠纷，被国家

公安机关羁押。华为称这几名员工以自主创业为名“盗窃”了公司的核心技术。离开华为后，他们在上海成立了上海沪科科技有限公司，并将“窃取”的核心技术资料卖给了华为公司的直接竞争对手。2002年8月，深圳市检察机关批准逮捕王志骏等人，并正式立案。

企业泄密案件举例无线窃听器60第三章文书的组织与任务1、不该说的机密，绝对不说；2、不该问的机密，绝对不问；61第三章文书的组织与任务

3、不该看的机密，绝对不看；难为了清洁工

62第三章文书的组织与任务4、不该记录的机密，绝对不记录；5、不在非保密本上记录机密；63第三章文书的组织与任务6、不在私人通讯中涉及机密；7、不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密；64第三章文书的组织与任务8、不在不利于保密的地方存放机密文件、资料；65第三章文书的组织与任务9、不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项；10、不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。66第三章文书的组织与任务

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案例：小陈在一军工企业当秘书。一天他到省国防工办参加会议后带回一份机密文件，返回途中，其妻打来呼，告之，刚出生几个月的孩子，因发高烧现正在某医院检查。小陈一着急，让司机改道去了医院。不一会儿单位打来传呼，询问其去向。小陈急忙跑到医院门口一公用电话亭给单位回了一个电话，在电话中他告之单位会议已经结束，上面发了一个机密文件，主要内容是关于XXX方面的，自己因为孩子生病现在医院，等孩子检查完毕后即回单位。试问用“保密守则”分析小陈违法了哪些规定，应如何妥善处理此事件。67第三章文书的组织与任务第四节行文制度一、行文条件(一)、行文机关必须是负责的机关（二）、行文的内容必须符合法律法规（三）、行文的内容必须客观真实

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二、行文方式（一）、下行文是指上级领导机关对所属下级机关的行文。根据发文的目的和要求，可以采取逐级、多级行文和直达基层、群众等不同方式。68第三章文书的组织与任务

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1、逐级行文：采取逐级下达的方式或只对直属下一级机关的行文。2、多级行文：党政领导机关对下面行时，根据需要采取同时发到所属几级下属机关的方式。3、直达基层组织或群众的行文：党政领导机关，采用直接发到最基层的党政组织或传达到人民群众的形式。69第三章文书的组织与任务（二）、上行文下级机关向所属上级领导机关的行文。

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1、逐级行文：下级机关直接向所属上一级机关。2、多级行文：下级机关同时向自己的直接上级机关和更高的上级领导机关行文。3、越级行文：下级机关在非常必要时，可以越过自己的直接上级领导机关向更上级机关直至中央行文。70第三章文书的组织与任务（三）、平行文凡是没有隶属关系、业务指导关系，同级或不属同一系统的机关、部门之间的行文，都属于平行文性质。

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1、《国务院关于进一步加强档案工作的决定》2、《关于要求增加经费的请示》3、《劳动局与纺织局关于商洽职工XXX同志工作调动问题的来往文书》71第三章文书的组织与任务三、行文规则（或）（一）、不多发文与不重复发文（二）、行文要注意隶属关系（三）、行文应体现党政分开（四）、经批准在报刊上发表的公文

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72第四章文件材料的运转第一节文书处理程序概述文书从制发、传递、办理到最后归档是一个连续的过程，这个过程中的全部工作就是文书处理工作。公文处理程序包括收文办理和发文办理、整理归档等部分。（具体见《通知》）第二节收文处理一、签收清点、检查，然后签字。

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73第四章文件材料的运转二、启封：文书人员特有的职责注意点：1、拆信的方法2、标明“XXX”领导亲启3、检查三、登记四、拟办：五、批办：六、分发：

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文书人员办公厅（室）主任或秘书处长文书人员74第四章文件材料的运转七、传阅要求—快注意：1、要根据确定的传阅范围组织传阅。2、传阅文件不要“横传”。局长副局长一文书人员副局长二业务处财务处

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75第四章文件材料的运转3、对各传阅对象，要分清主次先后。4、在组织传阅工作中，要经常提醒有关人员，不要积压文件，尽量设法加快传阅速度。5、传阅文件，要建立简便易行的手续。八、承办九、催办方法：第一、电话催办；第二、文字催办；第三、上门催办。十、注办

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76第四章文件材料的运转第三节、发文处理一、拟稿二、核稿三、签发四、编号与注发

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文件起草工作的具体承办者：1、机关领导人代表机关亲自起草；2、文书、秘书部门的工作人员起草；3、机关所属业务部门代为起草。77第四章文件材料的运转五、善印六、校对七、盖印八、登记九、装封

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78第五章立卷第一节传统整理方法立卷分类立卷组合立卷类目拟制

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立卷：把办理完毕并具有查考保存价值的文件，根据其固有的特征和内部联系，分门别类地有序地组合成案卷。案卷：是具有密切联系的若干文件的组合体。79第五章立卷一、我国实行文书部门立卷制度（一）、概述（二）、实行文书处理部门立卷的特点

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1、利于提高案卷质量和立卷效率；2、利于对文件的利用、归档和保密；3、利于档案室开展各项业务工作。二、做好立卷工作的重要性立卷工作的意义：80第五章立卷1、它保持了文件之间的历史联系，便于查找利用。

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2、保护文件之间的完整与安全，便于文件的保管。3、为档案工作奠定基础。三、立卷的要求与方法（一）、立卷的基本要求1、把应归档的文件收集齐全，按照文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，正确分类立卷。81第五章立卷2、区分文件价值，正确划定案卷的保管期限。

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3、立成的案卷要便于保管和利用。（二）、立卷的基本方法1、作者特征就是将同一作者的一些文件组成案卷。（1）、XX市工业局关于整顿企业的工作计划（2）、XX市工业局关于整顿企业的工作报告（3）、XX市工业局关于加强物资管理的通知案卷标题：XX市工业局关于整顿企业和加强物资管理的计划、报告、通知82第五章立卷2、问题特征就是将内容反映同一问题的文件组成案卷。

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（1）、周浦县人民政府批转县防汛指挥部《关于做好一九八三年度防汛工作的意见》的通知（2）、周浦县防汛指挥部关于一九八三年防汛工作情况的报告（3）、周浦县人民政府关于再接再厉、继续做好防汛防台工作的通知案卷标题：周浦县人民政府、县防汛指挥部关于做好防汛防台工作的通知、报告83第五章立卷3、名称特征就是将同一名称的文件组成案卷。

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（1）、第一纺织机械厂新产品、新型材料试制计划（2）、第二纺织机械厂新产品、新型材料试制计划（3）、第三纺织机械厂新产品、新型材料试制计划案卷标题：第一、二、三纺织机械厂新产品、新型材料试制计划84第五章立卷4、时间特征指文件内容针对的时间或文件形成的时间。

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注意：（1）、一般文件放在写成年度。（2）、总结和计划写在一起的文件，应视文件的中心内容来确定。（3）、纪念性或回顾性的文件，放在写成年度。（4）、有些工作由于本身特点，使用专门年度归档。文件标题：（1）、上海市自行车一厂一九八三年生产计划（2）、上海市自行车一厂一九八三年生产情况报告（3）、上海市自行车二厂一九八三年生产计划（4）、上海市自行车二厂一九八三年生产情况报告85第五章立卷案卷标题：上海市自行车一、二厂一九八三年生产计划、报告

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5、地区特征把来自同一地区或内容针对同一地区的文件组成案卷。（1）、XX市一九八三年工业生产计划（2）、XX市一九八三年农业生产计划（3）、XX市一九八三年商业发展计划（4）、XX市文化、教育、卫生事业发展计划86第五章立卷案卷标题：XX市工农业生产、商业、文教卫生事业发展计划

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6、通讯者特征把本机关与某一机关关于某一问题或几个问题的往复文件组成案卷。（1）、宁波市化工局关于要求将金星化工厂职工XXX调回上海的函（2）、宁波市劳动局关于金星化工厂职工XXX调回上海问题的复函87第五章立卷案卷标题：宁波市化工局、宁波市劳动局关于要求将金星化工厂职工XXX调回上海的函四、灵活运用立卷特征组合案卷五、确定立卷文件的保管期限

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2006年9月19日国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。88补充内容《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》发布施行2006年12月18日，国家档案局局长杨冬权签署国家档案局第8号令，正式发布施行《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。《规定》的发布施行，对机关正确界定文件材料归档范围，开展档案价值鉴定工作具有重要意义，标志着我国档案法制化建设取得了又一新的成果。这次发布的《规定》是对1987年《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》两个业务文件的修订。修订的主要内容包括：一是将1987年《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》两个业务文件合成一个文件，并上升为行政规章。二是改革文书档案保管期限的划分方法。将原有的“永久”、“长期”、“短期”的保管期限划分方法修改为“永久”、“定期”，定期中再实行标时制，分为30年、10年。三是突出立档单位的主体地位。机关文件材料归档时体现“以我为主”的思想。尽量解决文件材料重复归档问题。四是条款细化，充实了一些新领域的文件材料，如行政执法、行政审批、产权关系、个人权益等方面的文件材料。五是加大行政管理力度。将1987年规定中的“备案制”改为“审批制”，建立机关文件材料归档范围和档案保管期限表的审批制度，即“各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行”。89补充内容

1987年国家档案局制发了有关机关档案保管期限、机关文件材料归档和不归档的范围两个业务文件，对规范机关档案工作，正确界定机关文件材料归档范围，准确判定档案价值起到了积极的引导和促进作用。但随着我国经济社会建设的不断发展，两个业务文件难以完全适应新形势下机关档案工作和档案馆工作的实际需要，尤其是对档案的鉴定销毁工作和档案移交进馆工作带来了一系列影响。早在1999年底，国家档案局成立相关课题组，对机关文件材料归档范围和文书档案保管期限进行专门研究。2000年底形成了《关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》征求意见稿，国家档案局分别于2001年、2005年两次在全国档案系统、中央和国家机关档案部门征求意见，多次到基层机关进行实地调研并专门召开了有地方档案行政管理部门、部分中央和国家机关、部分基层机关档案人员参加的专题研讨会，其间易稿近50次，最终形成了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。

90补充内容

《规定》的发布施行，代表了机关文件材料归档范围和档案保管期限改革的发展方向，是向建立科学合理的档案价值鉴定体系、系统完善的档案保管期限体系迈出了重要一步。

（来源：中国档案报）91补充内容一、主要变化（相对1987年颁布的两个业务文件）

（1）以往业务文件存在的几个不足方面对反映维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料重视不够；某些文件材料归档范围界定过宽，导致重复归档；某些条文表述可操作性不强，造成对一些文件价值判断不准确；档案行政管理部门对机关文件材料归档工作缺乏实质性的监督和管理手段。

92补充内容（2）新《规定》的主要变化和特点？A.文件合二为一B.内容涵盖广C.改时段制为标时制D.坚持“以我为主”的原则E.充实新内容F.期限调整体现“以人为本”（如涉及公民权益的期限从长，针对外来文件期限从短；以前“两头小、中间大”的模式改变了）

G.改“备案制”为“审批制”93补充内容二、机关文件材料归档范围包括哪些内容?1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

94三、机关文件材料不归档范围包括哪些内容?

1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料;

3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料95补充内容5、文书档案保管期限的划分

A.哪些划为永久保管本机关制定的法规政策性文件材料；本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；本机关机构演变、人事任免等文件材料；本机关房产基建，土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；

同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

96补充内容B.哪些划为定期保管

本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；本机关一般性事务管理文件材料；本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

97第五章立卷六、立卷的准备工作（一）、立卷文件的收集文书立卷的重点：

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1、本机关在进行主要职能活动中制成的重要文件；2、与本机关主要职能活动有密切联系的上下级和有关机关的来文书。98三、案卷的规范化整理与编目调整定卷卷内文件排列拟写案卷题名卷内文件编号填写文件目录填卷内备考表填写案卷封面装订案卷编制案卷目录99第五章立卷七、立卷的操作过程（一）、检查调整定卷

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（二）、拟写案卷题名1、内容概况、确切2、政治上正确3、结构要完整基本格式：作者—问题—名称（三）、卷内文件的排列与编号1、卷内文件的排列100第五章立卷

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（1）、密不可分的文件，应当依次序排列。（2）、一般文件可按重要程度或时间顺序等排列。2、卷内文件的编号（1）、件号（2）、页号(四）、填写卷内文件目录及备考表1、填写卷内文件目录2、填写备考表（五）、装订与套盒（袋）101卷内文件目录102《案卷封面》样式103卷内备考表式样104105上夹106上卷皮107作三孔标记108打孔109打孔110打孔111穿线绳112穿线绳113穿线绳114穿线绳115穿线绳116系线绳117118119第五章立卷120第五章立卷（六）、填写案卷封面（七）、案卷排列与填写案卷移交目录（八）、案卷的移交

1

第二节专门文件材料的形成及整理方法1、P942、P1313、归档照片整理规程121第三节新的整理方法

2000年12月，国家档案局发布了中华人民共和国行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）。《规则》采用与传统立卷方法完全不同的思路，从“简化整理，深化探索”出发，对归档文件整理工作的许多环节作了调整和简化，既减轻了档案工作人员的工作量，又可以提高档案管理工作的质量。

第五章立卷122第五章立卷《规则》规定的整理方法与传统的立卷比较，主要有以下不同：

1、取消案卷，实行文件级管理，免除了繁琐、复杂的组卷过程。

2、装订以“件”为单位进行，对装订材料不做统一规定，只要符合档案保护要求即可。

3、分类方法固定为年度、保管期限、机构（问题）3种，并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次。123

4、取消案卷、卷内文件两级目录，只编以件为单位的归档文件目录。

5、无须编页号，目录改设页数项。

6、归档文件直接装盒保管

7、无须拟写案卷题名和填写案卷封面，只须填写档案盒盒脊。※

第五章立卷124

围绕归档文件材料的整理，今天主要讲六个问题：一、归档文件材料整理的基本要求二、归档文件的整理单位与装订三、归档文件的分类和排列四、归档文件的编号五、归档文件的编目六、归档文件的装盒125

在讲这个题目之前，先说明几个概念：

第一，什么是文件材料？文件材料是指反映机关、社会组织、企事业单位在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。第二，什么是归档文件材料的整理？将归档文件材料以件为单位进行装订、分类、排列、编目、装盒，使之有序化的过程，叫做归档文件整理。126

归档文件材料整理的基本要求是：

（一）整理归档的文件材料必须齐全、完整。文件和传真电报按其内容的联系，合并整理。（二）必须遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料的系统联系，区分不同价值，便于档案保管和利用。127二、归档文件的整理单位与装订

（一）整理单位

《规则》规定，

“件”即“归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。”128

（二）文件装订

归档文件材料修整完毕，需要使用符合档案保护要求的装订材料重新加以装订，以从实体上最终确定“件”的形态。装订前首先必须对它们进行排序。一般来说顺序如下：

·正本在前，定稿在后；

·正文在前，附件在后；

·批示在前，请求在后；

·原件在前，复制件在后；129

·决定、结论性文件在前，依据性材料在后※

；

·复文在前，来文在后；

·中文件在前，外文件在后。有文件处理单的，可以放在最前面，这样可以作为首页加盖归档章，从而更好地保护正本的原始面貌。装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。一般来说，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左下侧对齐。装订方式和用品的选择，应符合档案保护要求。※

。130三、归档文件的分类和排列

（一）分类方法和分类方案

机关归档文件分类一般选择年度、组织机构（问题）和保管期限作为通用的分类方法。这是因为这三种分类方法在各级单位档案部门使用率最高，并且反映了档案管理的基本规律和要求。131

1、年度分类法——根据形成文件和处理文件的年度对归档文件进行分类。文件往往有多个时间特征，分年度时，一般以文件签发日期（即落款日期）为准，据以判定文件所属年度。

2、机构（问题）分类法——机构分类法与问题分类法不能同时采用，而应根据归档文件的实际情况选择其中一种。机构分类法就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件分类。问题分类法就是按照文件内容所说明的问题对归档文件分类。132

3、保管期限分类法——保管期限分类法就是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。保管期限划分为永久、长期、短期3种。

按照上述3种分类方法，又可以组合成多种复式分类方法。如年度—机构（问题）—保管期限分类法、保管期限—年度—机构（问题）分类法、机构（问题）—年度—保管期限分类法……133四、归档文件的编号

归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作创造条件。

134

（一）编号项目

编号的目的之一是固定归档文件在全宗中的位置。归档文件的位置是由前期系统化工作所决定的，因此，编号中的“号”并不是一个简单的数字，而往往包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号等分类、排列要素在内的一组数字和字符的集合，统称为编号项目。

135

编号项目分为必备项和选择项。必备项是根据归档文件整理和管理工作的需要设置的，各级机关档案部门在编号时都必须编制；选择项则可在同级档案行政管理部门的指导下，由各级档案部门根据本单位实际需要选择使用。这里只讲必备项目。必备项目包括全宗号、年度、保管期限和件号。136

全宗号——全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号。实际工作中，全宗号往往由各级档案馆按照进馆计划给定。有些新建单位或暂未列入档案馆接收计划的单位，可将此项空置，留待同级档案馆给定全宗号后再行填写。年度——指归档文件形成的年度，即形成和处理文件的年度。填写此项时，应采用公元纪年，以4位阿拉伯数字表示。如二○○二年表示为“2002”，不能简化为“02”。137

保管期限——是指在整理归档文件时，按照制订的机关文件材料归档范围分类与档案保管期限的有关规定,给归档文件划定相应的保管期限。138

件号——件号即文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。件号分为室编件号和馆编件号两种。归档文件在分类、排列后，其位置得以确定，此时编制的排列顺序号称为室编件号；移交进档案馆时，按新的排列顺序重新编制的件号，称为馆编件号。这里只讲室编件号。139

室编件号即归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号。室编件号应在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。以采用“年度—机构（问题）—保管期限”进行分类为例，室编件号应在同一年度内、同一机构（问题）的一个保管期限内从“1”开始逐件流水编号。例如，××市海域勘界办2002年形成的永久、长期2个保管期限的归档文件，编号后形成2个流水号，即永久的从“1”开始编一个流水件号，长期的也从“1”开始编一个流水件号。140

（二）加盖归档章

编号项目确定后，要以归档章的形式逐件标识在每一件归档文件上，以明确归档文件在全宗中的“坐标”。

1、归档章的格式。归档章的一般格式如图1所示。归档章设置的项目主要为编号项目中的必备项。同时也为选择项中使用频率较高的机构（问题）项预留了位置。141（全宗号）（年度）（室编件号）（机构或问题）（保管年限）（馆编件号）3×15816

单位：mm图1

图中括号内的的提示文字，实际制作时无须刻出。图1中的“机构（问题）”项为选择项，不采用此分类方法的机关单位，可不刻此项。归档章编号完毕后的格式如图2域勘界管理永久

图2

2、归档章的填写。填写归档章时应使用符合档案保护要求的字迹材料，也可使用打号机打号。加盖归档章，一般须在归档文件编号后进行。

143

3、盖章位置。归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置；如因领导批示或收文章等占用上述位置，可将归档章盖在首页的其它空白处，但以上端为宜。如果机关发文有文件签发单的，或收文有文件处理单的，也可放在最前面作为首页，这样可在其上加盖归档章。文件首页，确无盖章位置的，也可在文件首页前另附纸页加盖归档章。144五、归档文件的编目

归档文件的编目是指编制归档文件目录，是归档文件整理工作的重要内容之一。

（一）归档文件目录的项目归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。各项目的具体填写要求如下：件号：填写室编件号。145

责任者：责任者是指制发文件的组织和个人，即文件的发文机关或署名者。责任者可以是一个机关或机关内部的一个机构，也可以是几个机关，或者是一个人或几个人。填写责任者项时一般应使用全称或通用简称，不能用“本办”、“本局”等简称。联合发文时一般应将所在责任者照实抄录。机关内部的“白头文件”，常会出现未署责任者的情况，编目时应加以考证并填写。146

文号：文号即发文的字号，是由发文机关按发文序次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。如“浙海勘办〔2002〕1号”，即浙江省海域勘界办公室2002年第1号文件。题名：即文件标题。完整的题名由责任者、问题、文种3个部分组成。147

一般情况下，文件只有一个题名。有的文件还有副题名。副题名即文件标题中破折号或冒号后的部分。如《认清形势，加强领导，努力推进海域勘界工作——××同志在全市海域勘界工作会议上的讲话》。在正题名能反映文件内容时，副题名一般无须抄录。日期：即文件形成的时间。文件的形成时间即发文的时间。具体填写时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如2002年6月10日，标注为20020610。148

页数：页数项填写一件文件的总页数。计算页数时以文件中有图文的页面为准，