公文写作第3讲公文的体式

第三讲

公文的体式公文格式的要素正文内容

其他格式

附加标记

内容眉首

版记

主体形式公文的其他格式安排字word：标识公文中横向距离的长度单位；行line：标识公文中纵向距离的长度单位公文用纸主要技术指标：纸张定量为60g/m2-80g/m的胶纸印刷纸或复写纸；公文用纸幅面及版面尺寸

公文用纸幅面尺寸：A4型纸；成品幅面尺寸为：210mm×297mm；公文页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）A4型公文纸版心公文中的表格横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页上。排版规格与印装要求排版规格：一般每面排22行，每行排28个字。段落行距为固定值30磅。制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。装订要求：左侧装订，不掉页。公文的格式规范眉首：公文首页红色反线以上的各要素（文头）主体：红色反线以下至主题词之间各要素（正文）；版记：主题词以下的各个要素（文尾）。眉首公文份数序号秘密等级保密期限紧急程度发文机关标识发文字号签发人横隔线（党的机关的文件，其间隔横线正中常有一颗实体五角红星）公文份数序号

用阿拉伯数码顶格标志于版心左上角顶格第一行。不是所有的公文都需要编制份号，但带有密级的公文必须编制份数序号份数序号一般根据印制公文的总份数来决定所编制份号的位数，但不少于两位数秘密等级秘密等级即“密级”，公文的涉密程度标志。涉及国家秘密的公文按照国家秘密及其密级范围分别用“绝密”、“机密”、“秘密”表示。密级用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；保密期限如需同时标志密级和保密期限，在密级之后标识“★”号，然后标识保密期限；为使其字段不致于过长，秘密等级之间不空1字距离。用3号黑体字标识。紧急程度公文用“特急”、“加急”表示；电报，则分“特提”、“特急”、“加急”或“平急”；紧急程度用3号黑体，顶格标注在版心右上角第1行，两字之间空1字；紧急程度如同时标注秘密等级与紧急程度，则标注于密级下一行，即版心右上角第2行。紧急文件标明何种等级，由谁确定？发文机关标识发文机关标识俗称“公文名称”；居中排一行，原则上应使用小标宋体字；一般用红色标识，为什么？字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm×15mm；规范化简称规范化简称应由该机关向上级机关申报；由本机关自定的，一定要明示其他行政机关，不能只是自己使用而别人不加认同；人大文件南大文件发文机关标识大版头发文机关全称或规范简称+“文件”中版头发文机关全称或规范简称+“文种”小版头只标志发文机关全称或规范简称文件版头函件版头文件头除“公告”、“通告”不用公文版式头外，其它各类公文均需使用公文版头。发文机关的公文版头一经确定，不可经常变动。有时根据工作需要，同一机关还可以制发专用公文版头。发文机关标识上边缘至版心上边缘距离

上行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm发文机关位置自上页边留出天头62mm平行文或下行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm留出55mm的空白供上级机关批示文件用发文机关标识距上页边留出天头117mm下行文平行文上行文联合行文同级机关联合行文时，可用主办机关一家版头，也可并用几家版头；联合行文的同级别机关，一般按党、政、军、群的顺序排列；联合行文联合行文机关过多时，应缩小字号、行距等，必须保证公文首页显示正文。发文字号又称文号，由发文机关代字+年份+序号构成。一件公文只有一个发文字号，几个机关联合发文，只标明主办机关发文字号。机关代字要简洁，一般在两、三个字以内；一个市、县范围内不能有重复的机关代字；各省市自治区简称省市自治区简称省会省市自治区简称省会省市自治区简称省会天津市津天津黑龙江省黑哈尔滨福建省闽福州上海市沪上海陕西省陕/秦西安台湾省台台北重庆市渝重庆山西省晋太原甘肃省甘/陇兰州河北省冀石家庄山东省鲁济南云南省云/滇昆明河南省豫郑州四川省川/蜀成都西藏自治区藏拉萨湖北省鄂武汉青海省青西宁宁夏回族自治区宁银川湖南省湘长沙安徽省皖合肥广西壮族自治区桂南宁江苏省苏南京海南省琼海口新疆维吾尔自治区新乌鲁木齐江西省赣南昌广东省粤广州内蒙古自治区蒙呼和浩特辽宁省辽沈阳贵州省贵/黔贵阳香港特别行政区港香港吉林省吉长春浙江省浙杭州澳门特别行政区澳澳门发文字号年份用阿拉伯数码写全，置于六角括号〔〕中；序号每年从1号开始，不编虚位，不用“0”占空位，序号前不写“第”；平行文、下行文发文字号位于公文名称下面居中排一行；上行文应在红色反线上右侧注明签发人，发文字号则移至左侧。发文字号下4mm处印一条与版心等宽的红色反线，发文字号只要不贴反线即可。签发人上报的公文，要由本机关主要负责人签发，并在公文上注明签发人；签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”三个字用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。主体部分标题主送机关正文附件说明发文机关署名及印章成文日期附注标题内容构成：发文机关+事由+文种三部分构成形式构成：发文机关+介词结构+文种标题中除法规、规章和管理规章名称加书名号外，一般不用标点符号；公文标题要素的省略省略发文机关，只写事由和文种省略发文机关名称和事由省略事由，只有发文机关和文种标题的书写标题位于公文首页红线横隔线空2行之下，居中排一行或多行，与正文间隔一行。多行书写时，可排列成宝塔形、梯形、菱形或等长形。标题的书写分行书写时要做到词意完整，排列匀称、美观，人名、地名、词或词组不能拆开分置两行，以免产生歧义。主送机关主送机关应当使用全称、规范简称或统称；按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列；同性质或级别的机关之间用顿号，不同性质或级别的机关之间用逗号，最后一个主送机关名称后标全角冒号。主送机关主送机关应在正文之上和公文标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格。如主送机关单位过多而使公文首页不能显示正文，怎么办？主送机关第一，上行文的主送机关一般有几个？第二，下行文主送对象太多怎么办？第三，上报文件能不能主送领导个人？第四，公开发布的公文要不要主送机关？第五，“决定、决议、会议纪要”等文种通常不在正文前写明主送对象，而在抄送栏内标明“主送”或者“分送”机关。无主送机关正文正文层次与标题：

第一个层次：用一、二、三表示，一般用三号黑体；第二个层次：用（一）（二）（三）来表示，三号楷体；第三个层次：用阿拉伯数码即1.2.3.表示，三号仿宋加粗以醒目；第四个层次：用（1）（2）（3）表示，三号仿宋。公文中的数字公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉语外，应当使用阿拉伯数字。国家行政机关公文处理办法中国妇女发展纲要公文的开头概述情况；说明根据；介绍目的；交代原因；阐明观点；表明态度；提出问题；慰问祝贺；引述来文。正文的结构安排简单列举式；平叙式；说理式结构清晰、思路严密；段落恰当，层次分明；详略得当，过渡自然；公文的结尾画龙点睛提出主旨；提出希望、号召、意见、建议。强调说明，对主体内容作必要的强调或补充，或说明有关事项。表示祝贺、慰问。自然作结，以专门结尾用语如“特此报告“特此通知”等作结尾。附件附件一般包括图表、目录、名单及其他有关文件材料。在内容上，附件是对正文的补充和说明；在形式上，附件是否可以独立？附件说明公文若有附件的，须在正文后空1行提行空2格标写“附件”，冒号后再分别标明附件标题、份数，后面不加标点符号。有几个附件时，还应用阿拉伯数码标出序号，每件一行。附件装订在哪儿？发文机关署名发文机关或者领导签署位于正文后右下方；联合行文时，有多个发文机关，怎么署？命令、议案等可不署发文机关，而由机关、单位主要领导人签署。印章除会议纪要、电报外，其他一切公文均应加盖印章，不加盖印章的公文应视为无效。公文为什么要有印章？哪些公文可以用领导的签名章？印章单一机关制发的公文是否一定要署发文机关名称？加盖印章应上距正文（附件）2～4mm，端正、居中下压成文日期。章的上沿不压正文（或附件），下边沿盖在成文日期上，这就是通常所说的“上不压正文，下骑年盖月”。公章如何盖？印章当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时，怎么办？应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期。采用同种加盖印章方式以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不过3mm。联合行文印章联合行文需加盖三个以上印章时，怎么办？主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一个印章之下标志成文日期。联合行文印章当正文（附件）后所剩空白处不能容下印章位置时，怎么办？成文日期一般情况下，公文成文日期以什么为标准？经会议讨论通过的公文的成文日期以什么为准？联合发文的成文日期以什么为准？电报，以发出日期为准。成文日期成文时间一律用规范小写汉字数码标明完整年月日；党的机关的公文成文日期则用阿拉伯数码标识；发文机关下面右空4字距离排一行；命令右空2字；会议纪要的成文日期居右顶格标志在文头的红色反线之上右侧。生效日期公文的成文日期与生效时间有什么关系？法规性文件以批准日期为准，其发布的日期与施行日期不一致时，应在正文中同时注明施行日期。附注附注的作用：

用以标注秘密文件的发送、阅读、传达范围，或用于有关事项的解释、说明。附注用3号仿宋体，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。版记版记一般包括：主题词抄送机关印发机关时间份数版记反线版记应置于公文最后一页（亦称封底），版记的最后一个要素置于最后一行。主题词主题词有何作用？一般按类别词、类属词、文种的顺序排列，通常3～5个词语，最多不超过7个。主题词主题词用3号黑体字居左顶格标，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目间应有1个字的间距。标注于附注的左下方。抄送机关什么是抄送机关？抄送机关的位置与标识。居左空1字标出“抄送：”字样，然后按有关规定或惯例依次排列抄送单位名称，中间用标点符号逗号“，”分隔，最后打上句号。抄送机关顺序上下级关系的抄送机关如何处理？同一级别的，按什么排序？

党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军事机关的顺序；本系统行文，下级单位在前，其他部门在后；本单位各部门及领导均不应列入抄送栏。主送、抄送、抄报主送机关

发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关和单位抄送机关

主送机关外需要执行或知晓公文的机关、单位和组织抄报往上级机关发公文时使用抄送

往下级机关或平级机关发公文时新的国家行政机关公文处理办法，已将“抄送”与“抄报”改为统一使用抄送。印发机关和印发日期印发机关和印发日期位于抄送栏之下（无抄送栏的在主题词之下），划一条细实线形成1行的印刷版记栏。印发机关左空1字，印发口期右空1字。线下右边用圆括号标注印刷份数。版记反线与位置版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。版记应置于公文最后一面（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。页码页码用阿拉伯数码标识，在版心下边缘之下一行，页码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。公文的特定格式命令格式

只标识发文机关名称而不标识“文件”二字的公文格式平行文或下行文：函信函式格式

下行文会议纪要格式

信函式格式发文机关标识上边缘距上页边为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两线长均为170mm。发文机关名称及双线均印红色。首页不显示页码，其后由第2页开始标识，第2页后不再标识红色双线。发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。如需标识份数序号、秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。发文字号下空1行标识公文标题。命令格式命令标识上边缘距版心上边缘20mm，上白边37mm十20mm＝57mm下标识。命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。发文机关名称应用全称，不能用简称包括规范化简称。在发文机关之下空2行标识令号，居中，令号用黑体字较庄重，前加“第”字，即“第×号”。令号怎么编制？任期内流水号命令格式令号下空2行标识正文。中间没有红色反线，与“文件式”公文不同。令文的内容一般都比较简短，大多一个自然段。正文下空1行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；命令的签发人应是发文机关的最高领导；令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期。会议纪要格式会议纪要标识由“××××会议纪要”组成。用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。在会议纪要之下空2行居中标识编号，即“第×号”。编号按年度为限。在编号下空1行版心左边缘顶格标识印发机关。在印发机关同一行版心右边缘顶格标识印发日期。在印发机关和印发日期下4mm划一条与版心等长的红线。会议纪要格式会议纪要主体部分及版记部分与“文件式”公文基本一致，只有两点不同。一是办公会议纪要不分主送、抄送，而用“分送”这一特定形式；二是会议纪要不加盖印章。会议纪要格式“分送”栏一般分为三个层次：一是上级领导；二是文件内容涉及的有关单位；三是应抄送周知的单位。公文字体字号标准汇总公文份数序号：阿拉伯数码（TimesNewRoman）密级：3号黑体紧急程度：“特急”、“加急”用3号黑体发文机关：红色小标宋体（小于22mm×15mm）发文字号：3号仿宋体签发人：“签发人”（3号仿宋体）；姓名（3号楷体）标题：2号小标宋体（小2号黑体）主送机关：3号仿宋公文字体字号标准汇总正文：3号仿宋第一个层次标题：3号黑体一、二、三第二个层次标题：3号楷体加粗（一）（二）（三）第三个层次标题：3号仿宋加粗1.2.3.第四个层次标题：3号仿宋（1）（2）（3）附件说明、发文机关、成文日期、附注：3号仿宋。公文字体字号标准汇总主题词：“主题词”（3号黑体）；词组（3号小标宋体）抄送机关：3号仿宋体印发机关：3号仿宋体；印发时间：阿拉伯数码；印发份数：阿拉伯数码附件：标题（2号小标宋体），正文（3号仿宋体）页码：4号半角阿拉伯数码，左右各放一条4号一字线行间距：一般设置“固定值”28磅或30磅公文标题常见问题标题不全滥用符号标题冗乱隶属不清乱用文种事由有误标题不全标题三要素：发文机关事由（内容）文种随意省略发文机关随意省略事由随意省略文种事由有误搭配不当内容残缺介词不当乱用文种生造文种错用文种混用文种隶属不清标题冗乱一是省略重复词语；二是简化被转发文件的发文机关；三是文号替代标题；四是删去中间层次如何处理

滥用符号公文的语言表达符合语法规范和语体规范表达方式规范词语规范逻辑规范符合实用目的和主客观环境六、公文语言表达的特点准确性简要性程式性平易性文明性常见公文专用词语称谓用语第一人称：“本”、“我”；第二人称：“你”、“贵”；第三人称：“该”开端用语根据、按照、遵照、依照、为了、关于、由于、随着、奉、兹。承启用语为此⋯⋯根据，⋯⋯特作如下通知（决定、规定）；为此，特提出以下意见；为了⋯⋯拟采取以下措施等。综合用语为此、据此、对此、鉴于、鉴此、有鉴于此、综上所述等。祈请用语请、希、望、盼、拟请、恳请、切请、提请、报请、希望、切望等。谦敬用语感激、敬重、承蒙惠允、不胜荣幸等。批转用语批示、审批、阅、批转、转发、发布等。常见公文专用词语经办用语经、业经、已经、将、现将、责成、试行、办理、贯彻执行、研究执行、参照执行、切实执行、酌情、酌办、酌定等。表态用语应、应该、应以、应予、应即、同意、不同意、批准、遵照执行、拟应、拟同意、原则上同意（批转）等。征询用语当否、妥否、可否、是否有当、是否同意、是否可行、如无不同意见、如无不妥等。时限用语当即、迅即、从速、届时等。祈复用语请批示、请批复、请核示、请指示、请复、请速复等。引叙用语前接、近接、现接、收悉、收妥等。结束用语为要、为荷、为感、为谢、特此通知、此致、此复、此据、特此函告。修改下面划横线的词语教育部关于应届大学生就业工作的通知早已印发，你校是否收到？请速了解答复。你厂部分房屋产权应属我局所有。上次会议已经做出决定并记录在处理公事的记录里。该批机器设备，不几天就可运抵你厂。我局接到全力防洪的紧急通知后，当时立刻就进行了研究，并采取了一系列具体措施。你县3月7日关于××问题的来信收到了，内容也全知道了，经过研究答复如下：现在介绍我局张××同志，前往你公司了解**情况，请你们接待商量并给予多多帮忙。将下列语句补充完整

上述事实，

严肃校纪，

《××大学学生管理条例》，

研究，

×××全校通报处分。查我国具有历史文化价值之文物图书，过去反动统治时代，往往官商勾结，盗运出口，

我国文化遗产蒙受莫大损失。今反动政权

推翻，海陆运输

畅通，

防止此项文物图书继续失散起见，

制定《禁止文物图书出口的暂行办法》，随令颁发，

转令所属遵照办理

。各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：为

深化教育体制改革，

《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020年）》（以下简称《教育规划纲要》）的部署，

在部分地区和学校开展国家教育体制改革试点。

国务院同意，

有关事项

：819库房火灾情况报告

××××：市××仓库819库房在本月6日晚8时失火。火借风力迅速蔓延，一时浓烟滚滚火光冲天。市消防大队接报后，马上出动6辆消防车风驰电掣般地赶到现场。消防队员跳下车之后，个个都像进入了格斗场的斗士、人人都像山野的猴子那样机灵，占了有利位置后立即灌救。十几条水柱就像十几条巨龙扑向大火。经过2小时的争分夺秒的战斗，大火恶魔终于被降伏了，但此时偌大的库房，已断垣残壁、一片狼藉、雾气充盈、焦味难闻。储存物资亦化为灰烬、让人痛心，据初步核算经济损失达数百万元，值得庆幸的是无人员伤亡。据查失火原因是819库房保管员李××值班时违犯库房管理规定造成的。李××已是40多岁的人了，身体健壮，平时工作还是挺卖力气的，但是马虎随便的毛病也较突出。819库房火灾情况报告昨天下午他带上5岁的女儿值班。下午7时多他在库房门口用炭炉煮饭，8时左右吃过饭后将炭炉移入库房内，随手把一块硬纸皮盖在上面，锁上库房门抱着女儿哼着小调到街上买东西了。约一个小时后，他回到库房区，感觉情况异常，将女儿放到一旁后，慌张地打开库房门一看，里面烟雾弥漫、火苗直窜，吓得瘫在门口地上，连报警也忘记了，女儿哇哇直哭似乎也不知道。直到总值班员闻讯赶来，才打电话呼救。但此时已大火熊熊，整个库房都已着火。消防车赶到虽然灌救得力，但也不能挽回损失了。此次火灾暴露了我们管理上的严重问题。我的心情非常沉重。我们成立了以仓库主任栗××为组长的事故调查小组，有关情况我们会尽快详细汇报。市××仓库管委会××年×月×日修改:819库房火灾情况报告××××：市××仓库819库房在本月6日晚8时左右发生火灾。消防队经过两个多小时扑救，大火熄灭。但整个库房已被烧毁，库房内储存的物资也变成灰烬。经济损失初步估计在500万元左右。所幸未造成人员伤亡。据查，这一火灾事故是由于库房保管员李××违犯仓库管理规定造成的。当天下午李××带着5岁的女儿值班，7时多在库房门口用炭炉煮食物，8时左右他将炭炉移入库房内并顺手把一块硬纸皮盖在上面。随后他擅离岗位抱着女儿到街上买东西，以至灰烬引燃纸皮酿成事故。9时左右，他回到库房打开大门，见里面浓烟弥漫、火苗直窜，惊吓得忘了报警，致使耽误了扑救时机。事故暴露了我们管理上的严重问题，我们已组成了以仓库主任栗××为组长的事故调查处理小组。有关情况我们将及时报告。市××仓库管委会××年×月×日公文行文中的称谓习惯下行文称谓习惯自称一般用发文机关名称，不用带第一人称代词的称谓对称一般用“你”（“你部”、“你省”等）不用受文机关名称上行文称谓习惯自称用带“我”的第一人称代词对称用“上级、领导”或受文机关名称，一般不用“你”平行文称谓习惯自称用带“我”的第一人称代词对称用“你”或“贵”各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：为全面贯彻党的十七大和十七届三中全会精神，深入贯彻落实科学发展观，大力实施科教兴国战略、人才强国战略、可持续发展战略，推进科学技术的自主创新，国务院决定，对为发展我国科技事业、促进经济社会发展、推进国防现代化建设做出突出贡献的科学技术人员和组织给予奖励。福建省人民政府关于漳州市人民政府驻地迁移的批复闽政文〔2011〕22号漳州市人民政府：你市《关于市政府驻地迁移的请示》（漳政〔2006〕26号）收悉经国务院批准，同意你市人民政府驻地由芗城区胜利路迁至龙文区步文镇。请你市认真做好政府驻地的迁移工作，搬迁经费由你市自行解决。福建省人民政府二○一一年一月十四日公文的稿本文稿草稿定稿文本正本不同文字稿本副本存本暂行本试行本修订本草稿什么是草稿？草稿有没有具备正式公文的效用？草稿的外观特点有哪些？

没有生效标志（签发、用印等），文面上常见“讨论稿”、“征求意见稿”、“送审稿”、“草案”、“初稿”、“二稿”、等标记；

标记大都位于标题下方或右侧加括号。

定稿什么是定稿？定稿有没有具备正式公文的效用？定稿确立后能否修改？定稿的外形特征有哪些？

有法定的生效标志（签发等）；有的还标明“定稿”、“最后完成稿”等稿本标记