会展运营管理

会展运营管理

会展经营策划师课程第一节、展会管理

展出服务与管理的对象主要包括：

参展商、观众、新闻媒体、行业协会政府主管部门、国际组织等，另外还包括展位搭建商、展品运输代理、旅游公司和指定酒店等。一、布展期间的实务与管理1.布展布展是指展览会开幕前的现场布置与筹备工作。

（1）参展商（2）办展机构

2布展期间办展机构提供的服务和管理

1）布展前准备（1）有关报批手续的办理★工商部门；★消防部门；★海关部门；★公安部门；★指定搭建商和展品运输代理★外地车辆通行证问题

（2）展馆布置

2）正式布展（1）展位搭建协调工作。（2）现场施工管理和验收。（3）组织相关部门现场办公为参展企业提供服务。

3）预展二、开幕式1展会开幕式现场管理

1）开幕式现场检查与安排

→

对开幕式现场布置和相关设备的最后检查以及对安全保卫与其他活动参与人员的安排和管理等工作。→具体工作：

（1）对各种设备及参与人员进行详细地检查，确保开幕式的顺利进行。（2）在开幕式开始前要根据邀请嘉宾人数的多少和级别，做好贵宾室的安排。（3）做好贵宾的迎接与引导工作。2）媒体接待与管理

→展览会开幕前，办展机构要主动与有关媒体取得联系。→引导不同的媒体从不同的侧面对展览会进行连续或跟踪报道。→提高展览会的社会知名度和扩大展览会的影响力。2展会开幕式程序1）开幕时间和地点2）出席开幕式的嘉宾

3）开幕式讲话稿和新闻通稿

4）开幕式程序3展出现场的咨询服务与协调三、参展商的展台工作1）参展商的展台接待工作2）宣传资料和纪念品的发放3）业务洽谈工作4）展品演示及现场销售5）展台记录和市场调研四、办展机构的现场咨询服务与协调工作1）专业观众登记★设立位置：通常会专门在展出现场出入口附近区域设立专业观众登记处和观众登记通道。★作用：为观众参观、观众信息咨询、观众与参展商进行贸易谈判等提供便利和服务。（1）是展览会观众数据库重要的信息来源，（2）可以及时准确地更新和补充观众数据库的信息，（3）对改善客户关系管理和调整宣传推广策略有着重要的作用。（4）观众信息是评价展览会品质的主要依据。2）展览会资资料的编制制和发放★办展机构一一般要准备备好以下几几种资料：：参观指南、、观众登记记表、相关关证件、门门票、会刊刊等资料。。3）展览会证证件与门票票管理展览会证件件一般包括括以下几种种：（1）参展证，，供参展商商进出展馆馆使用；（2）布撤展证证，供搭建建商和参展展企业相关关工作人员员在布展和撤展展时使用；；（3）专业观众众证，供专专业观众人人场参观使使用；（4）贵宾证，，也叫VIP证，供到会会参观的嘉嘉宾使用；；（5）记者证，，供各新闻闻媒体记者者使用；（6）工作证，，供办展机机构有关工工作人员使使用；（7）车辆通行行证，供参参展商、观观众和到会会嘉宾在展展馆停车场停车使使用。4）展出现场场秩序管理理→办展机构通通常对展位位发出的音音量做出控控制，声像像设备的音音量应低于于50分贝，使其其不对观众众或其他相相邻展位构构成干扰。。→参展商只能能在自己的的展位派发发各种资料料，不得在在他人展位位和通道上上派发，也也不得在通通道上摆放放宣传品和和宣传资料料。→办展机构一一般要负责责展场公共共区域的清清洁卫生，，展出期间间以及每天天闭馆后派派出相关人人员清洁和和打扫这些些区域，同同时向参展展商提供展展位清洁有有偿服务。。5）开展参展展商和观众众意见调查查，做好有有关信息的收集整理理。6）知识产权权保护。7）闭幕准备备工作。8）提供其他他关联服务务。五、突发事事件管理1紧急医疗（1）制订各种种预防应急急措施。（2）组织者可可以邀请卫卫生医疗机机构协助在在展出现场安安排医疗人人员。（3）保持任何时时间的联络通通畅，如有紧紧急情况发生，立立即安排救护护并送医院急急救。2火灾防范（1）应做好展展出期间各阶阶段的消防检检查，（2）应重点检查查消防设施是是否完好，同同时检查场馆馆电路系统，有无无易燃易爆物物品、自动灭灭火系统与灭灭火设备是否配配各完好有效效、安全出口口是否畅通等，以消除火火灾隐患，防（3）让每一个与会者都知道遇到火灾时所采取的应对措施，告知客人逃生步骤以及紧急逃生出口，把这些注意事项编入参展须知，并发放到与会者手中。

3卫生问题4自然灾害5恐怖袭击6游行示威7展品安全管理理1）配备安全全设施和保卫卫人员2）展品的安安全管理展品的安全保保卫涉及4个阶段：→展品进场布展展期间→展出参观期间间→闭馆期间→撤展期间六、配套活活动的组织→较常见的的配套活动：：论坛、新产品品推介会、技技术交流会、、研讨会、比比赛、娱乐活活动和各种表表演等。→作用：它们是展览会会的有益补充充，一般办展展机构都会积积极安排和协协调，以保证证展览会取得得更好效果。。1开（闭）幕酒酒会。2技术交流会、、研讨会。3表演、比赛和和其他娱乐活活动。七、撤展的服服务与管理1撤展管理→展览会的撤展展工作主要包包括：展位拆除、参参展商租用展展具退还、展展品处理和回回运、展场的清洁和和撤展安全保保卫等工作。。→撤展工作必须须在展览会闭闭幕后开始，，但是撤展准准备工作应该于展览期期间甚至开幕幕前就予以考考虑和准备。。→办展机构通常常向参展商发发放《撤展通知》，参展商须按按《撤展通知》有关规定撤展展。→撤展工作人员员须佩带撤展展证方能出入入场馆。1）展位拆除2）租用展具的的退还3）展品的处理理和回运参展商的展品品有4种处理办法：：出售、赠送、、销毁和回运运。4）展场清洁2撤展后续工作作1）费用结算2）致谢3）拓展和巩固固客户关系4）与有关方面面商谈下届展展览会合作与与代理事宜。。3宣传报道第二节、会议议的现场管理理一、会议现场场注册★会议现场注册册是与会代表表到场后接触触到的第一个会议活动。。★会议现场注册册程序要尽可可能简单，注注册速度要尽可能快。可可先做好四个个方面的工作作：一是注册材料料的准备充分分；二是尽早让与与会代表了解解注册程序；；三是注册现场场要有足够的的空间；四是注册现场场的分工要明明确。同时要要安排一些协助注册册的机动人员员。1．注册台的要要求（1）地点的选择择。（2）注册台标志志。（3）注册台的搭搭建。2．注册分工（1）预先注册。。（2）现场注册。。（3）领取会议文文件。3．现场注册的的时间不同规模的会会议现场注册册的时间安排排不尽相同。。4．注册数据的的处理二、会议社会会活动的安排排会议社会活动动是会议工作作中非常重要要的一部分，，一般包括：1．会议开幕式式安排（1）开幕式时间间。（2）开幕式地点点。（3）开幕式会场场布置。1）主席台的布布置。2）会议代表席席的布置。3）贵宾室的布布置。（4）贵宾的接待待。（5）代表进入会会场。（6）新闻闻记者者的接接待。。（7）安全全保卫卫。（8）交通安安排。2。闭幕式式的安排排三、会议议专业活活动安排排1．会议报报告安排排

（1）会议室安排。

（2）会议设备安排。

四、会议议餐饮活活动安排排1．欢迎招招待会的的安排（1）时间的的安排。。（（2）地点的的选择。。（3）招待会会的形式式。（（4）招待会会的餐单单。（5）现场人人数的修修正。（（6）招待会会的入场场。（7）招待会会的过程程控制。。（8）结算。。2．欢送宴宴会的安安排（1）时间的的选择。。（（2）地点的的选择。。（3）闭幕宴宴会的形形式。（（4）闭幕宴宴会的菜菜单。（5）人数的的预定。。（（6）闭幕宴宴会的程程序。3．茶歇的的安排4．会议午午餐的安安排第三节会会展场场馆管理理一、现代代展览中中心的一一般特点点★建筑规模模宏大★展览设施施齐全★设施功能能多样二、现现代展览览中心的的建设要要求（一）展展览中心心的规划划要求→选址要求求→长远规划划→内部布局局要求→展厅功能能设计要要求（1）展厅外外观要求求。（（2）展厅面面积要求求。（3）展厅层层高要求求。（（4）地面承承重要求求。（5）出入口口要求。。→布展空间间要求三、现现代展览览中心的的设施管管理★供供电管理理★供供水管理理★空空调管理理★★电电梯管管理★照照明管理理★★消消防管管理★通通信管理理★★信信息管管理★广广播管理理四、现现代展览览中心的的环境管管理★建筑物的的保护★卫生清洁洁★安全保卫卫★环境整治治要搞好场场馆的环环境整治治，一要要靠制度度，二要要靠宣传传，三要要靠具体体人来负负责执行行这些规规章制度度。五、会展展场馆的的运营1会展场馆馆运营管管理的模模式主要有3种，即企企业自主主管理、、政府管管理以及及行业协协会管理理。（1）企业管管理即由由企业出出资建设设，会展展场馆建建成后成成为会展企业业的资源源，由该该企业对对场馆设设施统一一管理。。（2）政府管管理是国国内外最最为主要要的管理理形式之之一，即即由政府投资资兴建，，会展场场馆作为为城市的的公共设设施或形象建筑筑而存在在。（3）行业协协会管理理。2会展场馆馆建设的的结构调调整（1）布局结结构调整整（2）规模结结构调整整（3）资本结结构调整整3会展场馆展会会的经营定位位（1）按照规模予予以市场分类类（2

（3）按照办展形式予以分类2010年10月ThankYou!9、静夜四无无邻，荒居居旧业贫。。。2023/1/62023/1/6Friday,January6,202310、雨中黄叶叶树，灯下下白头人。。。2023/1/62023/1/62023/1/61/6/20238:57:19PM11、以我我独沈沈久，，愧君君相见见频。。。2023/1/62023/1/62023/1/6Jan-2306-Jan-2312、故人江江海别，，几度隔隔山川。。。2023/1/62023/1/62023/1/6Friday,January6,202313、乍见翻疑梦梦，相悲各问问年。。2023/1/62023/1/62023/1/62023/1/61/6/202314、他乡乡生白白发，，旧国国见青青山。。。06一一月月20232023/1/62023/1/62023/1/615、比不了得得就不比，，得不到的的就不要。。。。一月232023/1/62023/1/62023/1/61/6/202316、行动出成果果，工作出财财富。。2023/1/62023/1/606January202317、做前，能够够环视四周；；做时，你只只能或者最好好沿着以脚为为起点的射线线向前。。2023/1/62023/1/62023/1/62023/1/69、没有失败，，只有暂时停停止成功！。。2023/1/62023/1/6Friday,January6,202310、很多多事情情努力力了未未必有有结果果，但但是不不努力力却什什么改改变也也没有有。。。2023/1/62023/1/62023/1/61/6/20238:57:19PM11、成功就是是日复一日日那一点点点小小努力力的积累。。。2023/1/62023/1/62023/1/6Jan-2306-Jan-2312、世间间成事事，不不求其其绝对对圆满满，留留一份份不足足，可可得无无限完完美。。。2023/1/62023/1/62023/1/6Friday,January6,202313、不知香香积寺，，数里入入云峰。。。2023/1/62023/1/62023/1/62023/1/61/6/202314、意志坚强的的人能把世界界放在手中像像泥块一样任任意揉捏。06一月20232023/1/62023/1/62023/1/615、楚塞三三湘接，，荆门九九派通。。。。一月232023/1/62023/1/62023/1/61/6/202316、少年年十五五二十十时，，步行行夺得得胡马马骑。。。2023/1/62023/1/606January202317、空山新新雨后，，天气晚晚来秋。。。2023/1/62023/1/62023/1/62023/1/69、杨柳散和风风，青山澹吾吾虑。。2023/1/62023/1/6Friday,January6,202310、阅读读一切切好书书如同同和过过去最最杰出出的人人谈话话。2023/1/62023/1/62023/1/61/6/20