浅谈加强党校档案管理工作的信息化建设-档案管理论文

5/5浅谈加强党校档案管理工作的信息化建设-档案管理论文

一、党校档案

古往今来，无论是国家政治大事，经济社会生活实录，各行业领域的新闻轶事，都离开档案信息的归纳与整理。档案工作，本身就是一项从案头工作到实践操作再到案头工作的过程。档案室将档案实体与档案信息通过分类整理的方式，封存并保护档案信息的完整性与安全性，不仅是对过去历史实践的有效记录，也有利于指导今后的实践操作。党校档案管理，因党校的特殊性质，其管理的重要性不言而喻。党校档案的整理与管理，是对我党发展历史中的文化积淀的再现。了解与认识党校档案，不仅能够有利于以史鉴今，能够积累经验教训以规划党的未来与指导社会建设与实践，此外，也是我们了解党的历史，了解社会时代背景，了解党校活动的真实记录。不同时期，不同层面，党校信息资源的管理，都产生着巨大的影响力量。

二、党校档案管理工作的信息化建设

党校是中国共产党对党员以及党员干部进行教育、培训的主要场所。党校是提高党员自身思想道德修养，培养党员国际视野、天下情怀的关键。无论是关乎党的建设与经济社会发展等重大问题展开的研讨会，还是与各校外研究机构开展的学习、培训工作，都是党校教学、科研、行政管理的重要环节。而档案是党校工作开展中必不可少的信息资源，因此，党校档案管理极为重要。随着社会经济的不断发展与进步，信息时代进程日益加快，并对社会各行业领域发挥了重要作用。就党校的档案管理而言，也需要紧跟时代步伐，加强其档案管理的信息化建设，为党校工作开展提供便捷条件，为党校建设助力。

（一）加强党校档案管理意识

现代化社会，档案的信息化建设与管理是顺应时代潮流发展趋势的，也是其迈向现代化的一个节点。档案信息化，简而言之，就是运用现代信息科学技术，实现档案信息资源的高效管理。其中，对档案信息的数字化处理，信息数据的录入，分类整理归纳，以及信息资源的保存于处置，档案室管理以及档案管理工作人员的服务等，都将以现代科学技术为理念基础，全方位的实现档案管理的信息化建设。档案管理的信息化建设已经成为现代管理的一个必然，因此传统的档案管理认知不到位，重视程度不够的问题势必影响其拓展进程。因而加强党校档案管理的信息化建设的一个首要任务，即是加强党校档案管理意识。

1.党校全体人员的管理意识

传统档案管理中，将工作范围界定到对事无巨细档案信息的整理与存档中，且档案室成为档案管理的主要甚至是唯一的实施者，这就导致党校整体的档案管理意识薄弱的问题。无论是党校领导还是教学与行政管理者，都一定程度上疏忽了对自身档案管理意识与责任的自觉度，使得档案室工作人员的工作范围与工作力度大大增加，工作重点无法长期保持一致。而各级党校领导应该对此引起足够的关注与重视。可以通过借鉴学习的方式，扬长避短，激励党校建设。其中，可以通过宣传片推广宣传，学习优秀先进市级、基层等党校档案管理工作，从细节着手，学习其管理精髓，并举一反三，与党校自身实际现状相结合，强化实际工作管理。

2.档案管理人员的专业素质

档案管理人员是日常档案管理工作的中心力量，其自身的知识结构是影响党校档案管理现代化建设的重要因素。传统纸质档案管理系统下，工作经历长，经验广的管理人员的档案管理知识结构在现代高速发展的信息化社会下逐渐显示出老化与衰退的迹象，并不能够及时的顺应信息技术发展水平做出相关的有效调整，而年轻的入职经验缺乏的新人工作人员，尽管对现代信息技术了若指掌，但却并不能将网络技术、信息系统与档案信息资源的整理相统筹起来，网络信息技术掌握的业务性与档案整理的管理性、技术性并为完全一致，这就给档案管理的信息化建设制造了难题，一定程度上影响着其信息化建设进程。因此，提高档案管理人员的专业素质，是关键所在。网络技术的更新、升级，使得信息化建设已经走向社会各行业领域，而高素质人才是保障其贯彻落实的重要中坚力量。信息化建设要求专业过硬的业务素质，超凡的实践操作能力，工作人员即需要具备科学专业的档案信息知识，也需要掌握现代化的档案管理理念，案头工作与指导理念的共同结合，更有利于档案管理的信息化建设。一方面，需要提高档案管理人员的思想素质。党校本身就是培训、教育党员以及党员干部的教学场所，这一教育工作同时可以贯彻到党校工作的任一人员中。档案管理的实体，决定了档案工作的机密性与政治性，因此，在日常的档案管理工作中，需要坚守政治信念，树立一丝不苟的工作作风，将档案管理工作的现代化建设与党校建设利益相结合，积极完善各项工作，深层次挖掘档案信息资源的潜在价值，为党校教学、科研与行政管理提供可用资源。意识理念范畴上树立对档案管理工作的正确理念，是提升自我工作意识与专业素质的重要环节。此外，档案管理工作较为繁杂，档案信息资源的收集、分类、汇编、整理录入、存档环节中的任一环节出现问题，都会使得档案信息受到损坏，因此档案工作的细致性不容置疑。而在?@日复一日、年复一年的工作中，难免出现懈怠现象。因此，可以通过设定适当的奖罚制度以规范与激励工作人员。其中，可以借助现代科学技术手段，建立数据库，将档案工作人员的个人信息与档案管理绩效录入到档案管理系统中，同时也可以将党校其他行政人员与教学科研人员的个人数据并入其中，将其自身参与的档案管理工作、管理质量与个人的薪酬升降，年终评选列入参考范围，激励党校全体人员共同协助档案管理工作，营造党校档案管理的良好作风。

（二）健全档案管理制度档案管理工作量巨大，任务繁重，传统纸质档案管理的一个缺陷就是档案整理的效率性问题。现代化社会背景下，信息技术水平的升级，为档案的有序、高效管理提供了便捷条件。而实现档案管理的有序化，就需要实现档案信息化标准的规范化。诸如档案信息著录，著录是档案信息资源管理的第一步，是后续检索、信息二次利用的关键所在。档案著录包括著、录两种形式。著，就是将档案信息的主题内容运用简洁的字、词对档案信息进行标引的过程，其作用类似于现代论文数据库检索中“关键词”的功能，输入关键词信息就可以检索到相关档案资料。因其主要作用是用于信息检索，因此原本信息档案资料中的自然语言的转化急需文字功底与敏感度，以增强档案信息资料的检索效率与资源利用率，充分发挥档案信息的潜在价值。而录，则是对档案资料的基本信息诸如、时间等抄录到著录条目上，其抄录内容时档案信息原本固有的形式特征，不需要工作人员额外的文字甄别与选用。党校档案管理中，各信息资料的使用率空前，重复利用率极高，党校教育、科研、行政管理的各个环节中都需要档案信息资源的支持，因此高效的检索档案信息成为档案管理的重要部分。实行档案管理的规范化管理，健全档案管理制度，是增强档案管理工作技术含量的有效策略。著录格式标准在不同国家有不同的要求，但总体而言，一定要符合档案管理与档案利用的宗旨。其中，需要尊重全宗原则，即在档案信息材料的收集、整理、归纳中，需要甄别档案来源与档案顺序，按照顺序进行整理。此外，个人档案与组织档案也应该分类归档。档案信息的管理，不仅仅是简单信息资料的著录、存储，还包括对信息资源的采集与提炼，在深层次分析的基础上，将档案资源按级别管理。一般而言，档案管理主要以全宗、案卷群、案卷以及事项等四种著录标准，不同等级标准的档案在管理过程中需要遵循严格的著录标准，即便是最小信息管理单元，项目的档案整理，也需要按级别归档以显示其档案深度。

（三）保障档案信息安全性

现代化社会，信息技术的高速发展，也为网络安全带来了一定程度的挑战。尤其是对于机密性极强的档案管理工作而言，其电子档案的存储、清洗难度更大。此外，党校档案馆的开放程度也一定程度上影响档案的信息安全性。传统纸质档案的保密范畴居于实地存储空间的安全性，而电子信息档案库的安全性则是网络技术范畴问题。因此，档案信息资源的管理、档案数据库的开发与共享都必须符合国家保密规定。档案管理的信息化建设，本身就是为了强化服务目的，增强信息资源潜在价值。档案信息资源的共享，是信息化建设的一个重要部分。党校档案资料浩瀚繁杂，独立完成档案信息资料的著录于与整理的工作量巨大，因此可以与党校其他文献管理部门、图书馆等合作，实现资源互补。此外，档案管理的信息化建设，是以电子设备为基本载体的，档案信息资源的共享、传输、存储过程对电以及设备的依赖程度极高，因此在档案管理过程中，需要高度关注与重视设备损坏风险。同时，计算机网络安全故障、黑客技术以及网络病毒等故障问题的存在，使得计算机网络安全隐患成为档案信息安全性的因素之一。一方面，这要求党校档案中心招聘与培养高素质高技能的专业人才，以保障与维护网络信息资源安全。档案服务工作繁杂，也可以选择外包服务商，将档案管理工作交由专业管理部门负责，制定合同与满意度评价体制，严格审查档案管理质量。另一方面，也需要高度关注网络安全，加强相关立法，加大网络犯