外贸业务规章制度

外贸业务规章制度【篇一：外贸业务部门制度及工作流程】外贸部部门制度及工作流程（暂行）为了适应公司外贸业务的发展需要，使公司的外贸业务运作更加规范化，从而更好的控制风险，提高运作效率，特制定本制度。本制度包括如下内容：一般外贸业务流程分析及注意事项外贸业务流程图外贸部重要事项汇报制度客户信息管理制度网站，平台管理及维护制度外贸部合同、发票、单证及其它重要文件管理制度外贸部岗位职责附件答复外商询盘函件示例对外报盘示例外贸销售合同/形式发票示例文件及单证要求清单销售部管理制度一般外贸业务流程分析及注意事项外贸业务的整体流程一般应包括以下几个部分：初期询/复盘报价外销合同的磋商及签定运输安排制单结汇客户的联系与巩固一、初期询/复盘本阶段主要工作为从网络及其它信息来源搜索合适的外商询盘，并结合实际，有筛选性的予以复盘，并对有进一步消息回复的外商进行跟进管理，直至完成业务或者确认无法合作，对于未能达成合作的，须注明原因分析。（详见附件《答复外商询盘函件示例》）本阶段操作的主要注意事项如下：1、2、 对外商的询盘真实性进行分析。推荐产品应注意：是否符合客户需求，能否满足商品使用地的相关标准。同时须全方位了解国家对该类产品的政策信息，有无强制性限制等。3、 在报盘之前，还应尽可能的了解外商背景，如通过外商网站等了解其进口资质、是否终端客户、公司规模、消费区域，以及其产品的当地市场行情及动向。4、 在初次给外商报盘时应尽量将文件做到细致、完整，可适当配合产品图片及介绍，避免空话套话，邮件层次要清晰。5、 对于外商的邮件、传真，原则上在24小时内答复；特殊情况需要延期的，应及时向外商解释及大概需要的时间。6、 对于每一个发过产品的介绍的外商都应在华邦营销管理系统上及时记录，以方便进一步的跟进操作。7、 为达到询盘数量最大化，每天各平台需更新50张以上的产品信息，外贸经理作不定期检查。8、 每个周一实行询盘数量统计，询盘质量分析例会，针对意向客户统计，已有客人分析，市场分析，时间为每周星期一上午九点半，时间有变另行通知。9、 各业务员每星期六13:30前需提供各平台后台信息给外贸经理，由外贸经理汇总并编好周、月、季报表上报总经理。10、 回复客人第一次询盘没有答复的，第三天应该重新发送一次，没有答复的询盘须做好标记，并不定期将公司新款介绍给客户；11、 所有客户资源归公司所有，外贸部不能将客人询盘资料及客户信息占为私有或泄漏给其它公司；二、报价本阶段为与外商经过初期的询盘及回复，在对产品达成初步共识及一定意向之后，向外商提供产品及价格的阶段。

本阶段操作的主要注意事项如下：1、 无特殊情况，业务员需考虑以c价为初步报价。2、 客户等级比较高或订单量比较大的情况下，业务员可选择b价给予客户优惠。3、 报盘价格采用a价需经外贸经理批准。4、 报盘价格低于a价需经总经理批准5、 邮件答复客户需在管理软件上进行，如有特殊情况不能使用系统发送邮件，则需cc给业务经理。三、合同\形式发票的磋商及签定本阶段为产品属性及质量等经外商确定，后就价格及合同细节与外本阶段操作的主要注意事项如下：商进行进一步磋商，:终达成合作。商进行进一步磋商，:终达成合作。1、 合同签定应由我方起草，明确双方权利义务、产品质量鉴定、付款方式、合同履行时效、违约责任、纠纷解决等必须条款（详见附件《外贸销售合同示例》）。2、 合同签定前须有完整的产品质量报告，书面送交外商正式确认，作为合同附件。3、 合同中须明确双方各自的进、出口资质，及相应国家的进、出口政策及限制。4、 任何对外合同的正式签定，均需经外贸部及财务部会审后报总经理审批确定。5、 其它根据具体产品特性可能涉及到的合同风险。6、 如若客户仅需要开具形式发票（pi）时，业务员需交由外贸经理签字及总经理盖章后才能发给客户。7、 待财务部核实收到客户付款后，由财务部在pi上盖章确认及签署到账日期。pi—式两份，原件交由财务部保管，副本交由外贸经理存档。四、运输安排本阶段是在外贸业务中不可或缺的一环节，具体包括：租船订仓、拖柜等地面运输、装船及空运等。本阶段操作的注意事项如下：1、平时要多注意搜集整理货代及船运公司信息，比较价格及服务。2、 对外合同确定为cif或cnf等卖方承担运输及运费的，应尽早与货代或船运公司联系，咨询船期安排，并在收到国外客户正式信用证后确定船运合同。3、 在与国外客户签定合同时，应明确我方所定船运公司是否需要对方确认或是否为对方国家所承认，即是否具有向外销目的地国家运输的资质，此条亦须在与船运公司的合同中明确。如需我方联系货代，业务员必须将货代详细信息包括货代公司名称、联系人、联系电话上报外贸部经理。4、 在运输过程开始之前，业务员应该指定运输节点表格，清楚标注每一步的时间，地点，安排，联系人及联系方式，文件要求等。5、 如签定为fob条款，应尽早与外商指定的船运公司联系确定船期，并与工厂交货期协调好，降低中间仓储所带来的成本费用。6、 如签订为exw条款，应尽早确定寄件公司及运输期，将运输单号发给客户。7、 业务员务必与货代核实运费及考虑其他可能产生的费用，如属因个人操作失当而造成不必要的损失，业务员将承担该部分的费用。8、 业务员必须熟悉各型号产品包装信息，包括但不限于包装尺寸，净重量，毛重量等。五、制单结汇是单据对单据的业务，单证是否齐全直接关系到业务收益能否顺利获得。本阶段的操作注意事项如下：1、 整个业务过程中，业务员应与公司财务就单证问题随时保持沟通，确保收到或者发出单证的合法性、有效性及完整性，同时方便财务人员最终完成结汇收款工作。2、 业务过程中所有涉及的单证除了正本应该妥善保管外，每份单证至少须备一式两份复印件副本，一份交公司财务部存档，一份由外贸经理存档，并在单笔业务完结后，作为公司档案保存备查。3、业务员销售提成方案仍沿用公司于2015年10发布的《销售部管理制度》，详见附件。4、各业务员需在业务完成后及时将销售信息录入华邦营销管理软件，公司将会以软件为依据计算业绩和提成。六、客户的联系与巩固本阶段是公司外贸业务能否长期稳定发展下去的关键，巩固发展一个成熟的客户所花费的时间可能只有开发一个新客户的几分之一。本阶段操作的注意事项如下：1、不管有无定期业务往来，均应定期向国内外客户致电致邮问候，交流各自情况，挖掘潜在的信息资源。2、 详细记录国内外客户的关键日期，比如国外客户的当地风俗节日，客户的生日等，届时可考虑进行客户关系稳固公关。公共关键日期如圣诞，新年等更应该保持感情沟通。3、 对于联系过但未能达成合作的客户，也应有信息记录，按月或其它周期与客户=y最=y最4、 业务量发展到一定规模，可以考虑制定客户反馈活动计划。具体事宜届时报批，一事一议。5、如遇到客户因货物质量问题需要返修，应直接与跟单联系按流程维修，不得直接将货物送到维修部维修。【篇二：外贸业务员规章制度】广州新格宝电子外贸业务规章制度和工作职责-■>—-

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□=：本规章制度是付属于公司规章制度的一部份，是对公司规章制度的补充说明

销售人员必须熟练掌握公司产品的类型，功能，特点以及一般的操作和安装过程的知识・除了客户以外，销售人员不能随便将公司产品的价格透露给其他任何无关的人员4.所有客户的货款必须转入公司指定的银行帐号:人民币的户名：郑银坤・外卜币的户名：bowyuaninternationalgroup（hongkong）ltd.paypal:以现金交易的，货款必须当天交给公司的财务。5.6.5.6.7.8.严禁将本公司的客户定单向任何其他第3方转让严禁本公司的员工为了争取成交,向同一客户竟相压低报价，销售人员在任何时候都要维护公司的声誉和信誉，尽自己最大的努力解决与客户之间的矛盾和争端.业务员与客户的邮件网络沟通必须用公司提供的邮箱、qq、skype确保收到货款后才通知仓库打包发货。操作流程：做pi给客户■■-收到客户付款通知后（最好有付款凭证，方便查询）―将pi发给主管查询货款一通知收到货款后——下单仓库发货.如业务员没有严格按照该程序操作造成公司损失的，业务员应承担30%的损失责任老业务员有负责对新业务员的培训和引导的职责。二：工作职责做好客户的分类工作。建立excel文档，根据客户的情况，将客户分为a，b，c，d等几类型。将客户所有的信息填到表格上，a类为最优客户。对于优质客户要重点跟踪和维护。定期将客户从新分类接到客户的询盘后，先分析客户的背景资料，是个人，一般re-seller，小批发商，还是大的贸易公司（通过网站查询），然后根据自己获得的信息给客户分类。做最恰当的回复和跟踪。定期上传和更新alibaba的网站，同一产品可用以不同的产品名称、关键词等出现，以获取更多的曝光率。上传完产品后，以不同的关键词在网站上搜索相关的产品，以获取自己产品的相关

业务员对于产品在阿里排名的要求是：前5位有1为我们公司的产品，前10位有2位是我们公司的产品，前15位有4位是自己产品出现。三：新外贸业务员入职要求：（一）：第一天上午学习员工手册规章制度，下午考核规章制度第二天学习产品主要内容：解码器种类，适用那些车型，哪一年？（大概3-4个礼拜时间）视情况而定产品内容考核。通过考核后，在生产线熟悉产品功能和连接33.产品内容考核。通过考核后，在生产线熟悉产品功能和连接3天。,在老业务员的指导下上传产品资料.独立回复客户的询盘。（二）：新员工工资待遇：按公司统一规定，不同的岗位和工作经4,在老业务员的指导下上传产品资料.独立回复客户的询盘。（二）：新员工工资待遇：按公司统一规定，不同的岗位和工作经5.验再详细补充说明。（三）：对于外贸业务员的业绩考核，除了销售业绩之外还包括：1。 是否完成主管安排的工作量？2。 是否上传的产品能有较高的排名？3。 是否上传的产品能有较高的暴光率？4。 是否上传的产品能有较高的点击率？5。 产品查询率6。 回复客户是否及时高效（三）业务员工资级别：补充说明四:其他销售情况制定:销售任务部分的提成按规定的2%提取，上个月的下个月提取随工资一起发。超额任务部分的销售的提成按3%提取，3个月核算一次提取（即一个季度核算一次提取）。:年终top1sales特别奖：no。1的销售除了奖金外，根据全年的销售额，还有其他额外的奖励，或奖品或现金或国外旅游等。:对于代理的地区,如果不属于任何业务员跟踪的客户.公司提留代理客户交易额千分之三备用金作为年终奖，奖励业务突出的或有其对公司突出贡献的员工根据有奖有罚，赏罚分明的原则，任何业务员如果连续3个月（即一个季度）的销售额都不能完成销售任务或连续3个月（即一个季度）的销售额都排在倒数第一的，要从该位业务员的销售提成中扣除人民币200元作为该销售团队的活动经费。6.其他【篇三：外贸企业公司规章制度100%实用】关于广州雷迈机械外贸业务部规章制度工作内容和奖惩制度方案组成人员：老板----盯目标看结果望远镜一全面的看待市场和使命，要有前瞻性外贸部主管----追过程求团队结果-平面镜一真实的看待自己，时刻检查自己的工作外贸部业务员----强有力地正确执行，做好外贸经理安排的任务显微镜一把事情做细，从小处入手，精细的做好每一件事情！共同的关键词：有付出不一定有回报但是没有付出一定没有回报！管理制度为了更好的发展公司外贸业务，提升外贸业绩，同时帮助外贸人员更好的成长，特制定如下条例：所有的业务员必须严格遵守公司的规章制度，不能以任何的借口和理由把个人的行为凌驾于公司规章制度之上。本规章制度是付属于公司规章制度的一部份，是对公司规章制度的补充说明作和安装过程的知识・除了客户以外，销售人员不能随便将公司产品的价格透露给其他任何无关的人员（情节严重的扣除一个月工资）所有客户的货款必须转入公司指定的银行帐号没有公司允许不的擅自使用其他私人帐号，以现金交易的，货款必须当天交给公司的财务。严禁将本公司的客户资料向任何其他第3方透露，严禁在本公司抄单严禁将本公司的客户定单向任何其他同行公司转让（情节严重扣除本月工资甚至开除）严禁本公司的员工为了争取成交，向同一客户竟相压低报价，损害公司利益！首接责任制（客户先找到哪个业务员这个单就属于哪个业务员除非业务员互相商量好愿意转让客户或是提出愿意分提成的除外）国内业务员协助我们完成了订单，适量分提成，（1-2点私自商量）我们协助内贸部完成订单协助时间超过三个小时以上，可以商量分享提成（1-2个点）严禁出现抢单吵架等现象销售人员在任何时候都要维护公司的声誉和信誉，尽自己最大的努力解决与客户之间的矛盾和争端.业务员与客户的邮件网络沟通必须用公司提供的企业邮箱、阿里巴巴帐号、手机号码等确保收到货款后才通知仓库打包发货。操作流程：做pi给客户---收到客户付款通知后（最好有付款凭证，方便查询）-----将pi发给主管查询货款-----通知收到货款后-----下单仓库发货.如业务员没有严格按照该程序操作造成公司损失的，业务员应承担30%的损失责任对于外贸业务员的业绩考核，除了销售业绩之外还包括基础工作（记录日常考核）：1） 为了形成公司内部学习和交流的良好氛围，达到互助提高的效果，公司鼓励交流，学习和互相帮助，比如：外贸主管邀请的阿里巴巴培训和找客户软件的培训每个外贸人员必须到场，而且做好学习笔记，阿里巴巴后台外贸学习平台要充分利用，加强和阿里巴巴外贸服务人员的沟通和学习，好的意见要充分利用，帮助自己提升业务能力和业绩；老业务员有负责对新业务员的培训和引导的职责。2） 熟悉产品和公司给予的找客户软件----了解贵公司的产品知识，相关术语，建立一份所有产品目录表，产品的价格表，并经常更新；熟练并会使用公司给予的客户开发软件3）定期上传和更新alibaba的网站：同一产品可用以不同的产品名称、关键词等出现，以获取更多的曝光率.上传完产品后，以不同的关键词在网站上搜索相关的产品，以获取自己产品的相关排名次序。如果有其他公司的产品排名在我们前面的就要研究该公司同类产品的关键词设置和说明，然后修改自己的设置，直到自己的产品排名在他的前面为止4）准确把握客户：1..接到客户的询盘后，先分析客户的背景资料，是个人，中间商，代理商，一般转口贸易，小批发商，还是大的贸易公司（通过网站查询），然后根据自己获得的信息给客户分类。做最恰当的回复和跟踪。2..对客户分类：所有询盘按a'b'c'd'级进行保存，进行excel表管理b级：有意向，但有些犹豫，需要通过努力才能争取的客户。c级：有意向，但属于长线采购，周期较长，不确定因素较多。d级：意向不明确，但也有可能成交。5） 定时对客户跟进管理：要求每个业务人员，把自己联系中的客户进行表格管理，把每个客户每次跟进的情况，定时对客户资料进行归档整理，外贸主管会定期查看；也方便自己有效管理客户。一周内的新客户必须在当周至少联系一次，对于客户必须进行等级管理，较高级别以上的客户每月至少联系5次（任何形式）。6） 准时提交工作报告要求外贸部人员，每周写一次工作报告，用word打印出来提交给外贸主管，由主管提交给总经理，工作报告要求如下：1.本周工作回顾：记录您本周完成的工作目标本周重点开发的客户以及重点跟进客户（要求说明，客户公司名称，地址，主要联系人，电话，e-mail，客户跟进情况详细描述）工作总结：本周工作中发现的问题，包括公司内部的问题，自身存在的问题，改进方法，公司如何给予支持；自己业务员心态的变化及感受（日常考核）每天每个人都是10分，自己考核3分上司考核7分其中没有表扬不可以打满分100%的分数，没有批评不可以打10%的分数外贸业务员考核（70%的分数是外贸主管考核+30%的分数自己考核）外贸主管考核：（70%的分数是总经理考核+30%的分数自己考核）是否完成主管安排的任务+产品曝光+较高的排名+点击率+访客量+询盘+客户开发量+团队合作精神等每日必须完成的工作任务每天建立一个产品关键词列表，我们公司可以归类为21个产品，具体任务听从外贸主管的安排（具体怎么找关键词请参考外贸主管那天群发在群里的文章）阿里巴巴每天发布新产品最少10个优质产品（产品曝光+较高的排名+点击率+访客量+询盘考核）外贸业务员每天上交一个a类客户给外贸主管，外贸主管一个星期上交一次给总经理

每天用找客户软件最少发1000封邮件.（这个怎么发邮件已经有专业人员培训过了）业务员平均每天最少一个询盘每天更新最少50个以前发的产品业务员三天最少上交一个优质产品源给外贸主管（任务由外贸主管分配）会考核这个产品源的：（产品曝光+较高的排名+点击率+访客量+询盘等考核方式）一个星期用work的形式整理出一个产品的卖点任务由外贸主管分配（我们产品和同行产品的优势和卖点用图片和文字的形式表示出来这个可以互相讨论得出结果）（这些文字和图片可以用来发新产品，发rfq和邮件和客户来验机介绍产品优势时候可以用的上）外贸部销售人员奖惩方案三个月试用期过后的业务员一个月没有完成最低业绩2万工资减200元=)最外贸主管一个月没有完成每个业务员完成的总体业绩工资减两百=)最=)最—个业务员连续三个月总业绩没有完成最低业绩六万，第三个月工资扣除六百=)最外贸主管连续三个月总业绩没有完成最低业绩总额，第三个月工资扣除六百l=J最5・直到