外贸出口单证操作流程详解

文档大全文档大全外贸跟单业务流程跟单员对出口货物的跟单工作主要有：接单，跟进生产，出货跟踪，制单结汇等。一．接单接单也即合同的签定，订单的取得。合同的书面形式并不限于某种特定的格式。任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量，价格，交货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信件，电报或电传，都足以构成书面合同。下单方式：客户下单的方式有：通过，Fax,Email或书面合同等方式。接单的途径：交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，利用我们的网站，等等。接单的形式：在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限制，最常见的是：合同〔CONTRAC〕合同有销货合同SALES和购货合同PURCHASE CONTRAC。前者由卖方草拟，后者由买方草拟。确认书〔CONFIRMATIO〕它比合同要简化些。对异议，仲裁，不行抗力等条款都不列入。它也有销货确认书〔SALES CONFIRMATION〕和购货确认书〔PURCHASE CONFIRMATIO。这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。而合同用的比较正规。机器设备，大棕贸易的进出口。还有协议书，意向书，订单和托付订单等。节。〔INQUIR〕又叫询价。〔OFFE〕条件，并情愿依据这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。〔COUNTER-OFFE〕又叫还价。项交易条件，并情愿按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。二．审单：即审核合同审单内容：确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。审单方法：产品名称，规格：审查时产品代码是不是自身的产品？与我们的产品资料能否对上号？有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。质量：也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进展审单的首要条件。数量：应审查货物的数量是否可以准时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。约数：如合同数量前加“约约字的含义解释不一。有的认为是2。5%，有的认为是5%。按《跟单信用证统一10%的增减幅度。单价，总额的审查：客户下单有的会将单价标出，我们要比照我们的报价表审查是否对？总额有没有加错？客户下单，要查看我们给他的报价。通常我们以美元为结算货币，但也有以其它币种的。要留意的是〔英镑，港币，欧元〕价格条款的审查：出口货物的单价条款，也称价格术语，常用的有：FOB船上交货价〔指装运港的价格条件〕C&F〔FreightorCarriagePaidto…..〕运费付至指定目地的交货CIF本钱+保险费+运费〔指目的港〕价格常用的FOBCFRCIF几种价格的换算及公式介绍如下：FOB价格换算为其它价：CFR=FOB+运费FOB价+运费CIF价= 1-保险费率X投保加成CFR价格换算为其它价：FOB价=CFRCFR价CIF价= 1–保险费率X投保加成CIF价格换算为其它价：FOB价=CIF价X〔1–投保加成X保险费率〕-运费CFR价=CIF价X〔1–投保加成X保险费率〕付款方式审查：付款方式是否能承受？LC，付定金，等等。支付的货币能否承受？包装要求的审查：工厂的产品本身有自已的包装，展现给客户能否承受？客户供给的包装〔彩印，尺寸〕我们能否做？客户供给的包装资料是否齐全？〔内包装，外包装，标签，说明书〕内包装：普合，白合，彩合，吸塑外包装：纸箱，木箱，桶装，编织袋。最主要是唛头印刷。交货期的审查〔1〕跟单员应审查交货期是否合理，公司是否能准时筹备到货物，并装船送达。交货期一般应规定一个期限，而不是某个具体日期。期限有长有短。2周，3周，或一个月，二个月，一个季度或更长。交货方式的审查：运输主要有海运，陆运，空运，邮寄等等。注：如运费由客户支付，客户打算交货方式。如我们付费，尽量用海运。如报的价是连同海运价，而客户要求空运〔赶销售出局部的费用。关于样品：要猎取订单，备好样品是很重要的一步。寄名目，样本：预备样品。工厂现有的款式款客户来样。特别是品可能要反复修改几次。跟单员肯定要保存好最终确实认样品，以免客人在下单时找不到确认样。在国际贸易中，凭样品成交的比重很大。作为跟单员，我们要做到：有完整的产品资料，主动进展宣传。品的本钱，价格要进展核算。品的制作要留有实样。客户的来样要保存好原样。三．形式发票：PROFORMAINVOICE买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇，在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名称，规格，价格等条件开立的一份参考性发票。这种发票在成交后不能代替正式发票使用，对双方都无最终约束力。为了区分于正式发票，它必需明显说明“形式发票”字样。形式发票上一般要显示订单的相关信息〔收货人，合同号，形式发票号，开出日期。产品信息〔品名，数量，价格，交货期。合同条款〔价格条款，付款方法。此外，供给我们的银行资料以便客户开证或汇款。留意几点：.〔FOB,CFR,CIF〕.交期要明确.〔L/C,T/T〕四．出货跟单的根本程序：出口货物跟单是跟单员对履行合同的跟进。它以货，证，船，款为中我们将这些程序概括为：筹备货物：按订单及信用证的要求，按时，按质，按量地备好货物。L/C银行信用。L/C为支付方式的合同进展催证，审核和修改的跟踪工作。催证：货物快完成时，要催证。审证:主要问题：受益人名称地址、金额、装运港、装期、特别条款等。改证：审证后觉察问题是常事。包装上，总金额，效期，包括拼写错误。要求对方修改，一份L/C，可能有几处问题，我们要一一指出，一次性修改。订仓装船：货物备妥，L/C没问题后，我们就要进入到出货装柜，租船订仓和装船的阶段。按CFR 和CIF成交的，我们负责租船订仓和装船的手续。首先：出货装柜：跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事。这当中要做的工作有货柜选择，制作装箱单，跟踪装柜等。货柜选择〔订舱时就必需确定所需的柜型：依据货物的不同而选择不同的货柜。常用的有：20’29–30立方/17.5吨 40’58–61立方/22.5吨 40’H68–71立方/27.5吨制作装箱单：装箱单着重表现货物的包装状况。应包括出货的品名规格，数量，箱数，毛净重，包装尺码，总体积，箱号，唛头等。跟踪装柜：出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。帮助生产部门安排好人员装柜。货柜到厂后，跟单员要监装，指导货物的摆放。(4)制单结汇：是出口货物跟单的最终一个环节。L/C，合同或其它单据的内容制作各种单据。要在L/C的有效期内将单据送交银行。出口单据主要有：汇票，发票，海关发票，提单，装箱单，产地证，商检证，保险单等。结汇:L/C收到货款了。单据要求：正确，完整，准时，简明，干净前期预备工作：〔只是站在船务的角度〕：1、确认客户具体资料：CONSIGNEE，DESTINATION，EXPORT FORWARDER2、确认客户的要求：客户的最晚交期，是否要求验货，是否分批出运，客户需要的单证，特别留意是否需要供给熏蒸证书，单证是否需要认证〔产地证，发票有些国家需要大使馆认证〕3、需要预备的其他文件资料：SALESCONFIRMATIONORPROFORMAINVOICE，合同上应注明结汇方式：L/C或D/P、D/A或T/T或其他。L/C1L/CL/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应马上请客人改证。D/P与D/A：D/P〔Documentsagainstpayment)是跟单托收方式下的一种交付单据的方法，指出口方的交单是以进口方的付款为条件，即进口方付款后才能向代收银行领取单据。分为即期交单〔D/PSight〕指出口方开具即期汇票，由代收行向进口方提示，进〔D/Paftersightorafterdate),指出口方开具远期汇票，由代收行向进口方提示，经进口方承兑后，于汇票到期日或汇票到期日以前，进口方付款赎单。D/A承兑交单(DocumentsagainstAcceptance)〔或代收银行〕“承兑”就是汇票付款人〔进口方〕在代收银行提示远期汇票时，对汇票的认可行为。承兑的手续是付款人在汇票上签署，批注“承兑”字样及日期，并将汇票退交持有人。不管汇票经过几度转让，付款人于汇票到期日都应凭票付款。〔D/PSight〕〔相对L/C而言但也存在客户因市场价格等问题而不付款赎单，假设要做，只能做信誉较好、长期交往的老客户。T/T：要确认定金比例和到账时间。②产品资料：包括产品的包装方式，包装尺寸，毛净重，外包装唛头，整个订单的柜型、柜量。4、跟进订单的整个生产进程，货物备好前7个工作日制作订舱通知书，确保预订符合生产进程及客户要求的船期，并依据实际状况安排商检〔出境货物换证凭单21天〕、安排验货。5、木质或木质包装的产品需要做商检，需要预备出境竹木草制品厂检记录单〔本厂供给〕，出入境货物包装性能检验结果单〔包装材料供给商供给〕6、要了解的一些概念：结关日期，截港日期、报关日期结关日期：一般来说，结关这个词出自船公司的结关期”〔又叫截关期公司截止收取放行条的时间，由于船公司没可能等到临开船前才截止收取文件资料，需要肯定时间来整理、配载、通知下港、联系泊位等等手续，因此要在船开〔靠〕以前的肯定时间内截止收取文件资料。也就是说货物必需在此日期前进港并已完成报关，报关行已将报好关的放行证明交至船公司，否则货物无法上船。结关是指进口货物、出口货物和转运货物进入一国海关关境或国境必需向海关申报，办理海关规定的各项手续，履行各项法规规定的义务；只有在履行各项义务，办理海关申报、查验、征税、放行等手续后，货物才能放行，货主或申报人才能提货。同样，载运进出口货物的各种运输工具进出镜或转运，也均需向海关申报，办理海关手续，得到海关的许可。货物在结关期间，不管是进口、出口或转运，都是处在海关监管之下，不准自由流通。截港日期：是指截止货柜进港的日期，货柜必需在此日期前进港，也就是我们安排装柜的时候，必需在截港日期的前一天。报关日期：货物向海关申报的日期，在结关日期之前申报。船务主体工作：1、 租船订仓。10个工作日向船公司下达订舱通知书。订舱通知书上包括的内容有：发货人，收货人，出运港，目的港，货物描述，货物数量，货物材积，货物重量，唛头，柜型，柜量，需订船期等。2、确认舱位。通常下达订舱通知书后，即可以向客户指定货代询问估量的船期信息，确定是否符合客户的要求，是否符合工厂的生产进程。不符合客户要求的，应准时向客户确认。赶不上客户工厂生产进程的，则要求工厂调整生产安排，假设生产安排实在有问题，则只能恳求客户同意预定的船期。3、商检。供给销售合同、发票、装箱单、出境竹木草制品厂检记录单、出入境货物包装性能检验结果单。办理商检需要三个工作日。商检必需在货物出口报关前一个工作日办出。4、安排拖柜。通知生产部门具体装柜时间。通知生产部门装柜要求：装箱单填写要求，货柜最晚装完时间等。〔结关时间紧迫的状况下〕生产部派人监装，确保所装货物型号、数量与合同全都，所装货物包装完好无损。装柜时，避开飞蛾蝇虫飞进集装箱。装柜完毕，上封条。不能破坏封条，一方面，封条破坏不能确保货物安全到达港口，另一方面，另买封条会产生费用。短装或多装状况准时了解，确保结汇单证的单货全都。做装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，估量抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头等。5、制作出口报关单证。〔PACKINGLIST)、发票(INVOICE)、出口报关单、出口收汇核销单、报关手册〔假设涉及进口材料〕6、托付报关。通常要给报关留出两天时间〔船截关前〕。7、提单确认。8、费用确认。9、预备结汇文件。商业发票、装箱单、FORMA原产地证书：FORMAL/C的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需供给报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORMA证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进展再加工。一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会