第五章信息管理的基本方法

第五章

信息管理的基本方法

本章从逻辑顺序和物理过程两方面，简要介绍国内学者总结的信息管理基本方法。还将了解从国外引进的两个重要的信息管理方法——系统规划方法和数据规划方法。引申“信息资源管理和信息周期管理都是信息管理的不可分割的部分，只不过是观察角度不同而已”。因此由此引出的逻辑顺序方法和物理过程方法。前者是从业务上对信息作为一种资源进行管理所需要考虑的问题的逻辑顺序。后者是从时间过程上阐述信息管理的另一个侧面——信息生命周期的管理。

国外

信息化的最终目标是使得信息资源得到有效利用，也就是要实现信息的共享。只有对信息特别是对应该被共享的信息做统一的管理，只有经过规划与协调起来的信息才能有效地发挥其资源的作用。一个有效的规划不但能做到信息资源的合理配置和共享，而且还可以促进信息系统应用的深化。

因此，我们还将介绍两种目前国际上比较流行的也是很实用的企业系统规划方法和战略数据规划方法。<本课程不详细讲＞这两种方法有十分相似之处，两种方法是相容和一致的，它们之间有内在的联系。它们不仅是重要的信息资源管理方法，而且也是实用的信息系统规划方法。

5.2

逻辑顺序方法对企业来说，信息管理的主要任务是将企业内外的信息资源调查清楚，分门别类地加以分析研究，找出那些对本企业的生存和发展有战略意义的信息资源加以充实和提高。因此，这里把信息资源的管理划分为信息调查、信息分类、信息登记、信息评价四个基本步骤：

第一步，进行切实的调查，摸清信息资源的情况，是信息管理的基础。要从使用者的需求出发，了解企业领导对信息方面的需求情况和各业务部门对信息方面的需求情况以及得到满足的程度。不仅是要查清现在的明显的信息资源，而且更主要的是在发现对企业未来有重要意义的潜在的信息资源。

第二步，信息分类是信息资源管理的一个最基本的工作。

主要是根据本单位的情况来考虑信息分类问题。当然，按信息内容和服务功能分类比较好，这样便于从使用者的角度进行研究，同他们的信息需求进行比较。经过初步的分类、归纳、整理，对其内容、数量、质量有一个初步的印象。

第三步，信息登记是一件具体而又烦琐的工作。

调研人员应该亲自将调查收集到的企业内外的信息资源的情况进行归纳和整理，登记在信息资源表上。然后，按信息资源分类将登记表编出目录，并按照部门编出索引，以便可以迅速查找。

第四步，信息研究的目的是为了更好地使用信息资源。这就需要研究每一项信息资源的供应、管理和使用情况，发现现有信息资源不能满足今后需要的问题，采取积极的措施。核算信息资源的成本，对信息资源的价值与作用进行评价一直是国内外学者关心的问题，很多研究人员都在做这方面的工作。5.3物理过程方法信息生命周期是信息运动的自然规律。从信息的产生到最终被使用发挥其价值，一般可分为信息的收集、传输、加工、存储、维护这几个阶段。可见，信息管理就是基于信息生命周期的一种人类管理活动。

在生命周期的每一个阶段都有其具体工作，需要相应的管理。这里将信息生命周期的管理概括为以下四个方面：

（1）信息需求与服务。一方面，这是信息规划的问题，目的是明确信息的用途、范围和要求。另一方面，就是要为用户提供信息，支持他们利用信息进行管理决策。

（2）信息收集与加工。主要是通过已有渠道或建立新的渠道去收集需要的数据。将收集到的数据按照规定的要求进行处理，这时数据才成为真正的信息。（3）信息存储与检索。将处理后的信息按照科学的方式存储起来，以便用户检索使用。存储并不是目的，而只是手段，检索才是存储的目的。（4）信息传递与反馈。信息的作用在于为用户所接收和采用。如何使所需要的信息在需要的时候送到需要的用户那里，这是很值得研究的问题。

5.4企业系统规划方法

企业系统规划（BSP）方法是由IBM公司提出的，主要是基于信息支持企业运行的思想。

IBM公司在1970年建立了企业系统规划项目来帮助客户开展工作。目前，该方法的应用帮助有关企业改善了对信息和数据资源的使用，满足了企业近期和长期的信息需求，从而成为开发企业信息系统的有效方法之一。

BSP方法的基本原则如下：

（2）信息系统的战略应当表达出企业各个管理层次的需求。（1）信息系统必须支持企业的战略目标（3）信息系统应该向整个企业提供一致信息。（4）信息系统应是先“自上而下”识别，再“自下而上”设计。（5）信息系统应该是经得起组织机构和管理机制变化企业系统规划方法是通过全面调查，分析企业信息需求，确定信息结构的一种方法。只有对组织整体具有彻底地认识，才能明确企业或各部门的信息需求。进行企业系统规划工作大致有以下步骤：（一）、研究的准备工作

企业的最高层领导亲自参与；企业各主要业务部门的负责人能正确解释他们所在部门得到的资料；由经验丰富的系统分析师全面负责；在整个工作中，需要各业务部门的具体管理人员积极配合，提供详细真实的材料。要制定研究计划。参与研究的成员在思想上要明确“做什么”、“为什么做”、“如何做”，以及希望达到的目标是什么。

（二）、研究的开始阶段

企业规划方法研究的首项活动是企业情况介绍，全体研究组成员都要参加。首先，由企业的最高领导介绍研究的目标，期望的成果和研究的远景，以及与企业的活动和目标的关系。其次，由系统分析员介绍收集的有关资料，使成员熟悉有关资料。系统分析员应对有关问题提出自己的评价和看法。再次，由各主要业务部门的负责人介绍本部门数据处理的历史和现状、主要活动、目前存在的问题，以及与相关处室的数据联系。通过以上三个方面内容的介绍，加上已经收集到的有关资料，将加深对企业及其数据处理业务的全面理解。（三）、定义企业过程定义企业过程是该方法的核心。

企业过程被定义为逻辑上相关的一组决策和过程的集合，这些决策和过程是管理企业资源所需要的。整个企业的管理活动由许多企业过程所组成。识别企业过程是企业完成其目标的必要条件。

识别企业过程要依靠已有材料进行分析研究，但更重要的是要和有经验的管理人员讨论商讨，因为只有他们对企业的活动了解得最深刻。

BPR在此基础上，业务流程重组是在业务过程定义的基础上，找出哪些过程是正确的；哪些过程是低效的，需要在信息技术支持下进行优化处理；哪些过程不适合计算机信息处理的特点，应当另外处理。

（四）、定义数据类企业过程被识别后，下一步就要对由这些过程所产生、控制和使用的数据进行识别和分类。

数据类是指支持企业所必要的逻辑上相关的数据。以企业资源为基础，通过其数据的类型去识别出数据类。进一步研究数据类和企业过程之间的内在联系。为了识别和这些企业资源有关的数据类，可以通过企业资源/数据类矩阵进行分析。行表示主要的数据类型，列表示企业资源，分析每一种企业资源，相对每一个数据类型填上相应的数据。

U/C矩阵为了建立数据类和企业过程两者之间的内在联系，可采用过程/数据类矩阵工具。其中行表示数据类，列表示过程，并以字母C和U表示过程对数据类的产生和使用。（五）、分析当前业务与系统的关系当对企业过程和实现它们所必须的数据类有清晰的了解后，还必须对当前的数据处理工作是如何支持企业的有必要的了解。通过对机构职责和相对于每一过程的信息需求的深入分析，使研究人员能够对问题会有进一步的理解，建立起问题和过程间的关系，识别出对应于过程的信息需求，并把它们包括在前面定义的数据类中。

（六）、定义信息结构

当企业过程和数据类确定后，应研究如何组织管理这些数据，即将已识别的数据类，按逻辑关系组织成数据库，从而形成信息系统来支持企业过程。为了识别要开发的信息系统及其子系统，要用表达数据对系统和系统所支持的过程之间的关系图来定义出信息结构。信息结构图是企业长期数据资源规划的图形表示，是现在和将来企业信息系统开发和运行的蓝图。

5.4战略数据规划方法

战略数据规划方法是美国著名学者JamesMartin在他的著作“战略数据规划方法学”中提出的。系统规划的基础性内容有以下三个方面：（1）企业的业务战略规划；（2）企业信息技术战略规划；（3）企业数据战略规划。其中，战略的数据规划是系统规划的核心。战略的数据规划的工作过程有以下几步（见图）

第一步：进行业务分析，建立企业模型

依靠各级管理人员和业务人员，由系统分析员向企业中各层管理人员、业务人员进行调查。具体调查的内容包括：系统边界（外部环境和接口）/组织机构、人员分工/业务流程/信息载体（单据、报表、台帐）/资源情况（人、财、物，特别是计算机配置）/薄弱环节（需要解决的主要问题）。可采取以下调查方式：查书面资料、直接观察、面谈、发调查表等。

进行业务分析要按照企业的长远目标，分析企业的现行业务及业务之间的逻辑关系，将它们划分为若干个职能域，然后弄清楚各职能域中所包含的全部业务过程，再将各业务过程细分为一些业务活动。具体要从组织机构图下手，最终建立企业模型：职能域——业务过程——业务活动。调查业务分析企业模型数据分析主题数据库划分子系统战略数据规划工作过程第二步：进行数据分析，建立主题数据库

在业务分析的基础上，可以弄清楚所有业务过程所涉及的数据实体及其属性。重点是分析实体及其相互之间的联系。按照各层管理人员和业务人员的经验和其他方法，将联系密切的实体划分在一起，形成实体组。这些实体组内部的实体之间联系密切而与外部实体联系很少，它们是划分主题数据库的依据。

这里具体又可分两个阶段：

1、信息过滤

从内外信息中，认识出对系统有用的信息。信息识别方法可以有以下几种：第一种方法：由管理者、决策者根据自身管理决策的需要向信息咨询人员提出需求。第二种方法：信息咨询人员通过调研，在充分理解管理决策需求的基础上，对所需求的信息进行识别。第三种方法：由管理者、决策者和信息咨询人员共同讨论、共同识别。

2、主题库定义将信息经过过滤识别出来后，下一个阶段就是要从全局出发，根据管理需求将信息按照不同的主题进行“分类”，然后分别对每一个主题数据库进行定义工作。

识别出的信息进行分类并建立主题数据库目前还没有一套形式化的方法，只是将与某一个管理主题相关的数据归于一个数据库。

具体采取的方法有以下两种：

第一种方法：E——R（实体及其相互关系）方法

第二种方法：从载体下手另外，还要进行数据的分布分析（使用/产生）和可靠性规划（有条件共享/权限定义）。

第三步：子系统划分主题数据规划出来后，可通过对主题库与业务过程对应矩阵的一系列处理来规划新系统的组成——各子系统。

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