公司劳动合同及离职管理制度

.目的规范公司劳动合同和离职管理。.适用范围本制度适用于总部、各大区和子公司。.劳动合同的构成劳动合同由主合同及附件组成，具有同等法律效力；主合同为《劳动合同》：按公司确定的统一劳动合同版本执行，其他为附件。《保密协议》：适用于全体员工。《劳动合同变更协议书》(附件1)：适用于劳动合同部分条款有变更的员工。其他与劳动合同有关的协议，如《培训协议》等。.劳动合同主要内容的签订合同编号合同编号是方便进行合同管理的需要，总部编号为ZB加四位签订年份及三位数字流水号，大区及子公司以甲方所在地的拼音的打头字母，大区加D，子公司加Z，再加四位签订年份及三位数字流水号；举例:北京子公司2008年签订的第1份劳动合同编号为“BJZ2008001”，华北大区2008年签订的第5份劳动合同编号为“BJD2008005”；广州公司2009年签订的第9份劳动合同编号为“GZZ2009009”。甲方的确定(1)不同层级乙方的劳动合同，甲方的盖章、签名按下表确定:乙方盖章签名总部部门负责人总部总裁总部其他员工(含外派)总部人力资源总监大区总经理总裁大区财务经理大区所在地的子公司总部人力资源总监大区其它人员大区总经理子公司总经理、财务经理所在子公司总部人力资源总监子公司其他部门经理、会计大区总经理子公司其它人员子公司总经理(2)受委托的劳动合同签名人员须对签订的劳动合同负责，劳动合同(含附件)约定的工作岗位、薪酬等内容必须与实际及人事权限审批人批准的情况一致。(3)大区财务经理、子公司总经理及财务经理的劳动合同，由总部的劳动合同管理第1页共18页人根据需要向盖章子公司索取相应份数的加盖了劳动合同章的劳动合同后，再填写具体内容并与乙方签订。(4)大区其他人员的劳动合同，由大区的劳动合同管理人根据需要向盖章子公司索取相应份数的加盖了劳动合同章的劳动合同后，再填写具体内容并与乙方签订。(5)子公司除财务经理外的部门经理及会计的劳动合同，由子公司劳动合同管理人与大区人力资源行政经理核对无误后填写具体内容，经乙方签字、加盖劳动合同专用章后，转大区劳动合同管理人，经大区总经理签字后一份存档，一份转子公司交乙方本人签收。当地政府要求备案的，签订完毕后三份全部交回子公司办理备案后，再交一份到大区存档。劳动合同期限及试用期(1)所有员工入职签订一年期劳动合同，其中包括两个月试用期，特殊情况除外；所有员工在公司最多只有一次试用期；除本企业工龄达到10年、及从2008年1月1日起第三次签订劳动合同的员工在个人自愿情况下可签订无固定期限劳动合同外，其他员工续签劳动合同的期限按下表确定：单位岗位续签期限总部业务经理级及以上人员、财务人员3年其他人员2年大区总经理、部门经理、区域经理、区域专家、财务人员3年其他人员2年子公司总经理、部门经理、财务人员、片区经理及专家、经营部经理3年其他人员2年(2)出现特殊情况需要特殊处理的，由相关单位申请，报总部人力资源总监批准；(3)由公司资助的专业培训、再教育学习，或者其他需要员工承诺服务期的，劳动合同的到期日必须涵盖承诺服务期，如果不能涵盖的，自签订培训协议之日起重新签订劳动合同，劳动合同期限按培训协议约定的承诺服务期确定，或是在培训协议中必须注明“当承诺服务期内劳动合同到期未及时续签的，视为劳动合同自动顺延到承诺服务期满之日”。工作岗位必须写明工作地点、部门和岗位，同时附上该岗位的职位说明书。各单位员工的工作地点按下面要求确定：第2页共18页(1)总部及大区(区域经理除外)员工：广州、北京、上海、长沙(单位所在地排第一位)。(2)大区区域经理：广州、北京、上海、长沙(单位所在地排第一位)、本大区所辖各省。(3)华南、华东子公司机关人员：子公司所在地、辽宁省、山东省。(4)华北、华中子公司机关人员：子公司所在地、广东省、江苏省。(5)子公司片区经理、片区专家、经营部经理：子公司所在地、本大区所辖各省。(6)子公司经营部出纳、点负责人、业务员：子公司所在地。工作时间(1)子公司、大区人员采用不定时工时制，须报当地政府部门批准。(2)特殊岗位需要采用综合计算工时制的，由总部人力资源部单独审批。(3)其他人员采用标准工时制。劳动报酬(1)劳动合同只约定基本工资，其他利润考核工资、销售提成奖等发放按照公司相关规定及企业经营状况确定。(2)工资的发放时间只约定基本工资的发放时间，其他利润考核工资、销售提成奖、等发放按照公司相关规定中的时间发放。双方需要约定的其他事项(1)附件除劳动合同列明外，还包括培训协议、所有《劳动合同变更协议书》、及其他所有与劳动合同有关的协议书。(2)其他约定不得随意填写，特殊情况必须约定的，内容须先征求总部人力资源部意见，且不得违反国家法律法规及公司相关规定。.劳动合同的变更、续签、终止和解除处理程序劳动合同的变更程序(1)经协商一致需要变更劳动合同的，必须在变更之日起10日内签订《劳动合同变更协议书》或重新签订劳动合同。(2)若甲方和合同期限没有发生变化,只需要对合同发生变更的项目如工作地点、工作部门、工作岗位、工作报酬等，签订《劳动合同变更协议书》，由双方签名盖章生效；并把《劳动合同变更协议书》作为合同的附件一起管理。(3)若甲方发生变化，须员工在调出单位办理调出交接手续，然后在到达调入单位后10日内签订新单位的劳动合同；合同期限重新约定，工龄合并计算。(4)若合同期限发生变化，须重新签订。第3页共18页劳动合同的续签、终止程序（1）各单位劳动合同管理人须在合同到期前40天，将《劳动合同到期处理意见征询表》（附件3）发给相关业务部门负责人，各负责人必须在收到表格4天内书面回复合同到期的处理意见。劳动合同管理人在收到部门回复意见后，先交人力资源及单位负责人批准，然后分情况按下列程序处理。（2）需要续签劳动合同的，提前30天向员工发出《续签劳动合同意见征询书》（附件4），要求员工签收，员工须10日内回复意见，否则发出《限期签订劳动合同通知书》（附件5）。员工同意续签的，须在新劳动合同开始当日前完成续签工作，新的劳动合同按实际雇佣条件签订。员工不同意续签的，按5.6.第2条办理。（3）公司需要终止劳动合同的（即到期不续签），人力资源部门须在劳动合同到期前30天按人事权限办理相关审批手续，然后根据岗位工作交接需要，在劳动合同到期前3-7天向员工发出《劳动合同终止通知书》，并将员工亲自签名的《劳动合同终止通知书签收回执》存入人事档案中；同时通知员工办理离职手续。如果员工有5.3.第3条情形的，劳动合同应当续延至相应的情形消失时终止。（4）劳动合同自动终止的条件1）劳动合同期满，公司不同意续签的；2）员工开始依法享受基本养老保险待遇的；3）员工死亡，或者被人民法院宣告死亡或者宣告失踪的；4）公司被依法宣告破产的；5）公司被吊销营业执照、责令关闭、撤销或者用人单位决定提前解散的；6）法律、行政法规规定的其他情形。（5）符合其他劳动合同自动终止条件的，由人力资源部门在自动终止条件发生24小时内向员工发出《劳动合同终止通知书》（附件6），并将员工亲自签名的《劳动合同终止通知书签收回执》存入人事档案中；同时通知员工办理离职手续；属退休公司仍需要返聘的，须报总部人力资源部批准，另行签订劳务合同。劳动合同的公司解除程序（1）公司立即解除劳动合同的条件1）在试用期间被证明不符合录用条件的；2）严重失职，营私舞弊，给公司造成重大损害的；3）严重违反公司的《集团公司董事会禁令》等规章制度的；4）使用虚假证件或经历者；5）连续旷工达到2天，或全年累计旷工达到6天者；第4页共18页6）劳动者同时与其他用人单位建立劳动关系，对完成公司的工作任务造成严重影响，或者经公司提出，拒不改正的；7）被依法追究刑事责任的；8）法律、行政法规规定的其他情形。（2）公司提前30天通知解除劳动合同的条件1）员工患病或者非因工负伤，在规定的医疗期满后不能从事原工作，也不能从事公司另行安排的工作的；2）员工不能胜任工作，经过培训或者调整工作岗位，仍不能胜任工作的；3）劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使劳动合同无法履行，经公司与员工协商，未能就变更劳动合同内容达成协议的。（3）员工有下列情形之一的，除符合立即解除劳动合同的条件外，须待以下情形消失时方可按5.3.第2条规定解除劳动合同或按5.2.第4条规定终止劳动合同：1）从事接触职业病危害作业的劳动者未进行离岗前职业健康检查，或者疑似职业病病人在诊断或者医学观察期间的；2）在本单位患职业病或者因工负伤并被确认丧失或者部分丧失劳动能力的；3）患病或者非因工负伤，在规定的医疗期内的；4）女职工在孕期、产期、哺乳期的；5）在本单位连续工作满十五年，且距法定退休年龄不足五年的；6）法律、行政法规规定的其他情形。员工旷工的处理程序（1）各单位发现员工旷工达到4小时的，须立即电话联系员工，并将联系结果报单位人事负责人，故意旷工电或话联系不到的，人事负责人须立即通过快递向员工发出书面《员工旷工警告》（附件7），快递单上必须注明内容为“《员工旷工警告》：连续旷工两天属自动离职，责任由员工自负”。发出警告后，员工仍旷工的，达到连续旷工2天的公司即可立即解除劳动合同。（2）旷工员工的离职手续由其直属上级在其自动离职第3天代其办理。公司解除劳动合同的，业务部门必须提前向人力资源部门提出申请，并报职代会和人事权限人批准，经批准后由人力资源部门视具体情况立即或提前30天知会员工。严禁业务部门自行通知员工解除合同；业务部门必须协助人力资源部门取得合法解除劳动合同的书面证据。劳动合同的员工解除程序（1）试用期员工申请解除劳动合同须提前3天、正式员工申请解除劳动合同须提前第5页共18页30天向公司提交书面亲笔填写的《员工离职申请单》（附件8）,公司必须在正式员工申请之日起30天内、试用期员工申请之日起3天内安排员工填写《员工离职结算单》（附件9）并办理完离职结算手续。（2）劳动合同到期员工不同意续签的，须提前30天向公司提出书面申请，最迟在收到公司发出的《续签劳动合同意见征询书》10日内提出书面申请，由人力资源部门和业务部门安排在劳动合同到期之日办理完所有离职手续。.离职手续办理规定所有员工离职，都必须先完整填写《员工离职申请单》，经相关领导批准后，方可进行离职交接，员工提出离职的须员工亲笔填写《员工离职申请单》。离职交接必须填写《员工离职结算单》，总部部门负责人级及以上人员、各级财务经理、大区和子公司总经理离职，必须经总部审计后，结清本人的财务、账务后方可离职。未交接完毕而擅自离职者，公司有权暂缓发放其离职薪酬，未交还属于公司的财物的，公司有权从其离职薪酬中抵扣相关费用。人力资源部门必须保证所有离职交接必须在《员工离职申请单》中“个人希望离职日期”到离职通知期限最后一日内完成，严禁提前或推后，否则视同严重违反公司规章制度，引起的损失有相关责任人承担。离职审批权限按《频谱公司管理权限分配表》执行。所有员工离职，公司都必须在离职生效日之前出具《员工离职证明》（附件10）。对于符合支付经济补偿金条件的，由解除或终止劳动合同单位的人力资源部门按《劳动合同法》规定的经济补偿金的支付条件及标准，在《员工离职申请单》上注明补偿金标准，按人事审批权限审批。.劳动合同管理规定遵循正规化、规范化的原则，劳动合同必须采用公司统一版本。所有员工在入职之日签订《劳动合同》和《保密协议》，10日内劳动合同管理人必须将签好的劳动合同交一份给员工，同时要求员工本人在专用的登记有劳动合同期限的《劳动合同签收本》（附件2）上签收；不愿签订劳动合同的人员不得录用。劳动合同必须有“甲方”法定代表人或者委托代理人签名，同时盖劳动合同专用章，并有乙方亲笔签名方为有效，劳动合同签订手续由各单位劳动合同管理人负责办理。劳动合同管理人（1）总部部门负责人及以上、大区总经理的劳动合同由集团人力资源总监管理。第6页共18页(2)总部其他员工、子公司总经理、各级财务经理的劳动合同由总部人郭薪酬福利经理管理；(3)大区其他员工，所辖子公司机关部门经理(不含财务经理)、会计的劳动合同由大区人力资源行政经理管理。(4)子公司其他人员的劳动合同由子公司人力资源行政经理，无此岗位的子公司由财务经理管理。(5)出现劳动合同管理人保管自己劳动合同的情况时，其劳动合同由其直接上级负责保管。劳动合同专用章的管理(1)总部人力资源部统一设计、申请雕刻“XX公司劳动合同专用章(1)”；(2)各单位的劳动合同专用章由劳动合同管理人管理。(3)总部人力资源部以签收的方式将劳动合同专用章交给各子公司劳动合同管理人管理，此章列入人事异动交接；(4)如果该章遗失，由印章管理人承担责任，须登报声明原印章作废，同时向总部人力资源部另行申请，该单位新的劳动合同专用章需要加入⑵字样；(5)劳动合同约定的工作岗位、薪酬等必须与人事权限审批人批准的情况一致方可盖章。劳动合同的保管及借阅/借用(1)劳动合同属于公司秘密,必须认真保管,否则由管理人承担责任。(2)总部业务经理级以上人员，大区总经理/部门经理/区域经理，子公司总经理，各级财务经理的劳动合同保存期限：为自离职之日起五年；其他人员的劳动合同保存期限：为自离职之日起两年。(3)原则上不得借阅员工劳动合同，因工作需要总部部门经理级以上人员、大区总经理、大区人力资源行政经理、子公司总经理可借阅其职能管辖范围内下属的劳动合同，必须登记并按期归还。(4)任何人不得借阅、借用企业持有的与其本人签订的劳动合同。劳动合同的转递(1)当员工因调动等引起其劳动合同管理责任发生转移的，原管理人须在15天内将劳动合同随同其人事档案一起转递给新单位，转递程序同人事档案，但含有劳动合同的人事档案的交、接双方为劳动合同管理人，交接完成后由各单位劳动合同管理人取出劳动合同后，将人事档案交本单位人事档案管理人。(2)劳动合同和人事档案的转递应遵循安全、保密原则，严禁交员工本人自带。第7页共18页劳动合同及附件、所有发给员工的需要加盖公司印章的通知、函等，必须按第1条规定确定盖章法人及签名。8.附则本制度自2008年1月1日起开始执行。本制度由总部人力资源部负责解释。附件附件1：《劳动合同变更协议书》附件2:《劳动合同签收本》附件3:《劳动合同到期处理意见征询表》附件4:《续签劳动合同意见征询书》附件5:《限期签订劳动合同通知书》附件6:《劳动合同终止通知书》附件7:《员工旷工警告》附件8:《员工离职申请单》附件9:《员工离职结算单》附件10:《员工离职证明》附件1：《劳动合同》变更协议书用人单位（甲方）：第8页共18页员工姓名（乙方）： 员工身份证号码： 经双方平等友好协商，同意变更甲、乙双方于年一月一日签订的《劳动合同》中的部分内容，本协议书作为《劳动合同》的附件，具法律效力。具体变更内容如下：1、第条项变更为： 2、第条项变更为： 本变更协议正本一式两份，双方各执一份。经甲乙双方签字盖章后生效。甲方：（盖章） 乙方（签名）：法人代表（委托代理人）签名： 身份证号：日期：年月日 日期： 年月日附件2：公司劳动合同签收本合同编号部门姓名M-J>岗位合同起止日期乙方亲自签收变更协议书/培训协议备注名称及签订日期乙方亲自签收第9页共18页第10页共18页

附件3：劳动合同到期处理意见征询表贵部近期劳动合同期满人员见下表，现我部就其劳动合同到期后的处理征询您的意见，请务必在收到该征询表的4个工作日内将处理意见填写在下表，并签名后回复我部，谢谢！人力资源负责人:日期： 年^_月日序号姓名岗位现合同情况人力资源建议续签期限部门意见备注期限（年）到期日是否续签建议续签期限我部近期劳动合同期满人员的续签处理意见具体见上表，特此回复！ 部负责人：日期： 年月日第11页共18页附件4：续签劳动合同意见征询书 先生/女士：您的劳动合同即将于年一月一日到期，经公司研究决定，希望与您续签劳动合同，特征询您的意见，请在收到此征询书的10个自然日内给予回复，若有疑问请与人力资源部门咨询。续签劳动合同的部分内容（不低于现劳动合同的雇佣条件）如下：部门岗位续签期限（年）续签合同起始日续签合同终止日是否愿意续签合同备注若您同意续签,请与我部联系安排续签劳动合同事宜；若您不同意续签，即视做您个人申请辞职，请亲笔填写《离职申请单》按相关人事审批流程和权限向公司提出辞职，人力资源部门和您现任职部门将安排您在劳动合同到期日前办理完所有离职手续。**公司年月日第12页共18页附件5：限期签订劳动合同通知书 先生/女士：公司已于年_月日通知您签订劳动合同，现到期未收到您的任何回复，如果您在收到本通知书3日内仍不与公司签订《劳动合同》也不办理离职手续，此举属于严重违反公司制度的行为，公司将保留依法与您随时无补偿解除劳动合同的权力，同时对您此举，公司视同您个人自愿放弃“向公司追究不签《劳动合同》”的权力，因此给公司造成损失的，也将由您个人承担。特此通知**公司年月日《限期签订劳动合同通知书》签收回执本人已收到公司于年—月一日发出的《限期签订劳动合同通知书》。员工签名：年月日使用说明：本通知书及签收回执经公司盖章、员工亲笔签收后留公司备案，不得截开仅保留回执部分。通知书复印一份交员工留存。第13页共18页附件6：劳动合同终止通知书 （先生/女士）：您与本公司签订的劳动合同因 原因将于年一月一日终止，人力资源部门和您现任职部门将安排您于合同终止当日17：00前办理完所有工作交接手续，合同终止次日起双方不再存在劳动关系