第10章 电子采购

第十章电子采购导入案例：惠普的电子采购之路位于美国加利福尼亚外的帕罗阿尔托•惠普公司历来都是商务史上的革新者。他们有一种离经叛道的典型做法，就是成立许多完全独立的子公司，并让它们任意做它们想做的事情(只要其针对总公司的主导产品设计出来的副属产品能够在市场上卖得出去并赚到钱就行了)。这种做法使得惠普公司极迅速地发展，几十年来一直在他们所处的领域内独领风骚，将其他的竞争对手们远远抛在后面。

不过近几年来，惠普的发展速度有所减缓，似乎开始在向人们暗示：廉颇老矣。惠普公司“分而治之”的经营战略的确有其隐含的不利因素，其中较明显的一点就是由于各部门分头采购，使得他们进来的办公设备、文具用品以及各项服务都是惊人地昂贵，因此公司每年在这些项目上的开销都是一个天文数字。到1999年底，惠普花在这些项目上的总金额就高达20亿美元。惠普对这个问题早有察觉，并于1998年进行过调查。调查发现，自己公司的集团购买行为过于分散，过于随便，缺乏统一的规划与控制。“许多雇员自己跑到附近的一家电脑与办公用品商店去随意采购东西拿回来报销，而不是到与我们有供应协议的供货商那里去采购，这样做的结果当然是要多花很多冤枉钱。”公司前采购主任说。因此惠普公司立即着手探讨建立一个基于网络的采购系统，自在促使惠普的总数为84000多的员工队伍全都从指定的供应商那里取得诸如铅笔、台历和电脑这样的办公用品，铲除“阔少爷买东西”陋习，全面实现采购的决策与实施过程无纸化。作为这个过程的一个副产品，惠普得以对他们庞大的供应商数据库中的十万个供货点进行筛选，只留下最可靠最高效的能够进行网上交易的少数大型供应商。在各种各样的软件选择方案中，公司的电子采购组最终选定了Ariba采购系统，并于1999年9月正式启动。在4个多月的试运行时间里，这套系统先后接待了一百多个用户。运行的结果使惠普官员们确信：Ariba网上采购方案将能够让公司每年在MRO(维护、修理与运行)项目上的支出减少6000万到1亿美元。事实上，效果比原先估计的更好。在惠普实行采购电子化的过程中，发生了一件很有意思的事情。尽管公司对试运行的结果十分满意，但他们实际上并不想亲自驾驭这只庞然大物。按照公司的惯常做法，进入新千年的第一个二月份，电子采购组便从总公司剥离出来，成立了一个完全独立的营利性的商业服务公司。商业服务领域正好是目前方兴未艾的一个全新的BSP概念，而专业化的电子采购又是这个领域中填补空白的一种服务项目。电子商务的业内分析家对此都极为关注，认为它将在未来几年内得到无比迅速的发展。最早关于电子采购的想法是由买主来管理其采购网站，吸引供应商到自己的站点上来。但真正实行起来却往往很难，因为许多供应商没有自己的网上产品目录，或者根本就不想参加买主的站点。因此，一个独立的公开对外服务的专业采购网站就更有可能把卖主与买主拉到一起。现在惠普的员工需要买什么东西都上Alliente的网站去订购，而不是在公司自己的内部网寻找自己的采购部。网站对所有的交易都有详细的记录，以方便日后的维修与保养。总资产达四百七十亿美元的惠普公司从此能够与其一百个供应商进行更加快捷的交易与联系。过去需要两个星期的采购过程，现在只需要不到两天就可以完成了。对于供应商来说，过去所有的开票、调货和信用卡问题需要占用70%的工作时间，而现在这些时间仅仅占30％左右。将来有一天，惠普的员工都不必为购买纸张或打印墨盒而操心，因为系统能够自动算出某台打印机需要换墨盒的时间并及时提醒他们。思考题：1.什么原因促使惠普公司走向电子采购之路？2.惠普公司从电子采购中得到了哪些好处？第一节电子采购概述第二节电子采购模式第三节电子采购的实施第四节电子采购的发展趋势第一节电子采购概述一、电子采购的含义电子采购(ElectronicProcurement)是指用计算机桌面系统代替传统的纸介系统，通过网络支持完成采购工作的一种业务处理方式，也称为网上采购。二、电子采购的优势（一）传统采购模式的问题1.低效的商品选择过程2.耗时的手工订货操作3.不规则采购，易产生腐败现象4.昂贵的存货成本和采购成本5.冗长的采购周期6.复杂的采购管理7.难以实现采购的战略性管理（二）电子采购的优势1.节省采购时间，提高采购效益2.采购成本显著降低3．优化了采购及供应链管理4．加强了对供应商的评价管理5．增强了服务意识，提高了服务质量6．增加交易的透明度，减少“暗箱操作”传统采购管理现代采购管理供应商关系相互对立合作伙伴合作关系可变的长期的合同期限短长采购数量大批量小批量供应商数量越多越好少，甚至一个交货安排每月每周或每天供应商地理位置很广的区域尽可能靠近仓库大小传统采购管理与现代采购管理区别三、电子采购的方式（一）网上查询采购1.确定需求2.上网3.查询供应商4.查询商品、调查供应商5.与选定的供应商接洽，进行采购谈判6.签订合同7.采购实施（二）网上招标采购网上招标采购是通过发布采购公告，招徕供应商上门而选择供应商进行采购的一种方法，具体又可分为两种：一种是非正规招标；另一种是正规招标。1.建立电子商务网站2.确定招标采购任务3.对网上招标采购任务进行策划和计划4.按既定的采购计划程序实施第二节电子采购模式一、卖方一对多模式：指供应商在互联网上发布其产品的在线目录，采购方则通过浏览来取得所需的商品信息，以做出采购决策，并订下订单及确定付款和交付方式。供应商采购方采购方采购方采购方二、买方一对多模式买方一对多模式：指采购方在互联网上发布所需采购产品的信息，供应商在采购方的网站上登录自己的产品信息，供采购方评估，并通过采购方网站双方进行进一步的信息沟通，完成采购业务的全过程。采购方供应商供应商供应商供应商三、第三方系统门户门户（Portal）是描述在Internet上形成的各种市场的术语。独立门户网站是通过一个单一的整合点，多个买方和卖方能够在网上相遇，并进行各种商业交易的网站站点，它将成为IT业和信息经济发展中最具有影响力的事件之一。（一）垂直门户垂直门户（VerticalPortals）是经营专门产品的市场，如钢材、化工、能源等，它通常由一个或多个本领域内的领导型企业发起或支持。许多垂直电子交易社区现在通常由大型强势行业领导者联合发起支持。（二）水平门户水平门户（HorizontalPortals）集中了种类繁多的产品供不同工业的买主采购，其主要经营领域包括维修和生产用的零配件、办公用品、家具、旅行服务、物业帮助等，如Ariba、CommerceOne和Freemarkets等BtoB网络采购市场都是水平门户。四、企业私用交易平台企业私用交易平台类似电子数据交换（EDI）系统。EDI系统是大型企业长期以来使用的主机式应用程序，以电子方式交换订单、库存报表与其他资料。企业和开放式B2B（由第三方策划）以及企业联盟（由买方、供应商或两者共同拥有）不同，企业私用交易平台能让积极参与者掌控大权———这样的安排能使企业将工作重点放在流程而非价格上。五、反向拍卖

一般的，网上拍卖网站通常会提供两种拍卖方式：一般拍卖方式和集体议价方式。网上拍卖有以下两个主要的优点：（1）提高速度。（2）节约成本。（3）过分关注价格，忽视与供应商的关系。（4）预测的困难。第三节电子采购的实施一、实施电子采购的技术支持二、实施电子采购的步骤一、实施电子采购的技术支持（一）数据库技术（二）EDI技术（三）金融电子化技术（四）网络安全技术（五）计算机及网络技术二、实施电子采购的步骤1．提供培训2．建立数据源3．成立正式的项目小组4．广泛调研，收集意见5．建立企业内部管理信息系统，实现业务数据的计算机自动化管理6．应用之前测试所有功能模块7．培训使用者8．网站发布第四节电子采购的发展趋势一、XML标准的引入二、直接采购与间接采购的发展三、电子市场垂直层面的联合四、解决方案的统一五、供应商的合理化六、采购平台的改变案例：阿尔卡特反向拍卖改变战略采购流程美国哈佛商业评论的一份研究报告指出，若一家公司能将采购支出节约5%，其获利可平均提高30%。为在不景气的经济环境中仍保持盈利，电子制造业开始将降低采购支出作为新一轮的战略目标。反向拍卖方式应运而生，它作为一种高效、大幅节约采购支出的工具，开始被越来越多的电子公司所采用。实施反向拍卖的行动在一些成功的企业中积极地进行着，阿尔卡特就是其中的一家，它借助FreeMarkets的全球供应管理(GSM)工具大幅降低采购支出。

一、阿尔卡特借反向拍卖提高采购效率

为提高盈利能力，阿尔卡特将大幅降低采购支出作为公司的主要战略目标。为实现这一目标，阿尔卡特与FreeMarkets展开紧密合作，它利用FreeMarkets的全球供应管理方案改变了其战略采购流程。

阿尔卡特在FreeMarkets所提供的网络平台上发布详细的采购信息，包括产品图纸、技术和质量要求、订货量、交货方式等信息。然后，在自己的许可供应商(AVL)、潜在供应商和FreeMarkets推荐的供应商名单中，确定参加反向拍卖活动的供应商。邀请它们在规定时间内登陆到网络平台上进行竞价。竞价的过程，所有的供应商都能实时地看到自己所报的最新价格及所排的名次。拍卖结束后，根据事前制定的竞价规则和所排名次，选择出优胜的供应商，分配订单。由于将多家供应商的谈判过程集中在同一时间和同一平台，该平台缩短了阿尔卡特传统采购谈判的周期和繁琐流程，大大提高了采购效率，节约了采购支出。“在传统的战略采购流程中，大量的时间被花费在与供应商的谈判上。”该公司战略采购经理Raymond

Polle指出，“而反向拍卖方式将与多家供应商的谈判集中在一起，它给我们带来的最大好处在于时间和成本的节约。”而且，FreeMarkets的软件还帮助阿尔卡特开发新的供应商资源。Polle表示：“在每一次投标中，我们都会考虑增加一些新的供应商，可能是我们曾接触过的潜在供应商，也可能是FreeMarkets推荐的。利用反向拍卖工具，加快了供应商的开发过程。”二、风险值得关注不过，业内分析师指出，虽然反向拍卖为买家带来了客观利润，给供应商带来了许多机会，但同时也带来一定的风险和隐患，比如打破长期的战略伙伴关系、损伤供应商参与OEM研发活动的积极性，及价格主导造成供应链的不稳定等。电子行业中各公司都在努力建立供应链伙伴关系，但反向拍卖却阻碍了战略伙伴关系的建立。反向拍卖更强调价格，而不是服务。一次短暂的网上竞标可能会将长达10年的合作关系打破。这给与OEM长期合作的伙伴供应商带来不确定，合作变得不再稳定和牢固。电子连接器制造商得润集团总经理HarveyChao表示：“反向拍卖的模式使供应商对成本更加敏感，我们对战略伙伴关系的投入比以前更加谨慎。”另外，反向拍卖还有可能伤害前期参与了OEM公司研发活动的供应商利益。因为在前期的合作开发中，供应商付出了努力和成本。当产品开发成熟后，公司却为降低采购成本实施电子竞价，这对于前期参与开发活动的供应商来说是不公平。而且，反向拍卖的仃单通常不会超过一年，这使供应商有可能不再愿意参与到OEM公司的研发活动中。摩托罗拉一位负责战略采购的经理表示了这样的担心，她说：“反向拍卖损害了前期参与研发的供应商利益，它们有可能不再支持我们未来的研发活动。”价格是反向拍卖的主导给供应链的稳定带来隐患。真正的采购是以采购的器件为载体，在这个载体上不仅包含了价格，还有质量、服务、交货期、供应商的信誉及其他一些商业条款，是一个综合体的采购。在反向拍卖活动中，OEM公司看到的只有价格，以价格为主导来选择供应商，会给供应链带来许多不安全的因素，比如质量问题、交货不准时、供应商信誉差等。而且，竞价的模式容易导致供应商之间的恶性竞争，特别是当OEM公司是一家在业内影响较大的公司时，网上竞价甚至有可能搅乱行业正常的竞争态势与格局。三、消除隐患的三个方面行业人士指出，注意反向拍卖的适用条件、前期与供应商充分接触与沟通、保留一定的订单处置灵活度是消除反向拍卖隐患的有效方法。反向拍卖适用于技术相对成熟的通用件，市场中的供应商较多，买方市场主导使该产品的降价空间较大。利用反向拍卖工具采购这类产品比较容易获得成功。而且，采购的批量一定要足够。批量过小，对供应商的吸引力不大，它们不会愿意参加。同时，批量过小，通过反向拍卖带来的节约弥补不了前期在反向拍卖工具上的投资，也是得不偿失的。另外，对于一些涉及战略合作关系、供应商配合开发的器件，要避免采用反向拍卖的方式。前期与供应商充分接触与沟通，了解供应商的真实实力，并取得供应商的支持。反向拍卖并不能省去前期供应商的考察工作，这部分工作做的越细，越