黄金企业档案管理培训

黄金企业档案管理培训1、归档文件的收集

2、归档文件的价值鉴定

3、归档文件的整理单位及装订

4、归档文件的分类

主要内容5、归档文件的排列

6、归档文件的编号

7、归档文件的编目

8、归档文件装盒

9、归档文件的排列

第一讲收集归档文件的

归档文件的收集是指按照国家有关规定，对国家企事业单位、社会组织以及个人从事公务活动所形成的各种文字、图表、声像、实物等文件材料进行收集的过程。一、收集概述

收集文件总的原则是齐全完整。所谓齐全完整是指要把公司各部、室、及下属单位应该归档的全部文字材料、图表、声像、实物等各种门类、各种载体的材料收集起来，个人在公务活动中形成的文件材料也在收集的范围，特别要注意对会议记录的收集。二、收集文件

收集方法上要注意两点

第一点：

注意平时收集，即平时将某次会议或处理某件事、解决某个问题所形成的文字材料收集起来；

第二点：

注意年终收集，即年终要把本单位收发文本上作了登记的全部文件材料收集起来；

归档文件的价值鉴定第二讲

归档文件的价值鉴定是整个档案鉴定工作的首要环节

这一环节包括两个方面。

凡属公司归档范围的文件材料，必须按有关规定向本公司负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第一方面

企业文件材料归档范围是：

（一）反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；我来说下面的……

（二）公司在工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（三）本公司需要贯彻执行的上级管理部门、同级单位的文件材料；下级单位报送的重要文件材料；

（四）其他对本公司工作具有查考价值的文件材料。文件材料不归档范围是：

（一）上级管理单位的文件材料中，普发性不需本公司办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）本公司文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，公司内部互相抄送的文件材料，本公司负责人兼任外单位职务形成的与本公司无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（四）下级单位的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。对进入归档范围的文件材料，根据其价值不同确定保管期限。档案保管期限的划分，按照2012年国家档案局发布的第10号令《企业文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，文书档案的保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。第二方面永久保管的文书档案主要包括：

(一)本公司制定的法规政策性文件材料；

(二)本公司召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

(三)本公司职能活动中形成的重要业务文件材料；

(四)本公司关于重要问题的请示与上级管理单位的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

(五)本公司机构演变、人事任免等文件材料；

(六)本公司有关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

(七)上级管理单位制发的属于本公司主管业务的重要文件材料；

(八)同级单位、下级单位关于重要业务问题的来函、请示与本公司有关的复函、批复等文件材料。

定期保管的文书档案主要包括：

（一）本公司职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）本公司召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）本公司人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本公司一般性事务管理文件材料；

（五）本公司关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（六）上级管理单位制发的属于本公司主管业务的一般性文件材料；

（七）上级管理单位和同级单位制发的非本公司主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（八）同级单位、下级单位关于一般性业务问题的来函、请示与本公司的复函、批复等文件材料；

（九）下级单位报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。公司形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。第三讲确定归档文件的整理

单位及装订整理单位：《规则》已明确规定：一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件作为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。1、每份文件（即自然件），一份文件为一件。

2、各种报表、名册、图册等：每册（本）内容相对完整，具有独立的检索价值，应按其本来的装订方式。一册（本）为一件

3、文件正本与定稿为一件时，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿，可将正本与历次修改稿（包括定稿）各为一件。4、正文与附件:一般来说,正文与附件为一件;如果附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件。

6、原件与复制件（包括复印件以及手抄件等）应作为一件。凡是对不利于档案保管的文件（热敏纸传真件、铅笔书写或手工誊写的重要文件），以及使用中破损的文件，要加以复制，与钢笔重抄件一起归档。

5、正文与与文件处理单（包括处理单、拟办单、发文稿纸、签批条等）应作为一件。9、会议记录、纪要：每次会议作为一件，如党组会议记录、行政会议记录、纪要等等。

7、转发文与被转发文：应作为一件。因为它们是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件。

8、来文与复文可为一件。从文种上包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等。

10、干部任免通知、行政关系介绍信、干部职工关系介绍信、工资关系转移单、退伍兵安置介绍信、大中专毕业生报到证、党团关系介绍信等，规定每份视为一件。

13、党员干部花名册、职工花名册等一册（本）作为一件。

12、党员统计年报、干部统计年报、档案统计年报等综合性年报，一册（本）作为一件。

11、干部任免存根、干部调令存根等等具有独立的检索价值的存根，可一册（本）作为一件。

《规则》规定，不只是单份文件，正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等可作为一件，装订前首先必须对它们进行排序。一般来说顺序如下：归档文件装订：1、正本在前，定稿在后

2、正文在前，附件在后

3、原件在前，复制件在后

4、转发文在前，被转发文在后

5、复文在前，来文在后

6、中文本在前，外文本在后。

第四讲分类归档文件的我来讲讲什么是归档文件的分类？

《规则》中的分类是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。

分类包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等具体内容。

一是对于内设机构职能较多，形成文件数量大，分工明确的单位，按保管期限—年度—机构（问题）分类法;

二是对于内部机构设置简单的基层单位或小机关，形成文件数量不是很多的单位，按保管期限—年度分类法。

1、什么是保管期限—年度—机构（问题）分类法？我来回答！

保管期限—年度—机构（问题）分类法，就是先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下面按年度分类，再在年度下面按机构（问题）分类。例如：永久：

2010年办公室、业务一处、业务二处……..

2010年办公室、业务一处、业务二处……..

2010年办公室、业务一处、业务二处……..30年：

2010年办公室、业务一处、业务二处……..

2010年办公室、业务一处、业务二处……..

2010年办公室、业务一处、业务二处……..10年：

2010年办公室、业务一处、业务二处……..

2010年办公室、业务一处、业务二处……..

2010年办公室、业务一处、业务二处……..2、什么是保管期限—年度分类法？保管期限—年度分类法就是先将归档文件按保管期限分类，再在保管期限下面按年度分类。

例如：永久：2008、2009、2010………30年：2008、2009、2010………10年：2008、2009、2010………第五讲排列归档文件的

归档文件的排列应在同一年度、同一保管期限、同一机构（问题）内，按事由结合时间、重要程度进行排列。纪要、会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件可集中排列。

(一)同一事由内的归档文件排列

同一事由内归档文件的排列，按文件形成时间的先后顺序，日期在前的文件排列在前，日期在后的文件排列在后。(二)不同事由间的归档文件排列

不同事由间的归档文件排列可根据文件的重要程度排列，分不清的，可以按时间的先后顺序排列。（三）不同文本的排列，原文在前，译文本在后。第六讲编号归档文件的

什么是归档文件的编号？

归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。归档章格式全宗号年度室编件号机构或问题保管期限馆编件号201016办公室永久归档章格式包括6项内容1、全宗号2、保管期限3、年度4、室编件号5、机构（问题）6、馆编件号全宗号：

档案馆给立档单位编制的代号。因为是必备项，有全宗号的单位，必须填写，没有全宗代号的单位此栏空置，可暂不填写。保管期限：填写归档文件保管期限，分为：“永久”、“30年”、“10年”。也可填写简称“永”“30”“10”。年度：填写文件形成年度，应采用公元纪年，以4位阿拉伯数字标注。如：二〇一〇年表示为“2010”，不能简化为“10”。

室编件号：按文件排列顺序从“1”开始逐件标注。室编件号应在同一年度、同一组织机构的同一保管期限内，从“1”开始逐件流水编号。例如：2010年办公室永久、30年、10年三个保管期限的归档文件，编号后形成的三个流水号，即永久的从“1”开始编写一个流水件号；“30”年的从“1”开始编写一个流水件号；“10”年的也从“1”开始编写一个流水件号。更要注意的是，件号应逐件编写，件号不得重复，不得出现空号。填写时用阿拉伯数字标注。机构（问题）：

《规则》将机构（问题）项作为选择项，是因为对于文件数量少或内部机构简单的机关，只选择年度、保管期限两种分类法即可满足整理工作的需要，无须再分机构（问题）。但对大多数单位来说，选择机构（问题）进行分类还是必要的，编号时也必须相应编制机构（问题）项。填写机构项时，如果机构名称太长，也可规范简称表示，如“生产技术部”可简称“生技部”，综合办公室可简称为“综合办”，但不能使用“一技”“一办”等。填写问题项时，应严格按照分类方案设定的类目直接填写，如“党群”“行政”“基建”等。馆编件号：暂不填写，如需档案移交进馆时按进馆要求填写。

第七讲编目归档文件的编目是指编制归档文件目录，即应按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制目录，以系统、全面地揭示归档文件的原貌。

编目应以“件”为单位进行，在目录中一件也只体现为一条条目。如来文与复文作为一件时，在归档文件目录中只对复文进行编目，通过检索复文来实现对相应来文的查找。

一、归档文件目录的项目填写

归档文件目录包括1、件号2、责任者3、文号4、题名5、日期6、页数7、备注

1、件号：

指室编件号。

2、责任者：

指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者，可以是一个机关或机关内部的一个机构，也可以是几个机关，或者一个人或若干人。3、文号：

填写文号时应照实抄录，字号齐全。

4、题名：

即文件标题，完整的题名由责任者、问题、名称3个部份组成，例《深州市档案局关于加强档案安全保管的通知》，也有的直接由问题和名称组成。5、日期：

即文件的形成时间，填写时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如：2010年3月24日，标注为20100324，也可填成两行。对未注明日期或日期不清的，应根据文件内容加以考证填写。6、页数：

填写一件文件的总页数，用以统计和核对。7、备注：

用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等，如需要说明的条目太多时可在备注栏中加注“＊”，将具体内容填入备考表中。二、归档文件目录装订归档文件目录应装订成册并编制封面。也就是说将归档文件目录区分不同保管期限分别装订，原则上每年形成三本目录（永、30、10），每本目录中的不同机构(问题)，用归档文件目录封面区分，并且在归档文件目录右肩上标注机构（问题）。第八讲装盒归档文件装盒是归档文件整理工作中的一个重要环节，它包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊等工作内容。

装盒的具体要求我知道、我知道！不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；分机构(问题)的情况下，不同机构(问题)形成的归档文件不应放入同一档案盒。装盒时应注意几点问题！这我也知道!!

1、根据档案资料的厚度选择适宜的档案盒。

2、盒封面填写。

3、盒脊项目填写

4、盒脊应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置各检索项。第4项里还包括如下几项：全宗号

全宗号栏内按同级档案馆给定的全宗号填写；暂未给定的可先空置；档案无需移交的可不填写。年度：

年度栏内填写盒内文件的形成年度(4位数字横排)。机构(问题)

：机构(问题)栏填写分类方案中相应机构(问题)的类目名称；不按机构(问题)分类的单位，盒脊上可以不填写机构(问题)项。

起止件号：

起止件号栏填写盒内排列最前和排列最后的归档文件的件号，其间用“—”号连接，如“16—32”。起止件号分为室编和馆编两栏，单位在归档文件整理阶段只须填写室编件号。盒号：

盒号是指档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。机关档案室原则上不编写盒号，若为便于统计、管理需要，也只能用铅笔编写。备考表填写：

备考表置于档案盒内文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。

下面我来说备考表设置的项目包括：1、盒内文件情况说明：

填写盒内归档文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，无上述情况，暂不填写。2、整理人：

填写负责整理归档文件的人员姓名，谁整理就填谁，以明确责任。3、检查人：

填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名，以示对整理质量的监督检查。4、日期：

填写归档文件整理完毕的日期。归档文件在机关档案部门保存阶段内如有变动情况，档案工作人员应随时在备考表中注明，以使后续管理以及档案移交进馆等工作得以正常进行。档案放哪儿容易分类易于保密保护性好检索简便1．抽屉式直立档案2．开放式横向档案整齐划一便于取阅易于查找保密性一般813．穿孔式活页夹容易损毁有顺序性保密性差容易保存82标准统一便于存取长期保存保护性好4．档案盒83灵活取用存量较小容易脱落5．金属文件夹84隔水防污拿取方便保密性低暂时保存6．透明资料袋85拿取方便临时存取保密性差7．多层资料盒86归档文件整理流程示意图收集——齐全完整——平时及时收集鉴定——确定归档范围、剔除不归档文件———2006年以后划定保管期限（永久、30年、10年）；06年以前仍为永久、长期、短期装订——确定归档文件整理单位，并按规定方法装订分类——保管期限—年度—机构（问题）或保管期限—年度排列——按保管期限及文件形成时间。同一事由内的归档文件排列、不同事由、不同文字间的归档文件排列编号——首页上端居中空白处盖归档章—填写归档章各项编目——按要求填写归档文件目录——装订归档文件目录装盒——将归档文件按件（卷）号顺序装入档案局专用档案盒内——填写备考表——编制填写档案盒封面及盒脊入柜——将整理好的档案对照目录按要求、顺序依次装入档案柜保管并放入防虫药国家档案局发布第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》国家档案局令第10号

《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》已经国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自2013年2月1日起施行。局长杨冬权2012年12月17日下面是国家档案局的10号令我以文本方式说说！！机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

第一条为便于企业正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，促进企业依法经营和规范管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。

第二条本规定所指的企业文件材料是指企业在研发、生产、服务、经营和管理等活动过程中形成的各种门类和载体的记录。

第三条各级档案行政管理部门依照企业资产关系分别负责对企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作进行业务指导和监督。企业文件材料归档范围和档案保管期限规定第四条企业文件材料归档范围是：

（一）反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料；

（三）本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料；

（四）有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。第五条企业下列文件材料可不归档：

（一）有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料；

（四）所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映，其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料；

（五）其他不需归档的文件材料。第六条凡属企业归档范围的文件材料，必须按有关规定向本企业档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第七条企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。

第八条永久保管的企业管理类档案主要包括：

（一）本企业设立、合并、分立、改制、上市、解散、破产或其他变动过程中形成的文件材料，本企业董事会、监事会、股东会的构成、变更、召开会议、履行职责和维护权益的文件材料；

（二）本企业资产和产权登记、评估与证明文件材料，资产和产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更、保护等凭证性文件材料，对外投资文件材料；本企业资本金核算、确认、划转、变更等文件材料，企业融资文件材料；

（三）本企业关于重要问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及其复函、批复，有关机关和上级单位制发的需本企业办理的重要文件材料，行业协会、中介机构等对本企业做出的重要决定、出具的审计、公证、裁定等重要文件材料，本企业与其他组织和个人形成的重要合同、协议及补充协议等文件材料；

（四）本企业发展规划、战略决策、重大改革、年度计划和总结文件材料，内部管理制度、规定、办法等文件材料；

（五）本企业机构演变，人力资源管理的重要文件材料；本企业涉及职工权益的其他重要文件材料；企业文化建设文件材料；

（六）本企业经营管理工作的重要文件材料；

（七）本企业生产技术管理工作的重要文件材料；

（八）本企业行政管理工作的重要文件材料；

（九）本企业党群工作的重要文件材料；

（十）新闻媒体对本企业重要活动、重大事件、典型人物的宣传报道；

（十一）有关机关和上级主管单位领导、社会知名人士等重要来宾到本企业检查、视察、调研、参观时的讲话、题词、批示、录音、录像、照片及企业工作汇报等重要文件材料；本企业参与国家和社会重大活动的重要文件材料，本企业职工参加省级以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的重要文件材料；

（十二）本企业直属单位、所属、控股、参股、境外企业和机构报送的关于重要问题的报告、请示和批复等文件材料。第九条定期保管的企业管理类档案主要包括：

（一）本企业资本金管理、资产管理的一般性文件材料，本企业涉及职工权益的一般性文件材料；

（二）本企业部门工作或专项工作规划，半年、季度、月份计划与总结等文件材料；

（三）本企业召开会议、举办活动的一般性文件材料，发布的一般性公告；

（四）本企业经营管理工作的一般性文件材料；

（五）本企业生产技术管理工作的一般性文件材料；

（六）本企业行政管理工作的一般性文件材料；

（七）本企业党群工作的一般性文件材料；

（八）本企业关于一般性问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及有关机关和上级主管单位的复函、批复，有关机关和上级主管单位、行业协会制发的需本企业贯彻执行的一般性文件材料和对本企业出具的一般性证明文件，本企业与其他单位和个人形成的一般性合同、协议文件材料；

（九）直属单位、所属和控股企业一般性问题的请示、报告、来函与本企业的批复、复函等文件材料；

（十）本企业参与国家和社会活动的一般性文件材料，本企业职工参加省以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的一般性文件材料；本企业接待重要来宾的工作计划、方案等一般性文件材料。

(六)上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料;

(七)上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料;

(八)同级机关,下级机关关于一般性业务问题的来函,请示与本机关的复函,批复等文件材料;

(九)下级机关报送的年度或年度以上计划,总结,统计,重要专题报告等文件材料.

第九条机关形成的人事,基建,会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限,按国家有关规定执行.

第十条机关对应归档电子文件的元数据