高效的邮件文化

高效的邮件文化

--如何在电子邮件中提高工作效率

解决电子邮件带来的困扰在“职业与生活平衡性调查”中，电子邮件超负荷已被列为一个重大问题！如果处理每封邮件耗时3分钟：-总经理300-500封/天；-专业总监100-200封/天-经理20?50?100封/天优化电子邮件的编写和管理，降低邮件文化所带来的困扰，提高工作效率！提高自己邮件的管理水平，也是节约同事的时间，提升团队的效率！我们应该知道，电子邮件沟通——一对多。完成面向多个群体和大量人员的交流给予对方时间安排弹性无法见面时的信息及时更新交流的第一阶段（会前资料交流）。而之后的几个阶段（也是更有价值的阶段）应该采取其他方式，如一对一交流、主要人员/营运层会议，面对面交流分析最新情况

替代面对面的交流用于解决争议性或过于复杂问题永远被当做处理问题的最快方式作为情绪发泄的工具有利于但是，不应该电子邮件管理编写环节应注意的原则阅读及管理环节应注意的原则高效的电子邮件管理为了提高效率而交流确保收件人阅读了邮件后，可以清晰知道你所提出的要求用最有效率的方式进行处理和反馈控制电子邮件耗费你的时间编写电子邮件明确目的–为什么要写这封电子邮件?对于本次沟通目的而言，电子邮件是否是恰当的沟通方式？内容性质复杂性时效性期望达到什么目的？—清晰表达目的通知询问意见寻求支持申请批准是否所有应该包含信息都包含在电子邮件里了？

是否有遗漏的重要信息（对方可能会反问的问题）？有效地利用标题栏标题栏中写明主题及所需要的反馈在标题栏中注明“！”、“紧急”（仅在确实紧急的情况下）或“请即回复”等字眼引起收件人注意无效率标题：“会议资料”、“销售报表”、”供参考”有效率标题：时间+地点+人物+明确的请求编写电子邮件编写电子邮件举例：如何有效的利用标题栏必要时，使用“紧急”字眼标题栏中描述简明扼要包含事件及解决时限,例如

“紧急：请在周四上午9点钟客户会议前批复500吨1840#的降价申请！”

“请在本月25日之前确认上海工厂RPS装船和结价的事宜”编写电子邮件明确你想要什么，以及从何处获得用邮件第一句话来表明目的“以下需要您的同意（批准）”或“征求您的看法”“请阅后24个小时内回复”仅供参考。FYI，FYR（可不必回复）。明确应当由谁处理你的邮件明确表达谁应当对你的邮件给予反馈？一般而言“收件人”是默认的要求回复的对象，而“抄送”可以不回复。被“暗送”的则不应回复。不要在在“收件人”一栏里输入太多收件人，除非能够明确说明由谁负责回复你的邮件。如果每个收件人都需要回复，则明确表示“请所有收件人回复”。编写电子邮件发件人:

小王

收件人: 郝总,李总抄送: 崔总主题:

销售任务目的不明确×没有说明谁应当做出反应。写到中间才表明目的。“意下如何”和“申请批准”是两回事。发件人:

小王收件人:李总抄送：崔总、郝总主题:

建议增加12月份营销费用目的明确√主题栏概括建议第一句明确阐述诉求及希望得到谁的批准简明的总结，除了需求之外没有多余的话举例：明确你想要什么，以及从何处获得李总、郝总,如果没有额外的预算，四季度的业务就很难进行。在反复查阅现有的销售报表之后,我发现12月的压力较大，因此我建议增加2万元的营销费用以保证完成销售任务。不知您意下如何？小王李总，请求得到您的批准，在12月份增加2万元的营销费用，以保证完成四季度的销售任务。现有销售报表提供的数据显示该月份完成任务的压力较大。小王编写电子邮件简明扼要，易于理解简明是关键（人们更喜欢读简明的邮件）为你的长篇大论抱歉，不值得原谅！让邮件简短扼要-最多写3段不要让收件人用电脑的滚动条才能看到重要信息分条列点，避免大段文字优化文本，方便收件人在预览框里面浏览写英文邮件时，请务必：永远用拼写检查工具来检查语法和拼写错误；表达和文法不需要完美，但必须清楚明了，不要有歧义；慎用缩写和简拼–商务邮件的专业性和对阅读者的尊重.（例如U代替you;hv

代替have;可以在和朋友、下级的邮件中，但不宜在和客户、上级的邮件中。）编写电子邮件清晰说明对回复的要求一般回复的时限标准（对于收件人而言，24小时内回复应该是基本标准；对于发件人而言，对方在48小时内回复都是合理的）；如果一封电子邮件是在周末才收到的，也可以在周一早上上班后尽快回复；如果事情很紧急，不要仅仅依赖电子邮件，还要电话跟进落实，或直接面谈；如果项目需要在某个时间或者日期前完成，务必在邮件上说的明确具体。编写电子邮件减少无效邮件的发送邮件沟通“事不过三，过三就面谈”！如果就同一问题在邮件上的讨论超过三次，要么是该问题太复杂，要么是太情绪化，或者是不易理解，此时就需要面谈解决。不必要在本可以一对一的邮件中都抄送上级领导；只在以下情况下抄送：

领导需要了解进度/投诉对方不合作/需要领导协调事宜/表功或互相表扬

如果并不需要让所有人看到你的回复，可以仅回复给发件人；不要纯粹只是转发，应加入简短说明（包括说明转发的目的）。编写电子邮件慎用大容量附件如果需要提供参照资料，最好在正文中剪切粘贴表格或图表；不要在没有任何说明的情况下发送大量附件；应该在正文中概括附件数据的内容、影响及收件人应采取的行动；确实需要的情况下应将附件大小控制在5M以内（专为文件传递的情况除外）；否则，应将文件放入共享空间，告知相关人员查看和下载路径。编写电子邮件对事不对人发件前再三斟酌，因为你永远无法知道这封邮件最终会落入何人之手，被别人如何使用；总是注意电子邮件中的语气和态度；绝不在生气时使用电子邮件，而是：先起草邮件，在草稿箱放上几小时；直到紧绷情绪缓解，再次阅读邮件，重新编辑，去除过于情绪化部分后再发送。编写电子邮件重质不重量邮件发得再多，文字写得再长，也不能确保你取得你希望的结果；与其漫不经心地写50封邮件，不如高效地写好10封邮件。电子邮件管理编写环节应注意的原则阅读及管理环节应注意的原则高效的电子邮件管理为了提高效率而交流确保收件人阅读了邮件后，可以清楚知道你所提出的要求用最有效率的方式进行处理和反馈控制电邮耗费的时间管理电子邮件每天查看邮箱3-4次相对固定处理邮件的时间，例如在每天开始上班、中午、下班之前和晚上休息之前这几个时段检查电子邮箱；安排“电邮专攻”时间——每天集中精力花30-60分钟集中处理电邮中最重要的问题；对于标明“紧急”的邮件要及时处理，其余项目分类/保留，留待空闲时处理，但最长不要超过48小时；管理电子邮件读件时分轻重缓急从最新收到的邮件开始读（原因如下）就某个话题发出第一封电邮开始，现在可能已经往来过数次电邮了；内容可能已经你上次了解的基础上有所推进；按照发件人和标题来分辨邮件的轻重缓急。（重要客户和上级的邮件优先处理）首先阅读标题栏包含“紧急”与“请即回复”的邮件利用预览窗口—不直接打开邮件，通过浏览信息的绝大部分，也可了解情况并反馈。“供参考FYI”类邮件可稍后再读（安排时间来阅读此类邮件）管理电子邮件有效利用文件夹不要将收件箱当成你仅有的全部文件夹系统建议不同名称的文件夹，利用邮件管理软件提供的过滤器，将邮件收入不同的文件夹内；将FYI（“供参考”）类文件归档，安排时间稍后阅读（在线或离线）；归档重要邮件便于后续跟进。管理电子邮件删除无价值的通讯录节省时间节省服务器空间电子邮件管理明确目的，为什么要写这封邮件有效利用标题栏明确你想要什么以及从何处获得简明扼要，易于理解清晰说明对回复的要求切勿杂乱无章慎用大量附件对事不对人重质