人事档案整理讲义

干部人事档案整理工作讲义人事档案管理的规范依据

中共中央组织部、国家人事部、国家档案局颁发的与人事档案管理相关的规范性文件。如，《干部人事档案材料收集归档规定》、《干部档案工作条例》、《干部档案整理细则》、《流动人员人事档案档案管理暂行办法》等。另外，各省、市组织部及地方档案局发布的相关规范性文件，如果内容不与国家规定相背离，也是管理人事档案的依据。干部人事档案整理工作讲义第一讲人事档案整理方法一、人事档案的分类整理与编目（一）分类1.大类划分：人员档案分为在（现）职人员、已故人员和非在职人员等类别。2.每个人员的档案按要求可以细分为十个类别。干部人事档案整理工作讲义第一类：履历材料

(一)归入履历材料具体内容如下：1.干部履历表；3.干部、职工、教师、医务人员、军人、学生等各类人员登记表、简历材料；4.城镇待业人员登记表等有关个人履历材料；5.履历表中含录干审批内容的放九—2类。

干部人事档案整理工作讲义(二)排序编目方式：按档案材料形成时间排序。

(三)注意事项：1.履历表有鉴定的，以履历为主，归第一类，以鉴定为主的放第三类；2.带自传的履历或简历表，以自传为主。

说明（第一类）：１.可以确认干部参加工作时间的登记表（如应征入伍登记表、兵役登记表、知识青年上山下乡登记表等材料），归第九类。2.没有实际内容的表格不归档。如确有保存价值的（如工会会员登记表），可放第十类。干部人事档案整理工作讲义第二类：自传材料

(一)具体内容：自传及属于自传性质的材料、领导干部个人有关事项发生变化的报告表等。(二)排序编目方式：按档案材料形成时间排序。干部人事档案整理工作讲义说明（第二类）：１.有的干部没有写过自传，可将含有自传内容较多的入党申请书放第二类，并在干部档案目录中标明“代自传”。2.一般性的科技干部业务自传、技术自传，不归档。干部人事档案整理工作讲义第三类：鉴定、考核、考察材料

(一)归入该类的材料内容如下：1.以鉴定为主要内容的各类人员登记表；2.九三年以来的年度考核登记表。3.毕业生鉴定表（如果四类中无毕业生登记表，此表先放四类，如含有成绩或有“同意毕业”、“准予毕业”意见放第四类。）；4.审计形成的材料（审计中发现问题并给予处分的放八类）；5.在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料。干部人事档案整理工作讲义(二)排序编目方式：按档案材料形成时间排序。

(三)注意事项：鉴定含自我鉴定。干部人事档案整理工作讲义第四类：学历和评聘专业技术职务材料

(一)归入该类的材料内容如下：1.学历学位材料;2.职业资格材料、评(聘)专业技术职称(职务)材料;3.反映科研学术水平的材料;4.培训材料：为期两个月以上。干部人事档案整理工作讲义2009年《归档规定》1、增加“高中毕业生登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表，毕业证书、学位证书复印件，选拔留学生审查登记表等参加出国（境）学习和中外合作办学学习的有关材料，国内外学历学位认证材料”2、增加“职业资格材料”包括职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件3、增加“反映科研学术水平的材料”包括院士、博导及县处级以上机关评选的拔尖人才的材料(二)排序编目方式：按档案材料形成时间排序。说明（第四类）：１.学历材料一要注意完整性，一套完整的学历材料至少由报考登记表、学习成绩单、毕业生登记表三部分组成。二是要注意真实性。２.毕业证、学位证原件由本人保存，复印件放第四类（在登记目录时要注明）。3.学生证、各科试卷、毕业设计、准考证、入学通知书、论文、著作等材料不归档。干部人事档案整理工作讲义第五类：政治历史情况审查材料

(一)归入该类的材料内容如下：1.政审材料2.更改干部的姓名、民族、年龄、国籍和参加工作时间的材料：个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复；计算连续工龄审批材料等。干部人事档案整理工作讲义(二)排序编目方式：按档案材料内容的主次关系排序，排列顺序为：1、上级批复；2、结论；3、调查报告、证明材料；4、本人对结论的意见；5、本人交待材料等。

(三)注意事项：证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列。干部人事档案整理工作讲义第六类：入党入团材料

(一)归入该类的材料内容如下：1.中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书，中国共产党党员登记表；2.民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表、认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见；3.中国共产主义青年团入团志愿书;4.加入或退出民主党派的材料。干部人事档案整理工作讲义(二)排序编目方式：按档案材料内容的主次关系排序，排列顺序为：1、入党、入团志愿书应排在入党、入团的其他材料之前，即：入团志愿书──入团申请书──入党志愿书──入党申请书──入党转正申请书──党员登记表；2、党员登记表等可按时间先后依次排列。

干部人事档案整理工作讲义(三)注意事项：1.开除党籍、团籍的材料归第八类；2.预备党员未转正的，志愿书不进档案；3.1969年4月14日—1977年8月17日入党无预备期，不存在转正申请书。说明（第六类）：１.党团材料只归组织作了结论的正式材料。思想汇报材料、支部讨论记录、考察材料等不归档；２.未批准或未转正以及取消预备党员资格的入党志愿书，由干部所在单位党组织保存，不能归入干部人事档案；3.凡被开除出党的，其入党材料仍放第六类，但需在入党志愿书封面上注明何时由何机关开除出党。开除出党的处分材料则放第八类。干部人事档案整理工作讲义第七类：奖励材料

(一)归入该类的材料内容如下：1。县处级以上表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批(呈报)表；2.先进人物登记(推荐、审批)表、先进事迹材料；3.撤销奖励的有关材料等。

(二)排序编目方式：按档案材料形成时间排序。说明（第七类）：１.奖励过程中形成的决定、通告、请示报告属于文书档案；奖状、荣誉证书、纪念册、奖章、勋章不归档，由本人保存。2.只有奖励证书和奖状而无审批表的，要通知所在单位或评先单位尽量找回审批表，实在索取不到的，可将先进事迹材料取来归档。干部人事档案整理工作讲义第八类：处分材料

(一)归入该类的材料内容如下：涉纪涉法材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实(调查、复查)报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除(变更、撤销)处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。

干部人事档案整理工作讲义(二)排序编目方式：按档案材料内容的主次关系排序。(三)注意事项：1、原来受处分，现已平反或撤销，新清整档案时，应将平反或撤销结论的批复放在原处分批复之前；2、政治历史问题与违纪错误一起给予处分的结论、调查报告、处分决定等材料，一律归第八类，凡未给处分的，以政治历史问题为主的归第五类，以违纪错误为主的归第八类。干部人事档案整理工作讲义第九类：工资、任免、退（离）休等材料

(一)归入该类的材料内容如下：

1、工资情况的材料：新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动(套改)表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发(恢复)通知单；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料。

干部人事档案整理工作讲义2、任免材料：招录、聘用材料，任免、调动、授衔、军人转业(复员)安置、退(离)休材料，辞职、辞退、罢免材料：比1996年规定增加选调生登记表，选聘到村任职高校毕业生登记表，公务员调任审批（备案）表，援藏、援疆、挂职锻炼登记（锻炼）表，授予海关关衔、法官和检察官等级审批表。增加自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定、申诉材料、复议决定，辞退公务员审批表、辞退决定材料，罢免材料干部人事档案整理工作讲义3、出国、出境材料：①出国、出境人员审批表（备案表）、登记表；②驻外使馆审批表。

4、党代会，人代会，政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料：委员当选通知或证明材料，委员简历，代表登记表等。

干部人事档案整理工作讲义(二)排序编目方式：按时间顺序或材料性质相对集中排序。

按材料性质可把该类档案分成：1.工资情况的材料；2.任免材料；3.出国、出境材料；4.各种代表会材料。第九类材料有两种排序方法：（１）按时序法进行排列，即将本类所有材料按形成时间的先后顺序依次排列。（２）采取二级分类，先按材料的性质相对集中，将本类材料分为四项：９－１工资材料；９－２任免材料；９－３出国（出境）材料；９－４党代会、人代会等其他材料。同一项目的材料按照时序由远至近依次排列。因为第九类的材料比较多，采用二级分类的方法，显得层次清楚，利用起来也比较方便。所以，对第九类材料的分类排序采用二级分类法为好。说明：１.应征入伍登记表（兵役登记表）、退伍登记表（审批表），转业干部服预备役报告表，知识青年上山下乡登记表，招工登记表（审批表），“以工代干”人员转干审批表等材料放第九类。２.无任免呈报表时，任免通知可放第九类，有任免呈报表则不归任免文件。3.大、中专毕业生分配报到通知书（派遣证）可放第十类。4.商调函、调令，出国任务批件等材料不归档。干部人事档案整理工作讲义第十类：其他可供参考的材料

归入该类的材料内容如下：1.健康检查和处理工伤事故材料：录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的材料。2.治丧材料：生平，非正常死亡调查报告等材料。3.干部人事档案报送、审核工作材料：干部人事档案报送单；干部人事档案有关情况说明等材料。4.其他材料：毕业生就业报到证(派遣证)，人事争议仲裁裁决书(调解书)，公务员申诉处理决定书(再申诉处理决定书、复核决定)，再生育子女申请审批表等有参考价值的材料。干部人事档案整理工作讲义说明：１.民事纠纷判决书，结婚报告、离婚结论，军人家属随军登记表（审批表），干部家属农转非审批表，独生子女审批表等材料可放第十类。２.预备役军官登记表、转业干部转服预备役审批表放十类。3.一般的体检表、化验报告，不归档。

干部人事档案整理工作讲义第二讲人事档案的编目一、人事档案材料的编码人事档案材料的编码包括顺序号、页码。顺序号包括材料的类号和份号。类号是指对人事档案材料所划分的十个大类号；份号是每类中具体材料的排序号。编写顺序号可先用铅笔，标在每份材料第一面的右上角。具体来说，第一类、第二类、第三类、第四类、第五类、第六类、第七类、第八类、第十类材料顺序号的编写如下：干部人事档案整理工作讲义顺序号的编写如下：第一类１－１１－２1—3……第二类２－１２－２……第三类３－１３－２……第五类５－１５－２……第六类６－１６－２……第七类７－１７－２……第八类８－１８－２……第十类１０－１１０－２……干部人事档案整理工作讲义第九类材料顺序号的编写如下：(四类)９－１－１９－１－２……９－２－１９－２－２……９－３－１９－３－２……９－４－１９－４－２……前面的数字代表材料所归属的类别，后面的数字代表材料在每类中的排序号。如“１－１”表示第一类中的第一份材料，“９－１－１”表示第九类工资材料中的第一份材料。依次类推。干部人事档案整理工作讲义注意事项：在每份材料右上角编上顺序号的同时，按图书计页法（第单面为一页），先用铅笔在材料每面的右下角编上页码（正面右下角，反面左下角）。材料本身有页码的，不需重编。如果其中有插页的，将插页顺着上页编上号码，再将以后的页码顺编。为每份材料编上顺序号和页码，一方面可以固定材料的位置，另一方面也方便检索、利用。干部人事档案整理工作讲义二、干部人事档案材料的目录登记每卷干部人事档案必须有详细的档案材料目录。干部人事档案材料的目录登记，就是在材料经过排列之后，按照固定的目录档目和要求，将相应的归档材料逐份记载的工作。目录登记，关键可以起到索引的作用，同时帮复查、保护档案材料的作用。第三讲干部人事档案改版有关工作1、将原Word格式的电子目录转换成Excel格式；（剪切粘贴、新材料目录录入、页边距调整）2、人事档案盒更换，档案卷背、封面姓名的打印；老材料仍然要保持原样，不能重新打孔和裱糊成A4纸型，A4纸型新材料按照改版文件要求靠左下对齐打孔一并装盒；3、人员档案副本盒的更换；4、按新标准整理新近人员档案；（原有小于A4纸型材料依据新标准）第三讲干部人事档案改版有关工作5.材料横竖重排，横板材料全部粘贴于白纸上改为竖版，方便查阅；6.提拔考察材料从3类调整入9-2相应任免表后、在职教育材料从4-1调整至4-4；（原材料裱糊在一起的需撕开重新粘贴补边整齐后装入）；7.审核档案材料,检查有无以往及新近缺失的材料、干部任免表、工资表等组织形成的材料中个人信息是否正确，形成材料缺失单向有关部门催要。第三讲干部人事档案改版有关工作改版工作工注意事项：关于目录1.接收档案同时要求档案来源单位提交档案目录的电子版。移交档案时应随纸质档案及时上交电子目录；2.材料名称尽量明确清楚，如外调证明材料应写清和入党者的亲属关系，如其父证明材料，名称文字过长可适当简略，迁安县杨店子镇靳官营村对其舅父侯凯证明；3.挂职借调期间的鉴定考核材料应明确标示，否则一年中有两份考核材料，容易使人不解；第三讲干部人事档案改版有关工作4.荣誉证书应具体到何种级别何种奖项，起到目录作用；5.目录中年份只写95没有按照要求写成1995，全部要改正过来；6.目录中年度考核材料应具体写清是哪一年的，因年度考核材料形成时间很不一致，有年底年初甚至有延后至4、5月份个人才签字的，为查找方便，一目了然，目录表示出来；第三讲干部人事档案改版有关工作7.目录中副处以上级别的干部任免审批表在职务发生变化时，职称评审表变化时应有标识；8.目录最后一页应有干部职务变动表。职务变动登记表表格内无空格键，无合并单元格，方便由word粘贴到excel中；9.目录可以正反面打印，节省空间，目录中去掉份数栏；10.无法从库中导出电子版目录，应向软件公司提出要求，利于流动。第三讲干部人事档案改版有关工作改版工作中注意事项关于第三类1、鉴定材料中自行分出三小别，分别是：鉴定、考核、考察，现在考察应调整到九类，鉴定和考核应打乱原排序，按时间重新排；2、在公司任职领导的工资及年度考核表不全。第三讲干部人事档案改版有关工作关于第四类1.工作后参加培训形成鉴定表和登记表（含成绩）现分别放在四类和三类，可以统一归入4-4，也可以维持原状；2现在四大类学历职称材料是按照时间顺序大排队的，应具体按照学历、职称、学术、培训分成1、2、3、4小类，分别归入。第三讲干部人事档案改版有关工作关于第六类六类分入团、入党，按小类分别排序，不符合中组部要求，应该大排队。关于第七类入档的科技进步奖材料填写备案表，由科技