会计电算化课件-第六章-固定资产管理系统

第六章

固定资产管理系统固定资产管理系统概述固定资产管理系统初始化设置固定资产管理系统日常业务处理固定资产管理系统期末处理第一节

固定资产管理系统概述一、固定资产管理系统功能主要功能固定资产管理系统主要是完成企业固定资产日常业务的核算与管理，生成固定资产卡片；按月反映固定资产的增减、原值变化和其他变动；按月计提折旧，生成折旧分配表及凭证，并输出一些相关报表和账簿。其主要功能包括初始化设置、日常业务处理、凭证处理、信息查询和期末处理等。1．初始化设置固定资产初始化设置是输入固定资产日常核算与管理所必须的各种基本信息，包括建立固定资产账套、基础设置、卡片设置和原始卡片录入等。2．日常业务处理固定资产管理系统的日常业务处理主要是根据固定资产的增减、变动情况进行固定资产卡片的调整；进行资产评估；根据设定的折旧方式进行计提折旧处理，并生折旧清单及折旧分配表等。3．凭证处理工资管理系统提供了众多的查询功能，包括工作表、汇总表、明细表、统计分析表，以及自定义报表查询、凭证查询等，以满足企业管理、决策的多角度需求。4．查询功能通过固定资产管理系统可以查询固定资产卡片、固定资产增减变动表、固定资产分析表、统计表、折旧表和转账凭证等相关信息。5．期末处理固定资产管理系统期末处理主要是进行对账和月末结账等工作。二、固定资产管理系统与其他管理系统的关系固定资产管理系统与其他管理系统的关系如图所示。固定资产与系统管理共享基础数据。固定资产管理系统中资产变动和计提折旧的数据通过生成的转账凭证传递到总账系统，与总账系统进行对账以保持固定资产账目与总账的平衡，同时可以查询、修改和删除凭证。固定资产管理系统为成本管理系统提供计提折旧有关费用的数据。固定资产管理系统与其他管理系统的关系三、固定资产管理系统操作流程固定资产管理系统操作流程大致包括初始化设置、日常业务处理和期末处理三部分，具体流程如图所示。固定资产管理系统操作流程第二节

固定资产管理系统初始化设置固定资产管理系统初始化就是在使用固定资产管理系统进行业务处理之前，依据用户的不同需求，建立一个适合本单位实际情况的固定资产账套，并录入本单位的基础信息和期初数据，为固定资产的日常业务处理设置一个运行环境。初始化设置主要包括建立固定资产账套、基础设置、卡片设置和期初数据录入。一、建立固定资产账套固定资产账套是在企业会计核算账套中建立的针对固定资产管理系统的账套。在建立固定资产账套之前需先启动固定资产管理系统。然后通过“固定资产初始化向导”建立账套，其操作步骤如下。1．启动固定资产管理系统（1）以账套主管身份注册进入企业门户，在“设置”页签中选择【基本信息】→【系统启用】菜单，打开“系统启用”对话框。（2）选中“FA固定资产”复选框，选择固定资产管理系统的启用日期，单击【确定】按钮，系统提示“确实要启用当前系统吗？”，单击【是】按钮，固定资产管理系统即已启用。2．建立固定资产账套（1）在企业门户“业务”页签中选择【财务会计】→【固定资产】菜单，如果是初次登录固定资产管理系统，系统会提示“这是第一次打开账套，还未进行过初始化，是否进行初始化？”，单击【是】按钮，打开“固定资产初始化向导”对话框。（2）在“约定与说明”页面阅读有关固定资产管理系统的条款，其内容是该账套的基本信息和系统处理的基本原则，如图所示。固定资产初始向导—约定与说明（3）单击【下一步】按钮，进入“固定资产初始向导—启用月份”页面，选择固定资产账套的启用时间，如图所示。固定资产初始向导—启用月份（4）单击【下一步】按钮，进入“固定资产初始向导—折旧信息”页面，如图所示，各项说明如下：固定资产初始向导—折旧信息本账套计提折旧：根据企业性质确定是否计提折旧。按照会计制度规定，行政事业单位的所有固定资产不计提折旧，企业单位固定资产需要计提折旧。如果取消“本账套计提折旧”复选框，系统会弹出提示信息，提示一旦确定本账套不提折旧，账套内与折旧有关的功能不能操作，并且设置一经保存便不能修改。取消计提折旧信息提示主要折旧方法：系统提供了5种常见的折旧方法：平均年限法（一）、平均年限法（二）、工作量法、年数总和法和双倍余额递减法，选择常用的折旧方法，以便在资产类别新增设置时系统自动默认折旧方法，以提高录入速度。此处选择的折旧方法可以在业务处理过程中修改。如果选择了“本账套不计提折旧”，折旧方法选择“不提折旧”。折旧汇总分配周期：根据所处的行业和自身实际情况设置计提折旧和折旧汇总分配的周期。系统设定每个月都进行计提折旧，但折旧的汇总分配按此处设置的周期进行。一旦选定折旧汇总分配周期，系统自动提示第一次分配折旧的期间。（5）单击【下一步】按钮，进入“固定资产初始向导—编码方式”页面，如图所示，固定资产类别编码是固定资产分类管理的基础和依据，各项说明如下：固定资产初始向导—编码方式资产类别编码方式：资产类别单位根据管理和核算的需要给固定资产所做的分类，可参照国家标准或自己的需要建立分类体系。本系统类别编码最多可设置4级、10位，用户可以设定每一级的编码长度。系统推荐采用国家规定的4级6位（2112）方式。固定资产编码方式：固定资产编号是为了方便管理给固定资产设置的编号。如果选择“手工输入”，在卡片输入时通过手工输入的方式录入资产编号；如果选择“自动编号”，可在下拉列表中选择自动编码的形式，系统会根据所选编码原则自动生成固定资产编号。自动编号中序号的长度可自由设定为1~5位。资产类别编码方式设定以后，如果某一级资产设置了类别，则该级的长度不能修改，没有使用过的各级的长度可修改。每一个账套资产的自动编码方式只能选一种，一经设定，该自动编码方式不得修改。（6）单击【下一步】按钮，进入“固定资产初始向导—账务接口”页面，如图所示，各项说明如下。固定资产初始向导—账务接口与账务系统对账：对账的含义是将固定资产系统内所有资产的原值、累计折旧和总账系统中的固定资产科目和累计折旧科目的余额核对，看数值是否相等。如果选择此项，可以在系统运行中任何时候执行对账功能；如果不需与总账系统对账，可不选择此项。需要注意的是，只有存在对应的总账系统的情况下才能进行对账操作。对账科目：参照选择需要对账的科目。固定资产管理系统提供的对账数据是系统内全部资产的原值和累计折旧合计，因此，所选择的对账科目应是一级科目。对账不平允许月末结账：系统在月末结账前自动执行一次“对账”功能，给出对账结果。如果对账不平，说明两系统出现偏差，但偏差并不一定是由错误引起的，有可能是操作的时间差异（在账套刚开始使用时比较普遍，如第一个月原始卡片没有录入完毕等）造成的，因此可以选择是否“对账不平允许月末结账”；如果希望严格控制系统间的平衡，可不选择此项。（7）单击【下一步】按钮，进入“固定资产初始化向导—完成”页面，此处显示建立账套设置的信息，如图所示。（8）确认无误，单击【完成】按钮。系统提示“已经完成了新账套的所有设置工作，是否确定所设置的信息完全正确并保存对新账套的所有设置？”，单击【是】按钮，系统提示“已成功初始化本固定资产账套！”，单击【确定】按钮。固定资产初始向导—完成3．选项设置在建账完成后，对于需要修改和补充的设置可在“选项”中进行。在此只对建立账套是没有涉及到的参数进行说明。业务完成后立即制单：此项用来确定制单的时间。如果选择此项，在每项业务处理完成后，即可进行凭证的填制。如果不选择此项，系统将把没有制单的原始单据的资料收集到批量制单部分，通过批量制单统一完成制单工作。月末结账前一定要完成制单登账业务：选择此项，表示一定要完成应制作的凭证，才允许月末结账。固定资产缺省入账科目、累计折旧缺省入账科目：固定资产系统制作记账凭证时，凭证中上述科目的缺省值将由用户自己的设置确定，当这些设置为空时，凭证中缺省科目为空。已发生资产减少卡片可删除时限：根据制度规定已清理的资产的资料应保留5年，所以系统设置了该时限，缺省为5年，只有5年后才能将相关资产的卡片和变动单删除（删除是指从系统的数据库中彻底删除）。使用者可根据需要修改这个时限，系统按修改后的时限判断已清理资产的卡片和变动单能否删除。自动连续增加卡片：选择此项，增加卡片保存后自动增加一张新的空白卡片。选项操作示例如下。（1）选择【设置】→【选项】菜单，打开“选项”对话框。（2）单击【编辑】按钮，选择“与账务系统接口”选择卡。（3）选中“月末结账前一定要完成制单登账业务”和“业务发生后立即制单”复选框；分别选择固定资产和累计折旧缺省科目，如图所示。（4）如有需要，可单击其他选项卡，进行相应的设置，完成后，单击【确定】按钮。与账务系统接口二、基础设置基础设置是进行固定资产核算和管理的基础，基础设置包括部门对应折旧科目设置、资产类别设置、增减方式设置、使用状况设置和折旧方法定义等。1．部门对应折旧科目设置固定资产计提折旧后，需把折旧费用归入相应的成本或费用。部门对应折旧科目设置就是为某个部门选择一个折旧费用归入的固定科目，在录入卡片时，该科目可自动显示在卡片中，免去了逐一输入的重复操作。在生成部门折旧分配表时，每一部门按折旧科目汇总，生成记账凭证，具体操作如下（1）选择【设置】→【部门对应折旧科目】菜单，打开“部门编码表”窗口。

（2）选中要设置科目的部门，单击【修改】按钮，显示“单张视图”页面，在此选择折旧科目，如左图所示，单击【保存】按钮。（3）依据类似方法，完成其他部门折旧科目设置，如右图所示。设置部门对应折旧科目

部门对应折旧科目2．资产类别设置固定资产类别设置即定义固定资产的类别。固定资产的种类繁多，规格不一，要强化固定资产管理，及时准确做好固定资产核算，就需要建立科学的固定资产分类体系，为核算和统计管理提供依据。企业可根据自身的实际特点和管理要求，选择一个较为合理的资产分类方法，具体操作如下。（1）选择【设置】→【资产类别】菜单，打开“类别编码表”窗口。（2）单击【增加】按钮，显示“单张视图”页面，在此输入固定资产的类别编码、类别名称、净残值率、计提属性和卡片样式等信息，如图所示。输入资产类别信息（3）输入完毕，单击【保存】按钮。（4）继续完成其他类别的设置，如图所示。完成资产类别设置3．增减方式设置固定资产增减方式设置即设置资产增加的来源和资产减少的去向。增减方式用以确定资产计价和处理原则。增加方式主要有直接购入、投资者投入、捐赠、盘盈、在建工程转入、融资租入。减少的方式主要有出售、盘亏、投资转出、捐赠转出、报废、毁损、融资租出等，用户可以根据实际需要新增或删除。用户可以在此设置增减方式对应入账科目，在生成凭证时使用。增减方式设置操作如下。（1）选择【设置】→【增减方式】菜单，打开“增加方式”窗口，如图所示。“增加方式”窗口（2）选中对应的增减方式，单击【增加】按钮，显示“单张视图”页面。（3）在编辑区输入增减方式名称和对应入账科目。（4）如果为已存在的增减方式输入对应入账科目，可选择某一增减方式，单击【修改】按钮，显示“单张视图”页面，在此输入入账对应科目，如图所示。输入对应入账科目4．使用状况设置固定资产的使用状况一般分为使用中、未使用和不需用三大类，明确使用状况，可以准确进行计提折旧、统计分析，提高资产的利用率，其基本操作与增减方式设置相似，“使用状况”窗口如图所示。使用状况设置5．折旧方法定义折旧方法设置是系统自动计算折旧的基础。系统给出了常用的几种方法：不提折旧、平均年限法（一和二）、工作量法、年数总和法、双倍余额递减法，如图所示。如果系统提供的折旧方法不能满足的需要，用户可以定义适合自身需要的折旧方式和计算公式，基本操作如下。折旧方式（1）选择【设置】→【折旧方法】菜单，打开“折旧方法”对话框，如图所示。（2）单击【增加】按钮，打开“折旧方法定义”对话框，如图所示所示。（3）输入折旧方法的名称，双击选择折旧项目，点击屏幕上方的运算符号和数字键编辑月折旧率和月折旧额公式，公式定义完成后单击【确定】按钮。折旧方法定义三、卡片设置固定资产卡片是固定资产管理系统中重要的管理工具，在录入卡片数据之前应先对卡片的项目及样式进行设置。1．卡片项目设置卡片项目是固定资产卡片上显示的用来记录资产资料的栏目，如原值、资产名称、使用年限、折旧方法等卡片基本的项目。固定资产管理系统提供了一些常用卡片必须的项目，称为系统项目；如果这些项目不能满足用户的实际需要，则可以通过卡片项目定义来设置需要的项目，称为自定义项目。系统项目和自定义项目构成了固定资产卡片的全部项目内容。卡片项目设置基本操作如下。（1）选择【卡片】→【卡片项目】菜单，打开“卡片项目定义”对话框，如图所示。（2）在此可以对卡片项目进行增加、修改和删除操作。卡片项目定义2．卡片样式定义卡片样式指卡片的整个外观，即卡片的格式、卡片上所包含的项目和项目的位置。由于企业对固定资产管理的内容和侧重点不同，固定资产卡片项目往往会有差别，因此系统在通用样式的基础上提供了卡片样式定义功能，用户可以根据实际需要进行定义和修改，基本操作如下。（1）选择【卡片】→【卡片样式】菜单，打开“卡片样式管理”窗口，如图所示，显示的是固定资产卡片的通用样式。固定资产卡片通用样式（2）选中一个卡片样式，单击【增加】按钮，系统提示“是否以当前卡片样式为基础建立新样式？”，如果要以当前卡片样式为基础建立新样式，可单击【是】按钮，打开“卡片定义模板”窗口，如图所示，此时可在通用卡片样式上修改，并另存为新的卡片样式。（3）在如果不希望以当前样式为基础，可在卡片样式参照中选择其他相近的卡片样式修改后另存。（4）在“卡片模板管理”窗口，单击【修改】和【删除】按钮，可以对设置的卡片样式进行相应操作。卡片样式定义四、原始卡片录入固定资产卡片是固定资产核算和管理的基础依据，为保持历史资料的连续性，在基础设置完成后，必须将建账日期前的原始数据录入系统。原始卡片的录入，不是必须在第一个期间结账前完成，任何时候都可以录入原始卡片，其具体操作如下。（1）选择【卡片】→【录入原始卡片】菜单，打开“资产类别参照”对话框，如图所示。资产参照类别（2）选择需要录入数据的资产类别，单击【确认】按钮，打开固定资产卡片录入窗口。（3）输入固定资产的名称、部门名称、增减方式、使用状况、开始使用日期、原值、累计折旧和使用年限等信息，其他信息由系统自动自动计算，如图所示。录入原始卡片（4）单击【保存】按钮，系统提示“数据保存成功！”，单击【确定】按钮。（5）继续录入其他原始卡片，完成后可选择【处理】→【对账】菜单，将固定资产系统明细与总账系统进行对账，以确保固定资产明细与总账相符，显示结果平衡，单击【确定】按钮。（6）单击【退出】按钮返回。第三节

固定资产管理系统日常业务处理固定资产管理系统的日常业务处理主要是进行固定资产的核算和管理工作。包括固定资产卡片管理、增减变动、变动单处理、折旧处理、资产评估和凭证查询等。一、卡片管理卡片管理是对固定资产管理系统中所有卡片进行综合管理。通过卡片管理功能可以对卡片进行修改、删除、查询及打印等操作，其基本步骤如下。（1）选择【卡片】→【卡片管理】菜单，打开卡片管理窗口，如图所示。（2）选中需要进行修改的卡片，然后单击【修改】、【删除】、【编辑】或【查看】按钮。卡片管理二、资产增减1．资产增加资产增加即新增加固定资产卡片。当企业以购买或其他方式增加企业资产时，需通过资产增加功能添置新的固定资产卡片，并生成相应凭证。其操作步骤如下。（1）选择【卡片】→【资产增加】菜单，打开“资产类别参照”对话框。（2）选择新增资产所属的固定类别，单击【确定】按钮，打开固定资产新增窗口，输入新增固定资产信息（与录入原始卡片相似）。（3）单击【保存】按钮，打开“凭证填制”对话框。（4）选择凭证类型，确认制单日期和附属单据数，单击【保存】按钮，生成凭证，如图所示。新增资产凭证2．资产减少资产减少是指固定资产在使用过程中，由于损毁、出售和盘亏等原因而减少时进行的固定资产减少处理。资产减少需要在资产计提折旧后才能进行，否则减少资产只能通过删除卡片来完成。其操作步骤如下。（1）选择【卡片】→【资产减少】菜单，打开“资产减少”窗口。（2）在“卡片编号”或“资产编号”下拉列表中选择减少的资产，如图所示。（3）单击【增加】按钮，显示减少资产的信息，选择减少方式，单击【确定】按钮，打开“凭证填制”窗口。（4）选择凭证类别，确认制单日期等，单击【保存】按钮，生成凭证，关闭凭证窗口，系统提示“所选卡片已经减少成功！”，单击【确定】按钮。资产减少处理三、资产变动固定资产变动是指对固定资产在日常使用中发生原值变动、部门转移、使用状况变动、折旧方式调整、累计折旧调整、使用年限调整、工作总量调整、净残值（率）调整和类别调整等情况时，通过变动单记录变动信息，编制原始凭证，以原值变动和部门转移操作为例。1．原值变动原值变动的情况有五种：根据国家规定对固定资产重新估价；增加补充设备或改良设备；将固定资产的一部分拆除；根据实际价值调整原来的暂估价值；发现原记固定资产价值有误的。固定资产在使用过程中除发生上述情况外，通常不进行变动。原值变动包括原值增加和原值减少两部分。下面以原值增加操作为例进行说明。（1）选择【卡片】→【变动单】→【原值增加】菜单，打开“固定资产变动单”窗口。（2）输入卡片编号，输入资产的增加金额、变动原因等信息，如图所示。（3）单击【保存】按钮，打开“填制凭证”窗口，填制完毕，单击【保存】按钮，生成凭证。原值增加变动2．部门转移资产在使用过程中，因内部调配而发生的部门变动，需通过部门转移功能进行调整，否则会影响部门的折旧计算。当月原始录入或新增的资产不允许部门变动操作，其具体操作如下。（1）选择【卡片】→【变动单】→【部门转移】菜单，打开“固定资产变动单”窗口。（2）输入卡片编号，变动后部门和变动原因，如图所示。（3）单击【保存】按钮。部门转移变动3．使用状况调整固定资产在使用过程中，可能会发生使用状况的变化，这种变化会影响到设备折旧的计算，因此应及时调整。4．折旧方式调整如果固定资产的折旧方式有变化，可通过此功能对折旧方式进行调整。一般情况下，资产的折旧方式一年之内很少变化，如果有特殊情况需要调整折旧方式，需要注意以下几点：所属类别是总提折旧的资产调整后的折旧方法不能是“不提折旧”；所属类别是总不提折旧的资产折旧方法不能调整；进行调整的折旧方法在调整当月按调整后折旧方法计提折旧。5．使用年限调整资产在使用过程中，其使用年限可能会由于资产的重估、大修等原因而调整。进行使用年限调整的资产在调整的当月按调整后的使用年限计提折旧。6．变动单管理变动单管理可以对系统制作的变动单进行综合管理，包括查询变动单和删除变动单，变动单不能修改，只有在当月可删除重做，所以在进行各项变动处理时应确认无误后在保存。四、资产评估随着市场经济的发展，企业在经营活动中，可能会根据国家要求或业务情况，对部分资产或全部资产进行评估和重估，而其中固定资产评估是资产评估很重要的部分。固定资产管理系统中资产评估的主要功能包括：录入评估数据、定义评估公式；录入评估结果或根据评估公式生成评估结果。本系统资产评估功能提供可评估的资产内容包括原值、累计折旧、净值、使用年限、工作总量、净残值率，用户可根据需要进行选择，具体操作如下。（1）选择【卡片】→【资产评估】菜单，打开“资产评估管理”窗口。（2）单击【增进】按钮，打开“评估资产选择”对话框。（3）选择需进行评估的项目，如图所示，单击【确定】按钮，打开“资产评估”窗口。资产评估选择（4）在“卡片编号”或“资产编号”下拉列表中选择要进行评估的资产，如图所示，单击【确定】按钮。（5）在“（A）原值”和“（A）累计折旧”栏输入评估后的数据，单击【保存】按钮，系统提示“是否确认要进行资产评估？”，单击【是】按钮，系统进行评估后，打开“凭证填制”窗口。选择进行评估的资产（6）选择凭证类别，制单日期，输入空白科目（有辅助核算科目的需输入辅助休息），单击【保存】按钮，生成凭证，如图所示。评估资产转账凭证五、折旧处理计提折旧是固定资产管理系统的主要功能之一，系统可以根据录入的数据资料，对各项资产每期计提一次折旧，自动生成折旧分配表，并制作转账凭证，将本期资产折旧费用自动登账。1．计提折旧（1）选择【处理】→【计提本月折旧】菜单，系统提示“计提折旧后是否查看折旧清单？”，如果需查看折旧清单，单击【是】按钮；否则单击【否】，按钮。系统提示“本操作将提本月折旧，并花费一定时间，是否要继续？”，单击【是】按钮。（2）系统自动进行折旧处理，然后打开“折旧分配表”窗口，如图所示。（3）单击【凭证】按钮，打开“填制凭证”窗口，选择凭证类别、时间等项目，单击【保存】按钮，生成转账凭证。折旧分配表2．折旧清单折旧清单是显示所有应计提折旧的资产所计提折旧数额的列表，单期的折旧清单中列示了资产名称、计提原值、月折旧率、单位折旧、月工作量、月折旧额等信息。全年的折旧清单中同时列出了各资产在12个计提期间中月折旧额、本年累计折旧等信息。如果要查看折旧清单，可在计提本月折旧之前选择计提折旧后查看折旧清单，在计提折旧后自动弹出折旧清单；也可选择【处理】→【折旧清单】菜单，进行查看，折旧清单如图所示。折旧清单3．折旧分配表折旧分配表是编制记账凭证，把计提折旧额分配到成本和费用的依据。什么时候生成折旧分配凭证，根据初始化中选择的折旧分配汇总周期确定，例如选定的是一个月，那么在每期计提折旧后自动生成折旧分配表。折旧分配表有两种类型：部门折旧分配表和类别折旧分配表，只能选择一个制作记账凭证。选择【处理】→【折旧分配表】菜单，即可查看折旧分配表，如图所示。折旧分配表六、凭证处理凭证处理主要是根据固定资产各项业务数据自动生存转账凭证，并传递到总账中去。通常发生资产增减、原值变动、累计折旧调整、资产评估和计提折旧业务时都需要编制转账凭证。1．制作凭证编制凭证可以通过立即制单和批量制单两种方法。如果在“选项”设置中选择了“业务发生后立即制单”，在完成每笔需制单业务的同时，系统自动调出填制凭证窗口。如果不选择立即制单，也可以通过批量制单完成制单。批量制单功能可同时将一批需制单业务连续制作凭证，并传输到账务系统，避免了多次制单的烦琐。凡是业务发生当时没有制单的，该业务自动排列在批量