档案管理课件 四 归档文件整理、文书归档(第2、3节)

第四章第二节归档文件的整理

归档文件整理是将归档文件以件为单位进行修整、装订、分类、排列、编号、编目、装盒等技术工作，使之有序化的过程。国家档案局发布的《归档文件整理规则》明确了归档文件的整理方法和质量要求，为文件整理工作确立了标准和依据。一、归档文件整理的含义（一）办理完毕的文书才整理归档所谓办理完毕，是指文书在处理程序上已经办理完毕，而不是指文书内容所涉及的事情已全部办理完毕。其界定要视具体情况：1.文书中涉及的事情只需近期办理，并确定已经办理完毕。2.文件需要长期办理或执行时，如重要决议、年度计划、长远规划等，发文机关在文件发出前就可以将定稿整理归档；收文机关经有关领导阅知、研究、传达并采取具体执行的措施后，可整理归档。3.对于不必办复的文件，经有关负责人批阅或传阅等文书办理程序完毕，即可以整理归档。一、归档文件整理的含义（二）有查考利用价值的文件才整理归档（三）文书归档前必须经过科学的整理：修整、装订、分类、排列、编号、编目、装盒等技术工作。二、归档文件整理的作用

保持文件之间的历史联系，便于查找利用。

维护文件的完整与安全，便于保管。

保证工作活动的连续性，为档案工作奠定基础。

三、归档文件整理规则

（一）《归档文件整理规则》的有关规定国家档案局2000年12月发布《归档文件整理规则》，作为改革传统立卷方式的一个新标准，核心在于适应办公现代化条件下计算机管理文档的新形势。《归档文件整理规则》规定：文书整理工作以“件”取代“卷”，实行文件级管理；以“案盒”取代“案卷”，“案盒”作为保管单位；以年度、机构（问题）、保管期限的文书整理分类方式取代以往按几大特征的分类方式；以归档文件目录替换卷内文件目录；取消硬卷皮和软卷皮，取消案卷目录、目录号。三、归档文件整理规则（一）《归档文件整理规则》的有关规定文件整理以件为整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册为一件，来文与复文为一件，文件处理单（表）与被处理文件为一件。三、归档文件整理规则（二）《归档文件整理规则》的适用范围：从文件载体上：纸质文书材料。从种类上：文书档案，暂不涉及科技档案、会计档案等专门档案，也不涉及声像、电子等特殊载体档案的整理工作。四、文件整理的步骤和方法

（一）修整修整的主要内容包括：1.修复破损文件，复制字迹模糊或褪变的文件；2.去除原装订文件用的易锈蚀的金属物；3.对大于A4纸型规格的报表、图样等文字材料，按照A4纸型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠层次，折痕处尽量位于字迹之外。四、文件整理的步骤和方法（二）装订文件按件装订。将文件按件构成基本整理单位，进行文件材料的排序，逐件固定文件的页次，保护文件，方便管理和利用。

1.件内排列方式：

a.正本在前，定稿在后；

b.正文在前，附件在后；

c.原件在前，复制件在后；

d.转发件在前，被转发件在后；

e.批复在前，请示在后；

f.不同文字的文本，中文本在前，原文本在后；四、文件整理的步骤和方法（二）装订2.对齐方式：a.采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；b.采用左侧装订的，应将左、下侧对齐；3.装订方法：a.线装：缝纫机压线；b.黏结式：裱糊糨糊、热封胶；c.穿孔式：订书钉、铁夹背；d.变形材料：钢夹、塑料夹；四、文件整理的步骤和方法(三)分类

分类是指将所有归档的文书，按照自身的内容、形式、时间、来源等方面的异同，分门别类地组织在一起，使所有归档文件构成一个有机的整体。四、文件整理的步骤和方法(三)分类1.分类方法

⑴按年度分类：将文件按其形成年度分类，同年度的组在一起。①一份文件作一件时，按文件签发年度确定；②几份文件作为一件时年度的确定：正本与定稿为一件时，以正本日期为准；正件与附件为一件时，以正件日期为准；转发文与被转发文为一件时，以转发文日期为准；请示与复文为一件时，以复文日期为准。四、文件整理的步骤和方法(三)分类1.分类方法

⑵按保管期限分类：将文件按划定的保管期限分类，分为永久和定期，定期又分30年和10年。

⑶按组织机构（问题）分类：①按组织机构分类：即按机关内部各部门名称分类。如：单位的内部机构有办公室、人事处、后勤处，可直接采用机构名称作为类名进行分类。②按问题分类：即按工作性质及内容分类，如：技术类、宣传类、政法类等。

四、文件整理的步骤和方法(三)分类2.复式分类法《规则》提供了年度、保管期限、组织机构（问题）三种分类方法，可以组合成多种复式的分类法，同时规定年度、保管期限是必选项，任何单位都必须分年度、分保管期限来整理归档文件。四、文件整理的步骤和方法(三)分类⑴年度——组织机构——保管期限法，是将归档文件按年度分类，每个年度下按组织机构分类，再在组织机构下按保管期限分类，这种方法适用于单位较大、内设机构较稳定、归档文件数量较多的立档单位。优点是按这种分类方法排列档案时，档案柜架不必留空位，避免库房的倒架。一般单位可采用此方法。如：

2001年：办公室---永久、30年、10年；业务一科---永久、30年、10年；业务二科---永久、30年、10年。2002年：办公室…..业务一科…..业务二科……四、文件整理的步骤和方法(三)分类⑵年度—问题--保管期限分类法，是将归档文件按年度分类，每个年度下按问题分类，再在问题下按保管期限分类。适用于单位较小、内设机构不稳定、分工不明确，没有内设机构，内设机构少、同一机构归档文件少的立档单位。优点是档案柜架不必留空位，避免库房的倒架。如：2001年：党群类—永久、30年、10年；业务类—永久、30年、10年；行政类—永久、30年、10年。2002年：党群类…业务类….行政类四、文件整理的步骤和方法(三)分类⑶年度—保管期限分类法：这种分类方法适用于内设机构少、归档文件数量少的小单位或基层单位。优点是操作方便，便于档案的管理，缺点是不能集中同一机构或问题的归档文件。如：2001年：永久、30年、10年；2002年：永久、30年、10年；2003年……四、文件整理的步骤和方法(三)分类⑷保管期限—年度—问题分类法：这种方法适用于内设机构不稳定、分工不明确、没有内设机构或内设机构少、同一机构归档文件少的立档单位。缺点是要预留三种保管期限的空间、会出现倒架情况。如：永久：2001年—党群类、业务类、行政类；2002年……,30年:2001年……2002年…….10年:2001年……2002年……四、文件整理的步骤和方法(三)分类⑸保管期限—年度—机构分类法：适用于内设机构较稳定、归档文件较多的立档单位。缺点是要预留三种保管期限的空间、会出现倒架情况。如:永久：2001年—办公室、业务一科、业务二科；2002年……30年:2001年……2002年…….10年:2001年……2002年……四、文件整理的步骤和方法（四）排列指按一定顺序叠放以“件”为单位的文件，不作装订，以代替过去的“案卷”。《归档文件整理规则》强调了“事由原则”，即同一事由有密切联系的文件材料应当排列在一起。“事由”是指一件具体的事或一个具体的问题或一段较紧密的工作过程。1.文件排列可以按三种方法进行：a.事由结合时间排列：案盒中的文件，可先按事由排列，将相同事由的文件排列在一起，然后再将相同事由的文件按时间先后进行排列。b.事由结合重要程度排列：案盒中的文件，可先按事由排列，将相同事由的文件排列在一起，然后再将相同事由的文件按重要程度排列，即重要的文件排在前面，次要的文件排在后面，依次进行。c.成套文件可集中排列：一次事件所产生的所有文件可放在一起，然后结合时间或重要程度进行排列。四、文件整理的步骤和方法（四）排列2.排列的实际操作分步：

a.在最低一级类目内，先按照事由原则将属于同一事由的文件按形成时间或文件的重要程度排列。

b.对不同事由间的文件可以按不同事由形成时间的先后顺序或事由的重要程度排列。四、文件整理的步骤和方法（四）排列

3.文件的排列原则：

a.不同年度的文件分别排列；

b.不同保管期限的文件分别排列；

c.同一年度、同一保管期限的文件，如果是同一问题的文件按时间先后顺序排列;如果是不同问题的文件，一般按问题的时间先后顺序排列；

d.文件数量较多的，可先按机构顺序排列，同一机构的文件再按问题的时间先后顺序排列。四、文件整理的步骤和方法

（五）编号编号：反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。文件依据分类方案和排列顺序逐件编号。

1.确定编号项目。编号的作用是固定归档文件在全宗中的位置，是代表编号项目的一组数字和字符的组合。编号项目包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号等。

a.件号：是归档文件的排列顺序号，分为室编件号和馆编件号。室编件号是文件在本单位的档案室内的编号，是文件在最低一级类目内的排列顺序号，按文件顺序排列从“1”开始标注。馆编件号是档案移交进馆的编号，按进馆要求标注。如某单位归档文件按“年度—机构—保管期限”分类，其最后一级类目为保管期限，则在同一年度、同一机构内，按归档文件排列顺序，先编永久保管期限的归档文件件号（从1至N），再编长期保管期限的（从1至N）。四、文件整理的步骤和方法

（五）编号

b.全宗号：是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号，便于档案馆对各单位移交进馆的档案进行管理。

c.年度：指归档文件的形成年度，用4位阿拉伯数字表示。

d.保管期限：是整理文件时按照《文书档案保管期限表》等有关规定划定的文件保存期限。保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。

e.机构（问题）。机构是形成文件的单位、部门。填写机构项时，填写作为分类方案类目的机构名称；填写问题项时，可根据分类方案直接填写。四、文件整理的步骤和方法（五）编号

2.填写归档章归档章的位置在每份文件首页的上端居中的空白处，不要压盖文件字迹。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项和机构（问题）、种类等选择项。四、文件整理的步骤和方法

归档章全宗号年度室编件号机构（问题）保管期限馆编件号长：3*15mm宽：2*8mm四、文件整理的步骤和方法（六）编目编目是编制归档文件目录。应以“件”为单位，根据分类方案和件号顺序编制归档文件目录，系统、全面地反映归档文件面貌。四、文件整理的步骤和方法归档文件目录包括的项目有：1.件号：件号指室编件号。2.责任者：责任者指制发文件的组织或个人。多个责任联合发文时，应选填三个以内的重要责任者。3.文号：文号即文件的发文字号，无文号的不填。4.题名：即文件标题。没有标题或标题不规范，可以自拟标题，并加“[]”。5.日期：即文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如：200705266.页数：填写每件文件的总页数。文件中有图文的页面为一页，大于或小于A4幅面的纸张，有内容的1幅面算1页。7.备注。填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。四、文件整理的步骤和方法在编目过程中，应注意一下几点：1.归档文件应逐件编目；2.来文与复文作为一件，只对复文进行编目；3.归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型；4.归档文件目录应装订成册并编制封面。5.归档文件目录封面可以根据需要设置年度、保管期限、机构等项目。6.归档文件目录应一式2份。一份随档案进馆，一份留存于本单位。四、文件整理的步骤和方法归档文件目录

机构：指导科保管期限：短期件号责任者文号题名日期页数备注1淄博市档案局淄档字［2006］8号淄博市档案局关于举办电子档案归档整理岗前培训班的通知200604054归档文件目录封面

归档文件目录

全宗名称:淄博市档案局年度：2006

保管期限：短期

机构：指导科

四、文件整理的步骤和方法（七）装盒归档文件应按件号顺序装入档案盒，填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目。装盒的具体要求是：形成年度或保管期限不同的文件材料不得装入同一档案盒内；按机构（问题）编件号的，不同机构（问题）形成的文件材料不得装入同一档案盒内。四、文件整理的步骤和方法（七）装盒1.档案盒封面及盒脊。档案盒封面应使用全称或规范化的简称标明全宗名称。档案盒的盒脊设置全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等项目。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“—”号连接。四、文件整理的步骤和方法档案盒封面（全宗名称）长：310mm宽220mm四、文件整理的步骤和方法档案盒盒脊式样

全宗号年度保管期限机构（问题）起止件号室馆盒号高：310mm厚：20、30、40mm等四、文件整理的步骤和方法（七）装盒

2.备考表整理结束后或者盒内文件发生调整变化时，整理者或者文件调整者应填写文件备考表，放于盒内文件后。备考表的项目设置包括整理时间、盒内文件情况说明和整理人、检查人。

(1)整理时间：是指文件整理结束后的年、月、日。

(2)盒内文件情况说明：填写盒内文件的缺损、修改、补充、移交、销毁等情况。

(3)整理人：对盒内文件进行整理人员的姓名。

(4)检查人：对文件整理情况和质量进行检查人员的姓名。三、归档文件整理规则（二）《归档文件整理规则》实施的意义

1.减轻档案工作量，提高工作效率。文书立卷以“卷”为单位进行整理，工作程序多、难度大，以“件”为单位进行整理，使文书部门和档案部门工作人员从繁重的手工劳动中解脱出来，节省了大量的人力、物力。特别是采用计算机管理档案，所有的文件录入数据库，按照分类大纲编制程序，省去了拟写案卷标题、填写封面、编制卷内目录和案卷目录等一系列工作，极大地提高了工作效率。三、归档文件整理规则（二）《归档文件整理规则》实施的意义2.整理方法易于掌握。传统的立卷方法按“六大特征”分类组卷，要求立卷人具备档案专业理论知识，熟悉立卷工作的规范、要求，具备一定的综合分析能力，工作难度大，且有一定的主观随意性。以件为单位，降低了工作难度，简化了文件整理程序，更易于理解和学习，避免了人为因素的影响，结果更具确定性，便于档案工作的顺利开展。

三、归档文件整理规则（二）《归档文件整理规则》实施的意义3.有利于档案的保护和利用。⑴较好的协调了档案的整理、保护和利用的关系。⑵有利于档案的保密。⑶有利于延长档案的自然寿命。4.有利于开展鉴定工作。5.有利于手工管理向计算机管理过渡。随着办公自动化的发展，计算机管理逐渐普及。实行文件级管理，便于计算机的输入、输出、识别和加工整理，为运用现代化的手段进行文件整理创造条件，更为日后文件的查询和利用创造了方便。两种整理方法的相同处整理的对象相同：归档的文书材料。整理的基本原则和目的相同：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管利用。整理的质量要求相同：归档文件应齐全完整；所使用的书写材料、纸张、装订材料符合档案保护要求；将文件材料中内容相同的集中、相近的靠拢，不同的分开。

两种整理方法的不同处产生的背景不同整理单位不同保管单位不同分类方式不同检索工具不同装订方式不同使用装具不同本年度形成的文件材料1.校长办公室2012年工作计划2012.1.46页2.教育部关于做好全国研究生录取工作的通知教学[2012]8号2012.1.125页3.《山东理工大学信息》2012年第1期2012.3.520页4.山东理工大学关于调整部分机构的通知鲁理工大政发[2012]52号2012.4.84页5.《山东理工大学信息》2012年第2期2012.7.920页6.山东理工大学关于设立研究生招生办公室等机构的通知鲁理工大政发[2012]98号2012.9.285页7.山东省招生委员会关于做好招收攻读硕士学位研究生工作的通知鲁招委[2012]17号2012.10.167页8.2012/2013学年初普通高等学校基层报表2012.10.2232页9.淄博市宣传部关于做好党报党刊订阅工作的通知淄宣字[2012]27号2012.11.32页10.《山东理工大学信息》2012年第3期2012.12.2920页

11.校长办公室2012年工作总结2012.12.318页拟写案卷题名1.山东理工大学2012/2013学年初普通高等学校基层报表（责任者+文件针对时间+问题+名称）2.校长办公室2012年工作计划、总结（责任者+文件针对时间+问题+名称）3.2012年1-3期《山东理工大学信息》

（针对时间+出版物名称）4.教育部、山东省招生委员会关于研究生招生、录取工作的通知（责任者+关于+问题+的+名称）5.山东理工大学关于机构设置、调整的通知（责任者+关于+问题+的+名称）校长办公室学校档案分类方案

（按年度—组织机构—保管期限）一级类目名称:1、校长办公室2、组织部3、宣传部4、工会5、团委校长办公室下设二级类目有①本校学年报表及综合统计材料（永久）②本校关于机构设置变化的文件材料（永久）③本校大事记、信息等（永久）④校长办公室年度工作计划、总结（长期）⑤上级关于招生工作的文件材料（长期）第三节文书归档文书归档，即各单位在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，由单位的文书部门和业务部门整理完毕，定期移交给档案室或负责管理档案的人员集中保存。归档工作已成为一种制度，内容包括：归档范围、归档时间和归档要求。一、归档范围

归档范围是指办理完毕的文件材料应当归档及不应当归档的范围。文件材料归档与否，主要取决于文件本身的保存价值。凡是反映本单位工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。一、归档范围（一）文件材料归档的范围1.上级来文。上级来文主要有上级单位颁发的属于本单位主管业务并要执行的文件，普发的、非本单位主管业务但需贯彻执行的法规性文件，上级召开的需要贯彻执行的会议的主要文件等。2.本单位形成的各种文件，包括：本单位代表性会议、各种会议和专业会议的文件资料；本单位颁发的各种正式文件（签发稿、印刷稿及重要文件的修改稿）；本单位与上、下级单位之间的请示、批复文件；本单位及其内部职能部门形成的工作计划、总结、报告；反映本单位业务及科技管理活动的专业文件；等等。一、归档范围（一）文件材料归档的范围

3.同级单位和非隶属单位的文件，主要有：这类单位颁发的非本单位主管业务但需执行的法规性文件，与本单位联系、协商工作中重要的来往文件，以及有关业务单位对本单位工作检查形成的重要文件。4.下级报送的文件，主要有：下级单位报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件；直属单位报送的重要的科技文件；下级单位报送的法规性备案文件；等等。一、归档范围（二）文件材料不归档的范围1.上级来文中包括：上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。2.本单位形成的文件材料中包括：本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料等。一、归档范围（二）文件材料不归档的范围3.同级单位和非隶属单位文件中包括：同级机关的文件材料中不需要贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材