办公通信礼仪教案

.适用文档.办公通信礼仪教课设计教课目的：认识使用通信设施时应注意的问题教课要点：掌握使用通信设施时应注意的问题教课难点：使用通信设施时应注意的问题教课方法：讲解法、情形教课法、小组议论法。教具：多媒体课时：2课时教课过程：一、导入在人与人的交往中，礼仪越周祥越保险。——托·卡某尔礼貌使有礼貌的人愉悦，也使那些受人以礼相待的人愉悦。——孟德斯鸠二、讲解新课〔一〕、礼仪在好多时候能够代替邮寄的商务信函在草拟时应依照商务信函的一般格式，做到简洁简要，文明有礼。1、的礼仪标准的使用有其独到的规那么和礼仪标准，在使用时应注意恪守。(1)将要发送的内容应简洁简要，尽量不要发送好多页数的，免得占用设施、浪费纸张。(2)单位所使用的设施，应安排专人负责。无人在场而又有必需时，应使其处于自动接收状态。单位的机尽量不要与办公采纳间一线路，免得影响正常办公。(3)不要未经对方同意私自觉送。有的企业机并不是整天开机，所以应认识对方开机的时间或许预先联系，以便对方做好接收准备。(4)不要在未经加密的机上传递保密性资料。急件应在封面上注明，必免被耽搁。..适用文档.件要用有企业信头的公函纸而且注明时间、日期、接收人的姓名、号、号码以及所在部门的名称，还要注明发送人的姓名、号及所在部门的名称，传递文件的页数等。(7)发送时一定依照规定操作以保证的清楚度。机有时纸张成效不理想，笔迹可能不太清楚，也简单退色，应实时将件复印存案。(8)使用完机后要检查机能否还有纸，假如马上用完要加纸。2、的注意事宜使用时还要注意以下事宜：(1)一定洼意保护个人和所在单位的形象，在发送时一般不行缺乏必需的问候语和道谢语。发送文件、信函、资料时更要注意这一点。(2)不要私自去除别人在机上的设置。(3)假如在发时收到其余人的，应将其放在收件人的信箱里，不要擅自查察其内容。(4)即时办理相关事宜。人们在使用时，最为看重的是它的时效性。因此在收到别人的后，应在第一时间内采纳合适的力式旨知对方，免得对方惦念。〔二〕、礼仪被现代人公以为便利的通信工具，在平常工作中，使用的语言很关键，它直接影响着一个企业的名誉；在平常生活中，人们经过也能大略判断对方的人格、性格。因此，掌握正确的、礼貌待人的打方法是特别必需的。接听的步骤以下：1、接听前准备笔和纸。假如没有准备好笔和纸，那么当对疗需要留言时，就不得不要求对方稍等一下，让来宾等候，这是很不礼貌的。所以，在接听前，耍准备好笔和纸。(2)停止全部不用要的动作。不要让对方感觉到你在办理一些与没关的事情，否那么对方会感觉接听者在分心，这也是不礼貌的表现。(3)使用正确的姿势。假如接听姿势不正确．不当心从手中滑下来，或掉在地上，发出难听的声音，也会令对方感觉不满意。..适用文档.(4)带着浅笑快速接起，让对方也能在中感觉到接听者的热忱。2、接听时(1)三声以内接起，别的，接听还要注意接昕电活的语调，让对方感觉到减意；往意语调的速度；注意接昕的措辞，绝对不可以用任何不礼貌的语言方式来使对力感觉不受欢迎；注意两方接昕的环境；注意当线路发生故障时，一定向对方确认原由；注意打两方的态度。当听到对方的淡话很长时，也一定有所反应，如使用“是的、好的〞等来表示你在听。主动问候，报部门介绍自己。假如想知道对方是谁，不要冒昧地问“你是谁〞，能够说“请问您哪位〞或许以礼貌地问，“对不起，能够知道应怎样称号您吗？〞(4)须放置或让来宾等候时，应赐予说明，并道歉。每过20秒留神一下对方，向对方认识能否愿意等下去。(5)感谢对方来电，并礼貌地结束。在结束时，应用踊跃的态度，同时要使用对方的名字来感谢对方。〔三〕、E—mail礼仪E-mail即电子邮件，又称电子信函或电子信函。它是利用电子计算机所组成的互联网络向交往对象所发出的一种电子信函。使用E-mai1要注意吼下礼仪标准：(1)同时发给几个人的电子邮件最好采纳分别发送形式，不要使用抄送格式或许群发。每日检查新邮件，收到别人的重要电子邮件后应马上答复。答复信函时可合适附上原文，以便收件人能很快知道答复信函的要旨。重要的电子邮件在发送成功后还应咨询其能否收到。电子邮件要注明主题。主题应盲简意赅，令人一日了然。往意标题不要过长，免得被邮件系统自动归人垃圾邮件。邮件内容要谨慎。此刻法律规定电子邮件的内容能够作为法律依照，所以公事来往中关于电子邮件的内容必定要谨慎。邮件不要太长，否那么简单令人忽视局部内容或许失掉兴趣。邮件最好采纳纯文本格式，假如需要发送附件，要考虑对方可否阅读该..适用文档.文件。因为不一样的电脑的操作系统不一样，附件内容未必能够打开。仔细撰写邮件。向别人发送的电子邮件必定要精心构想，仔细撰写，语言要流利。引用数据和资料时应注明出处。防备乱发邮件。妞果没有必需，不要向别人乱发电子邮件。信函的开头结尾最好有问候语。小洁是A企业的新人，负责办公室的常务工作。这日，办公室主任冯女士要他给企业的研发部门的职工发一封E-mail，通知大家下周的例会时间变更。小洁想想自己平常络挚友们群发邮件的情形，使胸中有数地坐到办套桌前，开始撰写邮件。内客以下：各位职工，这是一个时间更改通知。下周的例会时间由周一上午更改加周二上午，时间仍按原准时间。望互相转告。感谢！接下来，他在企业的信函系统中选了“群发〞功能，将邮件发了出去。不久，就有接踵打到办公室，大家纷繁咨询时间更改有没有自己的部门。本来，小洁一时粗心，在群发时将邮件发给了企业的全体职工，而且，因为其信函中通知的对象不明确，造成了全体职工的诱惑。过后，办会室的冯主任严苛地责备了他。想想：小洁在使用E—mail时应注意到哪些相应的事宜?试试帮助小洁将邮件的内容改正一下。〔四〕、即时聊天工具礼仪即时通信(IM)以其简洁、快捷的特色快速任职场交流中普及开来。在看似平常化的即时聊天工具中做到得体、大气的礼仪，是表达职业修养的重要门路。在使用即时聊天工具时要注意以下礼仪标准：屏幕名称、图标、头像能否台适。合适于休闲环境的头像未必合适商业环境；屏幕的名称、图标和头像是留给对方的第一印象，所以要注意其与自己单位名称的关系和适应。进行自我介绍。当第一次激活一个即时聊天恳求时，假如屏幕头像缺乏以向对方说明自己或所在单位的根本状况时，要给出简要的自我介绍。..适用文档.咨询对方能否有时问聊天。假如不咨询对方能否方便进行交流而直接发送聊天窗口，是一种不尊敬对方的表达。轻那么给人留下不良印象，重那么影响职场上的来往，是应该注意的。明确议论内容。任职场中，时间是最为宝贵的。大部分人不会只为了聊天而聊天。在进行即时聊时节，要先向对方说明自己会话的主要企图，保证对方认识要议论的内容。悄息应简洁，要点突出。因为好多即时信息效力部有数目限制，发出的信息应尽量简洁，中文以不超出250字为宜，英文不超出500字符。要适应付方的阅读能力和注意力。英文邮件注意文字格式。用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段埘一些信息进行提示时，要注意能否表露了过于强硬的语气。给对方时问往返成。因为打字速度、系统、问题难易程度的影响，要留给对方足够的时间往返应信息。出于礼貌，每次是好只问一个问题。保持关注对方，以示尊敬。术语和缩写。关于不确立两方共知的术语和缩写，要尽量写全称。因为交流的对方可能是非专业人员，假如其不熟习术语，町能会产生混杂甚至误会。囡此应尽量使术语、缩写显得理解、易懂。不要使用自定义字体、文字大小和颜色。文字格式的设置尽量朴实、隆重。以黑色宋体的标准字体为宜。假如任意改成红色、蓝色，或加大、减小字号，会给人以冒昧之感。注意机密信息。即时信息和在线聊天程序在默认设置下的安全级别不够高，它可能同意其余程序从即时聊天中截守信息。假如需要传递或接收机密信息，应中选择使用安全会话功能，或许使用其余安全性能更高的程序，比方电子邮件等。结束会话的礼仪。结采即时会话时，除了要重申会话的要点以外，要咨询对方能否还有疑问。假如没有，应该表示感谢。三、讲堂小结掌握职场的办公通信礼仪标准，为往后走向工作岗位做准备；掌握礼仪的根来源那么，井能够将其运用到交际活动中。..适用文档.四