业务数据初始化方案介绍

万科财务成本一体化项目

业务数据初始化

梁超彦

2014年9月19日项目价值2©Pactera.Confidential.AllRightsReserved.收益举例3©Pactera.Confidential.AllRightsReserved.借方科目根据成本拆分自动生成月末成本预提自动生成实现一体化终极目标：财务成本构成表科目代码科目名称合同号\无合同号供应商目标成本动态成本完工比例已完工工作量成本已发生拆分信息成本待发生PDC财务入账信息EAS科目余额(5003)合同无合同成本费用发票（入帐）待发生PDC手工5003.01土地及政府规费

686,571,430.80736,571,430.8085.04%626,368,501.90241,355,864.90363,344,007.851,477,734.60130,393,823.45626,139,629.45228,872.45626,368,501.900.005003.02配套及地下室费

545,068,867.22545,068,867.2224.08%131,252,583.23397,239,798.4369,724.560.00147,759,344.23125,742,509.535,510,073.70131,252,583.230.005003.03基建及管网费

745,972,654.77742,372,654.774.85%36,005,073.76278,984,199.0750,484.020.00463,337,971.6828,722,167.397,282,906.3736,005,073.760.005003.05装饰及环保费

314,794,330.92314,794,330.920.34%1,070,300.738,468,453.271,552.550.00306,324,325.10865,525.76204,774.971,070,300.730.005003.06环境提升费

38,072,125.4038,072,125.400.45%172,466.73922,541.1510,495.060.0037,139,089.19172,251.36215.37172,466.730.005003.07开发管理费

195,147,153.36198,747,153.3637.35%74,239,013.0989,100,582.135,444,828.467,447,282.8896,754,459.8973,362,177.75876,835.3474,239,013.090.005003.08资本化利息

251,697,231.24251,697,231.2437.72%94,942,202.430.0022,167,848.1672,774,354.27156,755,028.8194,942,202.43

94,942,202.430.00动态成本×完工比例=已完工工作量=发票（入帐）+待发生=EAS科目余额(PDC来源)运维支持上线导入©Pactera.Confidential.AllRightsReserved.推广路线图（以11月1日上线举例）操作培训初始化清理初始化培训业务规则介绍参与业务规则培训理解方案及与本公司业务差异协助差异调整参与业务规则培训理解方案及与本公司业务差异参加数据清理培训理解数据清理的方法、过程、工作量、时间点、配合资源等每公司必选2名，兼顾业务和系统操作按照模板搜集数据查找数据差异调整数据差异提交核对底稿业务数据清理：平均每项目分期清理

需要投入3人天主数据清理：

每家地产公司安排1名财务人员集中3天参加系统操作培训理解并掌握新系统的改进点、操作方法、所对应业务逻辑向其他未参加培训人员做知识传递每公司必选2名，兼顾业务和系统操作业务规则讲解及答疑（远程+视频）指导数据清理培训并做必要答疑（远程）数据清理过程中存在疑问时给予业务层面的解答和指导指导操作培训并做必要答疑（远程）解答系统上线的例外业务问题并建议确认上线及月结是否成功阶段财务专家组一线财务日期09.17-09.30（0.5）09.17-09.30（0.5天）10.21-10.24（2批，每批2日）11.01-11.30（1个月）09.17-10.31(跨度1.5个月)11.01-11.07（1周）一线成本导入系统初始化后的结果每个分期半天实际操作新系统财务月结发现问题并提交确认问题是否得到解决协助其他同事基本操作项目秘书参加系统操作培训向其他未参加培训人员做知识传递实际操作新系统成本月结发现问题并提交参加系统操作培训向其他未参加培训人员做知识传递实际操作新系统发现问题并提交对外币单据等进行重新拆分成本配合财务人员做相关项目分期成本数据的分拆对于无目标成本要拆分到科目主数据清理：

每家地产公司安排1名成本人员1#总部有3个业务数据顾问（每人每天确认4.2分期）2#假设16家公司，150个分期3#30个工作天跨度4#估计有50个会计（50项目公司）5#要求在30个工作天中，每人累计抽9个专职工作日，用于数据清理,步骤如下：

a.根据模板搜集科目等基础数据并提交项目组（后者编写脚本导入PDC)b.首先核对9月30日之前EAS和PDC数据，其次核对10月份增量数据

c.两个期间财务人员核对步骤一致如下：①核对付款及成本费用数据（找差异）②补录调整上述差异数据③搜集外币付款本位币数据④以标记固化PDC中已与EAS核对一致的付款单据⑤督促成本人员拆分上述标记清单中未拆分部分

d.上线时财务人员操作步骤如下：⑥针对已固化清单，进行发票分期/科目拆分整理⑦在PDC生成初始化结转单及PDC凭证（半张）⑧将上述信息补充完善并以EXCEL形式导入EASe.上线后财务人员操作步骤：⑨将固化标记时点后到上线前增量以结转单方式替换旧有凭证6#以上工作量评估：

a.根据试点经验及上述工作内容，平均每个项目分期需要投入3个人天完成整个数据清理全流程

b.150个项目分期，估计需要450人天，一般情况，每个会计管一个项目公司，每个项目公司平均3个分期，则有约50个会计，每个会计专职投入9天进行数据清理作业（9月15日-10月30日之间）菜单5©Pactera.Confidential.AllRightsReserved.一线城市地产对应的初始化职责如果相关初始化工作人员没有该职责,请向以下邮箱申请：

业务数据初始化目标与范围目标上线前PDC与EAS数据一致（按项目、单据）有合同付款单（实付、发票）单据、无合同付款单（实付、发票）单据后补发票单据成本费用上线时PDC与EAS数据一致（按单据、财务科目、项目分期）范围一线地产公司在PDC管理的项目分期6©Pactera.Confidential.AllRightsReserved.7个步骤7©Pactera.Confidential.AllRightsReserved.月末：9月30日/10月31日/上线前上线核对付款及成本费用数据补录调整差异数据外币付款本位币收集把PDC及EAS已对齐的付款单打标志确认固化下来------------------------------每个月末核对增量数据打了标志的付款/成本进行发票分期/科目拆分整理根据上述拆分生成初始化结转单及PDC凭证EAS按结转单行生成EAS初始化大凭证初始化固化到上线时段的付款凭证新旧凭证替换12345671.核对：对账方法8©Pactera.Confidential.AllRightsReserved.PDC【初始化检查报表】或【初始化付款确认表】EAS【辅助核算明细表】

【成本科目明细分类帐】【付款单据明细表】整理出按合同号/付款号的发票/付款金额找出PDC与EAS差异PDC_EAS对帐模板EXCEL公式PDC与EAS差异调整处理上海深圳苏南成都太原沈阳各家各法付款差异情况PDCEASPDC有，EAS无

查账/调帐PDC无，EAS有成本部确认/补录成本部不确认/调帐PDC,EAS都有，

发票/付款不一致以上处理方法综合核对完进行确认固化【初始化付款确认】1.核对：PDC数据-初始化检查表9©Pactera.Confidential.AllRightsReserved.状态为【财务签收通过】及【出纳付出】1.核对：PDC数据-初始化检查表10©Pactera.Confidential.AllRightsReserved.类别调整前单据编号合同名称供应商合同最新总价发票金额付款金额成本是否拆分有合同SN-JCXC-01Q-前期-0004金阊全区施工图设计合同南京长江都市建筑设计股份有限公司91417805682068.25682068.2是有合同SN-JCXC-01Q-前期-0005场地勘察合同无锡市民用建筑设计院有限公司657648353585353585是无合同SZKJ1004159

4657046570否成本费用11334

3578否1.核对：EAS数据-手工整理EAS数据需要利用【辅助核算明细表】【成本科目明细分类帐】【付款单据明细表】整理出以下格式：11©Pactera.Confidential.AllRightsReserved.分类合同编号EASEAS

已收发票已付款有合同SH-SJGJ-采购-00120.000.00有合同SH-SJGJ-采购-00100.000.00有合同SH-SJGJ-采购-CY测试124.00122.00有合同SH-SJGJ-采购-00190.000.001.核对：上海EAS取数模式模式定义：1、按照实付入成本2、成本科目明细核算到合同编号方法：1、导出成本辅助核算项目余额账，按照合同筛选数据2、统计分析合同维度的成本合计金额3、无合同的需要查找出出纳付款单（PDC/知本家）12©Pactera.Confidential.AllRightsReserved.1.核对：深圳EAS取数模式模式定义：1、按照实付入成本，无应付2、通过PDC导入的付款单关联生成EAS凭证3、凭证摘要含合同编码方法：1、通过查询全项目周期成本科目余额表查询关联查询明细账2、分析明细账中将摘要中的合同编码摘取出来。3、数据统计分析检查有合同的成本金额4、无合同的需要查找出出纳付款单（PDC/知本家）13©Pactera.Confidential.AllRightsReserved.1.核对-找出PDC与EAS数据差异用【PDC_EAS对账模板】中的公式匹配出差异14©Pactera.Confidential.AllRightsReserved.2.调整：差异调整原则15©Pactera.Confidential.AllRightsReserved.付款差异情况PDCEASPDC有，EAS无

查账/调帐PDC无，EAS有成本部确认/补录成本部不确认/调帐PDC,EAS都有

发票/付款不一致以上处理方法综合

2.调整：差异调整分类16©Pactera.Confidential.AllRightsReserved.差异调整方案在知本家系统中营销类合同及对应的付款单没有导入PDC补录从管理费用转入成本的行政管理费、资本化利息、土地使用税、售楼处分摊到的水电费托收款，此类无文本合同均没有在PDC中归集。可以使用PDC成本费用【批量导入】的功能。用EXCEL模板将成本费用导入。跨期合同对应的项目分期分别在EAS,PDC管理。与成本部门确认是否进PDC项目分期的成本。如果进就需要在PDC建合同，付款，结算；如果不进就调整EAS代付款同上外币付款用模板收集，根据PDC的原币及EAS的本位币倒算出汇率。押金先记录不处理，上线后按新流程做。时间差，PDC已付款，EAS未付款暂不处理。其他错误

2.调整：成本费用成批补录17©Pactera.Confidential.AllRightsReserved.2.调整：合同补录调整18©Pactera.Confidential.AllRightsReserved.2.调整：合同付款补录19©Pactera.Confidential.AllRightsReserved.2.调整：无合同付款补录20©Pactera.Confidential.AllRightsReserved.2.调整：发票金额调整21©Pactera.Confidential.AllRightsReserved.1232.确认：付款单据审批状态更新22©Pactera.Confidential.AllRightsReserved.把需要K2审批的并且是等待付款状态的付款单状态改为审批通过123.确认：在EXCEL确认23©Pactera.Confidential.AllRightsReserved.输入付款单的确认标识【确认标识】列录入：Y表示已经核对N表示无需进成本（请和成本部联系打上不进成本标志）留空表示尚未入账保存，上传系统3.确认：3类单据确认为N24©Pactera.Confidential.AllRightsReserved.拆迁补偿费、收购费用、成本类营销费用这几类非来源PDC的成本费用单据，在初始化确认表第V列打为N。这几类单据另外出凭证把5001科目余额调整到5003.不在初始化大凭证体现3.确认：上传确认数据25©Pactera.Confidential.AllRightsReserved.1.【是否已确认】条件输入【是】，按【查询】，重新导出的金额是和EAS核对完毕的3.确认：外币付款的本位币确认26©Pactera.Confidential.AllRightsReserved.2.填写【付款本位币额】与【发票本位币额】列，导入到系统1.【是否外币】条件输入【是】，按【查询】，导出外币付款3.再次查询

3.确认：成本拆分27©Pactera.Confidential.AllRightsReserved.当单据需要进成本而[成本已拆分]为[N]时需要提醒成本部门及时进行拆分3.确认：再次运行可按确认的条件，重新导出初始化检查表及付款确认表核对28©Pactera.Confidential.AllRightsReserved.4.拆分：发票拆分整理29©Pactera.Confidential.AllRightsReserved.按合同/无合同付款/成本费用的拆分比例对发票进行拆分整理7个步骤30©Pactera.Confidential.AllRightsReserved.月末：9月30日/10月31日/上线前上线核对付款及成本费用数据补录调整差异数据外币付款本位币收集把PDC及EAS已对齐的付款单打标志确认固化下来------------------------------每个月末核对增量数据打了标志的付款/成本进行发票分期/科目拆分整理根据上述拆分生成初始化结转单及PDC凭证EAS按结转单行生成EAS初始化大凭证初始化固化到上线时段的付款凭证新旧凭证替换1234567提交对账底稿提交已经初始化核对正确的《对账底稿》

及《初始化付款确认表》项目组确认后列入符合上线条件的公司清单底稿例子参考附件31©Pactera.Confidential.AllRightsReserved.5.结转：生成结转单32©Pactera.Confidential.AllRightsReserved.用做PDC凭证5003科目的初额6.凭证：EAS导入大凭证33©Pactera.Confidential.AllRightsReserved.[初始化结转单生成】可以生成PDC的5003/2202的结转凭证，并且生成结转行的EXCEL,该EXCEL再加上EAS的5001余额作为负数借方，形成EAS的初始化大凭证，导入EAS系统。6.凭证：EAS导入大凭证在EAS查询凭证，导出查询到凭证作为模板将手工做的凭证，按模板做一下，保存详见《EAS生成初始化大凭证操作指引》34©Pactera.Confidential.AllRightsReserved.6.凭证：使新成本科目初额能对齐PDC成本科目明细35©Pactera.Confidential.AllRightsReserved.提交初始化大凭证调帐完成确认EMAIL提交已经初始化调帐完成的截图及确认EMAIL.项目组确认后冻结项目公司的相关初始化报表工具36©Pactera.Confidential.AllRightsReserved.7.替换：中间状态旧流程付款替换成新凭证初始确认后到上线中间状态的付款生成的旧凭证不入账通过结转单生成新凭证传到EAS借方：发票金额：应付（实付-发票）贷方：银行存款（实付）处理增量数据，有2种方法，二选一：重新签收结转单工作台处理37©Pactera.Confidential.AllRightsReserved.7.替换：（方法一)重新签收在PDC【导出到EAS（新）】界面，查找到此张单据。点击【设置为不需要导出】，将单据设置为不需要导出的状态。设置为不需要导出后，更改查询状态为【否】，再次查找出此单据。点击【修改凭证信息】按钮。到【付款签收】界面，查找出此单据进行签收。点击【签收】进入到付款签收界面。点击【刷新科目信息】按钮，系统自动按新业务规则带出科目信息。按要求对核算项目进行补充修改。完成科目信息的补充修改后，点击【财务审核】按钮，系统自动将凭证信息导出。签收导出凭证后，再回到导出到EAS（新）界面查询导出凭证的状态。如果导出凭证失败，可以从步骤2开始再执行一次此流程。如果导出凭证后，EAS也正常接收了。还需要修改凭证，可以在【导出到EAS（新）】界面取消凭证导出后，从步骤2开始再执行一次流程。仅限于：财务成本一体化上线前，在系统中已经存在的付款单。并且已在EAS出纳系统进行了付款或是已做线下付款操作，不需要产生出纳付款单，但没有在EAS中进行帐务处理。上线后需要按新业务规则产生凭证信息传递到EAS总帐模块的付款单。7.替换：（方法二）新付款类型的结转单39©Pactera.Confidential.AllRightsReserved.13245677个步骤40©Pactera.Confidential.AllRightsReserved.月末：9月30日/10月31日/上线前上线核对付款及成本费用数据补录调整差异数据外币付款本位币收集把PDC及EAS已对齐的付款单打标志确认固化下来------------------------------每个月末核对增量数据打了标志的付款/成本进行发票分期/科目拆分整理根据上述拆分生成初始化结转单及PDC凭证EAS按结转单行生成EAS初始化大凭证初始化固化到上线时段的付款凭证新旧凭证替换1234567©Pactera.Confidential.AllRightsReserved.海上圳深州广山鞍京北春长连大林吉南济岛青阳沈原太津天山唐台烟都成安西疆新州郑庆重沙长莞东山佛州福南海宁南门厦山中海珠州杭肥合昌南京南波宁江镇通南州苏州温锡无湖芜州扬州徐阳贵明昆汉武张柳芳[成都区域]

彭珊[广深区域]

梁超彦[上海区域]

刘建华[北京区域]

批一第批二第批三第10月20日上线11月03日上线11月17日上线业务数据初始化对口支持顾问QQ群：VK财务成本一体化

258294323考试IP:推广重点工作42©Pactera.Confidential.AllRightsReserved.任务第一