第十四讲印章信证管理技能

本讲着重介绍印章的种类样式及印章的使用管理规范要求；凭证、信证的种类样式及凭证、信证的管理与使用规范要求。第十四讲印章信证管理技能了解印章的作用、印章的种类、印章的样式；熟练掌握印章管理（刻制、启用和保管）的基本要求；熟练掌握印章使用的程序规定与用印的技巧；掌握机关凭信的管理与使用规范要求。1234

1．实训背景：本单位供应科小周来办公室申请办理转给配套厂家8月份供应本公司生产配件款项的转款用章手续，办公室秘书小李审核无误后，正在转帐凭证上一份份地认真准确地盖单位正式印章和总经理的法人章，这时突然电话铃响起，小李把印章放在桌面上就去接电话，电话那头是陈总经理，他交代小李有急事必须立即离开办公室去处理。模拟小李在这整个过程中的规范处理程序和方法。2．实训内容：单位正式印章和法人章使用与管理的程序要求3．实训要求：（1）本实训安排在综合模拟实训室的办公室里进行。（2）实训分小组进行，每组3人，其中1人扮演公司总经理，1人扮演小李，1人扮演小周。（3）实训室中日常办公用品配置齐全，有保管印信的专用保险柜（箱），用印申请书、登记簿及电话等齐备。实训项目与宏昌机械制造公司做配件的一合作企业的推销员张某找到宏昌机械制造公司办公室秘书小王，声称他有一单好买卖，可他因远离公司，无法在三天内赶回公司拿来介绍信与对方签合同，想借用公司的名义与对方签合同，让王秘书给他出具一张公司的业务介绍信，等合同签完后立即归还介绍信，并承诺事成后给王秘书一万元报酬。王秘书想：对方与本公司一直有业务往来，长期来一直都很守信用，因此，不好意思驳回他的面子而影响两家的关系；再者自己也有好处可得，是个一举两得的好事。估计不会出什么意外。因此，没经请示，就擅自应允并给张某开具一张业务介绍信。张某拿到介绍信后，即以宏昌机械制造公司业务经理的身份与一家代销公司签订一份购销合同，要对方先预付二百万元到指定帐户，半个月后再提货。款项到达后，张某即分数次提款，然后携款潜逃。代销公司在半个月后提不到货，将宏昌机械制造公司告上法庭，要宏昌机械制造公司赔偿被骗款项。案例导入一、印章的作用

（一）权威作用机关或单位都有其特定的地位和所辖范围，单位的印章是该单位权威性的象征物，加盖印章后，在其职权范围内所发布的命令、指示、规定、制度等，就会发生效力，所属单位和人员都得遵照执行。

（二）凭信作用印章对下象征权力，对上承担责任，对外代表信用。文件材料一经加盖印章，就代表制文机关对其法定效力的确认，开始施行法定的职权，或者承担法定义务。

（三）标识作用每个都有一个法定名称，而这个法定名称又是通过印章来做标志的，印章上标明这个机关或单位的法定全称，使人一目了然地看出其性质、级别和职权范围。二印章的种类正式印章即公章，按照法定规格、外形、尺寸和样式刻制的标明一个机关或单位法定全称的印章，由上级机构刻制授予校对章收发章缩印章套印章专用印章个人名章领导签名章钢印章钢印是用铜质材料制作的，利用压力凹凸成形。一般加盖在贴有相片的证件上，起证明持证人身份的作用.由领导人亲笔书写，照真迹按比例放大或缩小刻制的印章。如果该领导是法人代表，那么该印章又称法人章。一般干部姓名的印章，如文秘、会计、出纳等的名章。作用是代替手写签名，加盖在文件或凭据上以示负责。专门刻制用于某种特定用途的印章，刊单位名称外并加刊“××专用章”字样，适用于印章上标明的使用范围。制印大批量文件时，把正式印章通过扫描编制入文件中一起印刷而成，其款式和法定效力与正式印章相同。依据正式印章或专用印章按比例缩小了的印章，用在各类票券上作为凭信，缩印章不能作为正式印章使用。机关单位在收发文件过程中使用的专门印章。一种用于收文回执上；另一种用于收到文件上登记收文内容的。用于校对、勘误文件或表格中个别错误之处，作用证明修改处为文件所发单位本意，证明其修改具有法律效力

（一）印章的质料常用的印章质料有角质、木质、橡胶、塑料、钢材等。电子印章采用数字化技术制作。

（二）印章的形状党政机关、事业单位、社会团体的正式印章，一律为正圆形。其他公务印章可视情况而定，一般有正方形、长方形、椭圆形、三角形等形状。企业正式印章的形状由企业自定。三、印章的样式

（三）印章的印文印章的印文必须是机关和单位的法定名称或规范简称。1．地区（盟）行政公署的印章，冠省（自治区）的名称。自治州、市、县级人民政府的印章，不冠省（自治区、直辖市）的名称。市辖区人民政府的印章冠市的名称，乡（镇）人民政府的印章，冠县级行政区域的名称。2．印文的文字为规范的简化宋体字，自左而右环行。3．领导人签名章字体可根据个人书写习惯而定。4．实行民族自治的地方人民政府的印章，可以并刊汉字和相应的民族文字。5．三资企业印章的印文可并刊中外文，外文在上方，中文在下方，自左向右横排，中文多用宋体和繁体字。有的三资企业公章上方刻外文，中间是一横线，横线下刻有“总经理”三个字，这种印章说明用印时必须同时有总经理的签名才有效。

（四）印章的图案1．国务院、国务院各部委及直属机构、办事机构，国务院直属事业单位，国务院部委管理的国家局，国务院部委的外事司（局），国务院部门的内设机构和所属事业单位法定名称中冠“中华人民共和国”或“国家”的单位，县及县以上各级人民代表大会常务委员会、人民政府、人民法院、人民检察院、专门人民法院、专门人民检察院以及我国驻外使（领）馆等的正式印章中央应刻有国徽。2．国家行政机关内设机构或直属单位、地区（盟）行政公署、乡镇人民政府以及企事业单位、社会团体的正式印章中央刊五角星图案。3．国务院的钢印、国务院有关部委外事用的火漆印，中央刊国徽。4．其他确需使用钢印的单位，钢印中央刊五角星。

（五）印章的尺寸1．国务院的正式印章，直径为6厘米。2．各省、自治区、直辖市人民政府；国务院办公厅和国务院各部委；正部级的国务院直属机构、办事机构；正部级的国务院直属事业单位；国务院议事协调机构和临时机构的正式印章直径为5厘米。3．副部级的国务院直属机构、办事机构；副部级的国务院直属事业单位；国务院部委管理的国家局；自治州、市、县级和市辖区人民政府以及地区（盟）行政公署的正式印章直径为4.5厘米。4．国务院有关部委外事用的火漆印，乡（镇）人民政府的印章，以及驻外使（领）馆的印章，直径为4.2厘米。

5．国家行政机关内设机构或直属单位、企事业单位、社会团体的印章，直径不得大于4.5厘米。

6．党的机关的正式印章尺寸规格一般与同级行政机关的印章相同。7．套印章的尺寸大小与正式印章相同。8．国务院的钢印，直径应为4.2厘米。其他确需使用钢印的单位，其钢印的直径最大不得超过4.2厘米，不得小于3.5厘米。9．其他印章或戳记的尺寸由单位自行确定。

（一）印章的管理1．印章的刻制（1）正式印章的刻制采用分级负责的原则，下级机关或单位的印章是由上级领导机构批准后刻制颁发，领取正式印章时，必须由本单位的两个正式职工持本单位领导人签名的介绍信领取。（2）如需自己刻制正式印章，须以“请示”文种报经上级主管领导机关审核批准。报批时，应同时将上级主管领导机关批准本单位成立的正式公文及刻制印章的式样、尺寸、印文、图案、字体等一并上报。批准后，由印章的制发单位开具公函，附上章样到所在地的公安部门登记并到指定的刻章单位刻制。（3）单位内部的领导人签名章、办事章、校对章、合同章以及其他戳记，凭本单位的介绍信到指定的刻制单位刻制。

四、印章的管理与使用

2．印章的启用（1）印章启用时，应由制发或批准刻制印章的机关颁发启用通知，并于文到之后方能正式启用。如是由新印章取代旧印章，起用新印章后，旧印章作废。（2）印章启用时，使用印章机构应将印模和启用日期一并报送颁发机构备案，并要立卷归档，永久保存。目的是为日后辨别真伪印章时起鉴证作用。（3）印章启用之前，使用印章机构还应向有关单位发出正式启用的通知并附上印模，在正式印章启用通知所规定的生效日之前，该印章不得使用。

3．印章的保管（1）专人负责管理印章必须由政治上可靠、工作上责任心强、懂得印章管理和使用的法规要求并了解本单位情况的人员负责管理。（2）确保安全可靠印章应选择安全保险的地方存放和保管，如果是存放在办公桌的抽屉里，则应装配牢固的锁具。经管人员不得将锁存印章的钥匙委托他人代管，也不得将钥匙插入锁孔后离去，以免印章被人盗盖。（3）应注意保养使用印章要注意轻取轻放，避免破损。要经常洗刷，防止印泥和其他污物将刻痕填塞，以保持图案和印文的清晰。

（二）印章的使用1）盖用单位公章，用印人必须填写“用印申请单”，经主要负责人或经主要负责人授权的专人审核签名批准。2）印章管理人员在盖印前，必须对用印的文件内容认真审阅，确认与申请用印的文件内容相符且份数相等后，才能盖印。对各类奖惩、决定、证书等重要文件的用印，均要检查有无附有批文或领导人的批复，并要按文件和批复核对人数、姓名，做好登记。上述文件须立卷归档，以便核查。3）履行登记手续，建立详细的用印登记本。每次用印，都必须进行详细登记，以备发生意外时查核。登记的项目有：用印日期、文件名称、发往机关、用印份数、签发人、用印人等。一般采用簿式登记。

4）一般证明用印，由秘书长或办公厅（室）主任批准。5）印章盖的位置（1）印章应盖在文件落款处，上不压正文，下要骑年盖月。文件中正文与落款的距离不能超过1行。（2）带存根的公函或介绍信、证明信要分别盖骑缝章和文末落款章。（3）调查材料及档案复制材料等，为证明各页之间的完整联系，应将同一文件每一页均匀错开，骑各页加盖公章。（4）修正文件中的文字错误，在改正处加盖校对章。（5）鉴证合同、证明档案摘抄（复印）材料的真实性，应在合同、复印件或其他材料最后一页的末尾空白处书写证明词并盖章，或在文件指定的位置盖章。（6）传递秘密文件，要在封套的正面加盖标明密级的保密章，各封口处加盖公章或密级章。传递急件和特急件要在信封上盖标有“急件”和“特急”字样的急件章。（7）盖章要端正、清晰。印油要均匀，颜色要正红，用力要适度，使盖出的印章端正、庄重、清晰。

6）加盖钢印注意事项钢印应加盖在照片的脖子和衣领以下与证件交接部位，不得加盖在照片人的头部和脸上；加盖钢印后，照片必须印有字迹或图案，不能仅有钢印圆印迹，以免仿造或自行更换照片；钢印印迹尽量正置，以示盖印机关的权威性。7）领导个人名章领导个人名章需经授权同意后方可加盖。

（三）印章的停用1．印章停用处理机关正式印章在该机关名称变更，机构撤销、合并或因其他原因不复存在时，停止使用。停用印章要发文通知有关单位。停用作废的正式印章要及时送交原颁发机关封存或销毁，不得在原机关保存。

2．印章的存档和销毁原制发印章的单位，对废印章应集中起来，定期销毁。销毁印章应报经单位负责人审核批准。主管印章的人员应在销毁现场实地监销。所有销毁的印章都要留下印模存档，以备日后查考。

（一）凭证的使用与管理1．凭证的使用凭证须加盖印章后方生效。凭证有的要用钢印，如工作证、毕业证书等；有的用缩印章，如票证；有的用专用章，如身份、经历或专项证明。出具证明信要负法律责任。

2．凭证的样式（1）固定式根据特殊需要而统一印制的证明信。如“工龄证明”、“学历证明”等。它一般都有存根和编号。领用者须先申请，经主管审核同意后才可开具。填写时正本与存根内容要一致。（2）便函式领用时也须先申请，主管审核同意并签字。填制的内容应客观真实、清楚准确，还要履行领用登记手续。五、信证的管理与使用

3．凭证的审核与盖章以单位名义出具证明信必须经主管领导审核、同意并签字。有存根的固定式证明信要盖落款章和骑缝章。

4．凭证的管理1）按顺序编号所有凭证都要按顺序编号，领用时须严格履行登记和签收手续。2）凭证的登记与存档（1）固定式凭证的存根要妥善保存；临时书写的凭证要登记注册；重要问题的证明应保存领导签发的原稿和一份正本（即存本），并立卷归档。（2）所有凭证文件都要永久保存。

（二）介绍信的使用与管理1．介绍信的基本知识1）介绍信的作用介绍信是向接洽单位介绍本单位派遣人员的姓名、身份和接洽事宜的专用书信，证明被派遣人员的身份，同时又代表一个机关和单位的法定授权。2）介绍信的样式（1）固定式按固定格式印刷，分信文和存根两部分，都印有编号并装订成册，信文交持有人携带，存根留本机关或单位存查。（2）便函式便函式介绍信用于手工书写或计算机打印。无论书写还是打印，都要使用印有单位名称的信笺。

2．介绍信的使用和管理1）介绍信的填写与使用（1）正式介绍信通常为专门印制的带存根并有编号的固定式，用于单位比较重要的正式对外联系事务。（2）联系一般事务可用即时手写的便函式介绍信。（3）领用介绍信要先由领用人申请，说明申请人姓名、联系单位、联系时间和联系事项，经主管领导批准后开具。（4）介绍信所填内容应明确具体，填写的持出信文与存根内容要一致。（5）开具介绍信必须填写有效限期。（6）下级要求转开上级单位介绍信，须有主管领导签字同意。开后把领用申请和下级单位的介绍信附在存根后面备查。（8）领用人要履行签字手续，以示负责。固定式介绍信在存根上签字，临时书写的便函式介绍信在专用登记簿上签字。

2）介绍信的盖章（1）固定式介绍信除盖落款章外，还要盖骑缝章。（2）便函式介绍信只需盖落款章。3）介绍信的保管（1）介绍信一般和公章由同一人保管，要保证存放安全，不可缺页或丢失。（2）介绍信开出后未用，应收回，粘贴在存根上。（3）介绍信丢失应及时报告；涉及重要事项的应及时通知前往办事的单位，以防被人冒名顶替而造成损害。（4）严禁开出盖有公章的空白介绍信。特殊情况需开出要有主管领导批准，领导的批准应粘贴在存根上，以备查考。

4）介绍信存根的