第二章2会务工作

第二章会议管理第三节会务工作实训三案例分析第三节会务工作案例引入

这里就是美丽的西湖风景区了，这次会议就要在这里召开……西湖风景区会务组办公室：杜拉拉：“各位同仁，明天与会代表就要陆续来了，我们今天提前入住，按照李总的指示，一定不能出任何差错，省市旅游部门主管领导、宋董事长和李总经理明天就要到，大会后天正式开始。现在，会务组主要抓紧准备会议资料，确定负责会议记录、会议简报的人员；并拟好相应的意向书格式，会后若有客户要求洽谈合作事宜，也好先签一份意向书，为进一步合作打基础。后勤组要与西湖风景区的服务部门加紧配合，一一落实客户的各项服务；特别是会议的值班与保卫工作，那是丝毫差错也不能出的地方，一定要亲自实地审查。下面我先发一份“会议事务处理规定”单，两个组要一一对照落实，填好后交给我，若有什么落实不了的，我好赶紧上报处理。”会议事务处理规定（一）

会议计划检查要点：项目审核备注会议名称

会议时间

会议主题和议题

与会单位和人员

人数

主持人及工作人员

会议资料

会议筹备及活动审核要点议程安排会议应发资料会议记录安排幻灯或录影设备会场预订制作来宾名册纪念品的制作与发放预订回程票会场布置

宴会及座位顺序安排

新闻摄影

酬谢金

住宿安排

胸章名牌

看板和标示板

支付食宿费用及出纳

会议值班及保卫

那么，杜拉拉的会前安排工作究竟符合要求不，我们先学习一下相关知识吧。相关知识一、会场安排二、会场设备布置三、会议值班与保卫工作要根据会议的规模、性质和需要来布置会场。不同的布置形式，体现的意义、气氛和效果均不相同。

一、会场安排会场布置是一项有明确意图的会务工作，其根本目的在于创造与会议主题、性质相适应的会场气氛，从而有利于实现会议的目标。会场布置的重要性主要有以下五条：1、充分利用场地，在会场面积有限的情况下，合理安排座位格局，可以最大限度地充分利用会场；2、提供完备的会议设施，可以确保会议的需要；3、安排好座位和座次，能够充分体现会议的有序性；4、可以运用座位格局和会场装饰的特殊效果，营造会议气氛。5、要根据会议的规模、性质和需要来布置。不同的布置形式，体现的意义、气氛和效果均不相同。（一）会场布置方式会场布置方式相对式分散式全围式半围式1、相对式主席台与代表席采取上下面对面方式，突出主席台的位置。分为礼堂形、教室形、弦月形。（1）教室形会场（2）弦月形会场2、全围式不设专门的主席台，所有与会者均围坐于一起。分为圆形、椭圆形、长方形，多边形。3、半围式介于相对式与全围式之间，设有主席台，但在其正面和两侧安排代表席，这样即突出了主席台的地位，又有融洽的氛围，比较适合中小型工作会议。分为马蹄形、T字形、巩桥形。4、分散式将会场分为若干个中心，每一中心都有一个主桌，在一定程度上，即能突出主桌的地位和作用，又给与会者提供多个交流的机会，气氛较为轻松和谐。分为圆桌形、方桌形、V字形。（二）会议座位位置1、主席台座位安排主席台是会场的中心，一般大中型会议都应设主席台。布置主席台时，前排必须是通栏，后排可根据需要安排通栏或分栏式；主席台上可设讲台、话筒，以突出发言的重要性；重要大会的主席台边还应有休息室。主席台座次的安排：主席台座次安排，既是一项技术性工作，也是一项严肃的政治性工作，行政管理人员一定要极其认真负责地对待。首先，请领导确定在主席台就坐人员的准确名单；其次，确定其中身份最高的人员就座于主席台前排中央，其他人员按先左后右（以主席台朝下个为基准）、一左一右顺序排列，如下图：⑤③①②④（单数）

⑥④②①③⑤（双数）2、会场人员座次安排

横排法，即按照会议人员名单，以姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列竖排法，即将横排法中从左至右改为从前至后纵向排列左右排列法，即将横排法中从左至右改为以主席台为中心，向左右两边交错排列。（三）会场气氛布置会场气氛直接影响到与会者的情绪，这关系到会议的效果。营造良好的会场气氛，是行政管理人员创造力和想像力的重要表现。1、悬挂会标

将会议的全称以醒目的标语形式悬挂于主席台前上方，即为会标。会标能体现会议的庄严性，激发与会者的积极参与感。2、悬挂会徽

即能体现或象征会议精神的图案标志，一般悬挂于会场前上方中央位置。会徽可以是组织已定徽标，如党徽、国徽、团徽、警徽等，也可以向社会公开征集，如北京2008奥运会会徽“中国印”。3、调设灯光注意灯光的亮度，一般主席台上的灯光要比台下代表席灯光要亮；色调，要注意不同色调会给与会者不同的感官刺激，如红、粉、黄、橙亮丽明快，给人感觉热烈辉煌，适合庆典类会议，蓝、绿、紫庄重典雅，给人感觉严肃端正，适合一般工作会议；4、安插旗帜重要的会议宜在会场内外插一些旗帜以烘托气氛；标语，简洁明快的标语口号能振奋与会者精神，强化会议主题5、摆放花卉适当的花卉能给人清新活泼之感，既能点缀会议氛围，又能减轻与会者长时间的疲劳。会场布置注意事项在布置会场时，要注意以下几项：1、会场吸烟事宜；2、如与会者之间彼此并不熟悉，则应考虑是否事先准备姓名卡片；3、试听器材：黑板、报纸、幻灯机、投影仪、放映机等基本工具的准备情况；4、除非是较长的会议（超过一个半小时的会议），否则尽量不要提供茶点，以防与会者分心；5、当议程甚短且无需做记录时，可考虑采取站立的方式开会。二、会场设备布置重大或重要的会议和活动场地的关键设备应配备两套，包括话筒、扩音机、音响等，一套在会议和活动实施时正常使用，一套作为应急备用。1、音响设备；2、灯光设备；3、试听设备。三、会议值班与保卫工作

会议要有严密的值班和保卫工作，中大型会议，秘书要有24小时值守，以保证会议顺利结束，并随时应付各种突发事件。奥运会安保16亿美元1、值班工作坚守岗位；会中协助搜集有关信息和资料；控制与会无关人员随便出入会场；督导专职服务人员的具体服务工作；备有公司及各部门领导、后勤服务主管人员的电话通讯录；协调会中各种矛盾等。2、保卫工作重要人员的人身安全；重要文件；会场和驻地；会议设备；与会者私人贵重物品等。实训三实训目的：掌握会场布置的方式及会议座位安排

拉拉这次受李总委托，作为会务组和后勤组的召集人，责任重大。如会场布置、会议座位安排、会议气氛布置之类的事，最好不要让她分心，请你代她处理这三件事，主要是：

1，选择什么样的会场布置方式最为恰当？说出理由，并画出你所布置的草图。

2，会场的座位如何安排，一并画出草图。

3，如何将这次恳谈会的气氛布置到最好效果，可用语言描述，也可简单画图说明。案例分析1、尴尬的冷场

一次，某单位召开党代会。会务组会前起草的“大会开幕式程序（送审稿）”中列有“奏（播放）国际歌”的一项。大会秘书处一位负责人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式时进行，于是把这个项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主要负责人定稿时，又把该项圈了回来。

会务组的人员凭印象只记住已删掉了奏国际歌的程序，而对后来又被圈了回来一事未加注意，因此对于在大会开幕式上“奏国际歌”一项事前未作音响准备，当主持人在大会上宣布“奏国际歌”时，无法奏出，一时形成了冷场。幸好会务组长急中生智，立即上台挥拍领唱，这样才圆了场。会后领导同志说，这一事故应严肃批评，吸取教训。但在关键时刻能得到及时补救，这一点值得表扬。2、“僧”多“庙”少

庆康公司正在召开职工代表大会，有数百人参加。听完总经理报告后，进入小组讨论时却出现麻烦：有的小组向会务组反映会场太小，人坐不下；有的埋怨小组分组不合理。一时间怨声载道，不可收拾。原来会务工作组在划分小组时，打乱了单位编制，按人数平均分配，每组32人，但是会场却有大有小，有的小组坐进去显得很空，有的小组根本坐不下。由于打乱了编制，一个小组里人员互不熟悉，因此，讨论起来就显得放不开，气氛不够热烈，影响了讨论质量。

3、住房安排错行政挨批评

一次，某市召开工作会议，与会人员420人。为把会议开好，市委发出通告，要求各单位把人员名单提前报来，以便编组和做好有关的准备。会务工作组接待科长，按领导要求和编印的名单一一安排好住宿并写好住房卡，领好房门钥匙。报到的那天，与会人员到报到处报到，拿到住房卡和钥匙就不需排队，也