医院人事档案代理存在的问题及对策-档案管理论文

3/3医院人事档案代理存在的问题及对策-档案管理论文

中图分类号：G275.9文献标识码：A文章编号：1003-9082（2023）12-00-01

人事代理制度是指在国家人事法规、政策的指导下，尊重单位用人自主权和人才择业自主权，由政府人事部门所属的人才交流服务中心为综合代管机构，接受用人单位和个人的委托，为其提供人事管理工作方面综合性服务的制度。它的最大特点在于实现人事关系管理与人员使用的分离，变“单位人”为“社会人”。

目前，医院实施的人事代理主要是保存人事档案关系为主的人事代理制度。这一制度，打破了医院原有的封闭、单一的用人管理机制，也使医院人事档案工作由传统的管理模式，拓展为“传统的人事档案管理模式+人事代理档案委托管理模式”。由于这一制度推出时间不长，产生了一些亟待解决的问题。

一、人事档案代理制度不健全，代理双方责权不清

代理人员的人事档案在代理初期就存放在人事代理机构，即“人才交流服务中心”，这些档案多为院校转递而来，里面记载的全是在校时的信息。而就业后在医院不同工作阶段中形成的新的档案材料，则由医院人事档案员定期转交到人事代理机构。这样不难看出，人事代理机构对医院代理人员的人事档案的管理仅仅是局限于档案保管，处于相对静态，而更多的档案动态管理工作如收集、整理、归档、鉴定等环节全都在医院。档案保管和档案管理不是一个概念，保管仅是管理（代管）的一个环节。人事代理机构是人事档案管理主体，而实际上只承担着人事档案的保管职责，其他许多档案管理环节和职责却在医院。这一状况，不同程度上影响了代理人员的人事档案管理，导致了人事代理制度不能充分发挥其应用的作用。

二、代理双方信息不对称，人事档案代理缺乏信任度

1.从代理方来看

由于代理机构对被代理人员的情况一无所知，被代理方就存在因为私利而提供虚假档案材料的可能。当前，许多单位对档案工作重视程度不够，常处于“边缘化”状况，因管理松懈和工作疏忽产生的漏洞百出，为某些别有用心的人制造假档案提供了可乘之机，加之现在的人事代理档案由医院向代理机构流转的过程不规范，也为造假者提供了机会。

2.从被代理方来看

现有体制下，对人事档案代理机构尚缺乏监督约束机制，人事档案代理机构容易受到利益的驱动，在被代理人毫不知情的情况下，窃取、泄露被代理人的档案信息，甚至篡改[1]。

三、“人档分离”带来的众多负面影响

1.被代理人的某些观念，对人事代理制下的人事档案工作带来的负面影响

有些被代理人认为自己的档案不在本人所属的单位管理，而由代理机构管理，觉得不放心；还有的认为自己和非人事代理人员不一样，没有归属感。有些档案材料该交的不交，拿在个人手里，导致代理的档案不齐全、不完整。

2.从代理机构方面来看，其代管的档案内容上具有相对滞后性

因“人档分离”，人事代理机构的人事档案，其内容反映的是前一个阶段的信息，而近一个时期和以后在履历、考核、鉴定、学历、职称、工资等方面新形成的档案，反映不出来。因为档案在医院从形成、收集、整理、到归档需要时间，归档后再从医院转交人事代理机构必然有一个时间差。这样，从人事代理机构角度看，已有的档案不能反映代理人的现实情况，档案的提供利用功能相对弱化。

3.从医院方面来看，被代理人的档案在利用上很不便利

“人档分离”，造成人在医院，而档案却在人事代理机构。遇到单位工资调整、任职选拔、晋升职称、考核定级、函调政审、党团关系等问题需要查阅档案时[2]，先得与人事代理机构联系，再去人事代理机构查档，或是将档案借回查阅，医院的人事档案员要疲于往返奔波。这不仅极大地影响了工作效率，也为医院领导决策和人事工作顺利开展带来众多不便。

如何解决上述问题，笔者认为应采取以下对策：

（1）建立健全人事档案代理工作各项规章制度

建立一套完善的人事档案代理工作制度，使医院和人事代理机构明确各自对人事档案的收集、整理、归档、移交等环节的工作职责和范围，规范医院和人事代理机构的人事档案管理程序，使人事档案代理工作步入健康、有序的发展轨道。同时，要建立人事档案管理监督机制，成立人事代理人员档案管理监督小组。小组由医院和人事代理机构双方人员组成，专人负责人事档案管理监督。每年至少一次以上抽查代理人员的档案管理情况，发现问题除及时整改，还应配套追责机制。

（2）更新思想观念，全面提升人事代理档案管理水平

这种新的人事档案管理模式要求医院与人事代理机构双方的档案管理人员在思想上要更新观念，与时俱进，真正从思想上适应新制度。在业务上，认真学习，系统掌握人事制度改革的有关政策、法规，掌握人事档案管理知识和新制度下的要求，努力提高日常操作技能和整个人事档案管理水平。此外，被代理人员也要转变观念，应该积极配合人事代理机构开展工作，主动及时地移交有保存价值和参考价值的个人信息材料，以便充实自己的人事档案，为相关部门考察选用人才提供真实资料。

（3）加快?底只?和网络建设，提升整个人事档案管理水平

人事代理机构要对档案原件扫描后实现数字化，然后在计算机网络技术支持下，建立相应的人才信息网站，与用人单位实现网上信息链接。用人单位可借助这个平台，查阅本单位代理人员的电子档案。了解社会保险的缴纳、学历、职称、履历等信息，切实解决