第4章-会计凭证设计

通过本章学习，要求学生了解会计凭证的概念及种类；理解会计凭证设计的原则、内容和要求；掌握原始凭证和记帐凭证的设计方法以及会计凭证传递程序和保管制度的设计。第四章会计凭证设计第一节会计凭证设计与设计要求会计凭证是记录经济业务，明确经济责任，作为记帐根据的书面证明。一、会计凭证的作用1、可以如实记录经济业务,明确经济责任；2、是监督检查的依据，保证了会计信息的传递与保管。二、会计凭证设计的原则1、要有利于提供完整、详细的第一手资料。2、要有利于进行各种核算、分析、检查。3、要适应内部会计控制的需要。4、要遵守相对稳定的原则。第四章会计凭证设计三、会计凭证设计的要求1、要能全面、详细、如实地反映经济业务的发生和完成情况；2、能够体现内部控制制度的要求；3、能够适应帐务处理程序的需要；4、要符合简明实用的要求；5、既满足加强经济管理的需要，又符合成本效益原则。第四章会计凭证设计第二节原始凭证的设计原始凭证又称单据，是在经济业务发生时直接取得或填制，用以证明经济业务的发生和完成情况的书面证明。主要分为外来凭证和自制凭证两种。一、原始凭证的基本内容1、原始凭证的名称；2、原始凭证填制的日期；3、接受原始凭证单位的名称；4、经济业务内容（摘要、计量单位、数量、单价和金额等）；5、经办人员的签名和填制单位的公章；6、填制凭证单位的名称或者填制人的姓名。二、填制要求：1、真实可靠2、内容完整3、填制及时4、书写清楚5、顺序使用三、具体要求1、从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。自制原始凭证必须有经办单位负责人或者其指定的人员签名或者盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位公章。2、凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符。3、购买实物的原始凭证，必须有验收证明。4、一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证。一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写，并连续编号。作废时应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。

三、具体要求1、从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定的人员签名或者盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位公章。2、凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符。3、购买实物的原始凭证，必须有验收证明。4、一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证。一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写，并连续编号。作废时应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。

5、发生销货退回的，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明；退款时，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证，不得以退货发票代替收据。6、职工公出借款凭据，必须附在记帐凭证之后。收回借款时，应当另开收据或者退还借据副本，不得退还原借款收据。7、经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件：如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。8、发现原始凭证有错误的，应当由开出单位重开或者更正，更正处应当加盖开出单位的公章。

三、原始凭证的设计（一）原始凭证种类的确定（外来还是自制）（二）明确所设计的原始凭证的用途和要素（三）原始凭证格式的设计1、凭证格式的大小：一是经济内容的多少；二是与记账凭证相互协调。2、内容位置的安排。3、凭证的联数。4、凭证的版式：纸、颜色、字体。第四章会计凭证设计三、主要原始凭证的设计（一）对外投资原始凭证设计对外投资业务主要涉及对外投资申请和投资确认两个过程的原始凭证。1、从投资过程看，应当涉及“对外投资付款申请单”。见表4-12、企业办理付款后，取得收款收据。见表4-2第四章会计凭证设计第四章会计凭证设计XX公司对外投资付款申请单表4--1年月日单位：元审批人投资负责人财务负责人经办人投资项目和性质被投资人投资依据或文件投资期限投资回报投资金额大写小写第四章会计凭证设计表4—2xx证券公司xx营业部年月日资金流水凭证

操作柜员审核客户签章资金账号姓名银行发生日期流水币种上次金额本次金额发生金额小写备注发生金额大写（二）材料采购及入库原始凭证的设计1、从采购环节看，为防止重复采购和对所需采购物资资金进行估算，应设计材料请购单和询/报价单，详见表4-3及表4-4；方案批准后，应设计订货单和发货单，详见表4-5及表4-6。2、从材料或商品入库情况看，应设计收货单和商品验收报告单，详见表4-7及表4-8。第四章会计凭证设计表4—3XX公司材料（商品）请购单请购部门年月日字第号批准审核经办人制单第四章会计凭证设计材料种类品名规格用途请购数量最低储量现存数量前次购价可替代材料名称可替代材料单价需用时间预计到货日期备注表4-4询/报价单单号：发出日期：有效期限：□询价□报价□询价回复/原询价单号：需方主管询价人供方主管报价人供货方编码：单位名称：地址：邮编：联系部门：电话：联系人：传真：发货日期：发货地址：需货方编码：单位名称：地址：邮编：联系部门：电话：联系人：传真：发货日期：发货地址：交货方式：运输方式：销售方式：销售折扣：付款方式：付款折扣：货款结算方式：运费承担方式：序号商品代码商品名称规格型号等级产地可保质期包装单位计量单位数量无税单价税率建议售价最低定量备注表4-5订货单订货单号：订货日期：原订货单号：原订货日期：□新单□修改□取消主管订货人供货方编码：单位名称：地址：邮编：联系部门：电话：联系人：传真：需货方编码：单位名称：地址：邮编：联系部门：电话：联系人：传真：合同号：交货方式：运输方式：货款结算方式：运费承担方式：收货日期：收货地址：序号商品代码商品名称规格型号等级产地可保质期包装单位计量单位数量无税单价税率无税金额含税总金额备注表4-6发货单发货单号：填写日期：发货日期:订货单号：订货日期：□新单□修改□取消记账审核发货仓库发货人供货方编码：单位名称：地址：邮编：联系部门：电话：联系人：传真：需货方编码：单位名称：地址：邮编：联系部门：电话：联系人：传真：合同号：交货方式：运输方式：运费承担方式：发货地址：预计收货日期收货地址序号商品代码商品名称规格型号等级产地可保质期包装单位计量单位数量无税单价税率无税金额含税总金额销售方式销售折扣付款方式付款折扣总金额大写

表4-8商品验收报告单

供货单位:

发票或送货号:制单日期:第号

验收审核制单收货单位:仓库:运输工具:车(船)号:原发件数:重量:实收件数:实收重量:溢余件数:溢余重量:短缺件数:短缺重量:质检情况:负责人:经办人:公司科处理意见负责人经办人表4—7公司收货单年月日编号：仓库主管检验收货核算制单

起运站车（船）号送货单号供应单位发票号数提货单号仓库号数检验凭证号技术证明号付款方式：材料类别材料编号材料名称及规格单位数量计划成本实际成本应收实收单价金额单价金额备注(三）生产经营业务原始凭证设计主要的原始凭证有：领料单、限额领料单、工资及福利费用分配表、固定资产折旧分配表、待摊费用分配表、制造费用分配表、产品成本计算单等。其具体格式见表4-9至4-14。第四章会计凭证设计第四章会计凭证设计表4—9领料单领料部门：发料仓库：编号：用途：年月日领料单位负责人仓库保管员领用人材料编号材料名称及规格单位数量单价金额请领实发第四章会计凭证设计表4—10限额领料单领料部门：编号：用途：计划产量：材料类别、编号：名称、规格：单位消耗定额：领用限额：计量单位：单价：审核仓库保管员制单人日期请领数量实发数量累计实发数量领料人签章累计实发金额：表4-11工资及福利费用分配表年月日金额单位：审核制单应借项目工资及福利费合计分配标准分配率分配金额工资福利费生产成本-基本-明细小计生产成本-辅助-明细小计制造费用-基本管理费用销售费用合计表4-12固定资产折旧费用分配表年月日金额单位：审核制单第四章会计凭证设计项目基本生产车间辅助生产车间管理部门销售部门合计折旧费表4-13待摊（预提）费用分配表年月日金额单位：审核制单第四章会计凭证设计应借科目待摊（预提）费用合计总分类科目明细分类科目保险费报纸杂志费低值易耗品……表4-14工资表年月日部门审批人劳资负责人部门负责人制表人第四章会计凭证设计姓名基本工资辅助工资出勤奖……代扣应发工资个人所得税实发工资领款人签字合计

（四）产品或商品销售原始凭证设计销售发票一般由税务部门统一监制。这里我们主要讨论商业零售企业内部有关销售凭证的设计。在货款分管销售收款方式下，企业应设计销货小票、内部交款单和商品进销存报告单，其格式分别见表4-15至表4-17。第四章会计凭证设计表4-15销货小票部门：组别：年月日编号：记账审核制单第四章会计凭证设计商品编号品名规格单位单价数量金额备注第四章会计凭证设计表4-16内部缴款单缴款单位：年月日记账审核制单缴款人摘要人民币（大写）缴款金额分析1、现金元2、支票张元3、银行存款回单张元4、……表4-17商品进销存报告单年月日负责人审核制单收入部分支出部分项目上日结存本日进货本日拨入提价增值盘点长款本日数本月累计数项目本日销货本日拨出降价减值盘点短缺本日结存本日数本月累计数合计合计进销差价包装押金本月销售计划本日增加本日付出本日减少本日收回累计完成（%）本日余额附单据张（五）货币资金收付凭证的设计货币资金收付绝大部分通过企业的开户银行办理。收付凭证主要由银行或税务部门设计的专门凭证。企业设计的主要是内部现金收付凭证，包括收据、借据、工资单、差旅费报销单和领款单等。以下主要就借据和收据的设计作以说明。1、借据通常设计为三联，见表4-18。第四章会计凭证设计

第一联：付款依据

表4-18借

据借款单位：借款日期：年月日第四章会计凭证设计借款事由：借款人：借款金额（大写）小写：领导批示：

第二联：借款结账联借款结账联

借款单位：借款日期：年月日报销人会计出纳第三联：借款回执联，格式与第二联相同。第四章会计凭证设计借款事由：借款人：借款金额（大写）小写：领导批示记账记录报销金额：退（补）金额：上列借款已于年月日结清。

收据是企业付款的证明，设计收据时，必须注明收款事由、收款人和交款人，具体格式见表4-19。表4-19收据年月日收款单位经手人审核人出纳员第四章会计凭证设计付款单位名称收款事由单价金额人民币（大写）￥部门（单位）:________填报日期______年___月___姓名

行政职务

出差目的地

技术职称

年龄周岁出差日期:自年月日至年月日出差事由

随同人员

日期起讫地址住宿费行李市内交误餐卧铺伙食补助备注年月日起讫机票费天金额托运费通补助补助补助下限补助天

会计人员核准金额

报销金额大写:

¥___________附单据______张负责人:________审核人:_________经领人:________

差旅费报销单（六）固定资产业务原始凭证设计固定资产业务的原始凭证主要有：固定资产交接单，报废单，盘点表，盘亏、盘盈报告单等。其格式见表4-20至表4-23第四章会计凭证设计表4-20固定资产交接单年月日第号

移交单位：接收单位：固定资产名称：规格：技术特征：附属物：说明书或图纸号数：制造工厂或建筑部门：出厂或建筑安装年月：出厂编号：原价：其中安装费用：已提折旧额：过去大修理次数：重新安装费用：估计使用年限：估计残余价值：估计清理费用：估计大修理次数：金额：验收意见：验收人（签章）移交单位负责人（签章）接收单位负责人（签章）表4-21固定资产报废单年月日

第四章会计凭证设计报废固定资产的名称：规格：用途：报废固定资产的存放地点：使用或保管部门：开始使用日期：已进行的修理次数：现在的技术状况和报废的原因：申请报废部门：负责人：技术鉴定结论：鉴定部门：负责人：鉴定人：最后结论：企业负责人：表4-22固定资产盘点表年月日主管盘点人保管人

第四章会计凭证设计固定资产编号名称单位保管单位存放地点盘点数量备注表4-23固定资产盘盈、盘亏报告单年月日财务负责人盘点负责人制表人第四章会计凭证设计固定资产编号名称单位数量盘盈盘亏毁损原因重置价值估计折旧原价已提折旧原价已提折旧

（七）往来结算业务的原始凭证设计设计这类凭证时，应在凭证上设有付款人、付款条件、日期和违约责任等项目。（八）结帐业务的原始凭证设计一般不做固定格式的原始凭证。四、原始凭证流转程序的设计五、对原始凭证管理的设计一是空白凭证的管理；二是制错凭证的管理；三是使用过的凭证管理。第四章会计凭证设计

第三节记账凭证的设计一、记账凭证1、概念：记账凭证是由会计人员根据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表加以归类而填制的，用来简要说明经济业务内容，确定会计分录的一种会计凭证。第四章会计凭证设计2、种类：复式记账凭证（通用记账凭证）专用记账凭证（收、付款凭证和转帐凭证）单式记账凭证（借项凭证和贷项凭证）汇总记账凭证（汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转帐凭证）科目汇总表二、记账凭证内容的设计记账凭证的内容分为基本内容和其他内容两部分。第四章会计凭证设计（一）记账凭证的基本内容1、记账凭证的种类名称2、凭证的填制日期和编号3、经济业务简要说明（摘要）4、会计科目及编号5、记帐符号、记账金额和方向6、所附原始凭证的张数7、会计主管、审核、记账和编制人员的签章第四章会计凭证设计（二）记账凭证的基本要求1.审核无误2.内容完整3.分类正确4.连续编号第四章会计凭证设计（三）记账凭证的具体要求1.除结帐和更正错误，记帐凭证必须附有原始凭证并注明所附原始凭证的张数；所附原始凭证的张数的计算，一般以原始凭证的自然张数为准；2.一张原始凭证所列的支出需要由两个及两个以上的单位共同负担时，应由保存该原始凭证的单位开给其他应负担单位原始凭证分割单；3.记帐凭证编号要顺序编号；4.填制记帐凭证时如果发生错误，应当重新填制。第四章会计凭证设计5.会计电算化状况下，应按电算化要求打印，但是打印凭证必须加盖相关人员印章；6.正确编制会计分录并保证借贷平衡；7.记帐凭证填制完成经济业务事项后，如有空行，应注销；8.摘要应与原始凭证内容一致，表述简短。9.涉及现金和银行存款之间的经济业务，只填制付款凭证。第四章会计凭证设计（二）主要记账凭证的设计1、通用记账凭证（复式记账凭证）通用记账凭证可通用于反映收付款业务及转账业务。其格式见表4-24。对于业务比较简单，采用记账凭证核算组织程序的企业，可采用通用记账凭证。而业务繁多、会计核算实现了电算化的企业，也适合使用通用记账凭证。

第四章会计凭证设计b表4-24记账凭证年月日第号

附单据张

会计主管记账复核出纳领款人制单第四章会计凭证设计摘要借方贷方

金额一级科目明细科目一级科目明细科目合计√2、专用记账凭证专用记账凭证就是将记账凭证分为收款凭证、付款凭证和转帐凭证三种。其特点就是固定了凭证的适用范围，即与货币资金有关的业务分别编制收款凭证和付款凭证，与货币资金无关的业务则编制转账凭证。其格式见表4-25至表4-27。转账凭证的格式与通用记账凭证相同，只须将记账凭证的名称改为“转账凭证”即可。

第四章会计凭证设计表4-25收款凭证借方科目：年月日第号会计主管记账复核出纳制单附件张第四章会计凭证设计摘要贷方科目金额一级科目明细科目√表4-26付款凭证贷方科目：年月日第号会计主管记账复核出纳制单附件张第四章会计凭证设计摘要借方科目金额一级科目明细科目√表4-27转账凭证年月日第号会计主管记账复核领款人制单附单据张第四章会计凭证设计摘要借方贷方金额一级科目明细科目一级科目明细科目合计√

专用记账凭证适用于业务比较简单、企业收付业务较多、采用记账凭证核算组织程序的企业；也可适用于业务比较复杂，采用汇总记账凭证核算组织程序、科目汇总表核算组织程序和多栏式日记账核算组织程序的企业。

第四章会计凭证设计3、单式记账凭证单式记账凭证中每一笔经济业务的应借应贷科目分别在几张凭证上加以记录，每一张单式凭证只反映一个科目的情况。采用单式记账凭证，便于分科目汇总。其格式见表4-28、表4-29。

单式记账凭证适用于业务较多，需要编制科目汇总表的企业。第四章会计凭证设计表4-28借项记账凭证编号：借方科目：年月日附件：张会计主管记账复核出纳制单第四章会计凭证设计摘要二级或明细科目金额合计表4-29贷项记账凭证编号：贷方科目：年月日附件：张会计主管记账复核出纳制单第四章会计凭证设计摘要二级或明细科目金额合计

4、汇总记账凭证

汇总记账凭证是分别根据收款凭证、付款凭证和转帐凭证加以汇总而编制的记账凭证。根据汇总依据的不同分别有汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转帐凭证三种。其格式见表4-30至表4-32。需要说明的是汇总转帐凭证，以贷方科目为主加以汇总。

汇总记帐凭证适用于业务繁多、采用汇总记帐凭证核算组织程序的企业。第四章会计凭证设计表4-30汇总收款凭证应借科目：年月份汇收第号会计主管记账复核制单第四章会计凭证设计应贷科目金额总账页数日至日收款凭证第号至号日至日收款凭证第号至号日至日收款凭证第号至号合计借方贷方合计表4-31汇总付款凭证应贷科目：年月份汇付第号会计主管记账复核制单第四章会计凭证设计应借科目金额总账页数日至日付款凭证第号至号日至日付款凭证第号至号日至日付款凭证第号至号合计借方贷方合计表4-31汇总转账凭证应贷科目：年月份汇转第号会计主管记账复核制单第四章会计凭证设计应借科目金额总账页数日至日转帐凭证第号至号日至日转账凭证第号至号日至日转账凭证第号至号合计借方贷方合计5、套写记帐凭证6、科目汇总表科目汇总表可以根据通用记账凭证，收、付款记账凭证和转账凭证编制而成。其格式见表4-32。采用科目汇总表对业务汇总以后登账，可以大大减少登记总账的工作量，并且汇总记账凭证还可以起到试算平衡的作用。科目汇总表适用于规模较大、业务较多、采用科目汇总表核算组织程序以及多栏式日记帐核算组织程序的企业。第四章会计凭证设计表4-32科目汇总表年月日至日第号会计主管记账复核制单会计科目本期发生额总账页数记账凭证起讫号数借方贷方合计三、会计凭证传递程序与保管制度的设计（一）会计凭证传递程序的设计会计凭证传递程序是指会计凭证从填制或取得起到归档止，在本单位内部各有关部门和人员之间的传递过程和停留时间。会计凭证传递程序设计的要点有：会计凭证传递程序应根据各项经济业务的特点，结合本单位各部门和人员的分工情况加以制定，以满足内部控制的要求。第四章会计凭证设计2.会计凭证传递程序应结合业务处理的程序绘制成流程图，使有关人员能够按照流程图准确地传递凭证，也便于分析、追踪和监督业务处理的过程。3.会计凭证在传递过程中既要有利于各部门充分利用会计凭证所提供的信息，满足经营管理的需要，又应避免不必要的传递环节，以免造成传递时间上的浪费。4.会计凭证在各环节上停留的时间应根据各部门和人员办理各项业务手续需要的时间来确定。第四章会计凭证设计

5.会计凭证传递程序要根据业务情况的变动而及时加以修订。会计凭证的一般传递程序如下图所示：

第四章会计凭证设计原始凭证原始凭证制证会计员审核员出纳员制证会计其他会计员汇总会计员装订归档（二）会计凭证保管制度的设计会计凭证保管制度的设计，主要考虑凭证的保管措施和办法，便于检查和利用。会计凭证保管制度设计主要包括以下内容：会计凭证在登记入账后，应将各种记账凭证连同所付凭证按照凭证编号顺序定期装订成册，以防失散。第四章会计凭证设计2.装订成册的凭证应加贴封面和封底，载明单位名称、凭证名称、凭证张书、凭证起讫号数、凭证所属年度、月份或起讫时间等内容。3.装订成册的凭证应加贴封条，并由会计主管人员签章，以防抽换凭证。4.如原始凭证较多时，可将原始凭证单独装订成册，但必须在记账凭证封面上注明原始凭证另存。

第四章会计凭证设