公司文件编码制度

文件编写与编号管理规定编审审日文件编号:编审审日制：品控部核：批：期：1目的为规范公司文件管理，使文件编写标准化、规范化，确保文件唯一性，提高文件运行效率，特制订本公司《文件编写与编号管理规定》。2适用范围适用于有限公司所有与内部控制有关的文件，包括管理手册、程序文件、具体流程、基本管理制度、具体规章以及作业规范等。3职责品控部：负责有限公司《文件编写与编号管理规定》的编制；负责品控部文件的编写。公司其他部门：负责各自部门文件的编写。4文件控制程序文件制定总要求：结合公司实际运作原则进行编制，并具有可操作性；文本格式要求所有文件均采用A4纸版面格式纵向版面：上、下页边距为2.54。0，左、右页边距为3.17cm；横向版面：上、下页边距为3.17。0，左、右页边距为2.54cm。行距为1.5倍行间距页眉为左缩进“LOGO+有限公司”华文隶书，五号字；页脚为页码居中，页码采用“1、2、3…”，封面不编页码；文件标题为小二号宋体标题字加粗；正文文字为宋体小四号；内容层次序号按照以下排列：1、1.1、1.1.1、2、2.1、2.1.1…；文件第一层的内容加粗（如：1目的；2使用范围）。文件的分类文件可以分为以下几种：管理手册；程序文件；为管理体系有效运行所要求的其他文件及记录；外来文件（如国家法律法规、政府文件、其他管制机构文件等）；硬拷贝和电子媒体文件。文件的编写及编号各级文件的编写要求管理手册的构成和编写要求（1）管理手册由封面、目录、正文和附录构成（2）封面：手册名称、编号、版本号、生效日期、审批等内容。（见附件一）（3）目录：标题与页码之间用小圆点连接，目录页码可以与文件正文页码连续，电子文件的目录应与正文标题建立超链接。（4）正文：前言和管理条款内容。（5）附录：支持手册接口的文件和记录目录。程序文件的构成和编写要求（1）程序文件由封面、正文和流程图（需要时）、流程说明（需要时）构成。（2）封面：名称、编号、版本号、生效日期、审批等内容。（见附件一）（3）正文：按要求用小标题，1.目的、2.适用范围、3.术语解释（需要时）、4.职责、5.工作内容、6.罚则（需要时）、7.附则（需要时）、8.附件（需要时）。（4）流程图与流程说明：如果程序文件涉及流程的要绘制出Visio流程图并作出流程说明作为程序文件的一部分，流程图中的风险点要以灰色填充进行标识，并对控制措施进行说明。（5）程序文件若汇编成册，应另设封面（见附件二）封面上名称为程序文件汇编，还有编号（无顺序号）、生效日期、审批等内容，汇编时应编写目录页，目录格式及页面执行4.3.1.1（3）。作业文件的构成和编写要求（1）作业文件由封面、正文和流程图（需要时）、流程说明（需要时）构成。（2）封面：名称、编号、版本号、生效日期、审批等内容。（见附件一）（3）正文：按要求用小标题，1.目的、2.适用范围、3.术语解释（需要时）、4.职责、5.控制程序、6.相关文件、7.相关记录。（4）流程图与流程说明：如果作业文件涉及流程的要绘制出Visio流程图并作出流程说明作为作业文件的一部分。（5）作业文件如汇编成册，应另设封面（见附件二），封面上有名称、生效日期、审批等内容，汇编时应编写目录页，目录格式及页码执行4.3.1.1（3）。文件编号规定编号规则文件整体编号由“文件编号”和“版号”组成，文件编号和版号一行排列，各代码之间用“/”隔开。方式如下:编号：单位代码/文件类别号/部门代码/文件顺序号/［版本号/修订状态号］通知类文件编号按照“秦南义义字［2016］义义号”来统一编号，例如：品控部01号文件编号为“QN品控字［2016］01号”、采购部08号文件则为“秦南采购字［2016］08号”……其他部门类似。由总经理处下发的文件编号按照“秦南字［2016］义义号”来区分，例如总经理下发的5号文件，编号为“秦南字［2016］5号”。注：括号内的年代号随着时间的变化及时自动更新。单位代码规则单位代码用单位简称的四个首写字母表示，有限公司代号用“QNJY”表示。文件类别号代码规则管理手册用“SC”表示；程序文件用“CX”表示；基本管理制度类文件统称“办法”，用“BF”表示；具体规章统称“规定”，用“GD”表示；具体流程用“LC”表示；各部门内部文件用“NB”表示；记录文件用“JL”表示；文件更改通知单用“GG”表示。汇编文件编号规则如果文件是汇编本，只需在文件类别号后加汇编的首个字母缩写（HB）,例如，品控部制度汇编文件编号为“QNJY/BFHB/PK/01［A/0］”。部门代码规则各部门使用代表部门工作性质的首写字母表示，如有新增加或部门名称调整的，均按此原则类推。如部门代码发生变更，需到品控部部备案，品控部修订本文件。各部门代码规定如下：部门名称代号部门名称代号总经办生产部SC综合ZH销售部XS采购部CG品控部PK财务部CW备注：为了使文件来源更加清晰，可以独立编写文件的组织或部门。如电子商务DS.文件顺序号规则是指该系列文件的顺序号，以阿拉伯数字（01、02、03……）表示。版本号规则（1）文件的版号包括版本号和修订号两部分，版号要放在［］内。（2）文件的版本号表示文件的版次，用大写英文字母表示，如“A、B、C……”。A表示第一版，B表示第二版，以此类推。（3）文件的修订号表示文件在该版本下第几次修订状态。用小写阿拉伯数字表示，如“0、1、2……”，0表示该版本下未做过修订，1表示该版本下第一次修订，以此类推。（4）在修订中，如针对文件中的错词、错别字等不影响执行的内容进行更改时，文件不需换版，直接更改（或划改）即可。如针对文件中会影响执行的内容进行更改时，必须换版（或划改+签字）的方式进行，并将更改内容通知文件的执行人员。（5）文件重新换版下发要求：单页划改超过三处（或超20字），全文划改超五处，同时文件版本号随之更变。文件编号示例文件所属层级文件名称编号

一级文件管理手册X.x/S(1/2016[版_匚7本号］一文件发布时间一“管理手册”一“xx”拼音缩写二级文件程序文件X.x/C(/XX[版本-T_（号］一文件发布时间-“程序文件”.“xx”拼音缩写三级文件管理类规范性文件xx/BF(GD)/XX/X；（匚X/X]L版号, \户 口文件顺序号部门代号文件类别号（办法/规定）流程文件Qxx/LC/XX1"X：X[x/x]一版号文件顺序号部门代■号—文件类别号（流程）L部门内部文件xxl/NB/XX/XX[X/X]山后口版号文件顺序号部门代号部门内部文件xxxx/BFHB/XX/XX/[X/X]汇编文件记录汇编文件记录1 文件顺序号 部门代号 办法汇编 xx注：各部门依据实际管控需要，形成汇编文件。三级文更改件通知单文件xx/GG/XX/2011/XX工 顺序号文件 年份号, 部门代号I 更改外来文件编号方法：外来文件外来文件文件审批文件在下发前需经过审批方可执行，公司范围的文件由文件编制部门负责人、公司的第一负责人批准；部门内部文件直接由部门负责人批准。文件发放：文件下发可通过手工和电子版PDF版下发。手工、电子版下发的文件均需专人做好登记、发放记录，电子版文件还需做好备案加密管理；文件评审：文件实施过程中，由制定部门根据运行效果及生产经营实际情况，必要时对文件进行评审，并再次批准；文件更改：文件在运行过程中发现不适宜，需要重新组织进行修订，文件更改的编制与审批与原文件编制与审批程序相同；文件保存：各部门应设专人对文件进行统一管理、保存，确保文件在未作废前，保存完好，查阅方便；文件借阅：保证借阅的文件能够在控制范围内及时找到，做好《文件借阅登记表》；文件作废：文件作废后，文件制定部门发布作废声明，文件做作废标识，及时撤离工作现场，防止非预期使用，并保留最后一版作废文件；文件销毁：通过焚烧、碎纸机粉碎销毁，销毁现场需有人进行监督，并保留销毁记录；文件保密：公司所有文件不得向公司外传，如果有需要需经各部门文件管理员同意5附则本规定由品控部负责解释。6附件6.1文件封面模板6.1文件封面模板号宋体字居中；有限公司****（文件名称）小初号黑体字加粗居中文件编号：xxY/**/**/**[*/0]•r小三号宋体字编需要时;编需要时;审