政府采购代理机构依法开展业务

政府采购代理机构

依法开展业务主讲人：林慕华1/31/20231广东商学院财税与公共管理学院主要内容政府采购代理机构依法开展业务的重要性如何成为一个成功的政府采购代理机构？政府采购代理机构如何依法开展代理业务？1/31/20232政府采购代理机构依法开展业务的重要性政府采购代理机构是联系采购人与供应商的桥梁，受采购人的委托，依法开展政府采购活动。政府采购代理机构在运作中是否规范，直接影响政府采购的声誉。1/31/20233我国政府采购市场中的社会中介代理行业刚刚起步，其运行机制仍不完善，自律能力也较差。再加上企业法人制度、公司治理结构的不够完善，以及财政、税收、金融、外汇管理体制及价格管理体制等相关方面缺乏配套，加大了代理采购的风险。1/31/20234一旦采购丑闻曝光，媒体和公众的第一反应是：代理政府采购不行。那么，如何才能成为一个成功的采购代理机构？如何依法开展各项政府采购业务？便是我们今天培训的主题。1/31/20235在市场经济中，采购代理机构常会受到市场风险、经营风险和管理风险的内外夹击。而管理风险是内部的，隐而不现的，因而其危害更为可怕。它不仅会使采购代理机构收益下降，市场份额减少，而且更为严重的是它可能使采购代理机构陷入法律诉讼的窘境。因此，采购代理机构要想在市场竞争中健康、稳定地长足发展，建立、健全自身的内部管理制度，降低管理风险很关键。1/31/20236上篇如何成为一个成功的政府采购代理机构？1/31/20237成功的采购代理机构，以下三点是必不可少的：

其一，建立系统的采购执业规程，以保持一定的专业水准及适当层次的差异性；其二，形成能推动任何采购方案的专业组织架构；其三，创导能支持任何采购方案的共同文化。1/31/20238一、以客户为中心，强化服务意识采购代理机构作为社会中介机构，客户数量的多少与采购代理机构的生存发展息息相关。因此，应建立客户回访、联络制度，实行客户沟通目标责任制，树立全心全意为客户服务的经营理念。对于偷工减料、违规操作、对客户不负责任等有损客户利益的人和事，要从严查处，绝不姑息。1/31/20239业务承接对采购代理机构的规模发展具有重大影响，机构负责人必须具备市场观念和竞争意识。在业务承接方面，既要考虑客户的采购动机，也要考虑自身的履约能力。必须保持其超然的独立性、公正性，杜绝以回扣、佣金等商业贿赂行为，以避免贬低自身乃至全社会的声誉的行为。1/31/202310二、“三层次”消除项目管理弊端目前，我国政府采购的代理机构内部管理存在诸多弊端。尤其是项目管理的不分层次、不设重点、没有目标，严重影响了采购代理机构为客户提供更好的服务，也制约了自身的发展。项目管理是什么？1/31/202311所谓项目管理，简单讲是由专人进行的专项管理。专人管理，指管理工作由懂得业务且经验丰富的人士来进行。专项管理是指在将采购代理机构的所有项目纳入统一管理、统一规范的前提下，结合采购代理机构的经营管理策略，根据重要性原则，对重要项目实行专门管理，形成关键控制点，在管理中做到有的放矢。1/31/202312良好的项目管理，不仅提高了管理的层次和深度，使各项管理制度的实施不再流于形式，而且有助于采购代理机构拓展市场、稳定收入，同时又大大降低风险。1/31/202313在项目管理的实际过程中，根据采购代理机构管理层的需要，可以进行如下三个层次的管理：层次一：针对性管理层次二：重点管理层次三：进取性管理1/31/202314层次一：针对性管理由于采购代理机构的采构项目繁多，不同性质的业务，其管理方式和侧重点是有所区别的，用统一的要求来管理显然是不合理的，更是不科学的。要对项目进行良好的管理，首先要对其按业务性质来分类，一般可划分为常规采购项目、特殊采购项目。如对计算机、汽车、办公设备等经常性项目，应当侧重对产品价格、服务、品质的信息调研；而对一些诸如医疗设备等专业设备的采购，则应当侧重对供应商的各项资质、业绩及产品性能的审查核实。1/31/202315其次，在管理过程中，应当严格地督促采购代理机构内部采购执业人员按照“公开、公平、公正”的原则，坚持规范的采购运作程序。对于常规性项目，采购一般会保持一定的稳定性，因此需对该类项目建立动态的数据库。数据库中应包括下列信息：项目供应商的经营规模、经营范围等，以了解各供应商在行业中的地位、行业风险及商业信用、服务质量；项目负责人和助理人员，以对机构内人员进行监督；采购期间，前后采购期间的对比，可为改进工作、提高效率提供依据等等。1/31/202316层次二：重点管理在上述分类的基础上，还可按业务的规模进行细分，业务规模大的采购项目无疑是管理的重点。随着政府采购制度的不断深入发展，越来越多的采购项目进入到政府采购市场中来，尤其是一些大批量的货物采购、市政工程建设项目等，对整个采购代理机构的业务收入而言，关系重大。1/31/202317在这种情况下，有两方面必须考虑：一是由于这类业务收入在整个采购代理机构业务收入中占较大的比重，在采购代理机构的经济利益可能受到影响的情况下，是否能保持其公正性；二是由于这类项目业务一旦丧失，会使采购代理机构大受损失，因此必须与采购人建立良好的公共关系，最大程度地为采购人提供满意的服务。由此，对这类项目进行单独管理，针对每一项目的特定情况研究制定相适应的采购策略与办法，就显得尤为重要。1/31/202318另一方面，对业务规模小的项目也不能忽视，因其可能存在两种情况：一是由于采购代理机构在该方面的知识和经验不足，应对其质量是否达到有关规定或服务是否令采购人满意予以关注；二是该类采购项目市场尚待开拓。1/31/202319层次三：进取性管理对项目可进一步细化，如按采购人行政层次可分为中央级、省级、地市级、区县级、乡镇级项目采购；按采购项目种类可分为货物类、服务类、工程类等。通过这种细分得到的统计数据，并结合政府公布的统计数据及其他资料，就可以大致推断出采购代理机构的市场份额，并对采购代理机构的发展前景作出判断，观察出新的市场机会。采购代理机构此时可以结合自己的人才优势，积极开拓新的政府采购市场。1/31/202320三、健全内部治理机制在政府采购代理行业逐步建立起来后，部分采购代理机构存在内部治理机制不到位、不完善的情况，并由此引发了内部不同利益体之间的矛盾激化和深层次管理问题，不同程度地影响着采购代理机构的正常运转和稳步发展。1/31/202321同时，内部治理机制不完善也直接或间接地导致采购代理机构质量控制制度的失控，削弱了执业风险控制能力，严重影响到行业的公信力。因此，健全和完善采购代理机构内部治理机制问题，是满足社会对行业要求的重要基础和根本保证。1/31/202322（一）完善章程是核心采购代理机构内部如果没有制定严格的准入和退出制度，关于股权设置、出资人条件、出资人加入与退出等内容在章程中也未加详细说明，那么，一旦出资人之间发生矛盾，就难以找到解决矛盾的依据。因此，加快完善采购代理机构的章程，是作为采购代理机构内部治理机制建设的核心。1/31/202323（二）建立科学的人事管理制度采购代理机构应建立与内部质量控制相结合的岗位责任制度、能上能下的晋级制度、能进能出的流动制度，充分调动一切积极因素，促进采购代理机构不断发展壮大。采购代理机构应与员工按照《劳动法》签订劳动合同，时间以3～5年为宜；合同中必须明确劳动合同出现纠纷时的处理方式，违约处理办法。1/31/202324（三）建立规范的财务管理制度采购代理机构应根据现行法规和自身发展的需要，建立规范的财务管理制度，并明确财务公开的内容。出资人之间应做到财务公开、透明。财务收支有章可循、有据可查，年终财务报表应经过外部审计。1/31/202325（四）建立合理分配制度采购代理机构应实行全面的统一管理、统一考核、统一分配。采购代理机构的利润分配，不应以“资合”作为惟一或主要的依据，而应“人合”与“资合”并重，责任承担与所获报酬匹配，物质鼓励与精神激励相结合，以调动采购代理机构各个层面的积极性。1/31/202326四、提高职业道德水平严格树立团队精神和整体利益观念，强调个人利益服从团体利益，杜绝私自揽业务、拿回扣致使采购质量下降的现象发生。制定“以事业培养人，用感情挽留人，用体制激励人”的发展战略。1/31/202327“只让员工讲奉献，不让员工讲索取”这种现象在目前的采购代理行业非常普遍。其结果是，员工频繁跳槽，这也是造成采购质量下降的一个重要原因。因此，采购代理机构的领导应该把员工的利益放在心上，对业务能力、责任心强的人员，采用职务、工资晋升等激励手段，加以褒奖；而对业务能力差、责任心不强的人员，则应坚决予以调整甚至辞退。同时，在采购代理机构内大力倡导一种尊重知识、尊重人才、诚实守信的良好风气。1/31/202328下篇政府采购代理机构如何依法开展代理业务？DoWhat?AvoidWhat?1/31/202329DoWhat?现实中，不少地区政府委托代理采购开展得很正常，而有的地区却事与愿违，采购双方经常发生矛盾。不是采购人说采购代理机构设了“陷阱”，就是采购代理机构说采购人不讲理，乱找“岔子”，甚至双方对簿公堂闹上法庭，以至于使委托代理采购失败，直接制约了采购代理机构这类业务的生存和发展。事实上，只要认真做到以下几点，这种失败是可以防止的。1/31/202330一、“协议”签订前要做到“四验证”一是验证采购人是否具有法人资格，若采购人没有法人资格，则其签订的委托代理协议就没有法律效力，发生纠纷就不能追究采购人的法律责任，也不能依法追究赔偿。同样，如果来采购代理机构联系委托业务的经办人员，未持有采购人出具的全权委托书，其代表采购人签订的委托代理采购协议也会失去法律效力。因此，在验证采购人是否具有法人资格的同时，还须验证其经办人员是否具有该单位法人出具的真实、完整的全权委托书。1/31/202331三是验证采购人提供的采购项目技术要求是否恰当和完整，稍有疏忽都会使本次采购不理想，不是所购物品技术性能不合要求、实用性差，就是所购物品的技术性能太高不合实际，浪费大，采购代理机构成了替罪羊。因此，认真验证其采购项目的技术要求非常必要。这不仅是对采购人高度负责任的具体体现，也还是提高采购代理机构服务水平的客观要求。二是验证采购人出具的政府采购项目预算，是否经过有权部门批准，未经批准的政府采购项目预算是“白纸一张”，到时，即使所购物品已采购到位，财政部门也会因此预算未经批准，拒绝支付采购资金。1/31/202332四是验证采购项目的资金来源。这是维护采购代理机构自身利益的需要，否则会影响两方面的经济利益，一方面是采购代理机构的代理费收不到位，另一方面是供应商的货款难以足额到位，这也是导致双方发生纠纷的多发环节。因此，验证其资金来源，不仅要验证其来源的真实性、完整性，还要看其付款方式的有效性。例如，对于分期付款，还要验证其采购人的诚信度，诚信度不高或不讲诚信的分期付款，会直接导致资金的不到位，所以验证采购人的资金来源切不可粗心大意。1/31/202333二、“协议”内容要做到“六具体”大量事实证明，委托代理采购协议不具体、内容笼统、过于简单，是导致纠纷经常发生的直接因素。因为“协议”内容事关双方责任、权利、义务界限的具体明确，稍有模糊就会发生相互推诿或纠纷。概括起来，以下六方面内容必须具体明确：①采购方式，②采购程序，③采购合同事项④时间要求，⑤供货事项，⑥违约责任内容1/31/2023341.在采购方式、采购程序内容的明确上：其次，实施“协议”所明确的采购方式、采购程序，涉及到由有关方承办的事项应具体明确，如采用的采购方式须报经批准的，还须明确由谁报批，一般来讲应由采购人报批。再如在公开招标中，须聘请公证机构参加的，应明确由采购代理机构聘请，并由其负担公证费。首先应按照《政府采购法》等法律法规所规定的采购方式、采购程序进行明确。不是采购人要哪种采购方式，就写那种采购方式；也不是采购人要简化哪道程序，就减掉那道程序，一切依照法律法规的规定进行明确。再次，在实施依法规定的采购程序中，涉及到人员的，应明确到具体人员，如实施询价采购方式，按规定须成立询价小组，则应明确双方参加的人数及名单，以及专家人数和如何确定具体专家人员的方法等内容。

1/31/202335某校委托该省一中介机构采购一批教学实验设备，被批准采用竞争性谈判方式，评审委员会由三人组成，一名是采购人代表，另外两名是业内专家。竞争性谈判文件规定递交谈判文件的截止时间是某日上午9点整，但由于代理机构通知得比较迟，两名专家均在9:30左右才进入评审室。此时，供应商的谈判文件已打开，采购人代表对各家文件均已过目。为了赶时间，专家粗略浏览谈判文件后，在采购人代表的建议下，列出了谈判提纲。9:40，排在第一位的供应商进入谈判室谈判。11:30左右，竞争性谈判文件规定的两轮谈判和报价全部结束，专家进入评审阶段。但此后，又有供应商陆续出入评审室。代理机构这样运作于法有据吗？如何把握竞争性谈判各环节的分寸？

案例1/31/202336开封：专家不在不好

谈判：相对比较动态

评审：要求绝对静态1/31/2023372.在采购合同事项的明确上：三要明确采购人应当认真执行《政府采购法》和《合同法》所规定的有关政府采购合同的所有条款，否则，发生问题后，采购代理机构就要承担相应的连带责任。一要明确采购合同应由采购人与供应商签订，若由采购代理机构以采购人名义签订合同的，应当明确由采购人向采购代理机构提交合法的授权委托书，并作为合同附件在协议中予以明确；二要明确委托代理政府采购项目的采购合同，自签订之日起七个工作日内，采购人应当将合同副本报同级政府采购管理机构和有关部门备案，并送采购代理机构存档；1/31/2023383.在时间要求的明确上：一是总体时间要求，要明确清楚二是阶段性时间要求，要明确清楚三是双方的时间责任，要明确清楚1/31/2023394.在供货事项的明确上：先要明确采购人的验收责任，采购人的验收意见为主要验收依据，采购代理机构的验收意见为次要或参考依据；其二，明确验收的具体方式和项目要求，如明确安装后试用半年或一年为验收结束期限；其三，明确供货方式、送货地点、服务标准。1/31/2023405.在违约责任内容的明确上：一要具体明确各自违约的主要表现二要明确违约责任追究的具体内容三要明确履约过程中当事人一方违约后的责任1/31/202341三、实施过程中要做到“三认可”采购代理机构在实施委托采购项目的过程中，所做的重要事项应当经采购人认可，即让采购人签字确认加盖公章。如果不这样做，采购人就容易钻空子，找岔子，以致于双方发生“口舌”，形成纠纷，乃至于使其前功尽弃。1/31/202342主要有三方面的事项必须经采购人认可：再次是当所购物品到达采购人所指定的送货地点，采购代理机构应当在收到经采购人签字确认加盖公章的验收报告后，方可向国库集中支付机构发出支付通知书，由其向中标（成交）供应商拨付货款，否则，采购人又有可能说所购物品的质量不合要求，以致于要采购代理机构赔偿损失。首先是采购代理机构编制的采购文件应经采购人签字确认，并加盖公章后方可对外发布，否则，采购人会说其采购文件表述得不全面或不完整，或内容有误等；其次是评审结束后，采购代理机构按照评审（谈判或询价或评标）委员会推荐的中标（成交）人顺序，确定中标（成交）人的书面报告，须提交采购人签字确认，并加盖公章后方可对外发布，即向中标（成交）供应商发出中标（成交）通知书，不然，采购人就有可能说评标程序不规范，评标结果不公正、不透明等；1/31/202343四、双方都要做到“四坚持”一是委托采购项目涉及商业秘密的，双方都必须坚持保密的原则，并且不得将有可能影响采购工作公正性的信息透露给利害关系人。二是在整个委托采购活动中，采购人与采购代理机构之间发生的意见交换、商谈活动，双方都必须坚持书面形式的原则。就是无论哪一方向对方提出意见，都应当向对方提交书面材料，或者双方商谈形成的书面文件，采购人与采购代理机构都应当在书面文件上签字并加盖公章，否则，其意见或商谈结果没有法律效力。1/31/202344三是采购人、采购代理机构之间签订的代理采购协议手续，双方必须坚持完整的原则。即政府采购代理协议一式四份，采购人、采购代理机构、采购人的预算主管部门及同级政府采购管理机构各执一份，这四份协议还须经双方代表人签字并加盖公章，才能生效。四是双方在整个采购活动中，不仅要做到既不越位，又不缺位，更重要的是要坚持友好协商的原则，无论是发生未尽事宜，还是发生争议，双方都应当坐下来进行友好协商，尔后签订补充协议来解决，这样才能确保政府采购委托代理采购项目的顺利完成。1/31/202345五、妥善处理供应商的询问和质疑《政府采购法》第五十四条规定，采购人委托采购代理机构采购的，供应商可以向采购代理机构提出询问或者质疑，采购代理机构应当依照该法第五十一条、第五十三条的规定就采购人委托授权范围内的事项作出答复。1/31/202346采购代理机构在采购活动中，具体办理有关的采购事项，如制作和公布采购文件，参与和组织采购过程中诸多环节的操作工作，向供应商通知中标和成交结果等。作为采购人的代理机构，往往直接面向供应商。在这种情况下，采购人对其已经委托采购代理机构办理的采购事项的具体细节，就不可能完全了解和掌握，甚至可能完全不了解和掌握。因此，赋予采购代理机构对供应商提出的询问或者质疑作出答复的职责，非常必要。1/31/202347关于采购代理机构负责答复供应商询问和质疑问题的规定，包括以下几个方面的含义：

采购代理机构一旦接受采购人的委托办理采购事宜，就开始以采购人名义对外从事采购活动，并与供应商直接打交道。在这种情况下，供应商就可以直接向采购代理机构提出询问和质疑。采购代理机构在收到供应商的询问后，应当及时作出答复，但答复的内容不得涉及商业秘密。对于供应商提出的质疑，采购代理机构也应当在收到书面质疑后七个工作日内以书面形式作出答复，并通知质疑供应商和其他有关供应商，但答复的内容不得涉及商业秘密。1/31/202348采购代理机构在接受采购人的委托办理采购事宜时，与采购人是一种委托代理关系，在采购活动中的权限要受委托权限的限制。因此，采购代理机构在对供应商提出的询问或者质疑作出答复时，只限于采购人委托授权范围内的事项，至于采购人委托授权范围以外的事项，仍然应当由采购人负责答复。1/31/202349需要注意以下几个问题：1．采购代理机构对于采购人委托授权范围内的事项，可以以自己的名义答复供应商。2．采购代理机构对于采购人委托授权范围以外的事项，不能擅自作出答复。如果供应商提出口头询问，采购代理机构应当告知供应商向采购人提出；如果供应商提出书面询问或者书面质疑，采购代理机构应当负责及时转送采购人答复，并通知供应商，不得无故将书面询问和书面质疑退回供应商。1/31/202350这边，政府采购代理机构正紧张地核实供应商A对另一供应商B的质疑；那边，供应商C想在截止时间之前把谈判文件递交上去，却因为代理机构工作人员分身乏术，只能焦急地拿着谈判文件等待。终于，代理机构核实清楚了A的质疑，证明B供应商有资格参加本次竞争性谈判采购活动，这时才有时间接收C的谈判文件，可是已经过了截止时间两分钟。代理机构接收了C的谈判文件，并决定将谈判时间顺延10分钟。在正式进入谈判程序之前，代理机构就变更谈判时间及原因等进行了公开宣布和征求意见，在包括A在内的所有供应商均未提出反对意见的情况下，开始了竞争性谈判程序，最终B成为成交供应商。案例1/31/202351这时，A质疑并投诉采购代理机构操作的合法性，认为其在接收谈判文件的截止时间到了之后，又接收C的谈判文件，明显不合法。当地政府采购监管部门做出处理决定：代理机构更改时间有客观原因，并且当时在场供应商均无异议，所以代理机构的操作程序合法，A的投诉无效。此投诉处理众说纷纭，关于如何坚持原则和该不该“灵活”操作的话题被争论得“一片火热”。1/31/202352AvoidWhat?代理机构违反政府采购公开招标规定的行为采购代理机构损害公平竞争行为采购代理机构违法处理采购文件的行为1/31/202353一、代理机构违反政府采购公开招标规定的行为①开标前泄露标底的；②在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的；③在中标、成交通知书发出后不与中标、成交供应商签订采购合同的；④不按招标文件和中标人的投标文件订立合同的，或者订立背离合同实质性内容的协议。1/31/2023541、开标前泄露标底的法律责任标底有一定的浮动范围，在政府采购实践中，采购人或政府采购代理机构一般将标底作为衡量投标报价的基准，过高或过低的报价将被拒绝。因此，开标前标底是保密的，任何人不得以任何方式泄露。泄露标底将会造成招标失败的后果。我国《招标投标法》第22条规定：“招标人不得向他人透露已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量以及可能影响公平竞争的有关招标投标的其他情况。招标人设有标底的，标底必须保密”。1/31/202355因此，在开标前泄露标底的，采购人、采购代理机构将承担法律责任。我国《政府采购法》第72条规定，采购人、采购代理机构及其工作人员，开标前泄露标底的，构成犯罪的，依法追究刑事责任；尚不构成犯罪的，处以罚款，有违法所得的，并处没收违法所得，属于国家机关工作人员，依法给予行政处分。1/31/2023562、在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的法律责任

在招标采购过程中采购人、采购代理机构与投标人进行协商性谈判的行为，采购人、采购代理机构以及招标的供应商都应负有一定的法律责任。依据我国《政府采购法》的规定，采购人、采购代理机构在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的，责令其限期改正，给予警告，可以并处罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由其行政主管部门或者有关机关给予处分，并予通报。1/31/2023573、不按照中标文件签订合同的法律责任

采购人、采购代理机构与中标、成交供应商应当在中标、成交通知书发出之日起30日内，按照采购文件确定的事项签订政府采购合同。中标、成交通知书对采购人、采购代理机构和中标、成交供应商均具有法律效力。中标、成交通知书发出后，采购人、采购代理机构改变中标、成交结果的，或者中标、成交供应商放弃中标、成交项目的，应当依法承担法律责任。依据我国《政府采购法》的规定，采购人、采购代理机构在中标、成交通知书发出后不与中标、成交供应商签订采购合同的，责令限期改正，给予警告，可以并处罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由其行政主管部门或者有关机关给予处分，并予通报。1/31/202358二、采购代理机构损害公平竞争的行为①采购代理机构以不合理的条件对供应商实行差别待遇和歧视待遇的；②与采购人或供应商恶意串通的；③采购代理机构或其工作人员接受贿赂或获取不正当利益的。1/31/2023591、采购代理机构以不合理的条件对供应商实行歧视待遇的法律责任

采购代理机构在资格审查程序中对供应商实行歧视待遇，以不合理的条件限制或排斥供应商。如采购人、采购代理机构对投标人的资质、过去的业绩、资金情况、信誉等各个方面进行全面审查。但采购人、采购代理机构为了达到排斥部分潜在投标人的目的，往往在资格预审时提出不合理的要求或条件，使得一些潜在的投标人丧失了参与投标的机会。同时，对潜在供应商实行歧视待遇。如在报价上对某一产品、设备实行优惠；明示或暗示在同一条件下优先选择的供应商。1/31/202360无论通过资格审查程序对供应商实行歧视待遇，还是对潜在供应商实行歧视待遇，都违反了我国《政府采购法》和《招标投标法》等规定，都要承担法律责任。我国《政府采购法》第71条规定，责任限期改正，给予警告，可以并处罚款，对直接负责的主管人员和其他直