六轮安徽项目办档案管理(一)

六轮安徽项目办档案管理

目的意义收集范围管理原则分类方法常规资料项目活动资料管理方式档案管理的目的及意义档案资料的完整性、准确性和系统性，是保障项目工作规范开展的重要保证在信息分享的过程中要做到：正确、及时、完整以便于：1、开展督导评估工作2、项目工作经验的推广3、信息查询的方便、快捷资料收集范围所有与项目有关的具有保存价值的资料，都属于资料收集的范围档案资料管理是一项常规的工作，包括资料的收集、整理、分析和存档以及结果的发布等档案资料管理也是一项长期的工作，所以项目实施单位在活动过程中要及时收集、整理与项目相关的各种资料档案管理原则专人负责、规范整理、集中管理活动结束7天内完成资料（会议、培训、督导等）

收集整理存档档案管理原则电子版的材料应及时备份、专人管理、层次分明，以便于查询和利用做好电脑安全工作和档案数据保密工作对涉密数据文件必须加密码保存，杜绝敏感数据和重要文件的泄漏档案资料分类方法_常规资料11、管理制度包括：项目办公室组织管理制度及人员分工财务管理制度设备（供应品）及固定资产管理定期例会制度档案管理制度信息管理督导评估制度等档案资料分类方法_常规资料22、收文、发文收文和发文都应该有签批、登记发文可按时间顺序排列，收文可分部门、按时间排列档案资料分类方法_常规资料33、工作计划：按类别和时间排列。

4、工作总结：按类别和时间排列。

5、各类报表：分本级报表和下级报表两种。按照内容和领域进行分类，每类按时间排列。档案资料分类类方法-常规资料46、财务管理资资料：包括财财务报表、财财务报告、审审计报告等，，分类别、按按时间顺序排排列。7、设备供应品品资料：分类类别，按时间间排列。8、工作动态/简报/通讯：可分为为国家、省级级、本级、其其他等四类，，每类按照时时间排列档案资料分类类方法-常规资料59、基线调查资资料：根据基基线调查要求求，可包括方方案、计划、、原始调查表表、访谈记录录、数据库、、总结、分析析报告、地图图等。10、项目协议：：包括上级与与本级、本级级与项目实施施单位、项目目办与相关项项目工作人员员签署的项目目协议。11、常用信息：：项目有关人人员的联络方方式、职责分分工、相关表表格等。档案资料分类类方法-项目活动1、培训材料：：（1）参加上级培培训，主要内内容包括：培培训通知、日日程、参会人人员回执原件件、通讯录、、培训讲义、、培训体会/小结（必须包包括时间、地地点、参与人人员、主要内内容、产出、、体会）等。。可按部门、、按时间进行行排列。（2）本级举办培培训，主要内内容包括：培培训通知、日日程、签到簿簿、通讯录、、培训讲义、、总结（时间间、地点、参参与人员、主主要目的、内内容、培训产产出、效果评评价）、活动动声像资料活活动预/决算。2、会议材料：：（1）参加上级会会议，主要内内容包括：会会议通知、日日程、通讯录录、会议材料料、会议体会会/小结（时间、、地点、参与与人员、主要要内容、产出出、体会）等等。（2）本级举办会会议，主要内内容包括：会会议通知、日日程、签到簿簿、通讯录、、会议现场材材料、会议记录、会议纪要或或总结（时间间、地点、参参与人员、主主要目的、内内容、效果评评价）、活动动声像资料、、预/决算等。3、宣传活动资资料主要内容包括括：通知、实施方方案或工作计计划、签到簿簿、通讯录、、宣传相关过过程材料、总总结（时间、、地点、参与与人员、主要要目的、内容容、效果评价价）、声像资料、预/决算等。4、督导评估资资料主要内容包括括：督导通知、督督导方案/计划（包括督督导目的、督督导对象、督督导方法、人人员分工、时时间安排、评评分标准及要要求）、现场场督导记录和和督导报告[包括督导时间间、地点、人人员、督导内内容和方法、、督导结果（（包括上次督督导问题的落落实情况、工工作亮点及经经验、存在的的问题和解决决问题的建议议）]。六轮安徽项目目活动资料主主要内容项目建议书（（原始稿）评审意见书项目建议书（（修改稿）协议书实施过程材料料（包括通知知、讲稿、人人员名单、小小结、出台的的文件、相应应的声像资料料、新闻报道道及其他佐证证材料）项目进度报告告（申请项目目超过一个季季度的需每季季度定期提交交项目进度报报告，内容包包括项目活动动在一个季度度中组织和实实施工作的进进展、财务进进展等）现场督导评估估材料（具体体包括是否按按照计划和预预算开展工作作，档案材料料是否整齐、、完整，财务务执行情况等等）完工总结报告告（具体包括括项目的组织织实施过程、、项目产出、、预期目标完完成情况及财财务决算等））竣工验收报告告（由督导单单位执行，具具体内容包括括是否按照计计划开展工作作，是否按照照预算支出，，进度报告是是否及时提交交以及档案资资料是否整齐齐、完整等））。六轮安徽项目目活动主要的的目标人群暗娼和嫖客男男性行为者者校外青少年艾滋病感染者者/艾滋病人及其其家庭受艾滋病影响响的儿童针对以上目标标人群，六轮轮安徽项目活活动分为四个个领域：MSM干预领域、暗暗娼和嫖客干干预领域、校校外青少年干干预领域、艾艾滋病人及儿儿童关怀领域域。六轮安徽项目目活动资料收收集（1）发放宣传资资料及安全套套：发放记录录表、现场活活动声像资料料（2）咨询检测：：咨询记录、、检测单、检检测结果（3）转介服务：：转介单及转转介回执六轮安徽项目目活动资料收收集2（4）干预、外展展服务：现场场活动记录、、活动照片、、活动小结结（5）招募志愿者者/同伴教育员：：签订协议议书，明确工工作任务（6）同伴教育：：现场活动照照片、工作记记录六轮安徽项目目活动资料收收集3（7）培训：通知知、日程、签签到、预/决算、讲义、、照片、小结结（8）会议：通知知、日程、签签到、预/决算、会议记记录、照片、、小结；如是是例会，可仅仅作会议记录录、并留有影影像资料等佐佐证材料。六轮安徽项目目活动资料收收集4（9）有奖竞赛：：活动方案、、物品发放记记录、活动小小结、现场照照片（10）举办晚会：：节目单、、照片、晚会会小结（11）兴趣小组活活动：现场活活动照片、签签到、活动记记录、活动小小结六轮安徽项目目活动资料收收集5（12）聘请专业技技术人员：聘聘书/合同（13）编印培训教教材：编印小小组成员名单单、教材。（14）技术指导/培训：技术小小组成员名单单、指导/培训内容、满满意度调查、、受益者签名名、现场照片片、小结。（15）产品推介介会：通知、、议程、会议议记录、签到到、现场照片片、预/结算、小结六轮安徽项目目活动资料收收集6（16）基线调查：：调查方案、、调查表、现现场照片、基基线分析报告告、调查小结结（17）调查评估：：调查方案、、调查表、调调查报告/小结、活动照照片（18）终期评估：：调查问卷、、访谈记录、、活动照片、、调查报告/总结六轮安徽项目目活动资料收收集7（19）对HIV病人随访/检测：随访表表/记录、检测单单、现场照片片、（20）心理咨询：：咨询记录（21）家访：家访访记录表、被被访者签名、、照片、总结结（22）项目区考察察：考察日程程、人员名单单、活动照片片、交流材料料、考察报告告五、项目资料料管理方式项目资料保存存形式包括纸纸质档案、电电子文件档案案、声像资料料档案、年度度资料汇编和和上墙信息等等。各类形式式档案资料应应分别保存，，每类形式资资料应参照上上述方法分类类保存，且分分类方法要保保持一致。五、项目资料料管理方式1.纸质档案：分分类、装订成成册，以档案案盒（袋）的的形式保存。。2.电子文件档案案：包括所有有电子版的文文档和声像资资料，各类资资料可以根据据不同的载体体形式分别保保存，并定期期进行备份。。五、项项目资资料管管理方方式3.声像资资料档档案：：指与与项目目有关关的声声音、、图像像和影影像资资料，，各类类资料料可以以根据据不同同的载载体形形式分分别保保存。。4.上墙信信息：：包括括全球球基金金项目目管理理机构构示意意图、、项目目办公公室职职责和和分工工、各各种制制度等等相关关信息息。5.年度资资料汇汇编：：对于于定期期产出出的资资料可可以考考虑在在一个个项目目年度度结束束后，，分别别进行行统一一装订订，形形成年年度资资料汇汇编。。五、项项目资资料管管理方方式针对不不同保保存形形式的的资料料，应应分别别建立立资料料档案案信息息一览览表，，详细细说明明存档档资料料的内内容，，包括括分类类信息息（包包括档档案盒盒/袋编号号、类类别、、序号号等））和资资料信信息（（名称称、数数量、、提供供者、、存档档时间间、保保管人人等）），上上述信信息应应在资资料存存档时时由保保管人人及时时填写写。各类档档案盒盒（袋袋）编编号必必须是是唯一一的，，可采采用多多级编编码的的形式式，便便于增增加类类目。。五、项项目资资料管管理方方式纸质档档案、、年度度资料料汇编编和声声像资资料档档案在在资料料保存存盒上上注明明本盒盒资料料类别别和资资料信信息，，电子子文档档可以以用文文件夹夹