办公室行政事务管理工作中的不足及优化策略,行政管理论文

办公室行政事务管理工作中的不足及优化策略,行政管理论文办公室行政事务管理工作中的缺乏及优化策略办公室管理论文范文：办公室行政事务管理工作中的缺乏及优化策略内容摘要：随着社会发展迈入新时期，办公室行政事务管理工作在企业中的作用日渐凸显，已经成为保证企业各项工作顺利运行的关键要素之一。基于此，本文以办公室行政事务管理工作为研究对象，对相关工作开展中存在的一些问题进行反思分析，并讨论相应优化措施，旨在为做好办公室行政事务管理工作提供参考。本文关键词语：新时期；办公室；行政管理工作；优化；对策；作者简介：刘瑛〔1973-〕，女，本科学历，研究方向：办公室行政管理。；办公室行政事务管理工作在企业整体管理工作中占据重要位置，该项工作属于一项综合性高、牵涉面广和工作内容冗杂的业务，其连接着企业上下级部门，在重要部门间起到桥梁作用，关系到企业的正常发展和运转。因而，办公室行政管理工作人员应经常性地对本身工作进行反思，围绕工作重点和要求对管理工作进行优化，及时解决存在的问题，不断提升工作质量，持续推动企业有序运转。一、办公室的行政管理职责〔一〕协助功能办公室相关工作人员具备协助工作职责，须严格落实上级领导布置的工作任务，并对各项任务落实情况进行监督检查，不断提升各个相关部门对工作项目的关注和重视，提升并强化企业工作执行能力。〔二〕中枢功能办公室行政事务相关工作，在不同部门间可起到调节作用，发挥着中枢功能，对维持单位正常、稳定运转具有重要作用，加强上级领导和不同部门间联络。而办公室作为信息传达中转站，在上级领导与各部门间建立了桥梁，提升了各个部门工作效率。〔三〕督办功能办公室行政事务类型较多，华而不实，对企业工作决策和落实情况，以及执行工作任务规范性记录和监督，是其重要工作内容。同时，办公室行政事务相关人员还应听取各部门相关意见，并挑选出有效意见，为后续工作任务开展提供根据。〔四〕服务功能服务是办公室行政事务中基础内容，这就要求办公室人员，不仅要求做好岗位职责工作，而且应提升本身服务意识，为相应工作任务以及各部门展开服务，知足上下级沟通、工作开展等方面需求。二、办公室行政事务管理工作开展中存在的缺乏随着企业发展以及外界环境变化，企业为知足实际需求需要不断对相关工作进行改良，但受多方面因素影响，导致在实际开展相关工作中存在一些缺乏，尤其是介入办公室工作新人和兼任多个岗位工作人员，因经历体验、能力、参加工作岗位时间、对公司认识了解缺乏、办公室人员调整等，会在一定程度上影响办公室工作的顺利开展。而通过对相关工作中存在的问题进行总结分析，主要问题表如今三个方面：第一，主动服务意识缺乏。办公室多数工作人员在思想上还是那样具有特征，重视领导人员意见需求。但在为一线及项目部员工提供服务中，重视程度缺乏，服务方式和内容简单，服务意识有待加强。第二，尚未实现融入中心、服务大局.办公室行政事务管理工作开展中，受员工服务意识影响，导致缺乏与生产经营部门协调联动，如相关工作人员没有能主动深切进入项目一线为项目部员工解决问题。甚至部分人员在开展工作中，长期处于相对封闭状况，缺乏对公司动态、业务信息和现存问题认知与了解，难以为各个部门解决问题提供有效帮助[1].第三，未有效把握信息化手段。现前阶段，办公室行政事务管理人员在开展工作中，还是那样以常规性工作为主，如用印申请、招待物资申请、用车审批、档案管理以及固定资产管理等，工作开展中对当代化各种先进技术应用率较低，影响了工作水平与效率提升。三、新时期办公室行政管理工作优化策略〔一〕提升工作人员服务意识良好的服务意识对提升工作质量具有重要作用，因而，在详细开展相关工作中，应提升办公室行政管理工作人员服务意识。应深化办公室人员服务理念，树立新时期大服务思想理念，对办公室服务工作进行定位，在立足日常工作基础上，提升责任意识和服务意识。积极服务于领导决策，并提升对基层单位、各职能部门间协调配合、沟通联络提升服务力度。在信访接待工作中，应结合实际情况对流程进行持续完善，并布置专门岗位人员进行信件处理，妥善处理好基层员工诉求，及时排除影响企业发展稳定性因素，促使各项工作顺利开展[2].建立健全服务体系。办公室工作人员在提供服务中，要求在对本职工作尽职尽责前提下，找出内部与时代要求不相符问题，以工作原则和工作要求为指导，及早制定出行之有效解决问题的方案。同时，由于办公室工作较为冗杂琐碎，面对人群较多，因而，为保证各个部门以及办公室工作效率，应建立健全服务体系，指导办公室服务工作开展。办公室行政服务工作在施行中不可流于外表，要灵敏融入信息化技术与理念，通过深切进入基层调查与综合分析，把握真实情况，了解基层员工真实想法和需求，并始终坚持为人民服务精神，定期获取基层员工第一手资料，从不同角度把握基层员工需求，并适当将其融入服务体系中，尽可能提升服务多元化程度。〔二〕树立全局意识办公室行政管理岗位处于企业核心地位，办公室相关工作人员必须明确其作用、工作内容和地位，尤其是在社会发展新时期，应关注企业发展大局，采用新思路、新方式方法或新技术，提升行政管理工作质量。首先，树立整体意识和大局意识。办公室是企业直接服务部门，工作人员与普通员工存在区别，工作中以提供相应服务为主，树立崇高责任感，在工作中始终保持严谨作风以及慎重负责精神状态。其次，明确本身政治立场，始终坚持本身工作信念不动摇，保持积极主动态度，帮助基层员工解决相应问题，从加强整体服务考虑，从完善固定资产、低值易耗品、后勤食堂和印章等多个不同方面管理，强化成本控制措施以及安全防卫工作，并建立数字档案馆系统辅助进行管理，建立资产管理系统，灵敏运用信息管理系统进行管理，监理数字档案，加强办公室财务方面管理，根据需求做好对各种工作会和年会组织布置等方面工作。在这里期间应加强对支出费用强化控制管理，并对非生产性支出进行压缩，严格根据规定，严控日常费用的支出。最后，从大局出发，并从不同方位和角度看待问题，同时注意维护好上级领导权威，尊重别人意见和建议，从整体看看待问题，防止以偏概全和一概而论，积极寻求解决问题方式。〔三〕加强对信息技术的应用在信息化快速发展背景下，信息技术不断深切进入各个领域中，提升了工作效率、管理水平，极大程度上降低了工作强度，减少了工作失误。因而，为降低繁琐复杂工作对工作效率影响，应重视对当代化先进信息技术利用。首先，应建立信息化行政事务管理系统，结合单位实际情况，适当加大信息化改革和资金投入力度，利用计算机设备和网络信息系统，最大程度上发挥自动化和智能化管理系统作用。其次，适当强化对信息技术应用力度，利用信息技术获取愈加有价值的信息，为领导进行决策提供更多信息支持。最后，重视对创新型信息技术利用，如推动公司内控管理中对钉钉等办公软件应用，并加强对中交商旅、PC门户、企业邮箱等信息软件维护和运用，整合现有的资源，如建立数字档案，从多个角度进行管理，如实物类、声像类等，知足人们的实际需求。最后，根据实际需求，调整部门设置和人员关系，并做好交建通、企业邮箱变更以及维护等工作，快速有效解决员工账号申请、实际使用中等问题[3].〔四〕强化学习观念办公室业务具有牵涉范围广、内容繁琐复杂特征，且部分工作人员经历体验能力缺乏，导致很多工作开展中存在不确定性，甚至影响了工作效率。同时，随着公司发展，对复合型一专多能人才需求量提升，为知足企业需求，工作人员应不断提升本身学习热情，通过学习和培训加强本身业务能力与水平。因而，企业中相关工作人员，应保持良好学习热情，不断对新知识和技能进行学习，尽可能组织开展同业对标学习，加强办公室工作人员在组织、协调和沟通等方面业务能力，不断开拓新视野、新思路，提升不断提升本身综合素养。四、结束语综上所述，企业办公室行政事务管理人员，应进一步提升对本职工作内容的认知度，深入明确其对企业健康运转的重要性，经常性地对本身工作进行反思，明确出现问题原因，并通过问题分析，采用相应优化措施进行解决，在原有工作开展基础上，不断提升办公室行政事务管理服务水平，为企业稳定发展和有序运转提供助力和支持。以下为参考文献