易初系统操作指导

易初莲花操作指导2012年9月高质量的促销管理核心易初莲花操作指导--物流管理订单：易初莲花采取网上发布和电脑自动传真订单两种形式。除正常订单外（门店系统生成），易初总部采购还可以申请紧急订单（如果单店需求，需要通过店长邮箱发邮件申请，如果总仓订单则采购需要有充分的理由申请）。目前不能出任何形式的直送店订单。送货及验收：易初莲花目前所有的货物通过大仓运输，送货周期为3天，供应商收到订单应最快速度处理订单：向大仓预约送货时间，安排调度车辆。注意问题：1）必须按预约时间送货，2）必须按订单数量送足，3）根据协议，不送或者少送都会面临罚款。送货后注意保存好验收单以便对账开票（电子平台上可以直接查收货情况）。商品不能超过1/3的有效期，否则拒收。退货：如因积压、滞销、季节性或淘汰产品等原因造成退货、由易初门店下发退货通知、供应商必须在规定时间内办理退货，否则45天内门店有权自行处理，因此对于易初莲花门店退货通知必须及时办理退货，以免造成损失。目前如果不及时退货，大仓可以直接拒收货物。（因此需要提前关注各个品种的进销存，及时提供促销消化库存，尽量避免产生退货）易初莲花操作指导--退货流程退货流程：

易初规定供应商去办理退货手续时，退货人应持有盖有其公司公章的介绍信原件（复印件无效）。大仓代退商品注意事项：●退货时必须带好盖有公章的介绍信原件，退货人身份证复印件及退货单复印件。退货时，如发现数量有差异，在防损部确认下，差异部分由门店自己承担，供应商按实际收到的数量签收，商品以现场供应商实退数量为准●大仓只接受和代退通过大仓配送的商品，如果是只送门店由门店收货的商品，大仓不能代退，具体退货手续至门店办理。●供应商拒退的商品，大仓将退还给门店。●商品退货后，大仓将供应商签收过的退货单按返单流程送回商店，以便商店录入系统；（大仓只负责代办商品退货，在系统中不录入退货）●退货商品不得长时间停留大仓，超过45天的商品，视为供应商放弃该商品，大仓将按实际要退的商品要求商店直接帐扣；易初莲花操作指导--订单管理总部订单

1、海报订单及新品的首批订单都是由总部统一下订单。2、在每档海报开始的前15天，采购会根据每个门店的实际销售情况和活动力度下一张所有门店的总订单，在活动开始的前15天左右，货送进大仓后需要门店向大仓订货，所以最迟要在海报开始（3天）向大仓备货。门店订单

1、每个单品在系统上都有一个安全库存，只要低于安全库存量系统就会自动跳单补货（自动订单量为前4周每天的平均销售量）

2、系统的安全系统值是综合整个系统的销售而定的相对而言都比较小，不能满足门店的销售需求，特别是销售较好的门店，所以就会存在以下门店手工补单的问题，手工补单流程如下：⑴部门主管根据实际情况下订单⑵部门经理签名⑶自动订货组经理⑷输入系统⑸系统传送至DC、DC执行送货、门店收货

3、在订货流程中主要是门店的订单生成问题，(DC基本就存在配送的问题，原则上不会对订单做修改)，门店订单一定在确认输入系统才能算完成订单。易初莲花操作指导--产品管理新品进场：对于公司上市新品，客户经理向易初总部提报新品相关资料，由易初总部相关部门进行新品评审，并进行排面安排，如通过由总部下发新品订单，易初总部担当将新品品种和价格等相关信息以电子邮件形式通知门店所在营业所，营业所及时与门店协商新品陈列排面事宜。品项管理：易初总部会定期进行品相销售情况调查，对于连续三个月销售排名靠后的产品进行自动锁码处理，如因销售不好导致条码被锁将会被清退，一般很难再进场销售，门店业务员需要充分了解门店已进场品种的销售情况，对于销售不好的品种重点关注，加大促销力度，提高销售，防止条码被锁。宣传和陈列：易初陈列和宣传均由总部统一规划和设计，由各门店按照总部指令执行。易初总部每三个月对商品进行排面设计，设计的主要依据就是商品的销售排名，每个销售区域的排面设计师一样的，如上海各个门店的陈列设计是一样的，易初总部将排面设计图纸传到各门店，由门店按照总部图纸进行陈列。总部陈列图一般周五发到店内，下周一店内更新实际陈列。产品管理-新品进场流程资料准备：提前15天提报新品，提供价目表、样品等交易初莲花对口采购。与采购谈判：谈判前做好充分的准备工作，完成新品的品类分析、优劣势分析及近三个月的推广活动通过新品讨论会的新品，采购会完成以下新品的录入及订单

订单流程：新货进场、开通级别、第一批分货、设置安全库存、生成订单

部门满意部门不满意系统传送到DC部门主管根据实际情况修改订单

DC执行送货部门经理签名店铺收货自动订货组经理

输入系统系统传送至DCDC执行送货店铺收货

产品管理-产品锁码易初莲花会对以下几种情况进行产品锁码：

1、产品销售情况不佳，连续2-3个月的销售排名在同类产品中处于后20%以内

2、产品连续3次以上订单没有到货

3、产品不适合易初莲花的销售策略

4、产品不适合在该地区或该城市销对于因为产品销售不佳而被封锁的产品，如果区域业务希望个别门店开通，需要在申请的同时，与门店进行一些行之有效的促销活动，拉动该产品的销量，以避免开通后再次被锁码的情况对于由于没有满足订单而被锁码的产品，一般情况下需要与区域采购进行沟通后被开通，但如果某一产品重复出现类似情况，则会被永久删除对于最后2个原因被锁码的产品，一般情况下暂时无法开通易初莲花操作指导--促销管理总部和门店的促销原则上：易初已经不允许供应商与门店单独谈活动（包括陈列及人员推广）

1、采购知会门店陈列负责人在活动开始前7个工作日做好活动期间位置

2、在签订协议时最好能确定签出堆头的具体位置，并注明执行不到位时费用扣款事项，避免活动没有执行到位造成的损失。特价执行流程单价的变更只能在总部完成。1、海报单价易初的海报必须提前2个月与采购确认，易初会在活动执行日前15天向供应商订货，货品会在活动开始前7天到门店，活动开始后按协议价执行。特价成本（前15天后14天）

2、店促单价（特价促销）易初的店内促销须提前30天与采购确认，易初会在活动执行日前15天向供应商订货，货品会在活动开始前的第3天到门店，活动开始后按协议价执易初莲花操作指导--DM促销管理DM操作流程：根据公司审批确认的促销方案，易初客户经理与易初总部签订DM海报促销协议。

1、在活动开始的前30天，供应商可以根据产品在各门店具体的表现情况下建议订单给采购，作为采购分货的依据，2、采购会根据每个门店的实际销售情况和活动力度下一张所有门店的总订单，由总仓直接传到供应商（海报首批订单总仓会根据采购建议订单量的60%）

3、供应商确认送货后总仓会按采购每个门店的建议货量分配到各个门店去

4、第二批海报订单是由门店主管根据销售情况自行向大仓订货。注意事项：

1、订单送货及时，必须及时，目前易初订量偏低，如果送货不及时，会导致畅销门店断货。2、订单权限现已下放至门店，日常订单门店会根据一周销量进行订货，如果没有销量则不会跳单，门店断缺货将造成恶性循环（无销量—不跳单—无销量）

3、日常订单或者DM订单如发生门店订货未到，门店业代需积极催促主管订货，（通过店长邮箱发送要货申请给总部采购是绝对行之有效的方法）

4、海报单品的进价时段现为：前15后14，后14天易初会以促销零售价的形式对海报商品进行一个低价的延续。易初莲花操作指导--DM促销管理提前2个月确认DM活动开始前30天给予采购建议订单，作为采购分货依据海报开档前7天，业务至门店确认位置及订货数量采购下一张DM总订单，由总仓直接传到供应商供应商送货至总仓总仓下达第二批DM单品订单总仓按采购每个门店的建议货量分配到各个门店易初莲花DM促销管理操作流程易初莲花操作指导--促销员管理1、促销员进场必须至少提前一个星期计划安排并与采购协商妥当2、确定需进场门店及促销员数量，在公司申请相应的费用，并招聘优秀促销员3、将进场门店及促销员的资料（姓名和身份证号码）准备给业务主管，协议交采购经理签订4、于每周二下午办理促销员进退场手续，促销员必须持有身份证原件及复印件一份、健康证、促销协议及公司开具的进场证明，1寸照片三张，至门店人事部办理进场手续5、办理完手续到部门主管处报到，接受易初莲花培训和考核，通过才能上岗。6、人员更换：在促销协议期内如要更换促销员只要和门店主管沟通，不需通过总部就可办理，但必须保留前期签订的人员促销协议书，按新进人员的入场程序办理，促销人员的退场也是在每周二持供应商退场证明在门店人事部办理7、其他事项：易初莲花对促销人员的年龄有限制（40岁以下，如果40岁以上就必须有特殊技能才行），形象要佳易初莲花操作指导--价格管理正常价格：易初销售产品的基本价格设定是新品进场的时候，由易初总部采购根据产品的进货价格，市场上同类商店的零售价格，易初的毛利要求以及我司提供的建议零售价格确定的。一般在新品上市的时间内（3个月内）价格会在最初的设定点维持，不会轻易有变化。产品价格绝对受总部控制，门店可能会根据门店周边的竞争对手的情况或者门店自身的需要调整产品的零售价格。但也必须获得总部认可才行。在正常情况下，一般产品的零售价格不会出现极端的低价。一旦正常零售价出现超低的价格，需要门店业代立即与采购沟通，查询发生的原因。促销价格：海报促销的价格一般由区域总部采购给出基本促销价格，并在于门店营运的促销活动例会上进行讨论。门店营运将会查询该产品的零售价格历史，如果发现有差异将会取最低价。所以，维护市场零售价格的稳定是我们一个非常重要的工作。易初莲花操作指导--价格管理最低限价问题：经易初客户经理与易初总部协商，要求易初最低零售价不得低于公司规定的最低限价，特别是签订DM海报协议时要明确注明海报产品的