农资股份有限公司NC系统操作规范

PAGEPAGE91PAGE1农资股份有限公司NC系统操作规范1.一般性工作规范1.1规范性：严格按照下述【岗位规范】与【流程规范】的要求制单、审单与打单。1.2准确性：发生业务时，业务操作员必须准确掌握相关业务信息，要求信息录入完整，并确保单据内容的格式、文字、数据等信息标准和正确。1.3及时性：无特殊情况，当天发生的业务必须当天完成系统处理，如有特殊情况，不能当天录入的，要求在两天内录入。月末结账时，财务人员必须对本月的业务单据进行关账，关账后，业务员不得在当月录入单据。1.4若操作员不能在岗，须及时安排人员接替其工作以确保单据的及时录入。1.5业务人员、操作人员完成相关工作内容后，须及时告知下游业务人员相关信息。1.6若发现或经下游业务人员告知单据有误时，必须及时进行修改以确保下游业务工作的正常开展。1.7业务人员必须按照《附件6关于业务向财务传递NC单据的操作规范》所规定内容向财务传递单据。1.8关于业务、财务原有流程、方案的变更及新流程增加，各方有义务互相协商，评估新流程、方案的风险。1.9当相关人员不配合操作时，公司有权力强制其执行，并展开批评教育。2.0各岗位操作人员必须严格按照岗位规范、流程规范操作。若操作人员因不按规范操作，导致发生单据错误，造成严重后果，并确认是操作人员的责任时，在全公司通报批评，当造成公司损失，后果由相关责任人承担。2.岗位规范2.1供应链2.1.1公司系统管理员模块操作节点ERP操作动作操作注意事项客户化客商管理档案增加、修改维护客商管理档案时，根据各区域提供的客户实际信息及时更新，主要包括客商属性、专管业务员、专管部门、账期等资料。客商基本档案、管理档案维护规范详见《附件2农资股份有限公司客商档案维护规范》。存货管理档案增加、修改新增存货时，维护《附件3农资股份有限公司存货基本档案表》，把存货名、规格、型号、存货分类及其编码、计量单位、助记码等资料准确填写后，递交给系统管理员增加。系统管理员增加完毕并反馈相应的存货编码后，便可正常使用。维护存货基本档案时，根据存货的业务性质及时更新批次号、保质期、主供应商、默认采购价格、销售价格等业务信息。存货基本档案、管理档案、物料生产档案的维护规范详细看《附件4农资股份有限公司存货档案维护规范》库存组织档案管理增加、修改当库存组织发生变化时，应及时作修改。若启用了按库存组织划分权限，库存组织发生变化时应及时通知系统管理员作权限划分。仓库档案管理增加、修改当库存发生变化时，应及时作增加、修改。若启用了按仓库划分权限，库存组织发生变化时应及时通知系统管理员作权限划分。部门档案管理增加、修改当部门发生变化时，应及时作增加、修改，不再使用的仓库只能作封存处理，不得删除。若启用了按部门划分权限，库存组织发生变化时应及时通知系统管理员作权限划分。人员档案管理增加、修改当人员发生变化时，应及时作增加、修改，离岗人员只能作封存处理，不得删除。若启用了按部门划分权限，库存组织发生变化时应及时通知系统管理员作权限划分。模板管理增加、修改、删除、分配对管理员所管辖公司的单据模板、查询模板、账表模板、打印模板进行增加、修改、删除、分配操作。权限变更无本部门新增供应链操作员、或已有操作员的权限变更时，须正确填写《附件5广东省农资NC-ERP权限变更表》后打印，经理签名或部门盖章后，传真给系统管理员。系统管理员根据表上所填写内容添加操作员、增加或变更权限。此权限变更表格于总经理办公室电脑室备案。2.1.2销售管理价格管理价目表维护增加、修改增加存货的新价格修改存货的价格销售订单管理订单维护制单制单时，严格区分销售的业务类型选择客户，维护部门、人员、销售组织等信息确认出库仓库、数量、辅计量单位、价格与金额的正确性检查业务是否超过客商信用余额与库存可用量（ATP），若超过，应马上向业务员、经理报告相关问题，询问是否继续交易。送审、审核操作员对保存成功的销售订单应及时审核，或提交并通知相应岗位人员审核单据。作废、关闭操作错误的订单可进行作废，前提是该订单必须是处于自由或弃审状态。非错误情况下的无效订单（交易取消等业务）不能删除，只允许作关闭操作。修订对已出库订单作调整操作，须在主管同意的情况下进行，只允许修改价格、增加数量，对已出库的存货不允许修改品种、仓库、减少数量或删除操作，不允许更改客商。订单关闭管理关闭订单关闭必须获得主管同意，才允许操作。对于只被部分参照出库，没有完全执行完毕的订单，根据实际情况，确认剩下部分不执行的情况下，必须即时进行关闭处理，否则未执行部分将仍占用ATP。报表销售订单明细表根据需要查询、导出、打印相关报表。销售订单汇总表销售发票管理发票录入发票维护制单严格区分销售的业务类型。选择正确的销售出库单据。确认存货单价与金额的正确性，如需调整，必须先在修订订单中作修改。在导入金税系统业务中，选择尚未打印的发票导出，到金税系统中打印出税务发票。审核要求对保存成功的销售发票及时审核。作废在部门主管的同意的情况下，可对错误的发票进行作废。报表销售发票明细表根据需要查询、导出、打印相关报表。销售发票汇总表退货管理销售退货申请单制单对在系统外已确认可退货的商品进行制单退货处理。严格区分业务类型，判断是否能找到此次退货所对应的销售出库单。若能找到必须参照销售出库单生成退货申请单，否则自制申请单。退货价格的确定可按实际情况，由手工录入。当发生当月退货的情况（本月发生销售退货，使发生额为0），要求删除出库单，并关闭订单。若严格管理销售退货流程时，可通过销售退货申请单作退货流程，单要打印相关单据、说明给财务。送审与审核对保存生效的退货申请单及时提交部门领导审核。报表退货申请单执行明细表根据需要查询、导出、打印相关报表。销售核销自动核销核销农资股份有限公司统一采用自动核销的方式核销，要求每笔收款单制作完成，并经核实后，由财务人员在系统中按照客商进行自动核销。客商信用额度客商额度表维护根据部门要求，在客商额度表维护客商的信用额度。客商信用表查询查询客商额度、占用额度和未核销额度。若与客商相关的交易单据未核销时，额度将会一直处于占用状态。因此，使用客商额度管理时要求操作员必须进行单据核销。提交单据给财务各相关结点查询、打印操作员在完成一定的单据操作流程后，需要把相关单据打印并及时提交财务人员出账。关于业务内勤向财务传递的相关单据，详细参考《附件6关于业务向财务传递NC单据的操作规范》2.1.3采购管理采购订单管理采购订单维护、采购退货单维护制单严格区分采购的业务类型。选择供应商、专管业务员、采购部门。确认数量、价格与金额的正确性，维护“到货信息”中的到货仓库、库存组织、计划到货日期。若发生采购退货，经部门主管允许，制作新的采购订单，并在订单中勾上退货标记。有制定到货计划流程的部门，在审核前先制定到货计划。送审、审核操作员对保存成功的采购订单应及时审核，或提交并通知相应岗位审核单据。作废、关闭操作错误的订单可进行作废，前提是该订单必须是处于自由或弃审状态。非错误情况下的无效订单（交易取消等业务）不能删除，只允许作关闭操作。修订对已入库订单作调整操作，须在主管同意的情况下进行，只允许修改价格、增加数量，对已入库的存货不允许修改品种、仓库、减少数量或删行操作，不允许更改客商。预付款本部经营部门制作订单后，走预付款流程：在订单上的【预付款】按钮制作预付款单，打印并提交财务资金进行网上付款。采购订单关闭关闭对于只被部分参照执行，没有完全执行（入库）完毕的订单，必须即时判断原因，是否要进行来货短少责任方判定，并进行相关操作。若原因未判明，要求先作全数入库，并在备注中说明短件数量。报表订单执行明细根据需要查询、导出、打印相关报表。订单执行汇总采购发票管理采购发票维护制单严格区分采购的业务类型采购发票必须根据参考入库单生成，选择正确的采购入库单据，不允许自制发票。报进时，确认数量、价格与金额的正确性（如需调整，应在修订订单中处理），当供应商提供的数量与对应入库单不一致，有以下两种情况：1、发票数量多于入库单数量时，需要补录采购订单并入库；2、发票数量少于入库单数量时，需要做采购退货单并红字入库。新的入库单连同旧的入库单一起生成发票。审核后，打印采购发票做为财务报进的凭证，详细参考《附件6关于业务向财务传递NC单据的操作规范》。审核对保存成功的采购发票应及时审核。作废经部门主管同意，可对错误的发票进行作废。必须确认后续生成的单据完全删除后，才可作废。报表明细查询根据需要查询、导出、打印相关报表。费用发票维护制单、审核、作废选择与发票对应的供应商。在成本要素定义中统一按数量的计算方法，定义相关的费用成本要素。选择正确的成本类费用存货（不入库本的费用由财务录入）。填入正确的发票金额，数量必须为1。单据保存后必须审核，并打印传财务，详细参考《附件6关于业务向财务传递NC单据的操作规范》。入成本的费用发票必须当月在费用结算中作费用分摊处理，传递财务。采购结算暂估处理、暂估、反暂估购买的存货入库后，应该马上进行暂估处理，未报进的本月的入库单、红字入库单，必须本月暂估，不允许跨月暂估。暂估时可按实际需要对暂估价格作修改，但由于查询暂估价格相对困难，不推荐修改。对已暂估的入库单作修改时，必须先作反暂估处理。对跨月暂估的存货价格作修改时，先作采购退货，制作采购退库单并暂估，再作新的暂估价格的采购订单，采购入库后暂估，得出新的暂估价格。当月暂估的单据，必须在相应结点中打印出来，及时递交给财务人员，详细参考《附件6关于业务向财务传递NC单据的操作规范》。期初库存暂估对系统刚使用时，存在余额的存货作期初暂估记录，可在后期根据实际情况补充暂估记录，参考采购订单生成，用作报进时财务总账冲期初余额使用，其他情况不得使用。费用结算查询、分摊、结算入成本的费用发票必须当月在费用结算中作费用分摊处理，传递财务。根据实际情况，选择需要进行成本分摊的已报进结算的采购入库单与相应的费用发票，先点击分摊，再点击结算，为分摊完成。消耗汇总结算消耗汇总暂估当采用供应商寄存管理流程时，月末统一对已销售但发票未到的代管存货的消耗汇总单作消耗汇总暂估。消耗汇总结算对发票已到的代管存货作结算处理，根据消耗汇总的数量结算，自动生成应付，并对已作暂估的消耗汇总单对冲。消耗汇总费用结算若需对寄存管理承担费用时，所产生的费用发票作分摊处理，具体同费用结算。采购核销自动核销核销农资股份有限公司统一采用自动核销的方式核销，要求每笔付款单制作完成，并经核实后，由财务人员在系统中按照客商进行自动核销。2.1.4仓库管理正常出入库业务采购入库制单、签字、作废当到货时，必须及时参照采购内务提供的采购订单生成入库单，并核对货物，确认无误后，填写实际入库数量。入库单保存后更新库存现存量，必须及时签字传财务，保证账实相符，账账相符。农药品种按照辅计量单位(件、包)入库时，必须选择正确的辅计量单位，并填写正确的辅数量。入库单位未必与采购订单相一致，参照生成时务必注意辅单位的正确选择。作废入库单时，必须经过部门经理同意后才能操作。若采购暂估结算时，所对应的采购入库单必须签字后，才能操作。销售出库制单、签字、作废当发货时，必须及时参照销售内务提供的销售订单生成出库单，并核对货物，确认无误后，填写实际出库数量。出库单保存后更新库存现存量，必须及时签字传财务，保证账实相符，账账相符。农药品种按照辅计量单位(件、包)入库时，必须选择正确的辅计量单位，并填写正确的辅数量。当出库过程中，涉及到辅单位拆解业务时，务必根据《附件7NCERP库存拆解的说明》操作，确保各级辅计量的库存数量与实际一致。出库单位未必与采购订单相一致，参照生成时务必注意辅单位的正确选择。作废出库单时，必须经过部门经理同意后才能操作。特殊业务处理其他入库制单、签字、作废当涉及到业务账务上的特殊处理（如：转仓，形态转换，升溢，盘盈，代管等业务）时，做其他入库处理。制单时，必须根据实际的业务情况，参照《附件8农资股份有限公司NCERP收发类别说明》，选择正确的收发类别。升溢、盘盈等业务，涉及到存货数量增大的操作时，操作员在操作流程后，需要把相关单据打印并及时提交财务人员出账，关于业务内勤向财务传递的相关单据，详细参考《附件6关于业务向财务传递NC单据的操作规范》。有代管业务的公司，须严格按《附件9农资股份有限公司NCERP代管业务解决方案》执行，设置代管仓库，报进入库。其他出库制单、签字、作废当涉及到业务账务上的特殊处理（如：转仓，形态转换，途损，盘亏，代管等业务）时，做其他出库处理。制单时，必须根据实际的业务情况，参照《附件8农资股份有限公司NCERP收发类别说明》，选择正确的收发类别。途损、盘亏等业务，涉及到存货数量减少的操作时，操作员在操作流程后，需要把相关单据打印并及时提交财务人员出账，关于业务内勤向财务传递的相关单据，详细参考《附件6关于业务向财务传递NC单据的操作规范》。有代管业务的公司，须严格按《附件9农资股份有限公司NCERP代管业务解决方案》执行，设置代管仓库，按单出库。转库制单、审核转仓业务只能发生在同一库存组织不同仓库的转库操作。转库过程中不允许发生数量的变化，若按批次区分每批次存货的价格，则要求每次转出时必须输入单价，若不按批次的情况，相对应的出库入库单不输入金额。转库的对应的入（出）库单的收发类别为“转库入（出）库”。形态转换制单、审核形态转换业务用于公司存货的辅单位转换或调整、批次号调整等操作。制单时，若因为单位调整中，涉及到数量的变化时，必须在备注中注明，收发类别为“数量调整”，并附上更正说明，尽快通知财务作账务处理形态转换对应的入库出库单不能输入金额，收发类别为“改包入（出）库”。盘点制单、审核、调整盘点业务用于公司的账面库存与实际库存作盘点，并一次过对库存的盘盈盘亏作调整的操作。盘点时，在系统中选择盘点项目，打印给仓管员盘点。盘点后，需要把实盘数填进系统时，统一填写盘点数量、辅数量、差异数量、差异辅数量，其他项目均不作修改。盘点单对应的入库出库单不能输入金额，收发类别为“盘盈（盘亏）”。对出现按批次号管理存货，但不按批次号盘点的情况时，由业务员打印当天的存货现存量表（不按批次号展开）进行盘点。组装、拆卸制单、审核组装、拆卸用于对存货组合、分装以及委外加工等操作。操作时，严格按照存货各单位规格所对应关系处理，使系数相匹配，并填写相应的组装、分装费用，详细操作参考流程规范《3.1.3.8分装流程》。供应商寄存管理消耗汇总根据指定日期、特定仓库的出库单作汇总后，核对当月实际出库数量是否与汇总数量一致，由采购内务处理汇总后的数量。非销售出库单不能与销售出库单一并汇总，必须分开汇总。借入制单、签字、还回严格按照对应的销售出库单填写客户资料、入库仓库、货物品种、数量及批号，选择正确的收发类别“受托入库”，并要求对保存成功的借入单及时签字；还回时，查询需要还回的借入单，在辅助功能项下点击“还回”键，按实际情况手工录入还回数量。借入还回查询、修改、作废查询已生成的还回单；根据实际情况，对已生成的还回单修改或删除，并告知业务经理。调拨业务调拨出库制单、签字调拨出方的仓管员根据相关调拨订单进行出库操作。并通知内部交易员进行下一步操作。操作完成后把相关单据打印并及时提交财务人员出账，关于业务内勤向财务传递的相关单据，详细参考《附件6关于业务向财务传递NC单据的操作规范》。调拨入库制单、签字调拨入方的仓管员确认入库数量后，根据相关调拨出库单进行入库操作。并完成调拨流程操作完成后把相关单据打印并及时提交财务人员出账，关于业务内勤向财务传递的相关单据，详细参考《附件6关于业务向财务传递NC单据的操作规范》。2.1.5内部交易组织间调拨调拨申请单制单、审核、作废若公司存在不同库存组织进行转库业务时，可由存货调入方的内部交易员维护调拨申请单，传递存货调出方作审核处理。组织间调拨订单制单、审核、作废若公司存在不同库存组织进行转库业务时，须由内部交易员通过所调入库存组织的调拨申请单生成（或通过手工维护）组织间调拨订单，调拨入库仓与调拨出库仓必须是不同库存组织。调拨订单中，只填写库存组织、仓库、存货、数量，不填写单价、金额。调拨订单由调出库存组织的内部交易员制作填写。待其仓管员处理完调拨出库业务后，由调拨出方通知调拨入方已发货。2.2财务客户化基本档案－财务会计信息－会计科目增加根据业务需要对三级以下会计科目进行增加，并且向公司财务部报备会计科目一经使用不可随意修改会计平台－凭证生成生成、重算、选项查询要生成会计凭证的单据（来源于：资金模块、应收（付）模块、资产模块、存货模块），并对其生成会计凭证对某类单据的模版进行修改后应对该类单据进行重算选项功能可用于对凭证进行合并分录等操作会计平台－平台日志查询查询某单据出错的原因总账期初余额录入、导入若是新公司建账，在相应的科目的辅助科目下录入余额后，点击试算平衡后，点击期初建账。若录入次年期初余额，登录日期改为，在次年1月1日，点击“年初重算”，选择相应科目，把上年余额导入，再点击期初建帐。凭证管理制单在此节点直接编制总账凭证。各模块生成的会计凭证可在该处修改摘要（不能修改会计科目）发起与其他单位协同时应注意协同类型的选择审核对保存成功的会计凭证进行审核记账对经审核的会计凭证进行记账集团对账－协同确认（协同中心）协同确认对其他单位发送的协同应认真审核后予以确认；也可在该节点取消协同确认。取消协同如协同错误可在此处取消协同，不能在制单节点删除凭证。期末处理－月末结转－自定义转账执行生成转账凭证在生成损益结转凭证之前必须对所有凭证进行审核、记账。期末处理－结账结账在总账结账前应检查固定资产、存货模块是否结账。在总账结账前应核对总账与应收应付模块、存货模块是否相符，检查各模块单据是否已处理完毕。结账时间应在编制当月报表前。年末结帐工作，必须事先检查账务是否正确，有否存在未达事项，若已完成，可进行结帐，结账过程与月结账无区别。账薄查询查询通过查询核对总账与各模块是否相符。应收管理日常业务－单据处理－单据（录入）管理录入、审核在单据录入中自行编制“收款单”审核由供应链传递过来的单据内容是否正确查询时钩选“凭证号”，可以查看是否有应收单及收款单未生成会计凭证账薄查询查询可以查看各单位明细账及发生额，并与总账核对注意：应收款、明细账只有“应收单”数据，没有“收款单”数据。应付管理日常业务－单据处理－单据录入录入在单据录入中自行编制“付款单”账薄查询查询可以查看各单位明细账及发生额，并与总账核对注意：应付模块中无暂估数据，因此总账与模块有差异，差异数为暂估金额。固定资产新增资产－资产增加增加要注意选择正确的资产类别卡片中的蓝色字体和本币原值项目为必选资产减少增加选择需要减少的资产，进行列表界面后填写减少方式（必选），然后保存。折旧与计提计提数据首先必须读取数据，然后进行折旧计提。结账结账本月结账前必须处理完所有资产业务如要进行上月反结账，则本月在资产模版所处理业务将被删除。存货核算账务处理－生成实时凭证生成实时凭证在生成实时凭证前应对供应链传递过来的单据进行认真检查，确认数据无误后再生成。账务处理－成本计算成本计算所有单据必须进行成本计算，以便计算出库单价账务处理－计算全月平均单价查询、保存各单位应分不同的库存组织进行计算（不需对同一组织下的仓库分别作成本计算）在计算全月平均单价后才能将销售成本结转单生成实时凭证全月平均单价每月只操作一次，否则将会出现结转单价不同的现象。账务处理－取消实时凭证/取消成本计算取消实时凭证/取消成本计算如某些单据在进行成本计算和生成实时凭证后发现错误必须修改，应先行取消实时凭证和成本计算。取消步骤为先取消实时凭证再取消成本计算由于在进行某类存货成本计算时系统会对该类存货的所有单据进行取数，因此在取消某张单据的成本计算时，系统会将其他单据一同取消成本计算。因此必须慎重进行该操作。调整业务－出库调整单生成凭证不允许手工编制该单据；当某些存货在月末出现有金额无数量的情况时，系统会在计算全月平均单价时自动生成出库调整单（生成前会要求输入存货单价，该单价输入值为：0），该单据备注为：全月平均单价计算异常结存出库调整。出库调整单核算步骤：成本计算－生成实时凭证－生成会计凭证，该单据不必进行计算全月平均单价。出库调整单应与销售成本结转单合并生成会计凭证月末处理－月末结账月结检查、结账在月末应与业务人员充分沟通，确认当月所有单据已全部传递至财务系统，并在月末结账处先行关账。在结账前应进行月结检查，查看是否所有单据都进行了成本计算、生成实时凭证；转库及转库存组织的其他出入业务不用生成实时凭证只须进行成本计算。检查完毕后，进行存货模块结账。3.流程规范3.1供应链流程3.1.1采购业务流程3.1.1.1普通采购3.1.1.1.1业务概述指公司向供应商下单采购的过程，包括采购订单、采购入库与发票结算等业务环节。根据供货来源分为国内采购与国外采购（即进口）。两者业务在ERP系统的采购流程上基本相似，只是国外采购相对多一些单证的处理（系统外管理）3.1.1.1.2流程图3.1.1.1.3流程步骤描述顺序岗位业务步骤业务实现内容的描述单据备注询价单1、需求人员提出采购申请提出采购需求时，在ERP系统中制《请购单》，审核后通知采购员处理。《请购单》（系统）视业务需要可跳过此步2、采购员生成采购订单根据采购需求，采购员在ERP系统中可自制（或根据请购单）生成《采购订单》。选择供应商，并确认采购价格后提交采购经理（主管）进行审批。《采购订单》(系统)3、采购经理（主管）审核订单由采购经理（主管）或具有审批权限的人对已保存的订单进行审核确认（只有审核通过的订单才能做后续业务）。《采购订单》（系统）目前可暂不启用审批流。4、采购员打印订单在ERP系统中按照不同模板，在采购订单中打印《采购订单/合同》（采购、仓库、财务各一联），并传真给供应商。《采购订单/合同》（打印）5、采购员预付款根据采购付款协议，填写付款申请，向财务人员申请预付款（在系统外填单）。《付款申请单》(系统外)6、采购员到货计划供应商接单后，会提供具体的发货通知。根据通知，在ERP系统中《采购订单》及时维护到货计划。《到货计划》（系统）7、仓管员采购入库根据实际到货情况，在ERP系统中参照采购订单制《采购入库单》，并填入正确的仓库、批次号、实收数量等信息，同时打印《采购入库单》，并回传采购员。《采购入库单》（打印）8、采购员采购发票与结算根据采购发票性质不同，分三种情况：（1）若当月已收到采购发票，则在ERP系统中参照入库单制《采购发票》，由系统直接结算；（2）若当月未收到采购发票，则在ERP系统中作《暂估处理》，并在后续发票到时，再由系统自动作单到回冲；（3）若是费用发票，则在ERP系统中录入采购费用发票，再进行《费用结算》，由系统中将其归集到对应的采购入库单上进行成本分摊。采购结算后，再将入库单与发票提交给财务作账。《采购发票》(系统)《暂估处理》（系统）《费用结算》（系统）9、应付会计应付单审核根据采购提交的单据，在ERP系统《应付账款单据管理》中查询应付单据，审核后传会计凭证。《应付单》（系统）10、采购员付款根据采购付款协议，填写付款申请，向财务人员申请付余款（在系统外填单）。《付款申请单》（系统外）11、应付会计付款与核销付完款后，及时将付款数据录入到ERP系统的《付款单》中，审核后传会计凭证。同时将付款单与应付单作核销处理。《付款单》（系统）3.1.1.2内部交易指集团下内部两家公司之间互相要货的业务，如公司向配送公司的发货业务。包括：采购、到货、销售、出库、收付款等业务环节。具体业务需求详见前面3.1.2.4销售管理之内部交易内容。3.1.1.3直运销售采购指本公司接单，而直接由供应商（厂家或公司）送货到客户的销售业务，是一种典型地接单式采购业务，其与普通销售采购业务的唯一的区别在于直运业务没有实际物流过程，只有商流和资金流过程（但需要补录出入库数据）。包括：接订单、转采购、供应商直接发货、销售采购开票、跟踪收付款等业务环节。 具体业务需求详见前面3.1.2.5销售管理之直运采购销售内容。3.1.1.4采购退货3.1.1.4.1业务概述采购退货是指入库后，发现质量原因，需要退还给供应商的业务过程。包括：退货出库、退货发票等环节。3.1.1.4.2岗位流程图3.1.1.4.3流程步骤描述顺序岗位业务步骤业务实现内容的描述单据备注询价单1、采购员退货确认，制作采购退货单由采购员与供应商谈判确认是否要退货处理。根据原采购订单制作出标记为退货的采购订单。若需要补货时，需要按采购流程再制一张新订单，再走正常的采购业务流程。2、仓管员采购退货出库根据采购员的通知，再办理采购退货出库手续后，在NC系统参照标记为退货的采购订单生成采购入库单录入红字《采购入库单》。并填入正确的仓库、批次号、实收数量等信息。《采购入库单》（系统）3、采购员采购开票收到供应商发票后，先在ERP系统中确认是否有退货，并参照红字与蓝字采购入库单合并生成《采购发票》，发票审核后，会自动结算生成财务的应付单与采购入库成本单，并将相关单据提交给财务（应付会计）做账。《采购发票》（系统）4、应付会计应付单审核根据业务提交的单据，在ERP系统《应付账款单据管理》中查询红字应付单据，审核后传会计凭证。《应付单》（系统）5、应付会计核销将红字应付单与蓝字应付单作核销处理。3.1.1.5采购途损流程3.1.1.5.1业务概述指公司采购入库后，货物在运输途中有损失的业务。包括：途损记录、责任判定、损失与赔偿等业务环节。首先通过ERP系统中采购退货先减少对供应商的应付与入库数量，再根据责任方，做《其它出库单》、红字《采购入库单》、或《销售出库单》。3.1.1.5.2岗位流程图3.1.1.5.3流程步骤描述顺序岗位业务步骤业务实现内容的描述单据备注询价单1、仓管员确认发生途损签收时发现数量小于应入货数量，《采购入库单》打印采购经理责任认定且供应商、运输商协商，途损确认后，并进行责任认定，由公司自负还是由供应商、第三方负责（如运输公司等）。根据不同责任人，不同处理方式。情况1，如由公司自负，则通知仓管员全数入仓，并制作途损单；情况2，若由供应商负责，则通知仓管员剩余数量不需入库（注：若在结算前未确定途损责任方，则全数入库，待确认责任为供应商后，通知采购内务生成红字《采购订单》退货，提交仓管员处理；情况3，若由运输商处理，则通知仓管员全数入仓，同时通知销售部把途损货物卖给供应商。确认退货价格、并录入退货原因（途损）。2、仓管员操作途损针对情况1，手工自制《其它出库单》（收发类别注明为采购途损）；《其他出库单》，红字《采购入库》,《销售出库》打印3、采购内务采购退货业务处理在采购订单上标记退货，参照3.1.1.4采购退货流程。《采购订单（系统）4、销售内务销售业务制作销售订单，参照3.1.2.3普通销售流程。《销售订单》5、会计处理账务处理各岗位传递财务的，应收应付、存货核算相关单据3.1.2销售业务流程3.1.2.1销售价格管理流程销售价格管理主要是为了保证公司正常利润，通过控制销售订单单价的一种销售管理政策与手段，包括最低售价与价目表两种管理模式。各公司可根据自身业务需求，选择不同的价格管理模式。3.1.2.1.1最低售价业务概述最低售价是价格管理的基础。它是针对产品制定一个价格底线，并对发生触及价格底线的异常业务进行控制。3.1.2.1.2最低售价岗位流程图3.1.2.1.3最低售价流程步骤描述顺序岗位业务步骤业务实现内容的描述单据备注询价单1、成本会计提供产品成本价由财务部成本会计人员根据市场行情与采购成本，定期制定或调整每种产品的成本价格，并通知相关销售经理。《产品成本价格表》（手工）可由ERP系统生成2、销售经理（主管）制定最低售价由销售经理（主管）根据产品成本价，制定每种产品的最低售价。《产品最低售价表》（手工）3、基本档案管理员（公司）维护存货最低售价根据产品最低售价表，在ERP系统中《存货管理档案》修改最低售价。《存货管理档案》（系统）；《产品最低售价表》（手工）4、 销售内务销售订单底价控制当ERP系统的销售订单的单价低于最低售价时，系统会自动控制无法保存、审核。3.1.2.1.4价目表业务概述价目表可实现规范统一的销售定价管理目标，即通过建立各产品的价目表，使在销售接单时能自动获取价目表的价格（且无法随意更改）。农资股份有限公司的销售定价模式是公司定义，即每个公司各自制定自己的价目表。价目表的维度是产品+地区。即同一产品不同地区的价格是不同的（其中地区是指客户档案对应的地区），制作订单时，以此作为订单售价，在系统中不能随意修改。3.1.2.1.5价目表岗位流程图3.1.2.1.6价目表流程步骤描述顺序岗位业务步骤业务实现内容的描述单据备注询价单1、基本档案管理员（公司）新增价格对于新产品的价格，在NC系统中【价格管理】-【价目表】中新增该产品的价格记录。《价目表》（系统）2、基本档案管理员（公司）修改价格若修改价目表中已有的产品价格记录，则需要在NC系统中制订《调价单》。《调价单》通过审核后，系统会自动更新价目表。《调价单》（系统）3、 销售内务销售订单自动询价采用价目表管理，ERP系统中的销售订单会自动查询《价目表》中对应产品（+地区）的价格。3.1.2.2信用管理流程3.1.2.2.1业务概述为避免或减少应收账款坏账，可通过ERP系统的信用管理对客户的信用额度与账期进行管理。具体包括：客户的账期维护、信用额度维护、信用余额表计算、销售订单的信用与账期控制等功能。3.1.2.2.2岗位流程图3.1.2.2.3流程步骤描述顺序岗位业务步骤业务实现内容的描述单据备注询价单1、基本档案管理员（公司）客户授信需要对客户授信时，在ERP系统的《客户信用额度》中设置其信用初始额度；在《客户管理档案》中设置其账期。《客户信用额度》《客户管理档案》（系统）2、 销售内务销售订单录入保存在ERP系统录入销售订单时，ERP系统会自动判断信用余额是否足够、账期是否超期，如通过检查，则订单成功保存，否则无法保存。并且订单保存后，会自动扣减该客户的信用余额。《销售订单》(系统)3、应收会计收款当客户付款到账后，应收会计录入《收款单》，并通过核销后，系统会自动增加该客户的信用余额。《收款单》（系统）4、信用余额相关岗位人员可以通过随时查询《客户信用表》了解客户的信用余额状况。《客户信用表》（系统）3.1.2.3普通销售流程3.1.2.3.1业务概述指公司对外部客户的普通销售业务，是农资股份有限公司最主要的销售业务类型之一。包括：接开单、订单检查（如额度为0时只能现金交易）、仓库发货、销售开票、跟踪收款等业务环节。3.1.2.3.2岗位流程图3.1.2.3.3流程步骤描述顺序岗位业务步骤业务实现内容的描述单据备注询价单1、销售内务录入订单接到客户订单后，在ERP系统【订单管理】录入《销售订单》。选择“普通销售”业务类型，录入客户、产品、价格、数量等信息。《销售订单》（系统）2、销售内务订单自动检查与保存在保存订单时，公司根据实际情况设定由系统自动进行订单合格性检查：（1）价格，即订单价格是否满足要求。（2）信用，即客户额度余额与账期是否满足要求。（3）可用量，即可用量是否足够。若通过以上检查，则可正常保存；若无法通过，则人为判断是否接单，否则可取消此订单。《销售订单》（系统）3、销售经理审核订单由销售经理或具备审批权限的人对已保存的订单进行审核确认（只有审核通过的订单才能做后续业务）。《销售订单》（系统）目前可暂不启用审批流。4、销售内务打印订单在ERP系统中按照预设好的模板，在销售订单中打印《提货单》（业务、仓库、财务、客户、自存各一联），其中，化肥销售的仓库联使用不带价格的模板。《提货单》（打印）5、仓管员销售出库根据《提货单》在ERP系统中，参照销售订单作销售出库单，并填入正确的仓库、批次号、实发数量等信息。同时在《提货单》上也手工填写正确的实发数量，并回传。《销售出库单》(系统)《提货单》（打印）6、销售内务销售开票在ERP系统中参照销售出库单开《销售发票》，发票审核后，会自动结算生成财务的应收单与销售成本出库单。如通过金税开票，则再通过金税接口，将系统的发票数据导出到电脑，再导入到税控机的《税控发票》。并将相关单据提交给财务（应收会计）做账。《销售发票》（系统）、《税控发票》（系统/手工）销售发票是结算的必输数据，即使没有手工发票，也必须在系统中处理7、应收会计应收单审核根据业务提交的单据，在ERP系统《应收账款单据管理》中查询应收单据，审核后传会计凭证。《应收单》（系统）8、应收会计收款与核销根据到账情况，及时将客户收款数据录入到ERP系统的《收款单》中，审核后传会计凭证。同时将收款单与应收单作核销处理。《收款单》（系统）收款会影响信用余额；核销会影响账期3.1.2.4内部交易3.1.2.4.1业务概述指各公司的不同库存之间互相要货调拨的业务。包括：调拨申请、调拨申请处理、调拨订单、调拨出库、调拨入库等业务环节。如农化分公司从本部库存组织调拨到湛江库存组织。3.1.2.4.2岗位流程图3.1.2.4.3流程步骤描述顺序岗位业务步骤业务实现内容的描述单据备注询价单1、调入组织内部交易员调拨申请要货组织向其他组织提出要货需求，在ERP系统录入《调拨申请单》，并经审批通过。《调拨申请单》(系统)2、调出组织内部交易员调拨申请处理ERP系统会自动将调拨申请提交到调出组织的《调拨申请处理》中，在《调拨申请处理》中处理各要货组织的需求，判断并确认调拨数量。若可行，则生成《组织间调拨订单》。《调拨申请处理》(系统)《组织间调拨订单》3、调出组织内部交易员调拨订单审核在ERP系统的《组织间调拨订单》中查询已生成的单据，审核生效。并打印出来（称为《提货单》）通知本公司的仓管员备货与发货。《提货单》（系统）内部交易不支持信用管理4、调出组织仓管员调拨出库根据《提货单》在ERP系统中，参照调拨订单作调拨出库单，并填入正确的仓库、批次号、实发数量等信息。《调拨出库单》(系统)《提货单》（打印）5、调入组织仓管员调拨入库根据入库数量，在ERP系统中，参照调拨出库单作调拨入库单，并填入正确的仓库、批次号、实收数量等信息。同时打印《到货单》（仓库、业务、财务各一联）。《调拨入库单》(系统)《到货单》(打印)按实际到货数入库，另差异数作为调出方的调拨途损。3.1.2.5直运采购销售流程3.1.2.5.1业务概述指本公司接单，直接由供应商（厂家或公司）送货到客户的销售业务，其与普通销售采购业务的唯一的区别在于直运业务没有实际物流过程，只有商流和资金流过程（但需要补录出入库数据，虚拟进仓）。包括：接销售订单、转采购、供应商直接发货、销售和采购开票、跟踪收付款等业务环节。3.1.2.5.2岗位流程图3.1.2.5.3流程步骤描述顺序岗位业务步骤业务实现内容的描述单据备注询价单1、公司供应链管理员客户化档案维护存货管理档案的主供应商、物料生产档案的采购组织和参考成本；客商管理档案中为存货设定所采购品种的供应商和所销售客户的专管部门和专管业务员。建立直运虚拟仓（注意属性不能勾上“是否直运仓”和“是否影响ATP”，必须勾上“进行成本计算”）做直运的首要条件2、销售内务直运销售订单接到客户订单后，若要采取直运销售，则在ERP系统录入《销售订单》。选择“直运采购销售”业务类型，录入客户、产品、价格、数量等信息。《销售订单》（系统）3、销售内务自动生成采购订单在《销售订单》通过审核后，即时将《销售订单》需求提交给采购员。ERP系统会自动推式生成后续的采购订单（自动选择主供应商、采购组织及采购价格等信息）。同时还会自动推式生成后续的销售出库单（未填实发数，未签字）。《销售订单》、《采购订单》(系统)4、采购员采购订单处理在ERP系统中通过选择“直运采购的业务类型”的查询条件查询采购订单，确认供应商价格等信息后，下单（打印采购订单）给供应商进行采购，保存审核后，自动推式生成后续的采购入库单（未填实发数，未签字）。《采购订单》（打印）具体订单处理同普通采购流程5、采购员跟踪直运过程随时跟踪供应商的直运送货进程。确认客户收货签收后，通知仓管员在系统中对入库6、仓管员补录采购入库与销售出库数据在ERP系统中根据采购员的通知，在ERP系统中补录采购入库与销售出库（仓库可统一选择直运仓，先补录实收、后实发数量，并签字）。7、采购员采购发票与结算同普通采购流程。8、销售内务销售发票与结算同普通销售流程。3.1.2.6销售途损流程3.1.2.6.1业务概述指公司销售出货后，货物在运输途中有损失的业务。包括：途损记录、责任判定、损失与赔偿等业务环节。首先通过ERP系统中销售退货先减少客户应收与出库成本，再根据责任方，做其它出库单或者客户销售出库单。3.1.2.6.2岗位流程图3.1.2.6.3流程步骤描述顺序岗位业务步骤业务实现内容的描述单据备注询价单1、销售经理确认发生途损与责任认定若收货客户签收数量小于出货数量，且客户不承担责任，则判定为发生途损。途损确认后，还需要进行责任认定，由公司自负还是由第三方负责（如运输公司等）。2、销售内务责任判定根据不同责任人，不同处理方式。如由公司自负，则通知仓管员手工自制《其它出库单》（收发类别注明为途损）；如由第三方负责，则生成客户销售单据（销售订单、销售出库单（收发类别注明为途损）与销售发票）。审核后，并打印销售出库单与发票交财务做账。确认退货价格、并录入退货原因（途损）。3、销售内务销售退货业务处理若由自己负责，则走销售退货流程，在ERP系统中参照销售出库单制《退货申请单》。再根据退货申请做《红字销售出库》（收发类别注明为途损）。《退货申请单》(系统)《红字销售出库》打印4、、销售内务销售业务由运输商负责，相当于把货转卖给运输商，先走对客户的销售退货流程，再走对运输商的普通销售流程。《退货申请单》《销售订单》5、销售内务销售退货开票对客户，如原出库单已开发票的情况下发生因途损产生的退货业务，则单独为此红字销售出库开《红字销售发票》，若原出库单未开票，则可将蓝字出库单与红字出库单合并开《销售发票》；《销售发票》（系统）《销售发票》打印3.1.2.7销售退货流程3.1.2.7.1业务概述指公司销售业务完成后，客户发现质量不良、包装破损等原因，需要将商品退回的业务。包括退货申请、退货入库、发票结算等业务环节。3.1.2.7.2岗位流程图3.1.2.7.3流程步骤描述顺序岗位业务步骤业务实现内容的描述单据备注询价单1、销售内务退货申请确认需要退货时，在NC系统中选择“普通销售”业务类型，参照原《销售出库单》，录入《退货申请单》，并提交销售经理审批后，再打印生成《销售退货单》（业务、财务、仓库各一联），通知仓库办理销售退货入库。《退货申请单》(系统)《销售退货单》(打印)需要向财务人员确认退货价格、并录入退货原因。2、仓管员销售退货入库根据内务的通知，办理客户退货入库手续后，在NC系统根据销售内务提供的《销售退货申请单》录入红字《销售出库单》，并填入正确的仓库、批次号、实发数量等信息，同时在《销售退货单》上也手工填写正确的实发数量，并回传、签字。《销售出库单》(系统)《销售退货单》(打印)3、销售内务销售开票先在NC系统中参照红字销售出库单开红字《销售发票》，发票审核后，会自动结算生成财务的应收单与销售成本出库单。如需税控开票，则再通过接口，将系统的发票数据导入到税控机的《税控发票》。并将相关单据提交给财务（应收会计）做账。《销售发票》（系统）、《税控发票》（手工）4、应收会计应收单审核根据业务提交的单据，在NC系统《应收账款单据管理》中查询红字应收单据，审核后传会计凭证。《应收账款单据管理》（系统）5、销售内务核销将红字应收单与蓝字应收单作核销处理。核销会影响账期3.1.3库存业务流程3.1.3.1日常出入库管理3.1.3.1.1业务概述指批发贸易业务过程中的仓库出入库业务管理，包括采购入库、销售出库、调拨出入库、材料出库、成品入库与其它出入库等业务。3.1.3.1.2业务描述采购入库：指仓管员依据《采购订单》接收入库的库存业务，仓管员开《采购入库单》（请详见前面3.1.1.1.普通采购业务）。采购退库：指存货已经检验入库后，退回供应商时办理的出库业务，仓管员根据红字《采购订单》开红字《采购入库单》（请详见前面3.1.1.1普通采购业务）。销售出库：指仓管员依据《销售订单》出库的库存业务，仓管员开《销售出库单》（请详见前面3.1.2.3普通销售业务）。销售退回：指存货已出库后，客户退回时办理的入库库存业务，仓管员根据《销售退货申请单》开红字《销售出库单》（请详见前面3.1.2.7.普通销售业务）。材料出库：指工厂（如中加厂）作存货领用或发放的材料出库业务，仓管员开《材料出库单》，签字后传存货核算。产成品入库：指工厂（如中加厂）生产产成品的完工入库业务，仓管员开《产成品入库单》，签字后传存货核算。其它出库：指发生采购到货损耗情况或代管出库的业务，仓管员自制开《其它出库单》，签字后传存货核算（代管出库不传存货核算）。其它入库：指发生采购到货升溢情况或代管入库的业务，仓管员自制开《其它入库单》，签字后传存货核算（代管入库不传存货核算）。转库：指公司存货在不同仓库间移动、远程仓库间调拨的业务。仓管员开《转库单》，再相继点击“直接转出”和“直接转入”，由系统生成其它出库单与其它入库单（操作规范详细参照2.1.4仓库管理），并签字。出库单和入库单的数量必须相等。盘点：指仓管员在系统中维护盘点单并打印，与实际库存进行核对后，在系统中维护实际数量，作库存调整的操作，存在盘盈盘亏时，由系统自动生成其他出入库单（操作规范详细参照2.1.4仓库管理），并签字。仓库回执确认：针对某些业务部门或公司的仓库是租用，大部分出入库操作与系统账操作是分离的。为保证实际出入库的准确性，要求外包仓管员定期有相应的回执，以便确认具体的出入库信息（如日期、数量、批号等）。3.1.3.2库存查询3.1.3.2.1业务概述3.1.3.2.2业务描述公司全范围：可在授权的前提下，相关人员能在NC系统中随时查询到公司下所有分公司、库存组织、仓库的库存情况。库存展望量（可用量）查询：按照可用量=现存量-订单未执行数量的公式（对于农资股份有限公司，不包括预计入的内容），能即时显示出可用量情况。如在接订单时显示给销售内务，以供参考，可用量为负数时，系统将根据各公司的设置情况进行询问或者不允许保存销售订单等操作。查询方式：可在业务处理过程中随时查询，如销售订单、出库、采购、入库等过程有现存量查询功能，或者在库存存量查询的结点中查询，也可通过有关库存查询的自定义报表查询。3.1.3.3批次号管理3.1.3.3.1业务概述3.1.3.3.2业务描述批号跟踪：可以在NC系统的《批号跟踪表》中直接按批号查询或输出相关的出入库情况，可在库存存量查询中按批次号查询现有存货的批次号库存情况（如要按批号查询整个供应链过程情况，需要自定义报表处理）。若采用批号管理，在仓库管理的所有操作过程中，都必须要记录批次号。包括：（1）商品到货入库时，在《采购入库单》记录该批商品的批号，如卡号、合同号、厂家提供的批号、商品的生产日期等；（2）在相关出入库过程中记录该批商品的批号；（3）销售出库时，在《销售出库单》记录该批商品的批号，直接参照原入库批号并选择；（4）盘点时，要按批号列出存货的盘点清单，并按批号录入实际盘点数。要求仓库在出入库时，对化肥、化工产品遵循“先进先出”、对农药遵循“按保质期优先”的原则进行出货，若实际情况不能满足此原则，则修改为实际出库的批次号。按批次核算成本：由于财务存货核算是按产品全月加权平均计算成本的，所以对于按批次核算成本（即核算产品按批次号的采购总成本）需要通过自定义的采购成本报表实现。3.1.3.4保质期管理3.1.3.4.1业务概述由于商品特性及管理需求，某些产品种类（如化肥、农药、化工产品）需要按保质期进行物流管理。主要应用于：针对每批存货作保质期跟踪、免堆存期管理、销售积压预警的管理。3.1.3.4.2业务描述保质期记录：通过NC系统的保质期管理，可随时记录每批存货的保质期数据（生产日期与失效日期）。保质期提醒：对于已到期（或快到期）的存货，NC系统可通过预警功能（保质期到期前定期检查）实时地触发提示信息，或禁止销售；也可主动定期地查询关于有效期的相关报表。免存期管理：为了解每批货物在出租仓库的免费截止日期，也可通过保质期来变通实现。即在采购入库时将失效日期记录为免存的截止日期。如需要修改免存期时，也可通过《批号管理》功能进行调整处理。销售积压预警管理：为了了解某些品种（如国产复合肥）的商品流通情况，对长期积压未被销售的商品进行管理时，可通过保质期管理变通实现。即在采购入库时将入库日期记录为销售积压管理的生产日期。若超过规定期限的品种将在预警系统中作提示。3.1.3.5安全库存3.1.3.5.1业务概述安全库存控制是对不同的存货根据库存情况与销售情况设立不同的库存控制预警线。NC系统可帮助业务员在库存数量超过预警线时进行提示，再由人工判断是否提出新的采购计划。仓库人员根据实际情况调整具体的安全库存计算。3.1.3.5.2业务描述通过安全库存业务可提升仓库管理水平。随时了解库存水平，快速了解品种的流通情况，以便及时满足销售市场需要。可在NC系统的《物料生产档案》中按“存货+库存组织”设置存货的安全库存（安全库存量可以定期做调整），这样可由NC系统在日常出入库操作时，自动检查是否发生低于安全库存的情况（并预警提示）。另外也可在系统的《安全库存报表》中随时进行查询。相关业务人员可据此进行决策对应的采购计划。3.1.3.6盘点业务3.1.3.6.1业务概述主要指各公司仓管进行的定期盘点与调整的工作。包括盘点单、盘点录入、盘点审核、调整、其它出入库单等环节。3.1.3.6.2岗位流程图3.1.3.6.3流程步骤描述顺序岗位业务步骤业务实现内容的描述单据备注询价单1、供应链管理员盘点准备在确定盘点时间后，由经理要求各业务员、仓管员暂停出入库业务。（可由供应链管理员通过NC系统的开关账功能强制）。2、仓管员盘点单打印在NC系统中根据实际盘点方式（如仓库盘点、存货盘点等）在NC系统中生成空白盘点单（只注存货、仓库、批次号，不注数量），并即时做账面取数。并打印出盘点单分发给各仓库仓管员作实物盘点用。《盘点单》（打印）3、仓管员实际盘点与录入盘点数在实地盘点后，先直接手工填写实盘数量到空白盘点单上。再在NC系统中的“盘点单”上录入“仓库+存货+批次号”的实盘数量。如有差异，在备注中注明具体原因。《盘点单》（打印）（系统）4、仓管员盘点结束即时通知各业务员、仓管员正常作出入库业务，若已设置关账，可通知供应链管理员进行开账操作。5、仓管员盘点审核将《盘点单》送交给财务会计审核，由财务会计在NC系统中对盘点单进行审核确认。《盘点单》（打印）（系统）6、仓管员盘点调整在财务审核通过后，再根据审核结果在NC系统的《盘点单》中进行调整处理，系统自动根据盘盈盘亏生成《其它出入库单》（其收发类别必须是“盘盈”、“盘亏”）。再由各仓管员签字。《盘点单》（系统）《其它出入库单》（系统）3.1.3.7仓库经营业务3.1.3.7.1业务概述指经营性仓库（如湛江分公司、塞坝口等）的出租与物流管理（客户产品）业务。3.1.3.7.2业务描述对于仓库的管理，如需要物流管理，则可在NC系统的供应链中处理；如不需要物流管理，则直接在NC系统的财务中处理，不作供应链业务。物流管理只做库存账，即《其它入库单》（注明填写客商信息）与《其它出库单》（注明填写客商信息），不传财务存货核算。物流管理：仓库对内部客户（本部业务部门）和外部客户的物流管理均在自己公司账中作库存账务（注意需启用批号与有效期的管理）。租金计算：按货物数量（重量）计算租金时，则可通过NC系统制作每批（卡）的出入库明细，再导出到EXCEL，方便租金的计算。3.1.3.8分装业务3.1.3.8.1业务概述指改变存货包装规格（如将大包装拆成小包装）的库存调整业务。分装业务处理的关键点包括：大包装与小包装的库存调整处理是通过NC系统的组装功能实现。分包加工费的处理。通过组装功能实现小包装的成本=大包装的成本+包装费用。根据农化分公司的实际业务，有三种不同的分装业务流程。下面分别进行其在ERP系统的操作流程。详细操作方法见《农资股份有限公司NC用户操作手册》中的《分装业务说明》。3.1.3.8.2流程分析（1）大包装出库流程。大包装的出库是通过转库的功能实现，即将大包装从本部仓库转到分装厂的仓库。直接转出直接转出转库单其它入库单其它出库单顺序岗位业务步骤业务实现内容的描述单据备注询价单1、销售内务转库单发货给分装厂时，在NC系统中制《转库单》，将大包装产品（有时包括包装材料）由本部仓转移到分装厂仓，并通知仓管员处理。《转库单》（系统）需要在为分装厂设置一个分装厂仓库2、仓管员直接转出与其它出入库查询制好的转库单，点击“直接转出”按钮，并在其它出入库单界面填写实发与实收数量并保存。NC系统将自动对单据进行签字处理。《转库单》（系统）《其它出库单》、《其它入库单》（打印）（2）小包装入库流程。小包装的入库是通过组装（或拆卸）的功能实现，即将分装厂仓的大包装（有时加上包装材料）组装/分拆成小包装。大包装作其它出库，小包装作其它入库，并即时入回本部的相关仓库。而其中的分装加工费用是通过组装（或拆卸）功能的组装/拆卸费用实现，即在制组装单时根据费用发票（如果没有发票，则需要暂估费用），即时填入组装费用。审核审核组装单其它入库单其它出库单组装单组装费用组装单组装费用费用暂估入库调整单采购发票顺序岗位业务步骤业务实现内容的描述单据备注3、采购内务组装当分装厂完成了分装，并送回入库时，在ERP系统中制《组装单》，将分装厂仓的大包装产品（有时加上包装材料）转化为本部仓的小包装产品。《组装单》（系统）4、仓管员审核与其它出入库查询制好的组装单，点击“审核”按钮，并在其它出入库单界面填写实发与实收数量，保存。ERP系统将自动对单据进行签字处理。打印《其它出入库单》将给财务处理。《组装单》（系统）、《其它出库单》、《其它入库单》（打印）5、采购内务分装费用暂估处理将分装过程发生的费用，可能无法即时取得发票。则在ERP系统的《组装单》的“组装费用”项目上手工录入，由系统自动计算出大、小包装的成本。《组装单》（系统）6、采购内务分装费用结算与调整待收到费用发票后，在NC系统的《采购发票》中录入确认的费用并审核（生成应付账款）；如与上面步骤中的暂估费用有差异时，进行调整。由业务人员将费用发票与原组装单打印出来，并在单上注明应调整的费用差异金额（费用发票金额—原暂估费用金额），一并交给财务。分装费用对应的费用存货包括：包装材料费（C）、制版费（C）、分包费（C），均入成本存货（特殊可入凭证的费用项）。《采购发票》、《组装单》（打印）7、财务暂估成本的成本计算1、财务根据《其它出入库单》，在存货核算模块中，查询来源单据号。2、进行成本计算。《存货-其它出入库单》、《成本计算》（系统）8、财务费用发票的调整根据业务传过来的组装单、费用发票以及单上所注明的差异金额，在存货核算模块中，新增小包装的“入库调整单”，再在应付模块中，审核应收单据，并生成凭证。《存货-其它出入库单》、《应付账款-单据管理》、《凭证生成》（系统）3.1.3.8.3注意事项分装业务的收发类别：必须注明为分包出入库，否则会对财务有严重影响。发生成本调整的情况有两种：如果是分装费用的调整，则由财务在存货核算模块的入库调整单上新增处理。如果是大包装成本的调整，则系统首先会通过发票结算的方式自动调整大包装的入库成本。但对于大包装的出库成本与小包装的入库成本，则需要财务在存货核算模块的出库调整单与入库调整单上同时新增处理（对应存货、金额相等）。小包装分批入库。如果小包装产品不是一次性加工入库，而是分批加工入库，则也需要分批制组装单，并要估算组装用的大包装产品的用量。此种分批入库的处理如下：前批组装入库时，大包装产品的用量需要根据此次入库的小包装产品数量同比换算成大包装产品数量。对于最后一批组装入库，大包装产品的用量则是用总出库量扣减之前已组装的大包装产品数量。采购销售的分装业务。即将大包装产品销售给分装厂，由分装厂加工完成后，将小包装产品回销。最后公司与分装厂结算应收与应付账款。大包装产品出库：同销售出库流程。销售订单销售出库单销售发票。小包装产品入库：同采购入库流程。采购订单采购入库单采购发票。3.1.3.9样品业务3.1.3.9.1业务概述针对在NC系统的目前的样品业务处理，广东省农资公司有如下应用需求：在NC系统中作样品管理，一方面加强公司样品出入库管理，另一方面减少手工账。在管理上，样品与正常商品分开管理。通过不同仓库处理。样品按照不同情况，确定是否计入成本以及是否在系统中传存货核算。入成本的样品同时会摊低正常商品的结存成本。为避免实际业务所产生的问题，样品出入库不通过采购销售的方式，而是通过其它出入库方式出入库。3.1.3.9.2样品流程样品操作有三种操作流程，必须根据业务实际情况判断并选择正确的操作流程（详细操作方法见《农资股份有限公司NC用户操作手册》中的《样品业务说明》）：样品入、样品出（1）样品入：通过其它入库单入库。注意填入正确的仓库（样品仓）、收发类别（样品入库）（2）样品出：通过其它出库单出库。注意填入正确的仓库（样品仓）、收发类别（样品出库）样品入、销售出（1）样品入同流程1。（2）做转库单，样品由样品仓转入正常仓库。其它出库单价手工录入为正常采购价格，系统会自动将价格写入其它出库单。其它出库单的收发类别是“样品出库”，其它入库单的收发类别是“采购盈余”。（3）销售出库同正常销售。注意填入正确的仓库（转入的正常仓库）、收发类别（正常销售）。采购入、样品出（1）采购入同正常采购，注意填入正确的仓库（正常仓库）、收发类别（正常采购）（2）转库，做转库单由正常仓转入样品仓。其它出库单价手工录入正常采购价格，其它入库单价自动带出。其它出库单的收发类别是“采购损耗”（注意不要选择样品出库与转库出库，否则对财务有影响）。其它入库单的收发类别为“样品入库”。（3）样品出库参照流程13.1.3.9.3注意事项样品转销售的其它入库单会传到财务存货核算与成本中，作为存货的升溢，采购转样品的其它出库单会传到财务核算与成本中，作为存货的损耗。业务人员可以从样品仓了解到具体的样品出入库与结存。公司操作员需制作区别于销售采购订单的样品出入库单据，打印给业务、仓库、财务。有样品存在的交易，须对样品单独做单，不能和正常商品混淆。3.1.3.10收发类别和出入库单价格输入规范3.1.3.10.1业务概述由于收发类别在NC系统中是库存数据分类统计（如收发存报表），以及财务核算的重要依据，因此相关库存制单人员必须严格遵照以下说明，正确地填写收发类别，否则会产生后续业务的错误问题。各公司关键用户将所有出入库单的单据模板上的收发类别配置为必输项。各业务用户按以下方案在出入库单据填写时，必须选择正确的收发类别。3.1.3.10.2收发类别说明类别编码类别名称收发类使用单据使用的业务场景（某些类别要求输入单价）是否生成凭证会计平台影响１0收入类收不使用101正常入库收采购入库单各采购业务类型中，根据采购订单生成的正数采购入库单时是不影响102采购盈余收其他入库单采购入库后，由于发生升溢（实际入库数>报进数），手工新增其他入库单，要求输入单价是同盘盈103盘盈收其他入库单在系统盘点单调整后，生成的其他入库单，要求输入单价是入其他业务收入科目104样品入库收其它入库单在其它入库单中入样品库。包括从正常仓转入样品仓的入库单否（不传存货核算）105采购退货出库收采购入库单由于退货给供应商，根据采购入库单生成的负数采购入库单时是同正常采购106产成品入库收产成品入库单工厂生产完工成品入库时是入产成品科目107受托入库收采购入库单供应商（如先正达）寄存采购入库类型，生成的采购入库单时否（不传存货核算）108分包入库收其他入库单大包分小包业务中制拆卸单后，生成的其他入库单时是与分包出库合并生成凭证109组织间调拨入库收调拨入库单不同库存组织间调拨后，生成的其他入库单时否不生成凭证110转库入库收其他入库单同库存组织间不同仓库转移后，生成的其他入库单时否不生成凭证111转售入库收其他入库单仓储专用。其他业务单位禁用否不生成凭证112改包入库收其他入库单指农药存在散售的情况，通过型态转换生成同一商品不同辅计量的其它入库单是与改包出库合并生成凭证113正常入库（仓储专用）收其他入库单指仓储类公司的入库业务。其他业务单位禁用。否（不传存货核算）２0发出类发不使用201正常销售发销售出库单各销售业务类型中，根据销售订单生成的正数销售出库单据。是不影响202采购损耗发其他出库单采购入库后，由于发生损耗（实际入库数<报进数），手工新增其他出库单，要求输入单价是同盘亏203盘亏发其他出库单在系统盘点单调整后，生成的其他出库单，要求输入单价是入其他业务支出科目204样品出库发其它出库单在其它出库单中从样品库出。包括从样品仓转出到正常仓的出库单否（不传存货核算）205销售退货入库发销售出库单由于客户退货，根据销售退货申请生成的负数销售出库单据。是同正常销售206材料出库发材料出库单工厂生产所需材料出库时是入原材料科目207销售途损出库发途损单销售出库后，发生的途损生成的其它出库单，除嘉誉化工外，其它公司禁用。是财务存货核算的其它出库单208分包出库发其他出库单大包分小包业务中制拆卸单后，生成的其他出库单时是与分包入库合并生成凭证209组织间调拨出库发调拨出库单不同库存组织间调拨后，生成的其他出库单时否不生成凭证210转库出库发其他出库单同库存组织间不同仓库转移后，生成的其他出库单时否不生成凭证211转售出库发其他出库单否不生成凭证212改包出库发其他出库单指农药存在散售的情况，通过型态转换生成同一商品不同辅计量的其它出库单是与改包入库合并生成凭证213正常出库（仓储专用）发其他出库单指仓储类公司的出库业务，其他业务公司禁用。否（不传存货核算）…3.1.3.11库存商品拆解业务3.1.3.11.1业务概述各公司的农药销售存在对大包装的拆解散卖业务（如1件分拆成9瓶，卖其中的3瓶），在系统中，若直接对辅数量作小数点的出库业务（如：出0.33件），由于小数点的误差，容易出现当剩余存货约等于1瓶时，辅计量与计量单位之间不能正常对应关系。因此，在实际的拆解业务中，必须规范拆解流程，对辅数量作整数的出入库。详细操作参照《农资股份有限公司NC用户操作手册》中的《库存商品拆解业务说明》。3.1.3.11.2流程说明在《存货管理档案中》维护一级（件）、二级（瓶、包）的拆解对应关系。操作员通过出库单（所有出库单）辅助功能中的“现存量查询”界面中，在保证出库数量不变的情况下，在现存量查询的品种辅计量单位中选择要出库的单位，点击“确定”后出库，系统将自动按拆解动作生成已签字的其他出入库单。拆解单生成的其他出入库单不传财务存货核算。3.1.4费用管理流程对于公司运营过程中所发生的费用，需要在NC系统进行处理，包括费用记录、费用结算、费用统计等业务。3.1.4.1费用流程概述根据费用支付对象是否固定往来对象（即在NC系统中是个人或是客商性质），将费用分为两大类：个人费用、往来费用。个人费用处理流程：直接由业务人员向财务人员报销。业务人员不在系统中处理，财务人员在NC系统的凭证中处理，并计入部门辅助核算。往来费用处理流程：往来费用一般是业务部门（采购、销售、仓管）在运营过程中发生地采购费用、销售费用与仓储费用。业务人员必须在NC系统中录入费用发票（有往来对象的一般会有发票），系统会生成应付单，财务人员在应付系统中处理（审核应付单、付款、核销），由系统生成会计凭证。以下将主要针对往来费用业务，详细说明NC系统中相关的流程：3.1.4.2费用方案应用步骤费用分类：根据费用统计需求，将往来费用进行分类，如运输费、包装费、仓租费等。相对应在NC系统中需要对每种费用类别编制一个存货编码。如：费用编码费用名称费用类型所属公司160901001运输费用(C)入成本中加厂、农化公司、160902001运输费(F)不入成本农化公司、…费用记录：当发生某笔往来费用时，根据对方提供的费用发票（或相关有效原始凭证），在NC系统中的采购发票界面，录入费用发票并审核，还可根据需要进行打印提供给财务。（注意：销售费用与仓储费用均在采购发票界面进行处理）。对于期间费用（不计入成本），如果不需要分摊到品种上，则只需要录入一个总的费用金额即可。而针对某些分公司存在期间费用也需要区分品种（即分摊到不同的存货上）的情况，则要求业务人员在录入费用发票时，必须在表体中录入费用所对应的存货信息（在发票界面上有一个自定义项：对应存货编码），从而以不同的行来区分此费用所对应的不同存货。财务人员根据业务部门提供的费用发票或有效凭证，在NC系统应付管理的单据管理中，查询到此应付单据，审核生成对应的会计凭证。付款时，在应付管理中，新增付款单并审核，生成会计凭证，并与上面的应付单进行核销处理。费用统计：以上方案可以使业务人员很方便地在NC系统中进行费用统计查询（采购管理-采购发票-查询统计-统计查询）。3.2财务流程规范财务流程规范如图所示，具体说明参照《2.2财务岗位规范》4．本规定从2009年3月起执行，由办公室负责解释。注：国产化肥部和国产复合肥因业务需要，进货流程已改用应付单据生成会计凭证，作为进货凭证。附件1：客商基本档案维护表客商名称客商简称客商总公司名称所属地区编码所属地区名称客商纳税人登记号通信地址邮政编码电话1传真1客商属性联系人1e-mail地址审核人：填写人：附件2：农资股份有限公司客商档案维护规范1.客商档案的信息规范农资股份有限公司客商档案根据地区分类的划分设置，由集团系统管理员统一维护其基本档案。由公司系统管理员维护其管理档案。客商基本档案须维护客商名称、简称、纳税人登记号、所属地区、联系地址、电话、传真等信息。1.1客商档案命名规范：1、客商的名称必须是其工商注册登记名称。2、当客商为个体户或无法确定其工商注册名称时，用“地区分类末级名称+企业法人的姓名”的命名方式。3、客商必须是某地区分类下的客商。农资股份有限公司的地区分类按中国的行政区域划分其命名，或按照客商的性质作划分。其中，广东、湖南两省划分到镇一级，其他省份划分到地级市。1.2客商档案编码规则：地区分类编码（9位）+流水号（3位），如图所示：客商分外部客商、内部客商、财务科目、银行四种，外部客商指与我公司有往来关系的外部独立法人单位；内部客商指我公司内部独立法人和内部独立核算单位；财务科目指财务用于总账的辅助科目；银行属于公司资金模块中的收付银行。此分类已在地区分类中划分，其中，国内外部客商分类编码为11，国外客商分类编码为12，内部客商分类编码为13，财务科目为14，银行为152.客商基本档案维护规范公司新增客户时，由业务员提交资料并督促公司系统管理员维护《附件1农资股份有限公司客商基本档案表》，必须维护客商全称、简称、地区分类编码、客商属性四项，详细维护纳税人登记号、联系人、联系地址、电话、传真等资料，递交给系统管理员增加；集团系统管理员增加完毕并反馈相应的客户编码后，便可正常使用。3.客商管理档案维护规范集团系统管理员分配客商到公司后，公司系统管理员便可对客商作管理档案资料的补充，维护客商属性、账期、发货地址、银行帐号、专管部门、专管业务员等管理资料。附件3：存货基本档案提交表提交部门：日期：存货名称规格型号存货简称助记码存货分类编码存货分类名称主计量单位是否辅计量单位默认辅计量单位编码1辅计量单位编码2主辅计量换算关系附件4：农资股份有限公司存货档案维护规范1.农药基本档案增加规范农药分国产、进口的杀虫剂、杀螨剂、除草剂、杀鼠剂、调节剂、叶面肥等。采购内务提交的文档中，严格维护必填字段，存货名称，规格，型号，简称，助记码，存货分类，存货分类编号，单位重量等。1.1农药命名规范：农药品种按照存货名称、规格、型号定义其唯一性。（1）农药存货名称的命名方式为：含量+包装名称。另外包装颜色，质地等要用不同品种区分，如草甘磷白和草甘磷黑，草甘磷胶瓶和草甘磷塑瓶用不同的品种（不同存货编码）区分。（2）农药的规格按照每件的包装规格维护，同时必须区分出农药的属性，通过规格说明，如是固态、粉剂等则规格用g（克）表示，若是悬浮剂、液态规格用ml（毫升）表示。命名方式：xx（克/毫升）/(包/瓶)*yy（包/瓶）*zz盒、xx（克/毫升）/(包/瓶)*yy（包/瓶）如：325ml*4，40g*25*10。（3）农药的型号就是厂商，标准命名为（厂商