企业合同管理讲座

企业合同管理讲座一、企业合同管理的根本概念1、合同概念：合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。2、合同管理概念：大体而言，是指在企业洽谈、签订、履行合同的过程中，各部门根据相关内部管理制度的规定，严格按照既定程序履行相应的职权，有效防范法律风险的管理行为。3、目的：防范合同法律风险，及时化解合同争议。第二页，共54页。4、保障措施：〔1〕机构与人员设置〔专职机构、专职人员〕〔2〕相关制度建立〔职权划分、流程管理、监控机制、纠错机制、责任机制〕〔3〕管理工具〔软件〕：恒润基、东山、风语者、Emptoris沐雷、财易、智邦、edoc2〔软件功能：合同登记、合同模版、合同拟定与审批、合同原件的扫描与存档、合同引用文档管理、合同借阅、合同变更、合同付款提醒、合同查询、合同分析〕第三页，共54页。企业的经营，离不开合同。就油脂公司而言，我们接触到的合同就包括多种类型：原料买卖、运输、仓储、检验；进出口代理、报关报检代理、招投标代理；资产并购、投资合作；工程建立、设备采购；水电热力供给、电信效劳；房屋买卖、租赁；土地使用权转让；专业效劳，如审计评估、法律效劳。上述合同都可能存在法律风险。合同管理的目的，是尽量躲避因合同产生的法律风险。第四页，共54页。二、企业合同管理制度的主要内容1、合同的归口管理制度；2、交易对方资信调查；3、合同洽谈、签订、审批、会签、审查、登记、保存；4、法人受权委托方法；5、合同档案管理；6、合同专用章管理；7、合同履行过程监控；8、合同纠纷处理机制；第五页，共54页。9、合同定期统计与考核检查方法；10、合同管理人员培训制度等。

企业通过建立一整套标准、科学的合同管理制度，同时，落实各项制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。第六页，共54页。三、企业合同管理的主要环节

根据合同的订立、履行、完毕的时间顺序来分，企业合同管理分为：事前防范、事中控制、事后应对三个阶段，并且是以合同事前防范、事中控制为主，事后应对处理为辅的企业合同管理方式。第七页，共54页。第二部分综合管理制度第八页，共54页。一、合同归口管理1、业务部门：提出需求、洽谈交易〔公司指导/法务/财务〕、草拟合同〔法务〕、履行合同〔财务〕2、法务部门：前期法律调查、风险识别、协助会谈、审核修改合同、全程跟踪履行3、财务部门：前期财务调查、财务监控4、审计部门：跟踪审计5、综合部门：合同用章管理6、档案室：合同档案管理第九页，共54页。7、公司指导：合同审批、重大事项决策、各部门协作二、合同审批、会签与登记制度1、审批流程：经办人－业务部门负责人－法务－财务－分管指导－主管指导2、审批权限：按合同金额划分〔须考虑公司章程关于董事会、总经理职权的规定〕3、会签制度：合同审批表，各部门与公司指导会签后办理合同签字盖章手续第十页，共54页。三、合同用章管理1、用章范围：公章、合同专用章、财务专用章的使用范围与管理制度〔合同一般使用合同专用章；协议履行过程中发函一般使用公章；涉及财务的问题一般使用财务专用章〕。2、用章流程：经办人申请-部门负责人审核-其他相关部门审核-公司指导批准3、印鉴管理：日常、携带外出、交接4、用章登记：根据用章申请单的内容登记用章情况，经办人签字确认第十一页，共54页。四、合同档案管理1、合同档案范围〔1〕前期调查资料：普通商务调查结果；法律尽职调查报告；财务尽职调查报告。〔2〕合同会签、审批表单。〔3〕合同文本〔备忘录、意向书、补充协议、附件〕。〔4〕履行凭证〔财务凭证、收发货凭证、验收文件等〕〔原件、复印件、电子版〕〔5〕过程文件〔往来函件，纸质函件、件、电子邮件、录音〕第十二页，共54页。2、合同档案管理〔1〕归档、入卷、借阅与交接程序；〔2〕原件的统一保管；〔3〕复印件的扩散范围；〔4〕电子文档的制作、存储、备案与受权〔读取、写入、删除〕。第十三页，共54页。五、合同管理考核制度1、部门考核2、人员考核3、工程考核4、奖惩制度、重大责任追究制度第十四页，共54页。第三部分个案管理措施第十五页，共54页。一、前期调查1、对交易对象的调查〔1〕主体资格：主体身份；特殊资质；签约受权；内部决策〔2〕资信状况：注册资本；财务报告；商业信誉〔3〕履约才能：消费才能；技术程度；产品质量第十六页，共54页。2、对交易标的的调查〔1〕调查目的：拟购置或租赁的不动产、股权、成套设备，拟投资的企业，等等。〔2〕主管部门登记的所有权、使用权、股权的权属、有无抵押或质押等他项权利，是否被司法查封或冻结；〔3〕权利凭证是否完备，包括权属证书、购置合同、付款凭证与发票等是否齐全；〔4〕其他需要调查的事项。第十七页，共54页。3、调查的方式：普通商务调查〔银行、行业协会、主要供给商、主要客户〕、法律尽职调查〔现场观察；有关部门核实、税务机关、工商登记、被执行人信息〕；财务尽职调查第十八页，共54页。二、合同会谈1、负责部门：业务部门〔主管指导〕，法务部门协助2、前期准备：〔1〕搜集会谈对手资料，充分熟悉会谈对手情况；〔2〕研究国家相关法律法规、行业监管、产业政策、行业惯例；第十九页，共54页。〔3〕根据交易内容制订会谈方案，就主要条款获得内部受权〔标的；质量技术标准；价格范围；履约担保；履约期限与方式；违约责任；合同变更与解除；争议解决方式〕；对于影响重大、技术要求高、法律关系复杂的合同，可组织法律、技术、财会等专业人员参与制订会谈方案；〔4〕加强保密工作，防止泄露我方会谈意图；第二十页，共54页。3、会谈进程：〔1〕业务部门全程负责；〔2〕主管指导全程把关；〔3〕技术、财务、法律专业人士必要时协助；〔4〕重要事项集体研究决策。第二十一页，共54页。三、合同文本拟定1、争取由我方起草2、业务部门根据会谈情况草拟3、重点把握以下方面：〔1〕交易方案〔形式、流程〕〔2〕交易内容〔标的、金额〕〔3〕操作细节〔4〕质量、技术要求〔标准、标准、异议期〕〔5〕我方的特殊要求第二十二页，共54页。4、对于常用合同，制订示范文本，根据示范文本修改、补充四、合同审核1、法务部门负责审核第二十三页，共54页。2、审核主要涉及以下方面：〔1〕合同主体是否明确、适格；〔2〕合同内容是否合法〔法律、法规、规章、政策〕；〔3〕合同内容是否完备，是否考虑到履行过程中可能出现的各种情形；〔4〕合同权利义务是否合理，主要对我方是否存在不合理的风险；〔5〕合同表述是否准确、清楚、严谨〔关于“还欠款〞一万元的事例〕。第二十四页，共54页。3、合同内容的审核要点：〔1〕标的：明确无歧义；编号标准统一〔2〕首部：主体及其信息；〔3〕鉴于部分：概括由来，尤其是补充协议、担保合同，与关联文件照应；〔4〕履约方式、期限明确；〔5〕履约担保的设置；〔6〕通知与送达方式；第二十五页，共54页。〔7〕采用格式合同〔合同范本〕时，对空白条款的处理；〔8〕合同生效条件〔约定条件，法定条件〕；〔9〕违约责任明确、合法〔预期违约、直接损失、间接损失、预见范围、维权支出〕；〔10〕争议解决条款〔诉讼、仲裁，涉外合同准据法的选择〕；〔11〕签约地点、签署时间；〔12〕合同附件完备〔关结合同、资产清单、权利凭证、资产负债表〕。4、就审核修改后的合同文本，继续与对方协商。第二十六页，共54页。六、合同签署1、签署方式〔书面；〕2、使用文本〔我方最后审核的文本〕3、签署先后〔当场同时签署之外，对签约地点和时间的影响，防止对方擅自修改〕4、签署流程〔经办人持经审核的文本、会签单，申请签字盖章〕5、本卷须知：〔1〕印鉴——公章或合同专用章；〔2〕对方法定代表人签名的重要性；最近听说有使用褪色笔签名写借条的，防不胜防；第二十七页，共54页。五、合同审批1、会签制度〔经办人、部门负责人、财务、法务、审计、分管指导、总经理、董事长〕；2、审批过程中发现问题的，继续与对方协商定稿；3、审批文件的归档保管。第二十八页，共54页。〔3〕受权代表签名的，要有受权委托书；〔4〕合同附件也要盖章；〔5〕多页合同加盖骑缝章，盖完骑缝章后合同的每一页应该均有红印，并且第一页和最后一页最好同时有字，而不仅仅是个红圈〔仅是红圈容易作假〕；不应存在漏页的情况，不管是中间漏还是前后漏；合同展开应该可以将骑缝章复原成原章，只有这样才是比较标准的骑缝章，才能发挥骑缝章的作用。6、需要履行审批、登记备案手续的，及时履行。第二十九页，共54页。七、合同履行、变更与解除1、严格按照合同履行相关义务，防止不必要的违约；2、业务部门及时与财务部门沟通，按合同及时足额付款、及时催收到期合同款。3、保存完好的履约文件并按规定存档〔发货凭证、收货凭证、付款凭证〕；4、保存完好的双方往来函件并按规定存档〔订单、提货通知、付款通知〕；5、变更合同内容要采取书面形式，双方签署；第三十页，共54页。6、签收、确认、出具文书要慎重任何一份合同，在履行完毕之前都有可能发生争议。一旦发生争议，此前一方签字/盖章确认或出具的文书，都有可能被对方作为证据使用。举例：某公司与分包商签订工程分包合同，约定争议由北京仲裁委员会管辖。后分包商提交?对账单?，有如下内容：“截至某日，贵司应向我司支付工程款**元；假如贵司未能在某年某月某日前支付，我司将向**法院起诉〞。公司加盖财务章确认。第三十一页，共54页。7、及时保全对方违约的证据和造成损失的证据8、发生争议时的本卷须知〔1〕对往来函件要非常慎重；〔2〕当面或沟通要慎重，提防对方录音；龙江福〔3〕深化研究详细情况，制订详细应对方案。第三十二页，共54页。第四部分FOSFA规那么假设干特点第三十三页，共54页。一、FOSFA标准合同的作用二、FOSFA仲裁规那么假设干特殊规定1、双级制仲裁与单级制仲裁2、仲裁实体法3、仲裁地4、FOSFA仲裁员5、仲裁案件代理人6、时限条款7、不可抗力与买方责任第三十四页，共54页。一、FOSFA标准合同的作用：1、作为订立合同的范本；2、标准合同的条文可成为当事人所订立合同组成部分第三十五页，共54页。例如：在我们与嘉吉公司签订的大豆进口合同中规定：1〕Thiscontractismadeupontheterms,conditionsandrules,includingthearbitrationclausesofthiscontract,incontractformFOSFA24(ifUSorigin)orFOSFA23(ifArgentine/Uruguayanorigin)/FOSFARulesofArbitrationandAppealinforceatthedateofthiscontract,ofwhichthepartiesadmitthattheyhaveknowledgeandnotice,andthedetailsgivenbelowshallbetakenashavingbeenwrittenintosuchcontractformintheappropriateplace.Anyspecialtermsandconditionscontainedhereinand/orattachedheretoshallbetreatedasifwrittenonsuchcontractformandshallprevailinsofarastheymaybeinconsistentwiththeprintedclausesofsuchcontractform.第三十六页，共54页。“本合同是根据FOSFA第23、24号标准合同中的条文、条件及规那么包括仲裁条款，及截止至订立本合同之日止有效的FOSFA仲裁及上诉规那么制定，合同双方对此均成认并理解，本合同下述条文将被视为置入上述标准合同的适当位置。包含于或附于下述条文中的任何特殊条款及条件将被视为写入上述标准合同，并在与标准条文冲突的情况下优先适用。〞第三十七页，共54页。2〕AnydisputearisingoutoforunderthiscontractshallbereferredtoarbitrationinaccordancewiththeArbitrationClauseandRules(FOSFA/EnglishLaw)intheabovementionedcontractform…该合同的仲裁条款规定：任何由本合同引起的争议应按上述FOSFA标准合同中仲裁条款和规那么规定执行。第三十八页，共54页。3〕ForceMajeure:ThefulfillmentofthiscontractissubjecttotheforcemajeureclauseofFOSFA23.该合同的不可抗力条款规定：本合同中不可抗力适用FOSFA第23号标准合同关于不可抗力的规定。第三十九页，共54页。二、FOSFA仲裁规那么假设干特殊规定1、双级制仲裁与单级制仲裁〔1〕双级制仲裁：首先，由两名仲裁员组成仲裁庭，每方指定一名仲裁员。假如仲裁员在裁决时不能达成共识，一名公断人将会被指定接收该案件。由各方指定的仲裁员将会变为当事人的代理人。其次，双方有权就仲裁员做出的裁决提出申诉，要求做出二级仲裁，二级仲裁是对案件的重新审理，这样会引起额外费用并推延案件的最终裁决。第四十页，共54页。〔2〕单级制仲裁：合同双方也可根据?FOSFA小额度诉讼的单级仲裁规定?在合同中约定对纠纷事项实行单级仲裁，即一审终裁。第四十一页，共54页。2、仲裁实体法：英国法Domicile:thiscontractshallbedeemedtohavebeenmadeinEnglandandtheconstruction,validityandperformancethereofshallbegovernedinallrespectsbyEnglishlaw.住所：本合同应被视为在英国订立，其解释、效力及履行均应适用英国法。第四十二页，共54页。3、仲裁地：伦敦或双方同意的其他地点AnydisputearisingoutofacontractorcontractssubjecttotheseRules,includinganyquestionsoflawarisinginconnectiontherewith,shallbereferredtoarbitrationinLondon(orwithoutprejudicetothejuridicalseatelsewhereifsoagreed)inaccordancewiththeArbitrationAct1996andanystatutorymodificationorre-enactmentthereofforthetimebeinginforce.第四十三页，共54页。任何由本合同引起的应受本规那么调整的争议，包括任何与之关联的法律问题，应根据1996年英国仲裁法及当时经修订或经重新公布生效的的法令，在伦敦〔经双方同意的其他地点〕举行。第四十四页，共54页。4、FOSFA仲裁员OnlyTrading,FullNon-TradingMembersortheirnominatedrepresentativestotheFederationshallhavetherighttoactasarbitratorsorumpiressubjecttoretirementatage75…双方只能指定FOSFA会员为仲裁员，即只能指定FOSFA全职经纪或非交交易会员或FOSFA会员指定的代表人作为仲裁员。第四十五页，共54页。5、仲裁案件代理人Ifeitherpartyhasexpressedawishtobepresent,thearbitratorsortheumpireshallgivereasonablenoticetothepartiesofthedate,timeandplacewhenanyoralevidenceoradditionalsubmissionsmaybeheardandbothpartiestothearbitrationortheirauthorizedrepresentativesmayattendanysuchhearingbutmaynothavepresentorberepresentedbycounsel,solicitororanymemberofthelegalprofessionwhollyorprincipallyengagedinlegalpractice.根据FOSFA规那么4〔g〕规定，双方不能由专业的法律人士代理案件。第四十六页，共54页。6、时限条款Claimsonqualityand/orcondition:Iftheclaimisnottobesupportedbycertificate/sofcontractualanalysis/ses,thepartyclaimingarbitrationshalldispatchthenoticeofclaimwiththenameofhisappointedarbitratortotheotherpartywithin21consecutivedaysformthedateofcompletionofdischargeofthegoodsandshallatthesametimenotifytheFederationanddispatchsealedsample/stotheofficeoftheFederation,wheresuchsample/sshallbeheldatthedisposalofthearbitratorsand/orumpire.TheotherpartyshallnominateanarbitratorandnotifyhisnametotheFederationwithin7consecutivedaysformreceiptofsuchnotice.第四十七页，共54页。关于品质及条件的争议，假如索赔没有合同约定的检验证明书的支持，申请人必须在卸货后21天内〔连续计算〕向对方当事人发出申请仲裁和所选定仲裁员姓名的通知，并同时通知协会。注意:1〕FOSFA无义务向发生纠纷的双方当事人送达协会仲裁员名单。2〕假如未在规定的时限内送达要求的仲裁申请书，将会被视为放弃索赔，除非仲裁庭依其酌情权允许仲裁继续进展。第四十八页，共54页。7、不可抗力与买方责任：ForceMajeure:shouldshipmentofthegoodsoranypartthereofbepreventedatanytimeduringthelast30daysofthecontractshipmentperiodbyreasonofActofgod,strikes,lockouts,riots,civilcommotions,firesoranyothercausecomprehendedbythetermForceMajeureatport/sofloadingorelsewherepreventingtransportofthegoodstosuchport/s,thetimeallowedforshipmentshallbeextendedto30daysbeyondtheterminationofsuchcause,butshouldthecontractshipmentbelessthan30dayssuchextensionshallbelimitedtothenumberofdaysallowedforshipmentunderthecontractshipmentperiod.Shouldsuchcauseexistforaperiodof60daysbeyondthecontractshipmentperiodthecontractoranyunfulfilledpa