商务英语(初级)教学课件Unit 2

I’vealwaysfoundsuccessbyhavinghappinessinmylife,andthisappliesasmuchtoyourpersonallifeasitdoestoyourprofessionallife.Ifyougotoworkeverydayandyou’renotenjoyingit,thenyou’dbetterfindanothercareer.Ifeeltremendouslyfortunatebecauseformanyyears—I’vefoundhappinessinboth.——DonCarty,AmericanAirline(abouthappiness)1GoldenTipsofGlobalLeaders&CEOsUnit2Letters,faxesandmemos2.1CommunicatinginwritingAThedifferentformsofcorrespondenceshownarefaxairmail（航空邮件）firstclasspost（优先投递邮件）handwrittenlettertypedletterinternalmemopostcard（明信片）e-mail(onthecomputerscreen)Post-ItTMnote（便签）magazine3dopreparationmakepreparationThesizeofeachclasswillbelimitedto12participants.每个班仅限12人。请尽量在10分钟之内把话说完。Trytolimityourtalktotenminutes.startup创办，开始从事误会misunderstandingwhatif如果…将会怎么样？如果这是真的又怎么样？Whatifit’strue?howabout…?（你认为）…怎么样？Howaboutputtingoffthemeeting?延期开会，怎么样？ELSEnglishLanguageSchool42.1Communicatinginwriting…let’ssayWednesday?say:假定，比如说…咱们假定星期三怎么样？我们假定他在撒谎。Let’ssayheislying.playitbyear（没有预定计划）根据具体情势需要而行动口试oraltestrelativemerits相对的优点内部地internally外部地externallyjobtitle工作职务in-service在职的，不脱产的工作时间以外outsideworkinghours52.1Communicatinginwriting2听录音填空We’llhaveEnglishclassesin_________________.We’regetting_________________inagainfromELS.Couldyouletmehave_________________byWednesday?Thistimewe’ll_________________.There’llbetwoclasses-_________________and_________________.Thereareabout_________________peopleineachoftheclass.Whatifthereare_________________wantingtocome?Howabout_________________?62.1CommunicatinginwritingtheTrainingCentreMrRobertsalistofnamesprovidebooksintermediate;advancedtwelvemorepeoplerunninganotherclass72.1CommunicatinginwritingB.1Who“HGW”isandwhathisorherjobis?“HGW”seemstobeinchargeofstafftraining.B.2thedifferencesbetweenthetwowaysofcommunicatingtheinformationInthememoalotmoreinformationisgivenandit’seasiertofollowandyouhaveapermanentrecord.Intheconversationthereisanopportunityfordiscussionandforquestionstobeanswered–butthedetailswouldonlybegiveniftheyweredemanded.82.1Communicatinginwriting备忘录发信人：HGW致：各部门经理日期：—年4月21日事由：在职英语课程英语课程将从5月8日星期一开始在培训中心（3.17房间）开班。课程班分为两个组：中级（8:30-10:00），高级（10:30-12:00）。请鼓励员工参加。提供教材，但学生要做作业；业余时间要复习和预习课程。请在4月26日星期三中午之前，把有兴趣参加的员工名单报给我。5月的第一个星期里要对报名人员进行一次非正式的口语测试，以便进行分班。每个班仅限12人。92.1CommunicatinginwritingTosucceedinlifeyouneedthreethings:awishbone,abackbone,andafunnybone.10Quotefortoday肘的尺骨端humor(鸟禽胸部的)叉骨hope,dream,goal脊梁骨determination,resolve英文信封的通常写法寄信人的姓名、地址写在左下角（英国式）或左上角（美国式）收信人的姓名、地址写在中间或稍靠右侧英文地址的排列顺序(p17)门牌号码、街道名称城市名州/省名、邮编国名Incorrectspellinginabusinesslettergivesabadimpressionandcanbeconfusing.112.2NamesandaddressesBritishandAmericanspellingcentre(center)labour(labor)licence(license)catalogue(catalog)traveller’scheque(traveler’scheck)instalment(installment)programme(program)Somealternativespellings,suchas:enquire/inquiredespatch/dispatchrealise/realizeutilise/utilize122.2NamesandaddressesMme法文Madame的缩写dictate听写；口授大写的capital破折号dash书写中撇号(')(表示省略或所有格)apostrophe句号fullstop；periodfluffy毛绒绒的,蓬松的,空洞的Ptyproprietary私有的Ltd.Limited有限公司Inc.Incorporated股份有限公司、法人（美国）plcorp.l.c.PublicLimitedCompany公共股份有限公司132.2Namesandaddresses2.3LayoutandstyleA.一般商业信函的组成Letterhead:Sender’saddressprintedatthetoporinthetopright-handcorner包括公司的名称、地址、电话号码、传真号码、网址等Receiver’sname,titleandaddress写在信纸的左上角，信头的下方Date英国写法日、月、年：25(th)June,2011美国写法月、日、年：June25(th),2011

月份要用英文名称，不要用数字代替14Salutation知道收信人的姓名Dear+Mr.orMs.+姓不知道收信人的姓名或性别DearSirorMadamBodyofletterIfthereislinespacebetweeneachparagraph,thenewparagraphneedn’tbeindented.（p20,p21）152.3LayoutandstyleComplimentaryclose美国人一般习惯用Sincerely和Bestregards英国人习惯用Yourssincerely,Bestwishes,Kindregards,YoursfaithfullyYoursmostcordially,或Yoursrespectfully在需要特别礼貌或带有特殊的官方性质的信件中使用SignatureNameandtitleofsender有时信中还包括编号、抄送或附件等162.3Layoutandstyleplcpubliclimitedcompany公共有限公司Ref.Reference(number)参考，编号enc.enclosures附件p.p.perpro(onbehalfof)代表…一方c.c.carboncopy复写的副本训练手册,培训手册trainingmanual段落,节paragraphdotmatrix点阵邮编postcode/zipcode172.3LayoutandstyleSome“goldenrules”forwritingletters,faxesandmemos?18“指导原则”撰写信函（包括传真、备忘录）的指导原则如下为了让收信人更好地理解你写信的目的，可以给信件加上一个题目。开始写信或口述一封信之前，要想好你要说的话。否则，在你想出好法子收尾前，句子可能会写得很长。换句话说，你应该事先构思一下。使用简短句。一段表达一个完整的意思。为了让阅信人更好地理解，可以给每个段落标上顺序号。使用通俗易懂的简短词。192.3Layoutandstyle为阅信人着想。阅信人……应当能够充分理解你的意思：所以，你的信应写得清楚明了……必须得到所有必要的信息：所以，你的信应写得完整无缺……或许是个大忙人，时间很紧：所以，你的信应写得简明扼要……一定要诚恳、客气地对待：所以，你的信应写得客气礼貌……不应该被语法、标点、拼写等错误所分心：所以，你的信应写得准确无误如果信的卷面呆板、体例混乱，这样的信便很不好懂。202.3Layoutandstyle2

Allofthetipsapplytofaxesandmemos—particularlyifyou’retalkingthetroubletotypeorprintthemoutnicely.Butshortnote-stylefaxes,e-mailsormemoscanbedashedoffmorequickly,providedthatyouhaveestablishedasuitablycloseworkingrelationshipwithyouraddressee.TheneedforacertainamountofwhitespaceonapageTheuseofheadingsandnumbersTheformandsizeoffonts(typefaces)usedIt’sbetteriflettersare‘attractiveandclear’,andnotdullorconfusing!212.3LayoutandstyleImaginethatyou’resettingupyourownbusiness.Designyourownletterheadandlogo.222.3Layoutandstyle2.4ThinkingaboutyourreaderS.A.法语SocieteAnonyme的缩写，相当于limitedcompany（股份有限公司）induecourse在今后适当的时候Shouldyourequirefurtherinformation,pleasedonothesitatetocontactus.Ifyourequirefurtherinformation,…Wedonotutilizeanyartificialadditiveswhatsoever.我们不使用任何人工添加剂。whatsoever用在否定句或含有any的句子中，放在被修饰的名词或代词之后，意思相当于atall.潜在顾客prospectivecustomer摘录，选段，引文extract23Everysingleoneofourproductismadefrom100%naturalingredients.我们的每一个产品都是用百分之百的天然原料制成。Ourrangeofwellover200naturalflavoursandaromasissecondtononeandisoutstandingvalueformoney.我们200多种自然风味与天然香料首屈一指，物有所值。

242.4ThinkingaboutyourreaderDon’tjudgeapersonuntilyouhavewalkedamileintheirshoes.QuotefortodayA.信1翻译亲爱的夫人：有关贵方索函我公司产品目录与价目表事宜按您来信要求，兹随函附上我公司的价目表和产品目录，请查收。我想借此机会提请您注意，我们的产品全部是用天然原料制成，没有使用任何人工添加剂。产品目录列有213种不同的产品，其价格合理，质量优良。这是我们首次提供用Scratch’n’Sniff包装方式包装的十种最受欢迎的香料样品。如果您需要进一步了解情况，请随时与我们联系。如果本信的签名人不在，则销售经理的私人助理定会很乐意向您提供帮助。我们期待着在适当的时候收到您的订单。262.4ThinkingaboutyourreaderA.信2翻译亲爱的夫人：您来信索取我们最新的价目表和产品目录。我相信您能在里面找到足以使您感兴趣的商品。您会注意到我们的每一个产品都是用百分之百的天然原料制成——我们根本不使用人工添加剂。今年我们第一次提供采用Scratch’n’Sniff包装的十种最受欢迎的香料样品。我们的200多种天然香料首屈一指，物有所值。我想您会同意我这么说。如果您需要进一步了解情况，请一定与我联系。若您打电话，请找我或我的助理汉娜·罗塞，我们会很乐意向您提供帮助。我期待您的回复。附：产品目录、价目表和订货单272.4ThinkingaboutyourreaderA1.（P20）Thefirstletterisratherold-fashioned(过时的),fuddy-duddy(古板的)anddull(乏味的).Along,impersonal(没有人情味的)lettermaymakeyouandyourfirmseemold-fashioned.Longsentencesaredifficulttoread–anddifficulttowrite.ConsideryourreaderatalltimesandadaptyourstyletosuitthereaderThisideasapplytomemos,shortreports,e-mailsandfaxestoo.撰写商务信函时，应避免使用生硬、过时的表达及冗长的句子282.4ThinkingaboutyourreaderA2.Someratherdullorold-fashionedphrasesinthefirstletterare:Weencloseforyourattention…Shouldyourequirefurtherinformation……youresteemedorder…Somerathereffectivephrasesinthesecondletterare:Iamsureyouwillfindplentytointerestyou…Thisyear,fortheveryfirsttime,…292.4Thinkingaboutyourreader2.4Thinkingaboutyourreaderbeermat啤酒垫子…Imakenotesonalargesheetofscrappaper.…我在一大张废纸上记下要写的话。scrap废料sortoutthedetails理清细节IeditthedocumentsasIgoalong.我边写边改。edit编辑，校订goalong进行，进展30根据录音选择正确答案Thefirstpersonuses__________.aletterpapertowritealetterthebackofanenvelopetowritealetterabeermattodraftaletterThesecondpersonusually__________.sitsdownandstartswritingaletteratonce.sitsbackandthinksforsometimebeforewritingsitsbackforsometimetohavearestThethirdpersonwritesaletter__________.onacomputerwithoutmakingnotesonapieceofpaperaftermakingnotesonacomputeraftermakingnotes312.4ThinkingaboutyourreaderThefourthperson__________beforethefinaldraftofaletter.makesnoteswritesonoutlinescrabblesdownafewwordsThefifthpersonmakesnoteson__________.alargepieceofwastepaperthebackofaletterpaperasmallpieceofpaperThesixthperson__________.writestheletterhimselfdictatesthelettertohissecretaryaskshissecretarytotypetheletter322.4ThinkingaboutyourreaderTheseventhperson__________onthecomputer.editstheletterwritestheletterdoesbothwritingandeditingoftheletteronthecomputerTheeighthperson__________beforewritingtheletter.thinksabouttheoutlinethinksabouttheheadingmakesnotes1.c2.b3.a4.b5.a6.b7.c8.c332.4Thinkingaboutyourreader撰写信函的7个步骤写下写信的目的：你写这封信的目的是什么？收集所有的相关信息和文字材料：以前的信函、报告、数据等。按照重要程度来安排要点或事项，删掉不相关的事项。做个大概的笔记。以记录要点的形式写个大纲，同时考虑以下这些问题：是否遗漏了什么要点？叙述的顺序可否更清楚一些？信中是否包含了不相干的内容？打草稿，为增减、修改预留下足够的地方。342.4Thinkingaboutyourreader思考下列这些问题，修改草稿：信息：信的内容是否包含所有的基本要点？传达的信息是否是相关、正确和完整的？语言：语法、拼写和标点符号是否正确？风格：格式是否引人注目？口气是否自然、诚恳？是否写得清楚、简洁与礼貌？是否能给阅信人留下好的印象？倘若你是此信的阅信人，信这么写你爱看吗？书写、打字，或者向别人口述信函的最终版本。352.4ThinkingaboutyourreaderD.Thethirdonewithshorter,clearersentences:ThereareanumberofqueriesthatIwouldliketoraiseaboutyourproducts.IwouldbegratefulifyoucouldaskarepresentativetogetintouchwithmesothatIcandiscussthesequeries.Hopefully,Iwillbeabletoplaceanorderifthequeriesaresatisfactorilyanswered.362.4Thinkingaboutyourreader反馈feedback提交,递交submit谈判,协商negotiate笔记本电脑laptop(工厂、学校等的)餐厅canteen达到预期水平comeuptoexpectationtransmit传送,传达merger(两个或以上公司的)合并签订合同signthecontractlong-standing长久的；经久不衰的jeopardize危及，损害372.5SendingmessagesA.Whatmakesitdifficulttofollow?Thismemoisimprecise(不精确的)andconsequentlyliableto(易于...的)bemisunderstoodor,perhaps,disregarded.WhatthepurposeofKLJ’smemois?Whatactionareyousupposedtotakeafterreadingit?Whatinformationisnotgiven?A3.(p167)Themodelmemoisbetterbecauseit’smoredetailed,clearandprecise.It’snowabsolutelyclearwhatthereaderissupposedtodoasaresultofreadingit.382.5Sendingmessages2.5Sendingmessagesmemo目的主要用来提醒、督促对方，或就某个问题提出个人看法或建议使用范围不同单位之间；本单位部门之间上下级之间；同事之间写法信笺一般使用空白纸，上端中间写上或打上MEMO一词在左上端写上收文人和发文人的姓名、发文日期，并用简短的几个词（甚至是一个词）叙述事由，使收文人一看即知文中的主要内容为节省版面，使信笺美观平衡，收文人和发文人的姓名可以写在一行，日期和事由写在后面一行(page16)392.1C1Communicatingwithsomeoneface-to-faceAdvantages&pleasuresDisadvantages&difficultiesYoucanseetheirreactions；Morepersonal；moreinteractionandfeedbackpossible；canmakemoreimpact；cheaperifnotravelinvolved；youcansmile…Youhavetothinkandreactquickly；Onceyou’vesaidsomethingitcan’tbeunsaid；Saysomethingoncemaynotsinkinorberemembered…Communicatingw