第2章-Access-2010数据库应用教程-表

Access2010数据库应用教程第2章Access2010表知识要点表的设计原则表结构设计概述创建表表的基本操作表间关系表的导入、导出与链接重点与难点重点：使用“表设计器”创建表的结构主键的概念、作用及设置方法表结构与表数据的维护表中数据的操作表间关系的建立与操作难点：主键的概念和作用表间关系的相关操作2.1表的设计原则表是数据库中最基本的对象，所有的数据都存在表中。其他数据库对象都是基于表而建立的。在数据库中，其他对象对数据库中数据的任何操作都是针对表进行的。数据表的主要功能就是存储数据，存储的数据主要应用于以下几个方面：（1）作为窗体、报表的数据源，用于显示和分析。（2）建立功能强大的查询，完成一般表格不能完成的任务。2.1表的设计原则在数据库中，一个良好的表设计应该遵循以下原则：（1）将信息划分到基于主题的表中，以减少冗余数据。（2）向Access提供链接表中信息时所需的信息。（3）可帮助支持和确保信息的准确性和完整性。（4）可满足数据处理和报表需求。2.2

表结构设计概述表的限制字段名称字段类型字段属性“学生管理”数据库的表结构设计实例属性取值表名的字符个数64字段名的字符个数64表中字段的个数255打开表的个数2,048；此限制包括Access从内部打开的表表的大小2GB减去系统对象需要的空间文本字段的字符个数255备注字段的字符个数通过用户界面输入数据为65,535；以编程方式输入数据时为2GB的字符存储OLE对象字段的大小1GB表中的索引个数32索引中的字段个数10属

性取

值有效性消息的字符个数255有效性规则的字符个数2,048表或字段说明的字符个数255当字段的UnicodeCompression属性设置为“是”时记录中的字符个数（除“备注”和“OLE对象”字段外）4,000字段属性设置的字符个数2552.2

表结构设计概述表的限制字段名称字段类型字段属性“学生管理”数据库的表结构设计实例表中的每一列称作一个字段，它描述主题的某类特征。每个字段都应具有唯一的标识名，即字段名称，用以标识该列字段。Access要求字段名符合以下规则：（1）最长可达64个字符（包括空格）。（2）可采用字母、汉字、数字、空格和其他字符。（3）不能包含点（.）、感叹号（!）、方括号（[]），空格以及不可打印字符（如回车符等）。（4）不能使用ASCII码中的34个控制字符。2.2

表结构设计概述表的限制字段名称字段类型字段属性“学生管理”数据库的表结构设计实例类型名称接受的数据大小文本文本或文本和数字的组合最多为255个字符数字用于数学计算的数值数据1、2、4、8个字节日期/时间从100~9999年的日期与时间值8个字节货币用于数值数据，整数位为15，小数位为48个字节自动编号自动给每一条记录分配一个唯-的递增唯一数值4个字节是/否只包含两者之一(Yes/No,True/False,On/Off）1位备注长文本或文本和数字的组合或具有RTF'格式的文本最多为65535个字符OLE对象用于存储其他从MicrosoftWindows应用程序中的OLE对象最多为1GB超级链接用来存放链接到本地和网络上的地址，为文本形式

附件图片、图像、二进制文件、Office文件。是用于存储数字图像和任意类型的二进制文件的首选数据类型对于压缩的附件为2GB。对于未压缩的附件大约为700KB计算表达式或结果类型是小数8个字节查阅向导用来实现查阅另外表中的数据或从一个列表中选择的字段与执行查阅的主键字段大小相同2.2

表结构设计概述表的限制字段名称字段类型字段属性“学生管理”数据库的表结构设计实例字段属性是指字段特征值的集合在创建表的过程中，除了对字段的类型、大小的属性进行设置外，还要设置字段的其他属性。例如，字段的有效性规则、有效性文本，字段的显示格式等。这些属性的设置使用户在使用数据库时更加安全、方便和可靠。2.2

表结构设计概述表的限制字段名称字段类型字段属性“学生管理”数据库的表结构设计实例字段名称数据类型字段大小班级编号文本20班级名称文本50人数数字长整型班主任文本20字段名称数据类型字段大小学号文本20课程编号文本20分数数字长整型字段名称数据类型字段大小教师编号文本20姓名文本50性别文本2参加工作时间日期/时间

政治面貌文本50学历文本50职称文本50学院文本50联系电话文本50婚否是/否是/否班级表成绩表教师表2.2表结构设计概述表的限制字段名称字段类型字段属性“学生管理”数据库的表结构设计实例课程表授课表学生表字段名称数据类型字段大小课程编号文本20课程名称文本50课程类别文本50学分数字长整型字段名称数据类型字段大小课程编号文本20班级编号文本20教师编号文本20学年文本50学期文本50学时文本50字段名称数据类型字段大小学号文本20姓名文本50性别文本2出生日期日期/时间

政治面貌文本50兴趣爱好文本255班级编号文本20照片OLE对象

2.3创建表在完成表的设计工作之后，下一步的工作就是创建表。在Access2010中，建立数据表的方式有以下6种：（1）使用数据表视图创建。在Access中，可以通过在数据表视图中的新列中输入数据来创建新字段。通过在数据表视图中输入数据来创建字段时，Access会自动根据输入的值为字段分配数据类型。如果输入没有包括任何其他数据类型，则Access会将数据类型设置为“文本”。2.3创建表（2）通过“表”模板创建，使用Access

2010内置的表模板来建立。（3）通过“SharePoint列表”创建，在

SharePoint网站建立一个列表，再在

本地建立一个新表，并将其连接到

“SharePoint列表”中。2.3创建表（4）通过“表设计”创建，在表的“设计视

图”中设计表，用户需要设置每个字段

的各种属性。（5）通过“字段”模板创建表。（6）通过从外部导入数据创建表。使用数据表视图创建【例】创建一个“学生管理”数据库，通过数据表视图建立“学生”表。要求如下：（1）将学号字段设置为主键，而且录入数据时只能录入12位。（2）性别的有效性规则设置为“男”或“女”。（3）出生日期显示效果为“****年**月**日”。（4）设置学号和姓名字段为多字段索引。使用数据表视图创建步骤如下：1．设计视图创建“学生”表。（1）启动Access2010，在打开的“文件”窗口中，单击“新建”；（2）在右侧的“文件名”框中，键入文件名“学生管理”，选择保存的文件夹为“d：\学生管理”，单击“创建”，新数据库随即打开。使用数据表视图创建步骤如下：（3）选中“ID”列，在“属性”组中单击“名称与标题”或直接双击“ID”列，将名称改为“学号”。使用数据表视图创建步骤如下：（4）选中已更名的“学号”列，在“格式”组中的“数据类型”中，将该列的数据类型改为“文本”。（5）添加所需字段的字段名，然后输入记录数据，Access会自动根据输入的值为字段分配数据类型，而后根据表结构修改字段大小。使用数据表视图创建使用数据表视图创建步骤如下：2.设置主键（6）单击学号字段行任意一列，在设计选项卡的工具组中，单击“主键”按钮.使用数据表视图创建步骤如下：3.设置“输入掩码”（7）在“输入掩码”属性框中录入“000000000000”。使用数据表视图创建步骤如下：4.设置有效性规则（8）单击性别字段行任意一列，在有效性规则属性框中录入：“男”Or“女”；使用数据表视图创建步骤如下：5.设置日期显示（9）单击出生日期字段行任意一列，单击格式属性框右侧的

，出现下拉菜单，在菜单中选择“长日期”使用数据表视图创建步骤如下：（10）在表格工具/设计选项卡的“显示/隐藏”组中，单击“索引”，在弹出的窗口中，设为主键的学号字段已经显示出来，在“索引名称”列输入姓名，字段名称中选择“姓名”，切换回“数据表视图”，录入相关信息。如学号、出生日期录入的数据格式不符合设定要求，则系统会返回提示，重新按要求录入；（11）在“快速访问工具栏中”，单击

保存。说明：使用数据表视图创建表与通过“字段”模板创建表的区别是：数据表视图创建表时先要录入相关数据后，需要通过“字段”选项卡进行相关的修改；通过“字段”模板建立设计表是在录入数据之前对字段进行相关设置，而后录入信息。使用数据表视图创建使用设计视图创建通过设计视图创建表能够符合个性化需求但相对有些复杂的方法，在较为复杂的表，一般都是通过设计视图创建。使用表的“设计视图”来创建表，主要是创建表的结构，设置字段的属性，而数据信息还需要在“数据表视图”中输入。使用设计视图创建【例】在“学生管理”数据库中，通过设计视图创建“班级”表。操作步骤如下：（1）打开学生管理数据库，在功能区上的“创建”选项卡的“表格”组中，单击“表设计”按钮；（2）根据班级表结构，在字段名称列中输入字段名称，数据类型列中选择相应的数据类型，并在常规属性窗格中设置字段大小。使用设计视图创建使用设计视图创建操作步骤如下：（3）单击

，在弹出的“另存为”对话框中将表命名为“班级”；（4）此时将弹出对话框，提示尚未定义主键。此例中暂时不定义主键，单击“否”；（5）单击左上方的“视图”按钮，切换到数据表视图，这样就完成了表的创建，可以录入信息了。修改表的结构表创建后，由于种种原因，设计的表结构不一定很完善，或由于用户需求的变化不能满足用户的实际需要，故需进行修改表的结构。表结构的修改既能在“设计视图”中进行，也可以在“数据表视图”中进行。修改表的结构在“设计视图”中修改表结构的操作步骤如下：（1）打开要修改表的“设计视图”；方法一：在“导航窗口”中右击表名，在快捷菜单中选择“设计视图”命令，修改表的结构在“设计视图”中修改表结构的操作步骤如下：（1）打开要修改表的“设计视图”；方法二：单击“视图”下拉按钮，点击“数据表视图”。修改表的结构修改表结构。在“设计视图”中，即可以对已有字段进行修改，也可通过“设计”选项卡下“工具”组中的“插入行”和“删除行”按钮添加新字段和删除已有字段（右击字段所在行的任意位置，在快捷菜单中选择“插入行”、“删除行”也可以进行修改），或者直接单击最后一个字段的下一行进行修改。修改表的结构修改表的结构在“数据表视图”中修改表结构的方法如下：在导航窗格中双击需要修改的表，此时出现“表格工具”选项卡，单击“字段”选项，就可以通过修改工具进行表结构的修改。设置和取消表的主键主键是表中的一个字段或字段集，为每条记录提供一个唯一的标识符。在数据库中，信息被划分到基于主题的不同表中，然后通过表关系和主键以指示Access如何将信息再次组合起来。Access使用主键字段将多个表中的数据迅速关联起来，并以一种有意义的方式将这些数据组合在一起。。设置和取消表的主键主键具有以下几个特征：（1）主键的值是唯一的。（2）该字段或字段组合从不为空或为Null，即始终包含值。如果某列的值可以在某个时间变成未分配或未知（缺少值），则该值不能作为主键的组成部分。设置和取消表的主键主键具有以下几个特征：（3）所包含的值几乎不会更改。应该始终选择其值不会更改的主键。在使用多个表的数据库中，可将一个表的主键作为引用在其他表中使用。如果主键发生更改，还必须将此更改应用到其他任何引用该键的位置。使用不会更改的主键可降低出现主键与其他引用该键的。设置和取消表的主键为“班级”表定义主键。操作步骤如下：（1）打开建立的数据库学生管理；（2）在“设计视图”中打开班级表；（3）在设计视图中选择作为主键的一个或多个字段，如果选择多个字段，按住Ctrl键，选择每个字段的选择器；如果选择一个字段，单击该字段的行选择器。本例我们选择班级编号字段。设置和取消表的主键为“班级”表定义主键。操作步骤如下：（4）在设计选项卡下的工具组中，单击主键按钮，或者右击“班级编号”，在弹出的菜单中选择“主键”，说明：如果一个表没有好的候选键，请考虑添加一个具有“自动编号”数据类型的字段，并将该字段用作主键。2.4表的基本操作建立好表的结构后，就要在“数据表视图”中进行数据输入、数据浏览、数据修改、数据删除等基本操作。选定记录字段在“数据表视图”中进行某些操作时，必须要选定记录。在“数据表视图”中，使用“行选定器”、“列选定器”、“表选定器”可以分别选定对应的记录、字段和整个表，如图所示，使用“记录导航按钮”可以定位并浏览“第一条记录”、“上一条记录”、“当前记录”、“下一条记录”和“尾记录”。选定记录字段选定连续多条记录：按住鼠标左键拖动，或先选定首记录，按住“Shift”键，再选定末记录。选定连续的多个字段：按住鼠标左键拖动，或先选定首字段，然后按住“Shift”键，再选定其中的末字段。在表中添加记录打开表的“数据表视图”，在表尾就可以输入新的记录。在表中修改记录将光标移动到所要修改的数据位置，就可以修改光数据了。如将“大学英语”改为“大学英语Ⅰ”，只需将光标移动至大学英语单元格，将内容修改即可。在表中删除记录在“数据表视图”中，鼠标指针指向，需要删除的记录，右键单击打开快捷菜单，选择其中的”删除记录”命令，或按下“Delete”键即可。说明：当需要删除的记录不连续时，需要分多次删除。表中记录排序由于表中的数据显示顺序与录入顺序一致，在进行数据浏览和审阅时不是很方便，故而需要用到排序。排序是常用的数据处理方法，通过排序可以为使用者提供很大的便利。在Access中，排序规则如下：（1）英文字母不分大小写，按字母顺序排序。（2）中文字符按照拼音字母顺序排序。表中记录排序（3）数字按照数值大小排序。（4）日期/时间型数据按照日期顺序的先后排序。（5）备注型、超链接型和OLE对象型的字段无法排序。Access提供了两种排序：一种是简单排序，即直接使用命令或按钮进行；另一种是窗口中进行的高级排序。所有的排序操作都是在“开始”选项卡中的“排序和筛选”选项组中进行的。表中记录筛选当数据表中的信息量较多时，用户选择感兴趣的数据信息会很不方便，通过Access提供的筛选功能可以满足用户需求，根据用户设定的条件选择相关的信息记录。在Access2010中，筛选记录的方法有“选择筛选”、“按窗体筛选”和“高级筛选”三种。选择筛选主要用于查找在某一字段中，值满足一定条件的数据表中记录筛选在Access2010中，筛选记录的方法有“选择筛选”、“按窗体筛选”和“高级筛选”三种。选择筛选主要用于查找在某一字段中，值满足一定条件的数据记录；按窗体筛选是在空白窗体中设置相应的筛选条件（一个或多个条件），将满足条件的所有记录显示出来；高级筛选不仅可以筛选满足条件的记录，还可以对筛选出来的记录排序。表中记录筛选【例】在学生管理数据库中完成下列筛选操作：（1）在教师表中显示所有职称为教授的记录。（2）在学生表中，选择所有男性中共党员的记录。（3）在学生表中选择所有政治面貌为群众的女同学记录，并按照学号降序排列。表中记录筛选操作步骤如下：1.在教师表中显示所有职称为教授的记录（1）进入学生管理数据库中的教师表，并进入“数据表视图”；（2）选中职称字段。在开始选项卡的排序和筛选字段中，单击“选择”按钮，并选择等于“教授”。表中记录筛选2.在学生表中，选择所有男性中共党员的记录（3）进入学生管理数据库中的“学生表”，并进入“数据表视图”；（4）在开始选项卡的“排序和筛选”字段中，单击高级按钮并选择按窗体筛选，性别选择“男”，政治面貌选择“中共党员”。表中记录筛选操作步骤如下：（5）单击“高级”按钮并选择“应用筛选排序”。3.在学生表中选择所有政治面貌为群众的女同学记录，并按照学号降序排列。表中记录筛选操作步骤如下：（6）在开始选项卡的“排序和筛选”组中，单击“高级”按钮并选择“按窗体筛选”，性别选择“女”，政治面貌选择“群众”，单击“高级”按钮并选择“高级筛选/排序”。表中记录筛选操作步骤如下：（7）单击“高级”按钮并选择“应用筛选排序”，将结果显示出来。设置表的外观在数据表视图中，可以对表的显示格式进行设计，如设置行高、列宽、字体、隐藏列或冻结列等。1．设置行高行高的设置可以通过拖动鼠标或使用菜单命令完成。使用鼠标拖动：直接拖动行选定器就可以改变行高。设置表的外观在数据表视图中，可以对表的显示格式进行设计，如设置行高、列宽、字体、隐藏列或冻结列等。2．设置列宽：使用鼠标拖动：直接拖动列选定器就可以改变列宽。菜单命令：在“数据表视图”中，选定一个或多个字段，单击右键。设置表的外观在数据表视图中，可以对表的显示格式进行设计，如设置行高、列宽、字体、隐藏列或冻结列等。3．设置文本字体通过列选择器选定一列，在“开始”选项卡的“文本格式”组中，可设置字段格式与数据表格式。设置表的外观记录的查找与替换在数据库中，快速而又准确的查找特定数据，甚至进行数据替换时，就要用到Access提供的“查找”和“替换”功能。在“开始”选项卡的“查找”组中，就可以看到“查找”与“替换”命令。记录的查找与替换在数据库中，快速而又准确的查找特定数据，甚至进行数据替换时，就要用到Access提供的“查找”和“替换”功能。在“开始”选项卡的“查找”组中，就可以看到“查找”与“替换”命令。表的复制、删除及重命名在数据库开发过程中，经常会遇到数据表的复制、删除及重命名操作。在进行此类操作时，右键单击表的名称，在出现的快捷菜单中包含了此类操作。表的复制、删除及重命名复制后的表在粘贴时“粘贴表的方式”选项（1）仅结构：只复制表的结构至目标表，不复制表中的数据。（2）结构和数据：复制表的结构与数据至目标表。（3）将数据追加到已有的表：将表中的数据以添加到已有表的尾部。2.5表间关系在一个数据库系统中通常包括多个表，每张表也只是包含一个特定主题的信息。但是数据库中的各个表中的数据并不是独立存在的，通过不同表之间的公共字段建立联系，将不同表中的数据组合在一起，形成一个有机的整体，则须建立表间的关系。建立一对多关系【例】在学生管理数据库中为学生表和成绩表建立一对多关系。操作步骤如下：（1）在“数据库工具”选项卡的“关系”组中，单击“关系”按钮，弹出的“显示表”对话框。（2）分别双击“学生”与“成绩”（也可将表选中，单击添加），打开“关系”窗口。建立一对多关系操作步骤如下：（3）关闭显示表对话框，将“学生表”的“学号”字段拖动至“成绩表”的“学号”字段，出现编辑关系对话框。（4）单击“创建”按钮，即完成了关系的建立。建立多对多关系建立对多关系前必须建立一个联接表，将多对多关系至少划分成两个一对多关系，并将这两个表的主键都插入联接表中，通过该联接表建立多对多关系。建立多对多关系在学生管理数据库中为“教师”表和“课程”表建立多对多关系。在建立多对多关系之前，引入“授课”表，分别为“教师-授课”和“授课-课程”建立一对多关系，从而使得“教师”表和“课程”表建立起多对多关系。建立多对多关系操作步骤如下：（1）在学生管理数据库中，将教师、授课、课程添加到关系窗口中。（2）分别为教师-授课、授课-课程建立一对多的关系。建立多对多关系操作步骤如下：（3）在建立完表间关系后，为显示结果，可以切换到教师表。在教师标号的左边出现了“+”标记，单击该标记，出现了每一个教师的授课信息。同理，在课程表中也有以子表形式出现的课程的相关信息。编辑表间关系在使用表间关系的过程中，可能会对表间的关系进行修改或删除。1．表间关系的修改在关系窗口中，右键单击表之间的关系连接线，选择“编辑关系”，在弹出的“编辑关系”对话框中重新选择关联的表与字段即可进行表间关系的修改。编辑表间关系在使用表间关系的过程中，可能会对表间的关系进行修改或删除。2．表间关系的删除在删除表间关系之前，首先要关闭相应的表，右键单击表之间的关系连接线，选择删除即可。或左键单击表之间的关系连接线，按Delete键删除。参照完整性、级联更新和级联删除1．参照完整性参照完整性是一个规则，Access使用这个规则来确保相关表中记录之间关系的有效性，并且不会意外地删除或更改相关数据。参照完整性、级联更新和级联删除在符合下列所有条件时，可以设置参照完整性：（1）两个表建立一对多的关系后，“一”方的表称为主表，“多”方的表称为子表。来自于主表的相关联字段是主键。参照完整性、级联更新和级联删除（2）两个表中相关联的字段都有相同的数据类型。使用参照完整性时要遵守如下规则：在两个表之间设置参照完整性后，如果在主表中没有相关的记录，就不能把记录添加到子表中。反之，在子表中存在与之相匹配的记录时，则在主表中不能删除该记录。参照完整性、级联更新和级联删除2．级联更新和级联删除在数据库中，有时会改变表关系一端的值。此时为保证整个数据库能够自动更新所有受到影响的行，保证数据库信息的一致，就需要使用到级联更新（或级联删除）。参照完整性、级联更新和级联删除级联更新和级联删除的操作都是在“数据库工具”选项卡下的“关系”组中进行的。首先是要显示数据库中的所有关系，选定对应的关系连接线，点击“编辑关系”按钮或双击连接线，在弹出的对话框中复选“实施参照完整性”，其次在选择级联更新或级联删除。2.6表的导入、导出与链接【例】将Excel电子表“课程”导入到学生管理数据库。操作步骤如下：（1）打开学生管理数据库；（2）在外部数据选项卡的“导入并链接”组中，单击“Excel”按钮，打开“获取外部数据”对话框。2.6表的导入、导出与链接导入表（3）单击浏览选定Excel表存储的路径，单击确定。导入表（3）单击浏览选定Excel表存储的路径，单击确定。（4）单击“下一步”，在出现的界面中，复选“第一行包含列标题”。导入表（5）单击“下一步”，对每个字段属性进行设置。（6）单击“下一步”，在出现的界面中设定主键（此处选择不要主键）。导入表（7）单击“下一步”，对导入的数据表进行命名。（8）单击“完成”，即实现了数据表的导入。导出表表的导出，可以通过“外部数据”选项卡中的“导出”组实现，也可通过右键单击窗格中需要导出的表，在弹出的快捷菜单中，选择“导出”命令进行。导出表【例】将“学生管理”数据库中的“学生”表，导出为Exc