物业公司标准化体系文件资料档案管理规定模板

重要资料档案管理规定1目的为规范xx物业管理有限公司的重要资料管理工作，使公司各类重要资料能够及时收集、妥善管理及合理有效使用，制订本管理办法。2适用范围本标准适用于xx物业管理有限责任公司的重要资料档案的管理工作。3管理职责3.1行政人事部负责公司档案资料的管理工作，负责收集、整理、监督、指导、管理本公司的档案工作。3.2各部门、各管理处应明确专人负责档案资料的收集、协助行政人事部资料员整理、做好档案管理工作。3.3管理处客户服务部指定专人负责本管理项目的专项档案资料的管理工作。3.4资料管理员要及时、准确地向上级领导和有关业务部门提供祥实的档案资料并建立相关的档案查阅、借阅制度和手续。4程序和要求4.1本规定所指的重要资料档案内容4.1.1党群、文化工作档案是指物业公司开展党委、工会、团委工作时形成的各种文件材料。包括奖状、证书、旌旗等。4.1.2行政管理和经营管理档案物业公司在日常公务活动、内部管理工作及开展经营活动中形成的档案。包括物业公司经营发展文件。4.1.3是指在各种建筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用维修中形成的建设档案，主要指物业的接管验收的材料，以及以后物业管理活动中改建、扩建、维修和养护时形成的文件、图纸资料。接管验收资料包括：a)房产资料：房屋、设备及其附着物业清单、清册及表格。b)技术资料：竣工图纸、地质勘察报告、工程预决算书、图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面图、平面图、房屋及设备使用技术资料。c)接管资料：公用设施（设备）验收情况、验收合格凭证、物业移交管理书及房屋、公用设施、设备及图纸接管验收清单、物业完好情况、接管文件。4.1.4是指作为物业管理公司固定资产的机器设备、仪器、仪表的档案。包括车辆、通信设备、计算机、复印机、保洁设备、维修设备等说明书、安装维修记录等文件、图纸资料。4.1.5是指物业公司在经营管理和各项会计核算中直接形成的作为历史记录保存起来的文件材料。包括会计凭证、会计账簿、会计报表等。包括有关财会的政策性文件、财会工作计划总结、成本预决算文件、以及财会会议文件等。4.1.6包括各类员工的照片、各类证件的复印件以及反映员工各方面情况的材料等。包括公司人员设置、调配、变迁文件、人事劳资文件4.1.7是指物业公司针对员工进行岗位培训等继续教育所形成的档案。4.1.8是指项目管理活动中形成的，反映物业状况、业主和住户变迁以及物业管理部门的管理、服务、经营活动情况，具有查考利用价值的各种形式的文件材料。1)物业清册反映物业单元自然状况和权属状况的文件材料。2)物业维修档案在进行各单元维修、养护时所产生的一系列文件材料。包括维修审批表、修缮图纸、验收合格证明、修缮工程许可证、工程预结算表、安全鉴定书、材料单。对于整栋大楼或公共设施的大项维修养护时所形成的维修材料属于基建档案。3)物业租赁档案物业管理部门在开展租赁业务时，形成的包括租赁合同等档案资料。4)业主（住户）档案包括入伙通知书、物业管理服务合同、业主公约、业主验收房屋交接表、房屋装修申报表、装修履约书、住户情况登记表、身份证明材料。5)物业管理服务档案物业管理部门在开展绿化、环卫、安全防范、车辆管理等工作及为住户提供委托服务、开展经营活动所产生的文件材料。4.2档案资料形成的基本要求4.2.1物业管理工作的手续和程序必须标准化，每个工作环节必须做好记录。4.2.2物业管理使用的载体材料必须规范和宜长期保存。4.2.3物业管理使用的记录材料、记录手段、记录技术必须科学。4.2.44.2.54.3档案资料的整理4.3.14.3.24.3.3根据一级类目各自特点设置二级或以下类目。业务量大、档案数目多则设下一级类目，反之则不设，以免复杂化。4.3.44.3.5物业档案的立卷，要体现更加条理化、系统化，便于保管和利用。案卷包括：一是经过整理的文件本身，二是整理过程中形成的卷内目录、卷内备案表、案卷封面、封底、卷盒4.3.6归档时间要求：1)各类合同、协议、证照资料应在办妥后的第一时间交行政人事部登记存档，部门负责人为第一责任人。2)图纸资料类接管验收手续办理完毕后，即刻移交归档。3)音像、照片材料在活动结束后向资料管理员及时移交。4)会计档案整理后在财务部保存两年后向档案室移交。5)公司档案室的立卷归档装订工作于次年四月底结束；4.4档案资料的管理4.44.44.44.4.4档案保管要做到以防为主，防治结合。防止“4.4.4.44.44.44.41)定期检查：一般一年或两年一次，按照目录逐卷检查。2)不定期检查：在库房发生被盗、水、火情况，保管人员调换工作等情况时检查，发现问题再全面检查。3)检查时必须做检查记录，以一级目录为单位，报告内容包括检查工作的组织、人员、检查时间、进行情况、发现问题及处理意见等。4.5借阅档案管理4.54.54.5