会管理第五章会前准备

第五章会前准备工作

对于任何会议来说，会前准备都是最重要的环节。会前准备是否充分，考虑是否周到，安排是否细致，直接决定着会议能否取得成功，能否实现预期目标。本章从会议材料的准备、会场布置与座次安排、发送通知与准备证件和物品、会前联络与沟通、生活服务几方面，阐述了会前准备阶段的相关内容和注意事项。第五章会前准备工作会议材料准备会场布置与座次安排发送会议通知与准备会议证件与物品会前联络与沟通生活服务准备 第一节会议材料准备一、会议材料的含义与特点二、会议材料的类型三、会前需要准备的材料内容四、准备会议材料的步骤五、准备会议材料的注意事项一、会议材料的含义与特点会议材料的含义：会议材料指为了实现会议目标、满足会议需要、保证会议效果，用于传达会议任务、记录会议情况、反映会议要求、体现会议精神的文字材料。

会议材料的特征：（一）多样性（二）时效性（三）重要性（四）复杂性二、会议材料的类型（一）按与会者接触材料的时间来划分

（1）会前发放的材料。如会议通知、会议议程、会议日程、上级指导性文件、会议须知、参会证件等，以让与会者了解会议基本信息（时间、目的、内容、要求等）为主。（2）会中使用的材料。如主持词、讲话稿、责任状、工作报告等，以向与会者说明会议目的和重要性、明确方向、提出具体措施为主。（3）会后形成的材料。如纪要、督查材料、新闻报道等，以向与会者宣传会议精神、强调与会者贯彻落实会议要求为主。（二）按材料在会议过程中所发挥的功能来划分

1.

会议指导文件如上级会议的决议或决定、上级下发的政策性和指示性文件、本级会议的必要性和目的性等文书材料。2.

会议主题文件如主持词（开幕词、闭幕词），讲话稿，主题报告，专题报告，发言材料，需要审议通过的选举结果、决议、方案、章程等。3.

会议程序文件包括会议议程、会议日程、会议程序、选举程序、表决程序、会务手册等。4.会议参考文件如统计报表、技术资料、活动简介、年度报告、产品介绍、调查报告、学术论文、典型经验材料、代表提案、公务书信、群众来信、与会代表来信和各类来访的书面材料、各种讨论稿、有关参考书籍等。5.会议宣传文件如会议通知、会议记录、会议简报、新闻报道、会议纪要、传达提纲等。6.

会议管理文件如签到簿，开会须知，议事规则，保密制度，分组名单，生活安排（食宿地点、作息时间、服务指南等），注意事项，证件等。三、会前需要准备的材料内容

（一）印发类一是用于向与会者传递会议的基本信息的材料，如会议通知、会议议程和日程等。二是为与会者参会期间的生活提供服务的材料，如参会证件、会议回执单、生活安排、分组名单等。三是用于向与会者传达会议的要求和规则的材料，如会议须知、上级指导性文件、会务手册、选举程序、保密制度、议事规则等。四是为与会者的讨论、发言、审议等提供参考的材料，如统计报表、技术资料、调查报告、活动简介、规划、章程、代表提案、工作方案等。

（二）宣读类如主持词（开幕词、闭幕词、祝词），讲话稿（发言讲话、总结讲话），报告（汇报提纲、主题报告、专题报告），指导方案等。四、准备会议材料的步骤根据会议需要拟定会议材料目录收集整理资料，起草初稿请领导审核修改并核稿校对印刷分类检查五、准备会议材料的注意事项（一）准确领会领导意图，把准会议脉搏（二）广泛征求相关意见，摸准下级情况（三）考虑周到全面，兼顾各方需求（四）合理安排内容，增强可读性（五）认真查缺补漏，留有余地第二节会场布置与座次安排一、会场布置与布局（一）以必要的装饰营造会场气氛

会场装饰的主要内容有：

1.会标会标即直接以会议全称为信息的文字性标识，用于正式的、隆重的会议。

2.会徽会徽是最能体现或象征会议精神的图案性标识，一般悬挂在主席台的天幕中央。

一是来源于本组织的徽志，如党徽、国徽、警徽；

二是来源于主办机构的徽志；

三是向社会公开征集。

3.旗帜

4.灯光

（二）依会议目的选定会场形式1.会场的整体布局形式

（1）相对式：（2）全围式：

（3）半围式：（4）分散式

四种会场形式的适用情况表会场格局会场形式适用会议优点相对式“而”字形、礼堂形大中型的报告会、总结表彰会、代表大会等会场场面开阔、较有气势，会场气氛严肃、庄重。全围式圆形、椭圆形、正方形、长方形、多边形小型的座谈性、协商性等类型会议营造融洽、和谐的气氛，体现平等、尊重，便于与会者交流。便于主持人观察、把握与会者的心理状态。半围式马蹄形、T字形、桥形中小型工作会，桥形尤其适于述职、听证等会议既考虑到主席台地位的突出，又增加了融洽的气氛。分散式圆桌形、方桌形、V字形规模较大的联欢会、茶话会、团拜会等突出了领导和嘉宾的地位，又为与会者提供了多个谈话、交流中心，营造轻松、自由的气氛。2.主席台的布局形式

要考虑以下两方面问题：一是主席台的座位格局。二是讲台的设置

二、位席标识与座次安排

（一）准确进行位席标识（二）合理安排与会者的座次（一）准确进行位席标识

位席标识是指引与会者就座的各种标志。

常用的标识方法有：

♦座位号标识

♦团组座区标识

♦席卡（名签）标识（二）合理安排与会者的座次

1.主席台的座次安排

●严格按照会议领导机构确定了的名单次序安排座次。

●按照就座者的职务、身份、地位、资格排列。⑦⑤③①②④⑥⑧⑥④②①③⑤⑦其他与会人员的座次安排

横排法：从左至右横向依次排列。

竖排法：沿一条直线从前至后依次安排座次。

左右排列法：先以会场主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座次。排在第一位的居中而坐，以此为基点，其余的以居中者静态方位的左手方为第一顺序，一左一右，先左后右，依次排列。3会场的桌椅配置第三节发送会议通知与准备会议证件与物品一、发送会议通知（一）会议通知的形式

1.口头通知

2.书面通知

（二）参会确认

确认与会人员常用的方式有：

回执确认；电话确认；报到确认。

会议回执单姓名性别职务年龄单位手机通讯地址传真E-mail发言题目接站事项（无需接站不填）到站时间（车次、航班）返程票预定（无需预定不填）（三）会议通知发送的内容会议通知向与会者传递以下信息：

会议名称（全称），主办方名称，会议时间（报到时间、会议起止时间、会期），会议地点（会场所在地名、街区名称、门牌号码、楼层号、房间号、会场名称等），会议内容（包括会议的目的、议题，讨论的提纲、议程等），与会人员名额与要求（如职务、级别、资格等），其他事项（如参加会议的费用、报名的方式和截止日期、有关论文撰写和提交的要求、入场凭证以及组织者认为必须说明的事项），联系方式（地址、邮编、银行账号、电话和传真号码、网址、联系人姓名等）。还可画出会场的交通简图，抵达的公交线路、出租车里程与车费额度等。（四）发送会议通知的注意事项1.提前发送2.认真核对3.及时提醒4.当面送达二、准备会议证件与物品（一）准备会议证件（二）准备会议物品（一）准备会议证件1.会议证件的含义与作用会议证件的作用：一是为了表明会议期间正式代表、列席代表、旁听等各种不同人员的身份，便于辨认和管理；二是会议证件作为出入会场的凭证，便于检查；三是会议证件人手一份，便于统计人数；四是可以作为纪念品，留给与会者收藏留念。2会议证件的种类（1）按会议证件的制作形式分

胸卡式

佩带式（2）按与会者参加会议的身份分

主席团证、出席证、列席证、旁听证、工作人员证、记者证、嘉宾证、车辆通行证3会议证件的内容与格式

内容一般包括：

会议证件的式样：

会议名称

竖式胸卡

会徽

横式襟牌

会议日期

证件种类

姓名、性别

证件编号和持证须知

与会者照片，并加盖印章

（二）准备会议物品会议物品的种类

记录会议信息类

会场基本设施类

会场装饰类

印刷通信类

生活卫生用品类

其他专门用品类

2.准备会议物品需注意的问题

制订计划

充分准备

专人负责

经济适用第四节会前联络与沟通会前联络与沟通的意义会前联络沟通的方式会前联络沟通的内容会前联络沟通的要求会前联络沟通的注意事项一、会前联络与沟通的意义（一）提高会议活动质量的基础保证1提升会议效果2提升会议执行力3提高对会议的控制度（二）提高筹备工作质量的有效保障1交换意见，提升解决问题的能力2统一想法，提高解决问题的效率二、会前联络沟通的方式口头沟通书面沟通口头沟通书面沟通简捷，即时性强复杂，即时性强慢反馈迅速及时反馈较为缓慢表达灵活、口语化表达正式、严肃可伴有手势、表情等体态语，增强传递信息的效果依赖语言文字的表述，沟通效果受文字制约，保留时间短，不便于查对，易忘可留档备案，便于保存和查对受时间、空间等环境制约不易受时间和空间影响易出现误解，造成传递走样或失真便于反复研究，加深认识和理解三、会前联络沟通的内容（一）与领导沟通——请示与汇报会议的关键要素1.向领导请示会议有关事项2.向领导提示和建议有关事项（二）与参会部门沟通——知会与传达会议的基本信息1.根据领导指示及时传达会议信息2.根据会议需要主动联络有关部门（三）与保障部门沟通——部署与协调会议的后勤保障1.内部后勤服务的部署与协调2.外部事务性协调四、会前联络沟通的要求（一）准确（二）及时（三）高效五、会前联络沟通的注意事项（一）分工合作（二）因人而异（三）换位思考（四）思路清晰（五）讲究技巧第五节生活服务准备一、会议生活服务的基本原则二、会议生活服务的主要内容三、安排会议生活服务的注意事项一、会议生活服务的基本原则（一）热情周到（二）遵章守制（三）严保安全（四）合理适度二、会议生活服务的主要内容（一）住宿安排

1.提前谋划2.远近适宜3.规格适度4.尽量集中5.确保安全6.价位适中7.留有余地8.搭配合理（二）餐饮安排1.饮食安排（1）卫生达标，确保安全（2）营养可口，兼顾特殊（3）规格适中，节约为本（4）提前预订，事先设计2.饮水服务（1）适量（2）适时（三）交通安排1.用车服务（1）建立严格的会议车辆管理制度。（2）建立严格的车辆安全检查制度。（3）建立规范的驾驶员管理制度。（4）建立会议期间用车值班制度。（5）建立相对稳定的租车渠道。2