公文格式处理中应注意的六个问题

公文格式处理中应注意的六个问题公文具有特定效力和规范格式,是机关工作的重要载体.公文格式是公文的各个组成部分在页面上的具体表现形式,是公文权威性和严肃性在形式上的体现,是对公文效用的重要保证.公文格式正确与否,不仅关乎机关形象；而且关系公文作用的有效发挥.这里简要说明一下公文格式处理中应注意的六个问题.1.版头.版头是发文机关的全称或规范简称,以红色字体印刷.存在的主要问题,一是版头单一.一方面,机关公文版头要党政分开,党委部门一般应向党委行文；政府部门一般应向政府行文；政府部门与各人民团体、企事业单位确需向党委行文的,须以党组<党委>名义,用党组<党委>版头行文.另一方面要根据不同工作需要制作不同的版头.二是"黑头"行文.正常的机关行文应用红色版头,人们常说的"红头文件"就由此而来.实际工作中,不少机关行文不用版头,按一般文字材料的格式处理,还有的不用红色版头,而用黑色字体代替,形成"无头"或"黑头"文件,很不严肃.三是版头散乱.这类问题在联合行文时容易发生.版头部分位于公文首页的上半部,一般约占整个页面的1/3.一些单位在联合行文时,将十几家单位都摆在版头部分,使版头面积大大超过了规定的要求,既不美观、大方,又不严肃；有的没有将主办机关放在前面,而且机关排名不分主次,按一般机关单位顺序自然排列,造成主办单位不明确.解决这类问题,我们可以在联合机关较多的情况下,只用主办机关文件的版头和发文字号,其他联署机关可在标题和落款中标识.2.发文字号.发文字号位于红色横线上居中位置.常见的问题,一是字号单一.一般情况下,一个发文机关通常要有"发"、"字"、"函"三种文件字号,按发文内容和对象分别确定."发"多用于向下级机关布置、安排工作,属下行文；"字"多用于向下级机关通知有关事项,批复下级机关请示,向上级机关请示或报告工作；"函"用于平级和不相隶属机关通知会议、商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关系的部门请求批准等.〔新东方刘源老师特别提醒考生注意本段〕许多机关不管发文内容和对象,所有公文都是一"发"到底,这是不对的,尤其是对上级机关行文不能用"发"的字号.二是括号标识不规范.不少部门发文字号中的括号用中括号标识,有的用半圆括号,有的用四角括号,这都是不规范的,应改用六角括号.三是顺序号标识不当.一些部门和单位在标识顺序号时用"第010号",按照《条例》规定,"第"字和前面的"0"都应删掉,改为"10号".3.主送机关.主送机关是主要受理公文的机关,也称公文上款或抬头.标识主送机关,一要规范,要用全称、规范简称或同类型机关的统称.二要准确,向上级机关行文,应主送一个上级机关,由主送机关负责答复；受双重领导的下级机关向上级机关行文时,应主送负责答复的上级机关,再抄报另一上级机关.因此,向上级机关行文,特别是请示类公文,尤其要明确一个主送机关,不能有第二个或更多的主送机关.一些部门在上行文中用"##并##"标识,往往使人不明白由谁主办并答复,容易误事.4.结尾用语.一些文件如请示、报告等,一般应在公文正文之后,落款之前标识结尾用语,表示发文目的和要求.不同的文种,有不同的结尾用语,不能混用.请示文种一般多用"以上请示,请予批复"、"以上请示,请批复"、"专此请示,请审批",如属建议批转性意见<请示>,结尾则用"以上意见<请示>,如无不妥,请批转各xxx贯彻执行"；报告文种多用"专此报告"、"专此报告,请审阅"等.有的单位用"以上报告,请批示"的结语,使人不知所云,往往贻误工作,达不到发文目的.5.主题词和印制版记.标注主题词可方便文件查阅.特别是随着办公自动化的逐步推行,标识主题词对文件检索的作用将更加明显.印制版记,表示发文机关、成文日期、印数等内容,也体现该单位对公文的负责,一定要标识,不能省略.6.公文字体.公文不同部分所用字体不同,要正确运用.一般情况下,公文大标题用标宋,二级标题用黑体,三级标题用楷体,主送机关、正文、落款用仿宋体,印发、转发、批转公文的通知部分全用楷体,主题词用宋体,抄报、抄送与印制版记用仿宋体.公文评析示例2篇公文评析一：××县教育局关于购买计算机的请示××县人民政府：目前,计算机发展迅猛,已经成为当今世界不可或缺的办事工具.为让我县学生跟上时代潮流,掌握先进的技术,应该在中小学普与计算机教育.我局现已定凡四年级以上班级都要开设微机基础课,购买计算机需要资金,望政府予以支持拨款.特此请示.××县教育局二○○二年×月×日[评析]此文存在的错误：1.请示的原因表述不简洁.2.请示事项不具体：缺少购买计算机需要县政府拨款的具体数额.3、表述不准确："我局现已定"表述不准确.4、结束语使用错误："特此请示"不符合请示的格式.修改为：××县教育局关于购买计算机的请示××县人民政府：为了在中小学普与计算机教育,经我局讨论研究,拟定四年级以上班级开设微机基础课.购买计算机需要资金300万,望政府予以拨款支持.以上请示妥否,请批示.××县教育局二○○二年×月×日公文评析二：××市整顿基层工会组织开展建设"职工之家"活动的计划为了把中国工会第十八次全国代表大会提出的各项任务落实到基层,全国总工会决定,从二00七年下半年开始,用三年左右的时间,对全国工会基层组织进行一次普遍整顿,逐步把基层工会办成名符其实的"职工之家".根据"全总"的决定和省总工会的要求,结合我市实际情况,特制定②如下计划：〔一〕"全总"在《决定》中指出：整顿工会基层组织要紧紧围绕党的十七大提出的宏伟目标,全面落实新时期工会方针,解决好基层工会组织不够健全,工作不够活跃,联系群众不够密切,与新形势新任务的要求不相适应的问题.通过整顿和建设,提高工会组织的战斗力,密切工会与群众的联系,在建设中国特色社会主义③伟大事业中充分发挥工会组织的作用.全国工会"十七大"以来,我市工会基层组织逐步建立健全④,各项工作取得了一定的成绩,涌现了一批先进基层工会组织、优秀工会干部和工会积极分子.但是,基层工会工作的现状与当前改革开放形势的要求是不相适应的.一是工会领导班子和干部队伍不适应"四化"⑤和工会建"家"的要求,有些工会干部缺乏改革和创新的精神.二是部分基层工会组织不够健全⑥没有发挥应有的作用.三是部分基层工会工作不够活跃,与群众的联系不够密切.四是少数基层单位忽视工会组织的##化和群众化建设.为了把基层工会建设成为名符其实的"职工之家",从现在起,必须把整顿、建家⑦工作,⑧作为一件大事来抓,在各级党委的领导下,取得企业行政⑨的支持和共青团的配合,依靠广大干部职工⑩,经过三年的努力⑾逐步把基层组织整顿好,建设好,开创一个新的局面⑿.〔二〕"全总"制定的建成"职工之家"的标准是：⒀一、建设一个符合"四化"要求,密切联系群众的领导班子和一支热心为群众服务的工会积极分子队伍.二、教育和动员职工站在改革的前列,努力促进技术进步,开展社会主义劳动竞赛,提高经济效益和社会效益,保证完成国家交给的各项任务.三、组织和动员职工学习政治、文化、科学技术和经济管理知识,提高思想政治素质和科学文化素质,在建设一支有理想、有道德、有纪律的职工队伍中发挥应有的作用.四、推进企业、事业##管理,承担起职工代表大会工作机关的任务,在办好社会主义企业、事业中充分发挥作用.五、保障职工福利,维护职工合法权益,为职工说话办事,为职工"排忧解难".六、健全工会组织,加强小组建设,不断完善##生活和##制度,做##的模范.为了把"全总"制定的"六条"标准具体化,各县和基层工会可依据这些要求并参照省工会提出的实施细则〔讨论稿〕,结合自己的实际情况,制定实施细则.〔三〕在三年内把我市一千零十个基层工会组织整顿好、建设好,必须从今年下半年开始,全面开展整顿、建家活动,使基层工会分期分批达到"建家"的标准,办成名符其实的"职工之家".⒁经过全面摸底排队,初步计划,全市一千零十个基层工会,二00八年达到建家标准的为一百八十五个,占18%,二00九年达标的为四百三十四个,占43%,二0一0年