合同评审控制程序

文件编号文件版本第B0版合同评审控制程序发行日期页次第5页共5页1目的通过对顾客要求的识别和评审进行控制，以满足本公司及顾客的要求。2范围适用于本公司在接收合同或订单前的合同评审及协调合同评审活动。3职责3.1市场部：负责组织和协调合同/订单评审；3.2相关部门：配合合同/订单的评审；3.3总经理：负责合同、订单的审批。4定义4.1合同：本公司和顾客之间以任何方式传递的双方意向的要求；4.2合同评审：合同签订前，为了确保质量要求规定合理，明确并形成文件，且本公司能实现，由本公司所进行的系统的活动；4.3合同评审小组：由总经理、市场部、制造工程部、管理部的成员组成。5作业流程图（见附件）6作业程序6.1合同/订单的分类、评审6.1.1合同/订单的分类6.1.1.1合同按性质不同分为常规合同和特殊合同，特殊合同是指新产品的合同，其余属常规合同；6.1.1.2订单是指顾客依据合同每月（或随时）下给公司有关交货品种、规格、数量、交货期等信息的指令，订单必须是书面形式的。6.1.2合同/订单要求的确定与评审市场部在接到顾客的合同/订单时，应确定与产品有关要求的内容，包括顾客规定的要求、交付及交付后活动的要求、售后服务、产品有关的法律法规、其它必须要求等，并按照以下要求进行合同/订单的评审：6.1.2.1市场部负责常规合同的评审，对合同内容中的供货量及供货时间、物资采购能力进行评审，必要时，提交合同评审小组进行评审；评审结果填写“合同评审记录表”，报总经理批准；6.1.2.2特殊合同由市场部提交合同评审小组评审，评审时，市场部应把顾客提交的诸如合同内容、产品图样、标准、产品规范或实物样品等信息资料一并予以提供评审，评审内容按6.2.3条要求执行；评审结果填写“合同评审记录表”，合同评审小组成员对评审的相关内容签署意见，报总经理批准；6.1.2.3订单的评审：市场部接到顾客订单，若满足顾客要求时可直接接受订单，并在订单上予以备注；若现有产品不能满足顾客要求时，市场部将订单提交评审小组进行评审，确认有关交货的品种、规格、数量、交货期是否满足顾客要求，满足顾客要求的，市场部接受此订单；不能满足顾客要求的，由市场部与顾客协商解决。订单评审结果的体现方式采用在订单上签名，或附上签名记录的方式。顾客要求时，订单评审的结果由市场部回复顾客。6.1.3合同评审的内容市场部组织合同评审小组对以下内容进行评审：6.1.3.1制造工程部（技术）对技术要求进行评审，以确定我公司技术开发能力能否满足顾客要求；在进行预期产品的合同评审时，必须研究、确认并文件化该产品的制造可行性，包括风险分析。6.1.3.2管理部对质量要求进行评审，以确定我公司的质量体系及检验手段能否满足顾客要求；6.1.3.3制造工程部（生产）对供货量及供货时间进行评审，以确定我公司的生产能力能否满足顾客要求；6.1.3.4市场部对产品交付要求进行评审，以确定我公司是否能保证100%向顾客交付产品；6.1.3.5市场部对零配件采购要求进行评审，以确定我公司是否具备相应的物资采购能力；6.1.3.5管理部对价格要求进行评审，以确定公司产品成本能否获取期望利润。6.1.4当合同评审结果能满足顾客要求时，由市场部与顾客签订合同；不能满足顾客要求的，由市场部与顾客协商解决；如果放弃正式的合同评审，必须事先得到顾客的授权。6.2合同/订单修改及评审6.2.1合同签订后因各种原因须进行修改时，应由市场部与顾客协商一致，并由市场部以“合同/订单修改通知单”形式将修改内容通知公司内部相关部门，必要时须对修改内容进行评审；6.2.2订单的修改：若订单的修改是由顾客提出时，市场部应及时进行评审，若能配合顾客修改，则由市场部回复顾客同意修改，否则应由市场部再与顾客沟通，直至问题解决为止；若由于生产进度等原因本公司无法按原定要求交货的，由市场部与顾客沟通是否可延期交货，直至问题解决为止。市场部以“合同/订单修改通知单”形式将修改内容通知公司内部相关部门。6.3合同/订单的汇总登记6.3.1市场部根据库存情况，核查每批合同/订单的实际生产数量，制造工程部按《生产计划控制程序》进行生产；6.3.2经评审或修改后的合同、订单，由市场部登记于“合同/订单登记表”进行汇总管理。6.4顾客服务按照顾客要求提供服务或主动到顾客方服务。当协议有要求时，应按要求对服务做出定义，包括明确范围、方式、所达到的效果等，且必须对服务中心、特殊工具、人员培训有效性进行验证，对服务的效果，由业务员填写“售后服务报告”，并由顾客验证签字。6.4.1售前服务市场部负责向顾客及潜在顾客宣传、推荐产品；若有必要，技术质量部应编制产品性能说明书提供售前服务；6.4.2售后服务根据顾客的信息反馈需要及时到现场进行服务，其内容：6.4.2.1排除故障或维修；6.4.2.2提供零件及易损件；6.4.2.3收集顾客使用本公司产品的意见；6.4.2.4必要时公司在主要顾客的生产地派出工作人员解决服务中的问题；6.4.2.5市场部定期派人到顾客处调查顾客满意程度，倾听顾客意见，执行《满意度调查管理规范》；6.4.3服务信息的收集和处理对顾客来电、来函提出的质量问题由市场部予以记录，并填写“质量信息反馈单”报到技术质量部，由其及时协调相关部门处理，并将处理结果及时反馈市场部；6.4.4服务信息反馈的处理管理部对主机厂或用户的服务信息反馈接收后进行评估，属本公司质量问题的执行《纠正和预防措施控制程序》，不属于本公司质量问题的与顾客沟通，返回主机厂或销售点；6.4.5建立对产品监控的早期报警系统要对使用中的产品进行监控，以便掌握产品早期失效情况；可采用走访顾客、用户反馈、走访维修站及配件销售商等办法进行早期失效的监控。对收集的早期失效信息应进行分析，及时采取纠正措施。6.5记录保存6.5.1本程序产生的各种记录、销售合同书以及往来信函、传真等原始凭证，均由市场部统一归档，并予以保存、备查，按《记录控制程序》执行。7相关文件7.1《记录控制程序》SY-QP-027.3《生产计划控制程序》SY-QP-127.4《顾客满意度调查管理规范》QW-267.5《改进纠正措施控制程序》SY-QP-228使用记录8.1《合同评审记录表》QR-06-018.2《合同/订单登记表》QR-06-028.3《合同/订单修改通知单》QR-06-038.4《售后服务报告》QR-06-048.5《质量信息反馈单》QR-06-058.6《顾客满意度调查表》QR-06-068.7《顾客满意度调查报告》QR-06-078.8《员工满意度调查表》QR-06-088.9《员工满意度调查报告》QR-06-09附件：作业流程图过程分析作业规范使用记录主要责任部门相关部门报价评审报价评审顾客服务/满意合同/订单修改及评审合同/订单记录保存合同评审内容合同/订单汇总登