某输气管道工程监理文件控制资料

**二线输气管道道工程文件控制手册（**21400SSG.6.16.5.22-0.2004）版次编制日期2004/1/110北京**工程建设设监理有限公公司**二线输气管道道工程监理总总部0审核日期2004/1/110批准日期2004/1/110目录TOC\o"1-3"\h\zHYPERLINK\l"_Toc61708048"1.0总则2HYPERLINK\l"_Toc61708049"2.0适用范围2HYPERLINK\l"_Toc61708050"3.0办公软、硬件要求2HYPERLINK\l"_Toc61708051"3.1硬件要求：2HYPERLINK\l"_Toc61708052"3.2软件要求：2HYPERLINK\l"_Toc61708053"4.0文件处理人员及素质要求3HYPERLINK\l"_Toc61708054"4.1善于合作的能力3HYPERLINK\l"_Toc61708055"4.2写作能力3HYPERLINK\l"_Toc61708056"4.3口头表达能力3HYPERLINK\l"_Toc61708057"4.4使用现代办公设备3HYPERLINK\l"_Toc61708058"5.0文控组织机构4HYPERLINK\l"_Toc61708059"6.0机构设置及职责4HYPERLINK\l"_Toc61708060"6.1业主4HYPERLINK\l"_Toc61708061"6.2监理5HYPERLINK\l"_Toc61708062"6.3设计/施工/检测承包商6HYPERLINK\l"_Toc61708063"7.0工程文件分类6HYPERLINK\l"_Toc61708064"7.1文件分类原则6HYPERLINK\l"_Toc61708065"7.2文件分类方法6HYPERLINK\l"_Toc61708066"8.0工程文件格式7HYPERLINK\l"_Toc61708067"8.1公文7HYPERLINK\l"_Toc61708068"8.2工程报表8HYPERLINK\l"_Toc61708069"8.3工程内部备忘录8HYPERLINK\l"_Toc61708070"8.4会议纪要8HYPERLINK\l"_Toc61708071"8.5监理周报、月报8HYPERLINK\l"_Toc61708072"8.6文稿审签单9HYPERLINK\l"_Toc61708073"8.7文件传送单9HYPERLINK\l"_Toc61708074"8.8文件处理单9HYPERLINK\l"_Toc61708075"8.9文件传阅单9HYPERLINK\l"_Toc61708076"9.0工程文件内容要求9HYPERLINK\l"_Toc61708077"10.0文件控制编码（索引构成）10HYPERLINK\l"_Toc61708078"11.0文件控制和管理10HYPERLINK\l"_Toc61708079"11.1文件控制和管理流程10HYPERLINK\l"_Toc61708080"11.2文件书写管理12HYPERLINK\l"_Toc61708081"文件书写申请12HYPERLINK\l"_Toc61708082"文件书写程序12HYPERLINK\l"_Toc61708083"11.3文件发送管理12HYPERLINK\l"_Toc61708084"文件编号12HYPERLINK\l"_Toc61708085"文件送审13HYPERLINK\l"_Toc61708086"文件签发13HYPERLINK\l"_Toc61708087"文件登记13HYPERLINK\l"_Toc61708088"文件盖印14HYPERLINK\l"_Toc61708089"文件发送14HYPERLINK\l"_Toc61708090"文件发送的回执确认14HYPERLINK\l"_Toc61708091"11.4文件接收管理15HYPERLINK\l"_Toc61708092"文件签收15HYPERLINK\l"_Toc61708093"收文编号15HYPERLINK\l"_Toc61708094"收文登记15HYPERLINK\l"_Toc61708095"收文办理16HYPERLINK\l"_Toc61708096"11.5文件存放16HYPERLINK\l"_Toc61708097"11.6文件状态标识、发放17HYPERLINK\l"_Toc61708098"11.7文件立卷归档17HYPERLINK\l"_Toc61708099"文件立卷17HYPERLINK\l"_Toc61708100"文件归档18HYPERLINK\l"_Toc61708101"11.8文件销毁19HYPERLINK\l"_Toc61708102"销毁文件的范围19HYPERLINK\l"_Toc61708103"销毁方式19HYPERLINK\l"_Toc61708104"销毁程序20HYPERLINK\l"_Toc61708105"11.8.4.销毁文件注意事项20HYPERLINK\l"_Toc61708106"11.9文件借阅20HYPERLINK\l"_Toc61708107"11.10文件安全与保密20HYPERLINK\l"_Toc61708108"保密范围20HYPERLINK\l"_Toc61708109"密级确定21HYPERLINK\l"_Toc61708110"文件安全及保密措施21HYPERLINK\l"_Toc61708111"12.0文控检查与考评21HYPERLINK\l"_Toc61708112"12.1内部审查22HYPERLINK\l"_Toc61708113"12.2外部检查22HYPERLINK\l"_Toc61708114"12.3不合格项的处理23HYPERLINK\l"_Toc61708115"12.4定期检查23HYPERLINK\l"_Toc61708116"内部定期检查23HYPERLINK\l"_Toc61708117"外部定期检查24HYPERLINK\l"_Toc61708118"12.5抽查和巡查24HYPERLINK\l"_Toc61708119"内部抽查24HYPERLINK\l"_Toc61708120"外部抽查和巡查24HYPERLINK\l"_Toc61708121"12.6检查频率24HYPERLINK\l"_Toc61708122"13.0文件管理制度25HYPERLINK\l"_Toc61708123"14.0附件25HYPERLINK\l"_Toc61708124"14.1附件1：《监理文件、资料档案序号一览表》25HYPERLINK\l"_Toc61708125"14.2附件2：公文表样（表DC-01——DC-04）25HYPERLINK\l"_Toc61708126"14.3附件3：文控管理表样（表DC-05——DC-14）25HYPERLINK\l"_Toc61708127"14.4附件4：文控检查用表（表DC-15、DC-16）251.0总则监理总部为确保**二线输气管道工程文件控制和管理的标准化、规范化，以及与竣工资料的有效对接，结合以往工程文件管理经验，编制本文件控制手册。本手册主要从文件的电子版、纸张两种形式入手，分别阐述其管理方法。电子版类文件主要以便于检索、查找、数据处理等为原则；而纸张类文件则在便于查找，翻阅的基础上更侧重于归档，减少资料重复控制。2.0适用范围适用于**二线输气管道工程建设全过程，包括工程设计、施工、验收、试运投产各阶段。体现于文件、信息资料的收集—整理—分类—分发传递及存档全过程。本手册用于业主、监理总部、监理分部和区段、施工单位之间信息和来往文件的传递、控制。适用于工程参建各方。3.0办公软、硬件要求配置齐全、性能良好的硬件设施可以大大提高文控的工作效率，较好的保障信息传递的及时、安全和完整；便于监理机构能够及时掌握准确、完整的信息，以便妥善、及时地处理和解决工程项目建设中出现的各种问题。统一的软件系统在确保信息传递过程中的兼容性，便于资料、数据的汇总和分析等方面都起着举足轻重的作用。3.1硬件要求：计算机：应选定1台计算机作为主机，其配置基本要求：处理器PⅢ及以上，硬盘1.8G及以上，内存128M及以上，性能良好，具备上网条件。传真机：A4普通纸张传真机1台或更多，型号不限，但应确保与各单位兼容，性能良好。打印机：激光打印机1台或更多，型号不限，但应确保性能良好。扫描仪：分辨率600×1200bsi及以上。文件柜：其数量根据各自监理工程量所预测的资料量自行适当考虑。数码相机：1部或更多，主要用于记录工程影像资料。视频摄像头：省区项目部、监理分部及以上各单位均应配置；用于视频会议。3.2软件要求：视窗操作系统：Windows98及以上版本；办公软件：IE6.0OfficeXP及以上AUTOCAD2000PHOTOSHOP7.0Acrobatreader5.0及以上版本Project2003工程管理系统：**二线信息管理系统；其它业主、监理总部指定应用的软件。4.0文件处理人员及素质要求由于文件书写及处理有其特殊性，因此它要求从事此方面工作之员工必须具有以下能力：4.1善于合作的能力文件上传下达，很自然地和工程各相关参建方发生联系，对此，要求文控人员具有较强之人际关系技巧和协调沟通能力。4.2写作能力本工程文控人员不仅要负责文字的录入，一定情况下还应负责接受领导指派的文件的书写任务；因此，文控人员进行文件处理工作必须具有一定的写作基础知识（如语法、修辞、逻辑等）。文思敏捷、行文迅速、言简意赅、规范、切合实际、标新立异的文风是衡量一个合格文控员的重要标准。4.3口头表达能力口头表达能力（口齿清楚、表达准确、条理分明、说话得体）是文控人员的基本素质要求。4.4使用现代办公设备由于办公自动化越来越广泛地在文件管理工作中加以应用，作为工程文控人员必须学会使用现代设备，掌握**二线信息管理系统及相关办公软件的使用。设备、软件包括项：（见3.0硬件、软件要求）5.0文控组织机构各施工监理分部文控部各施工监理分部文控部项目经理部施工/检测/制造设计单位项目经理部各职能部门朗威勘设监理部文控部监理总部文控信息部各施工/检测单位文控部CPE勘察设计文控部项目经理部综合部各省市项目部文控员监理单位各驻厂监造分部文控部制造厂文控员采购/供应项目部文控员业主（文控组织结构图）6.0机构设置及职责工程参建各单位根据工程实际情况成立相应的文件控制与管理部门，可称为“文控部”、也可称为“文件管理办公室”负责本单位所有文件书写、打字、印制、审核、收发及管理工作。由文控部负责人、文档收发员等组成，设置总人数不少于2人。6.1业主◆北京**天然气有限公司**二线输气管道工程建设项目经理部（简称项目经理部）：设文控机构——综合部。赋有以下职责：①负责建立**二线工程文控管理体系；根据体系运行情况定期对文控工作进行总结；②编制《文件控制管理办法》，明确**二线工程各级文控管理范围，文件保密级别，督促监理总部组织实施；③建立项目经理部内部文控管理制度，并确保在本单位内有效运行；◆**二线输气管道工程省区项目部（简称各省区项目部）、项目经理部供应部：设文控岗——指定专人负责文控工作；赋有以下职责：①了解和掌握本项目部所辖各监理分部、施工/检测承包商文控管理情况，向项目经理部综合部汇报、反映；②认真执行项目经理部综合部制定的各项内部文控管理制度；◆项目经理部其它职能部门负责本部门职责范围内的文控工作：①各职能部门设兼职文控员、负责本部门文控管理工作；②各专业工程师均有做好本专业文控管理的责任，负责自已业务范围内文控资料档案的收集整理、归档工作。6.2监理◆北京**工程建设监理有限公司**二线工程监理总部（简称**监理总部）：设文控机构——文控信息部。赋有以下职责：①协助项目经理部综合部建立**二线工程文控管理体系；②根据项目经理部《文控管理办法》编制控制性文件——《文件控制手册》，在本单位执行的同时，组织《文控管理办法》及《文件控制手册》在各监理分部的实施。③编制《文控编码规定》，报项目经理部审查后，执行并下发各单位运行。④建立基于《文件控制手册》的各项文控管理制度，并确保在本单位、各监理分部有效运行。⑤及时处理监理分部、各施工承包商反映的有关文控管理工作方面的问题，就有关情况向项目经理部汇报。◆勘察设计监理部（简称朗威勘察设计监理部）、各监理分部（包括施工监理分部、驻厂监造监理分部）：均设置专门文控机构——文控部或文控管理办公室。赋有以下职责：①认真执行《文控管理办法》及《文件控制手册》，严格按照其进行文件控制。负责组织其在各施工承包商中实施。②根据项目经理部、监理总部联合下发的《文控编码规定》，编制相应《文控编码办法》，报监理总部审查批准、项目经理部综合部备查后执行。③在认真执行监理总部制定并下发的各项文控管理制度基础上；结合本监理分部及所辖各施工承包商实际情况，建立具体的文控管理制度，并确保在本单位和施工承包商中运行。④及时处理监理区段、各施工承包商反映的有关文控管理工作方面的问题，就有关情况向监理总部汇报。⑤有权就文控管理工工作向监理总总部、省区项项目部提出好好的建议。◆各监理分部下设的的监理区段（或或驻厂组）均均设置文控岗岗——指定专人负负责文控工作作；赋有以下下职责：①按监理分部要求，认认真执行文控控管理制度及及相关要求；；②定期做好现场资料料的收集；③做好文件的收、发发、存及文件件状态控制工工作；④通过日常文件管理理，及时发现现各施工承包包商在文控方方面存有的问问题，及时向向监理分部反反映和汇报。6.3设计/施工/检测承包商◆勘察设计、施工、检检测、材料设设备供货商：：均设置专门门文控机构——文控部或文文控管理办公公室。赋有以以下职责：①负责按照《文控管管理办法》、《文文件控制手册册》的要求，认真真进行文件控控制工作；②认真执行监理总部部、监理分部部制定并下发发的各项文控控管理制度；；③通过日常文件管理理，及时发现现监理分部、监监理区段在文文控方面存有有的问题，及及时向监理总总部、监理分分部反映和汇汇报。④有权就文控管理工工作向监理分分部提出好的的建议。7.0工程文件分类7.1文件分类原则制定分类标准和规规则，分类合合理、层次分分明是文件分分类的原则；；也是管理文文件的第一步步，对文件查查找和保存都都极有意义。7.2文件分类方法**二线工程文件件要求采取先先按文件来源源单位不同进进行分类，然然后按管理要要素及文件功功能综合分类类方法进行；详详细情况见下下表：一级分类目录（按单位）二级分类目录（按要素、功能）三级分类目录（仅做参考）项目经理部文件1、管理文件2、技术文件3、变更文件4、培训考核5、合同文件6、生产计划7、通用公文8、会议纪要9、工程报表10、工程总结11、签认报审12、工程记录报告13、资质资产1、决策立项、招投投标、征地、文控控信息、质量、进度、投资、HSE、其它（规划/细则、创优优计划归入质质量）2、图纸、设计、组组织设计、方方案/措施、其它3、施工变更、设计计变更、设备备/材料改代4、文控信息、质量、进度、投资、HSE、其它5、合同、实物清单及及合同修改6、总运行计划、总体体进度计划、年/季/月计划、征地计划、物资计划、工作计划、作业计划其它7、通知、意见、联系系函、备忘录、请示示、建议、汇汇报、建议、报报告、其它8、协调会、生产会会、专题会、图图纸会审、设设计交底、一一次工地会、监监理例会、工工地经常会、其其他9、施工报表（日报报、周报、月月报）、监理理报表（周报报、月报）、工工料机报表（日日、周、月）10、部门总结（文控控信息管理、质量控制、进度控制、投资控制、HSEE管理）、单单位总结（一一般总结、阶阶段总结、工工程总结）11、投资报审（工量量签证、拨付付款、索赔等等）、进度报报审（开停工工、计划、延延工期）、质质量报审、HSE报审、文控控信息报审12、文控信息、质量、进度、投资、HSE、其它13、单位资质、人员员资质、施工工设备、仪器工具省区项目部文件供应项目经理部文文件监理总部文件朗威勘察设计监理理部勘察设计单位文件件？监理分部文件施工承包商文件检测承包商文件本单位文件各参建单位根据与与本单位有往往来的单位，按按上述一级目目录表对文件件进行选择分分类；对已建建立的每一级级一级目录均均按收到该单单位的文件进进行二级分类类（从上表进进行选取）；；在二级目录录分类合理的的基础上，各各单位还应进进行文件三级级目录的划分分（上表可供供参考选取用用），进一步的细细化由各单位位自行掌握。电子版类文件按文文件总主题在在电脑内进行行初次分类，并并建立一级、二二、三级文件件目录。纸张文件按一级目目录分类建立立文件柜，按按二级目录进进行分区，按按三级或四级级文件目录建建文件夹。有条件的单位在文文件分类的基基础上，可以以自行开发适适宜的文件管管理系统，进进行文控管理理。见下图（监理总部部自行开发的的文件管理系系统）：(略)8.0工程文件格式式鉴于各参建单位文文件类别众多多，文件性质质和出发点不尽相同同，各方文件件格式均不统统一；为达到到规范**二线工程程文件格式之之目的，现对对**二线工程程部分文件格格式进行统一一规定：8.1公文工程参建各方之间间以及与政府府机构、有关关当局等外部部单位就有关关正式问题进进行交流、通通信往来时，均均以公文形式式进行。（如如：通知、意意见、联系函函、备忘录、请请示、建议、汇汇报、建议、报报告等）◆格式要求：见（表表DC-01）公文标题：三号黑黑体字；编号：请参参照项目经理理部、监理总总部联合下发发的《文控编编码规定》执执行主送单位：四号黑黑体字，1..25倍行距距；正文内容：四号宋宋体字，单倍倍行距；单位落款：四号黑黑体字；日期：四号黑黑体字；8.2工程报表工程报表格格式，监理总部编编制的《监理规划划》中已进行行了统一定制；8.3工程内部备忘忘录当工程内部人员需需要通信时可可使用工程内内部备忘录。工程内部备忘录是非正式的且不能取代公文的地位；仅在对某一理解进行说明和澄清时，或对其他不需或不要求回复的事情才使用工程内部备忘录。◆格式要求：见（表表DC-02）单位名称：小二号号楷体字；收发件人等；四号号黑体字；编号：请参照照项目经理部部、监理总部部联合下发的的《文控编码码规定》执行行；正文内容：四号宋宋体字，单倍倍行距；8.4会议纪要用于记录各种会议议的内容和形形成的决议，包包括业主、总总部或分部召召开的及业主主召开委托总总分部下发纪纪要的会议。会会议纪要应在在首页注明会会议时间、地地点、参加单单位和人员，会会议发言人应应填入相应栏栏中。（会议议纪要中除第第一次工地会会、监理例会会单独做为会会议纪要做为为竣工资料的的一部分外，其其余各种形式式的会议纪要要应为工程竣竣工资料中的的函件类文件件。）本工程程要求以下以以两种形式存存放，待工程程完工后再按按竣工资料分分类。◆格式要求：见（DDC-03）编码：参照项项目经理部、监监理总部联合合下发的《文文控编码规定定》执行；签发：由项目目主管领导进进行签署；正文内容：四号宋宋体字，单倍倍行距；8.5监理周报、月月报用于反映本本周、本月工工程进展情况况和本周/月进度、质量量、HSE、投资、文控控信息的监理理及管理情况况及存在的问问题，以及对对本周进度、质质量、HSE、投资、文文控信息管理理评价及对存存在问题的分分析，提出下下周施工安排排和监理工作作重点（详细细要求见附件件DC-04）。◆格式要求：见（DDC-04）编码：参照项项目经理部、监监理总部联合合下发的《文文控编码规定定》执行；签发：由项目目主管领导进进行签署；正文内容：：四号宋体字字，单倍行距距；8.6文稿审签单用于对拟发发稿件的审签签，加强文件件签发管理，避避免乱发通知知、指令；◆格式要求：见（DDC-05）编号：流水编编号；正文内容：小四号号宋体字，11.25单倍倍行距；8.7文件传送单文件传送单用于传传送图纸、规规范、管理文文件、技术文文件等受控文文件时填写（包括上上报文件及转转办文件）。文文件传送单应应存为工程档档案系统中的的函件类文件件，封面及附附件应按工程程文件系统的的主题存档。如如果收到没有有附传送单的的硬拷贝文件件、CD-ROOM或软盘，也也应另存档一一张传送单并并将其返给发发件人以承认认收到此文件件。◆格式要求：见（DDC-06）编号号：为所要传传送文件的编编号；正文内容：小四号号宋体字，11.25单倍倍行距；8.8文件处理单《文件处理单》用于于对收到（无无论是上级来来文，还是下下级来文）的的需做文件处处理时用，由由单位负责人人、部门负责责人签署相关关意见，交文文控部进行传传达。◆格式要求：见（DDC-07）正文内容：小四号号宋体字，11.25单倍倍行距；8.9文件传阅单文件传阅单用于不不需处理但需需传阅的文件件，如：工程程动态、工程程简报、会议议纪要、监理理周、月报等等。◆格式要求：见（DDC-07）9.0工程文件内容容要求工程文件是工程建建设及管理的的再现，各单单位所发文件件内容必须遵循循以下原则：：◆文件撰写应言简意意赅，用词朴朴实，庄重，力求以以最少的字数数最清楚的表表达意思，以以节省纸张和和阅读者时间间。◆文件应具有较强的的逻辑性和条条理性，要对对工作有明确确的指导意义义，有针对性性。◆工程文件虽不必具具有政府公文文之法律性，但但仍必须具有有严肃性。10.0文件控制制编码（索引引构成）**二线项目经理理部与监理总总部已编制并并联合下发《文文件控制编码码规定》，对对文件控制编编码进行了规规定，文件控控制编码可以以作为文件索索引、查阅、分分类归档的依依据。对于收收到和发出的的所有文件，必必须进行编码码和登记，并并录入电子表表格和电子数数据库，以方方便查找。各单位在执行过程程中尚需注意意以下几点：◆各单位必须在《文文件控制编码码规定》的基基础上，结合本单位位实际情况及及来往文件特特点对《文件件控制编码规规定》进行细细划，并编制制相应的《文文件控制编码码办法》；◆对于监理文件、资资料，为便于于统一管理，监监理总部已在在《文件控制制编码规定》的的基础上，统统一进行了细细划（见附件件1《监理文件件、资料档案案序列号一览览表》），下发后与与《文件控制制编码规定》一一起构成监理理文件控制编编码体系，各各监理分部应应严格遵照执执行。11.0文件控制和管管理11.1文件控制和管管理流程（见下页）文件控制和管理流流程排版后排版后返回校对文控部登记《收发文登记表》D01文控员检查文件完整性、清晰度来文加文控管理用表请示发文批示按批示不同意拟文或修改后交按批示交各部门处理处理完交文控上报不合格存放单位主管领导审查文控部各职能部门直接处理文控部分类存放按《文控编码规定》进行文件借阅登记《借阅登记表》D03文控部催还或续借登记归还文控部归档处理跟踪、催办文件归档立卷尚办理中已办理完已完临时存放区(夹/柜)柜）各相关单位合格不合格返回重索取文件销毁清理登记报批备案销毁（文控管理理流程图）11.2文件书写管理理文件书写可由申请请部门提供题题材及资料，文文控部或文控控管理办公室室公文管理人员员负责完成，也也可由文件申申请部门自行行书写。此处文件书书写主要指通通用公文。11.2.1文件书写写申请为了防止无实用价价值的文件产产生，浪费资资源，甚至对对工程管理产产生负面影响响。各单位必必须建立“文件申请制制度”，文件正式式书写之前，提提出申请，经经科学验证，审审核之后，方方可进入书写写阶段。11.2.2文件书写写程序①由文件书写需求之之部门或个人人提出，用统统一的发文稿稿纸起草，附附上统一印制制的《文搞审审签单》-DDC-05，将审签单单上需要填写写的栏目写清清楚（拟稿部部门、拟稿人人、拟文日期期、文件全标标题、主送单单位、抄送单单位），经部部门或专业负负责人签字批批准，再交文文控部。②公文管理人员进行行审核，审核核内容包括：：◆所拟内容是否与工工程管理文件件、规章制度度及其他相关关文件相冲突突？◆所拟内容是否与工工程建设相关关？是否为必必须？◆所拟发放时机、时时间是否恰当当？◆所拟发送范围是否否正确，有无无不必要之人人、单位接收收此文件？◆所拟发文标题与文文件内容是否否一致？◆审核有以上任一不不符合项，文文控人员即应应将草稿返回回拟稿人，或或修改或放弃弃。③文稿经审核后，由由文控人员对对文件进行录录入、电脑排排版，套用统统一文件格式式，完成文件件书写及录入入。11.3文件发送管理理文件发送一般包括括编号、送审审、签发、登登记、复印、盖盖章、发送几几个环节；文文件发送由公公文管理人员员进行。11.3.1文件编号号文件编号由文控人人员在对文件件进行电脑打打字、统一排版时进进行。文件编编号对文件管管理意义重大大，关于编号号基本原则和和方法《文件件控制编码规规定》（5.0）已做初步步说明。文控人员在进行文件编编号时，要注注意以下几点点：◆根据文件类别编制制文号，不可可张冠李戴。◆文件编号要根据文文件登记顺序序依次排列，不不可有空号或或重号。11.3.2文件送审审文件经过电脑打字字统一排版并并编号后，公文管理理人员应送拟拟稿人进行审审校，当拟稿稿人修改、审审校确定无误误后，交主管管领导最后审审查，合格后后返回拟文人人签字、主管管领导签发。审审查不合格则则返回由拟文文人重新修改改（见流程图图）。若文件较长时，应应附上提纲和和疑难问题、重重点问题说明明，以方便领领导在较短时时间内作出决决定。文稿送送出后，公文文管理人员要要掌握好文件件批转方向，适适时催询审批批结果，以免免贻误工作。为有效管理文件送送审，公文管管理人员应做做好送审登记记，样表见（《文件送审登记表》-DC-09）。11.3.3文件签发发文件只有经过具有有相当资格之之领导人签字字后，方可生生效。相当资资格领导人不不限于项目负负责人、主管管领导、项目目负责人指定定赋有权限人人。文件签发权限的原原则如下：◆涉及工程全面性及及重大事件文文件，应由项项目负责人签签发；特殊情情况，通过会会议讨论通过过，可由主管领导人人签发。◆涉及某一方面问题题的文件，可可由主管领导导签发；◆对于一般事务性文文（函）件，可可由部门负责责人以上中层层管理人员签签发。文件签发应注意以以下几点：◆及时性。相关资格格人收到待签签文件后，应应及时审核、修修改、签发，若若有意见或不不明之处，应应询问并处理理，不可随意意拖延，以免免影响其他部部门/人员工作。◆严肃性。签发文件件使用习惯签签名，以防他他人仿造。签签名要具有个个性，要具有有一定仿伪功功能。11.3.4文件登记记文件经相关资格领领导签发后，公文管理理人员要首先对对文件进行登登记，登记时时，应注明文文件标题、密密级、文件编编号、拟稿部门、分分发情况、份份数、发文时时间，填写好好《发文登记表》--D10，按发文文所列收件人人进行发文，做做好发文记录录，并跟踪文文件办理状态态，按时送达达目的单位或或目的人。对对于重要文件件还必须加盖盖公章后才准准发送。无论是重要文件、还还是不太重要要文件，都需需要进行登记记，文件登记记方法常用的的有“一文一帐式”和“一帐多文式”，鉴于**二线工程程参建单位众众多，发文范范围较广，因因此文件登记记要求采用两两者结合的方方式进行：◆对于各单位往来的的通用公文（往往来函件），要要求采取“一帐多文式”；格式见（《发文登记表》--D11、《收文登记表》--D12）◆对于工程签认及报报审类文件和和资料，要求求采取“一文一帐式”，即台帐式式。◆对图纸的登记，应应建立独立《图纸登记表》-DC-13，按图纸名称逐一登记。11.3.5文件盖印印文件盖印表明文件件的严肃性，对对于涉及投资资、质量、变变更等重要事事件的文件须须加盖印章后后发送，否则则视为无效文文件。用印时应注意以下下几点：根据签发资格人和和文件类型、性性质选择相应应权限之印章章。盖印份数与原稿标标准印刷份数数相同，多余余份数不盖章章。用印位置应在落款款正中央，上上不压正文，下下不压日期，印印章下沿要稍稍稍压盖在落落款年月之上上，即“骑年盖月”。印章必须端正、清清晰。盖印时时要稳当，对对好方位，切切勿歪斜或颠颠倒。11.3.6文件发送送公文管理人员进行行文件发送必必须严格按照照文件标注的的发送范围（收收、抄送单位位/个人）进行行。本工程文文件的发送要要求以下三种种方式分别进进行：①人工送达、邮寄发发送。适用于于图纸、管理理文件、技术术文件以及涉涉及拨付款、工工量签证、工工程变更、重重大质量、安安全问题等事事件时的文件件传送；短距距离的文件传传递。②电子邮件或软件系系统发送。为为提高公办效效率，各单位位之间往来的的通用公文、工工程报表均要要求采用此方方式进行；对对于其它非重重大事件的文文件也应优先先采用此方式式进行。以及及其它经项目目经理部同意意，可以采取取电子邮件或或软件系统发发送的文件。③传真发送。适用于于在电子邮件件或软件系统统发生故障时时的文件发送送；以及与没没有网络条件件的单位之间间往来文件的的传递。11.3.7文件发送送的回执确认认为了确保文件发送送准确到位，证证实文件已成成功发送，对对方已成功接接收；应根据据发送文件的的方式不同分分别进行确认认，回执确认认必须做到及及时。①人工送达、邮寄发发送类文件的的回执确认。各各单位在进行行发文的同时时，应配送一一张《文件传传送单》（DC-06），收文单单位收到文件件后，立即填填写该单，反反馈发件人。②电子邮件或软件系系统发送类文文件的回执确确认。各单位位在进行发文文的同时，应应进行电子回回执确认，形形式不限，E-MAIIL、系统记录录、自动电子回复复等均可。③传真发送文件时。在进行发文的同时，应在文件上标记签收处，由收件人收文时及时签收回执。11.4文件接收管理理文件接收包括各类类来文的签收收、登记和阅阅读等，是对对文件的直接接利用过程。11.4.1文件签收收文件的来源分为外外部来文和内内部来文，本本手册只对外外部来文的管管理进行说明明，内部来文文的处理由各各单位自行制制定制度予以以管理；进行行文件签收前前应首先检查查文件的完整整性。公文管理理人员对收到到的所有文件件，首先应对对文件的格式式和完备性进进行检验，避避免收到无效效文件、不合合格文件。接接收的文件如如有缺页、不不清晰等情况况，要立即通通知发件方、文文件提交方补补发或补交，直直到完整接收收。对于邮寄文件，接接收时可能还还需拆封（拆拆开文件包或或信封，取出出文件的过程程称为拆封）。拆拆封要由封面面指定人员执执行，若没有有特别注明，一一律由文控部部人员负责拆拆封。拆封时时应注意以下下事项：◆注意保护封内文件件。建议用剪剪刀拆封。◆注意将封内文件全全部取出。◆取出的文件要单独独放置，不可可与处理过之之文件混放。◆检查文件上的主送送和封皮上的的主送是否一一致，若不一一致，则应将将封皮附于文文件后备查。◆注意将封皮保存一一段时间，以以备查。◆封内装有《文件传传送单》-DDC-06的应在传送单单上签收并及及时退回来件件单位。◆文件一经完整接收收，应及时给给发件方回执执，反馈文件件成功收到信信息，回执确确认方法见（文文件回执确认认）。11.4.2收文编号号文件收妥清单完后后，要进行编编号，收文编编号按《文件件控制编码规规定》及《监理文件、资资料档案序号号一览表》（附附件1）进行编号。文文控人员对所所有接收的文文件都应指定定一个合适的的文件编码、文文件起源代号号、文件起源源代码、文件件主题代号和和收文日期。11.4.3收文登记记对外部单位来的所所有正式文件件资料均应办办理登记，此项工作由文文控部统一进进行。收文登登记应同文件“批办”、“转办”、“传阅”等文件管理理工作结合起起来。文控人人员在进行文件件登记时，应应注明标题、密密级、文件控控制编码、收收文号、来文文单位、收文文时间、件数数，填写好《收收文登记表》-D11。收文登记记其它情况与与发文登记相相同（）；11.4.4收文办理理来件的办理由公文文管理人员根根据来件内容容界定文件属属性后，交收收件人或相关关资格领导进进行批示，公公文管理人员员根据领导批批示进行文件件的下步处理理（或批办、或或转办、或传传阅）；办文文期间，文控控人员要负责责催办、督查查和上报需要要的有关情况况。界定文件属性，对对公文管理人员员的素质要求求较高。文件件属性按文件件本质意向分分为：批办类类、转办类、传传阅类三类。◆转办类文件：在本本单位仅为中中间流转环节节的文件；（如如：需审查后后上报的组织织/方案，收到后后需分发的图纸纸等）◆传阅类文件：需本本单位人员普普遍知悉，或或文件经批办办后，根据相相关资格领导导意见需进行行传阅的文件件；（如：工工程报表、会会议纪要、工工程简报等）◆批办类文件：包含含转办类文件件，但不包含传阅类类的所有文件件。①对于收到的处理类类文件：填制《文件件处理单》（DC-07）附于文件之之上，并在处处理单右上角角加盖收件日日期。按文件处理理单上收件人人或相关资格领导意见见进行下步工工作。②对于收到的审查转转办类文件：应填制《文文件传送单》（DC-06）附于文件之上，并在处理单右上角加盖收件日期。给文件指定的收件人或相关资格领导签署处理意见，复印传送单或封面一份，根据封面文档主题存至可读文件位置，并在首页上面标明附件存放的位置，如果对于不能复制或不便复制的附件，应在《文件传送单》（DC-06）首页注明附件的原件在接收人手里。当接收者已使用完文件后，应将其所接收的“拷贝”原件返给文控部保存。完成复印后，按文件传送单上指定的地址或接收人予以送达（送达方式为当面送达和邮寄两种）。③对于传阅类文件：：应填制《文文件传阅单》（DC-08）附于文件之上，并在处理单右上角加盖收件日期，按传送单上阅览人顺序逐一传阅，直到最后一位看完后，返回文控部。此外，对于接听的的电话、口头头通知等要及及时做好记录录、汇报或转转达，有条件件的单位在经经对方允许的的条件下还可可进行电话录录音保存。对对于收到的具具有保存价值值的照片、影影像资料也要要妥善保管。11.5文件存放各单位文控部应针针对收发文件件，分别建立立临时文件存存放区（夹和和柜）和专门门的文件夹和和文件柜进行行存放，且文文件应加盖日日戳，做到分分类有序，便便于查找。各单位文控部应在在对文件进行行合理分类的的基础上，建建立文件夹系系统（包括实实物文件夹和和计算机中的的数据文件夹夹），每一文文件在文件夹夹中都有确定定的唯一位置置，文件在文文件夹中按照照反时间的顺顺序，即后到到的文件放在在上边，以方方便查找最近近的文件。对对已处理完的的文件要及时时进行归档；；对尚在办理理状态的文件件，先期存放放于临时存放放区（临时文文件夹、柜等等），办理完完毕后才可以以归档。现场监理资料原始始件由监理区区段收集后存存放，重要资资料复印件同同时交由监理理分部存放；；一般性现场场监理资料定定期交监理分分部存放，监监理分部定期期进行清理后后，转入立卷卷归档。现场施工记录由施施工单位将原原始件留存，保证其安全直到工程结束，然后提交给业主作为永久档案保存。重要施工记录还应提供原始件（一式两份或多份）或复印件给相应的监理区段，由监理区段同时存放备查。11.6文件状态标识识、发放无论是收到还是发发出的管理文文件和技术文文件，文控人人员都要对其其进行状态标标识，其状态态标识分：有有效版本、作作废版本。对对有效版本和和作废版本分分别加盖印章章标识，对一一般资料只进进行收发文登登记备查。凡作废文件或失效效的文件资料料需存档保留留的均要加盖盖“作废章”进行标识。文文控部根据主主管部门提供供的发文范围围，确定发放放份数，填写写《发文登记表》（DC-10），将正式的的加盖了文件件受控标识的的有效版本文文件发至所需需要的部门，并并在新版文件件发放的同时时，收回旧版版文件并加盖盖作废印章，确确保文件执行行部门掌握文文件的有效版版本。11.7文件立卷归档档各单单位文控人员员要对存放的的文件定期进进行清理，对对已经办理完完毕的重要文文件及有保存存价值的文件件要及时立卷卷归档，做到到与工程施工同步步。**二线工程程《竣工资料料管理办法》、《文控编码规定》附件中《档案序列号一览表》、国家《建设工程监理规范》以及其它有关建设工程文件立卷或档案资料的规定与本部分要求一同构成文件立卷归档方法。11.7.1文件立卷卷工程文件的立卷归归档分别按“卷内”、“卷外”进行；“卷内”文件是指须须在工程结束束后如数的加加以整理编入入“工程档案”的文件；相相对而言，不不需编入“工程档案”的文件称为“卷外”文件。①立卷范围无论卷内、卷外文文件均要求立立卷。文件立立卷范围请按按项目经理部部下发的《文文控编码规定定》附件中《档档案序列号一一览表》内容容进行。“卷内”文件的立卷范围，**二线工程《竣工资料管理办法》有具体明确，请参照执行。以下文件不需立卷：◆重份文件。◆未成文的草稿和一一般性文件的的历次修改稿稿。◆事务性的，临时性性的没有查考考价值的文件件材料。◆与本单位无关之文文件。◆内容被其他文件所所包括了的文文件。如日报报、周报等。◆一般往来文件之封封皮、封套。②立卷方法和步骤：：第一步：按《竣工工资料管理办办法》、《档档案序列号一一览表》确定定本单位的立卷卷文件的范围围。第二步：根据立卷卷范围，清理文件。第三步：按《竣工工资料管理办办法》确定本单位需需立卷文件的立立卷方法。第四步：根据立卷卷方法，对需需立卷之文件件进行分类，编编制案卷类目目。第五步：拟写案卷卷标题。第六步：编写案卷卷内文件目录录及页码。第七步：填写备考考表，注明案案卷存在的问问题及本卷内内需要说明的的情况。第八步：案卷的装装订、装盒。第九步：案卷的排排列与编号。第十步：填写案卷卷目录。11.7.2文件归档档**二线工程建设设文件各参建建单位的文件件归档，由各单位文控控部或文控管管理办公室负责进进行，文控人员应应定期对存放放的文件进行行清理，按归归档范围进行行归档或移交，以确确保工程文件件资料的完整整、准确、安安全和有效利利用。应在各各自的职责范范围内做好建建设项目文件件材料的形成成、积累、整整理、归档和和管理工作。①归档范围**二线工程建设设项目档案归归档范围根据据中油股份气气石油办字[20011]213号”通知、北京**天华气办办字[20033]127号文件中有关关建设项目档档案管理的要要求，结合22002年1月10日发布、5月1日实施的国家家标准《建设设工程文件归归档整理规范范》中《建设设工程文件归归档范围和保保管期限表》执执行。归档资料包括：***二线工程程建设项目档档案、与二线线建设有关的的各类合同、各单位的来往公函、项目经理部、监理总部制定的各种规章制度所形成的文字资料以及涉及**二线建设活动中形成的需予以保存的各种文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文字材料。②归档方法文件的归档应分别别按电子版文文件纸张类文文件同步进行行。各参建单单位应在按“卷内”、“卷外”对文件进行行立卷归档后后，建立工程程档案。具体体要求请按照照国家档案局局203年4月1日发布实施施的《DA/T228-20002建设项目文文件归档要求求与档案整理理规范》第5.2条以及项目经经理部《文件件控制管理办办法》2.3条进行收集集、整理归档档工作。文件归档前文控人人员应检查以以下事项：◆文件是否是正式文文件；◆文件是否在归档范范畴之内；◆文件是否已处理完完毕；◆文件签署、处理等等是否齐全；；◆是否为作废文件；；◆文件材料是否字迹迹清楚，图面面整洁；（应采用耐久久性强的书写写材料，如碳碳素墨水、蓝蓝黑墨水等，不不得使用易褪褪色的书写材材料，如红色色墨水、纯蓝蓝墨水、圆珠珠笔、复写纸纸、铅笔等）11.8文件销毁文件销毁指将与本本工程、本单单位关系不大大、无保存价价值、或保存存期已过之文文件，按规定定集中销毁的的过程。11.8.1销毁文件件的范围◆上级下发的文件材材料，不需要要归档立卷的的。◆文件的重份。◆本部门文件、归档档立卷后之余余份。◆无归档立卷价值的的内部刊物、资资料等。◆超过保存期之文件件、资料或案案卷。11.8.2销毁方式式◆焚烧。注意彻底烧烧尽，不留片片纸只字，同同时注意安全全。◆化纸浆。注意包装装严密，运输输妥当，防止止散露及泄密密。11.8.3销毁程序序①清点：文控人员对对拟销毁的文文件进行清点点，确定是必必须；②登记：对拟销毁的的文件进行登登记；③签批：将登记表报报文控部负责责人、单位主主管领导审核核、签批；④备案：销毁，对销销毁的文件进进行备案；11.8.4.销毁文文件注意事项项◆无论采用何种方式式销毁文件，都都必须实行两两人监销。◆待销文件、材料，绝绝对不准当废废纸出售给废废品收购部门门。11.9文件借阅各单位文控部应编编制内部文件件传递和借阅阅等程序，保保证文件管理理的有序进行行和文件的完完整性。文件的借阅，应规规定好借阅范围，对于技术性性资料、保密密性资料等的的借阅，应建建立借阅审批批制，严格办办理借阅手续续。各单位文件借阅均均应由各单位位文控部统一一办理，未设设文控部的由由文控人员办办理。借阅人进行借阅时时，要在《文文件借阅登记记表》（D13）上登记，并按按要求填写借借阅原因，借借阅时间，归归还期限后，才才可取走。文控人员员要定期清查查借阅登记，发发现借阅到期期日未归还的的，要及时催催还。遗失或损坏文件资资料，责任人人要即时上报报，进行复制制修补，必要要时，还应追追究当事人的的责任。文件借阅到期需要要续借时，借借阅人应及时时到文控人员处办办理续借手续续，填写续借借时间及归还还时间并签字字。11.10文件安全与与保密工程秘密是关系工工程参建各方方权力和利益益，依照特定定程序确定，在在一定时间内内只限一定范范围的人员知知悉的事项，文文件保密在工工程保密过程程中起着至关关重要的作用用。各参建单单位文控人员都有有保守工程秘密的义义务，在进行行文件管理时，要根据密密级采取相对对应的保密措措施。对所拥拥有的工程文文件应依据工工程参加者对对文件的需要要程度来确定定其安全等级级。11.10.1保密范范围工程秘密主要包括括下列秘密事事项：◆涉及工程重大决策策中的秘密事事项。◆尚未付诸实实施的规划、计划、决策等。

◆内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。◆预决算报告及各类投资、造价报表。

◆图纸、涉及管道埋深尺寸、位置。◆涉及高新技术、专专利等资料◆◆其他经**二线项目目经理部确定定应当保密的的事项。

◆一般性进度、质质量报表、决决定、决议、通通告、通知、行行政管理资料料等文件不属属于保密范围围。11.10.2密级确确定项目经理部编制的的管理文件“保密工作制制度”（编码：SE180000-GZZZY-0221-A-22003）中已明确确规定各类文文件的密级划划分及保密规规定，请各参参建单位严格格按制度执行行。11.10.3文件安安全及保密措措施①根据文件密级严格格按文件应传传达人或单位位控制文件的的传递、使用用范围；受控控文件的分发发必须按要求求保密且应分分发给指定的的人；②过程处理文件要做做到及时清收收，存放；③加强文件的保管；；电子加密；；如：对电子子文件可采取取多重加密，电电子发文时进进行格式转换换；纸张类文文件采取加锁锁保管等；④凡涉及**二线经经济技术的、属属密级管理的的电子文档，原原则上不允许许拷入个人使使用的计算机机；确因工作作需要拷进计计算机的、属属密级管理的的经济技术电电子文档，必必须进行加密密处理；⑤为防止数据丢失，文文档电子版记记录应定期备备份；⑥文件打印、复印失失误，造成文文件报废时，要要做到及时销销毁报废文件件；⑦严格文件借阅制度度，控制借阅阅范围；未报项目负责人人书面批准，不不得向外借阅阅或拷贝涉及及**二线经济济技术类属密密级管理的电电子文档文件件。⑧文件销毁要严格按按销毁程序进进行。12.0文控检查与考考评文控控工作的检查查与考评是通通过上级单位位对下级单位位文件管理情情况的检查，以以及各单位内内部审查，确确定本手册被被有效执行来来实现。文控控检查由文控控部独立进行行组织，或与与其它各职能能管理部门联联合进行组织织。实施施检查工作的的单位有责任任制定计划并并实施检查，上上报检查结果果并保存检查查记录。12.1内部审查内部部审查由各单单位相关主要要领导组织进进行，分定期期审查和抽查查两种。各单单位文控部要要制定内部审审查制度明确确内部审查程程序及内审记记录表格；以以做为外部检检查的一个考考核依据；监监理分部应对对各监理区段段的文控工作作定期进行内内审。审查内容：◆《文控手册》及内部部文控制度是是否被有效执执行；◆《文件控制编码规规定》是否被被有效执行；；◆文件收、发、存记记录、登记是是否齐全；◆文件的签署是否齐齐全；◆文件的分类及归档档是否按电子子、纸张双籍籍制进行；◆文件查询及检索是是否方便；◆文件的状态掌握是是否清晰；◆资料的收集是否及及时、齐全；；12.2外部检查进行外部检查的初初衷是对各单单位是否按要要求进行文控控管理进行评评估。奖优罚罚劣，起到完完善、促进文控工作之目目的。外部检检查分为定期期检查和抽查查、巡查。检查内容：◆文控机构、文控人人员落实情况况；◆与外部单位的通讯讯网络建立情情况；◆文件格式是否按统统一规定执行行；◆文件控制编码编写写是否合理；；◆文件的签发、盖章章是否规范；；◆文件收发登记是否否齐全；◆文件的处理是否规规范；◆文件归档是否及时时，规范；◆文件借阅是否规范范、登记齐全全；◆文件销毁是否遵循循程序；◆文件状态