档案管理作业指引

档案管理作业指引编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人目的规范公司各类档案文件整理工作，进一步提高档案管理水平，确保公司档案保持清晰、易于识别及检索，以提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据，做到每项经营和管理活动都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。适用范围适用于公司档案的收集、整理、分类、利用、归档及销毁，其中人事档案、财务档案可参照执行。术语和定义档案：公司日常经营管理工作中形成的具有查考和利用价值的不同载体形式、内容特征的历史记录和原始凭证（包括文字、图表、图纸、声像、电子文件等）。声像档案：公司在经营管理活动中直接形成的，具有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。电子档案：利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值，按照有关电子文件归档管理规定处理并且已经归档的电子文件。实物档案：公司在经营管理活动中直接形成的，反映公司工作史实的锦旗、奖杯、牌匾等具有历史和历史纪念意义或保存价值的实物。工程档案：建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程形成的文字、图标、声像等形式的全部文件。档案的整理：是指将档案进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，并使之有序化的过程。全宗：所在公司在各项经营管理活动中形成的档案的有机整体。全宗卷：档案是在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。职责总部综合协调部负责对公司的档案工作实行统筹规划、组织协调、制定制度，监督、检查和指导总部各职能部门及项目公司的档案管理工作；负责总部各职能部门及项目公司应移交档案的接收、二次归档（编号、登记、存档）、保管以及利用。总部各职能部门（除人力资源部、财务部）负责本部门文件资料的日常收集、初次归档（整理、编号、登记、存档）以及标识；负责按要求向综合协调部移交需归档的部门文件资料。总部人力资源部负责规范人力资源档案管理工作，参照本指引制定相关管理规定，报备总部综合协调部；负责总部人力资源档案的管理工作，并指导各项目公司的人力资源档案管理工作。总部财务管理部负责公司会计档案的管理，包含财务报表、记账凭证、发票单据等。项目公司工程部负责项目公司项目开发建设过程中产生的工程档案、客户档案、开发类合同等档案的管理，具体参见【工程档案管理工作指引】；负责按要求向总部综合协调部移交需归档的项目开发建设过程中产生的文件资料。项目公司综合部负责项目公司经营管理类文件资料的管理，如红头文件、会议纪要、政府来函等；负责按要求向总部综合协调部移交需归档文件资料。工作程序档案的收集各部门指定专职、兼职管理人员负责对本部门日常工作中形成的各种档案进行收集，收集范围参见《档案分类方案、归档范围、归档时间及保管期限表》中列明的“文件资料内容名称”。档案收集时注意事项：能够反映公司日常经营活动的、具有长远保存价值的各项文件资料都应进行收集。文书档案收集时注意事项：文件材料的种类、份数及每份文件的页数均应齐全、完整。已破损的文件应予以修补完整；字迹模糊或已褪变的文件应予以复制。非纸质文件材料应与其文字说明一并收集。外文（包括少数民族文字）若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。具有长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。文件材料应保证用纸材料优良、字迹工整、图样清晰，不得使用铅笔、圆珠笔、复写纸等不耐久材料书写。材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反应同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。声像档案收集时注意事项：录音带、录像带、摄像带、影片、照片（含底片）和文字说明要齐全。原则上只接受原版、原件。内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。档案的整理整理原则：各部门兼职或专职档案管理人员应根据不同档案的特点，遵循文件的形成规律，本着便于查找、利用的原则，科学的进行初次归档（整理、编号、登记、存档）。档案初次归档方法：“件”的确定：归档文件以件为整理单位，强调“件”的整体性，每“件”都须能够完整体现一个问题、事件。如每份文件为一件，文件正文与附件为一件；转发文与被转发文为一件；来文与复文为一件；报表、图册一本（册）为一件、事件整体照片为一件等。排列原则：同一类别的，按照事由结合时间、重要程度等排列；同一事由的相关文件应排列在一起；不同事由的，按照事由形成的先后顺序进行排列；报表等成套性文件可集中排列。每份文件的正本与附件、请示与批复、批转文件与原件，多种文字形式的同一文件，应组合在一起。并根据其联系、重要程度或时间顺序进行排列。批复、批示在前，请示、报告在后；正文在前，附件在后；复文在前，来文在后；不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。档案编号：各部门兼职、专职档案管理员在整理文档时，对文档进行初次编号，编号方法见编号规则，并将文件编号标注在每份文件正面的右上角。档案台账：文件编号完成后，编制档案电子台账，档案台账应便于档案索引、便于日后档案使用。存档：文件根据分类、顺序装入档案盒并按档案盒标准（盒脊标签、盒内目录）制作、填写相关内容后，将档案盒按分类、顺序上架排列。特殊档案的整理注意要点（事项）：声像档案：照片：一个照片编一个号，并应有文字说明。文字说明包括：事由、时间、地点、人物、背景等；按照时间顺序进行分类和排序，联系密切的一组照片应集中排列，并编写卷内目录。采用规格统一的专用照片档案册。录音带、录像带：一个录音带、录像带编一个号，并应有文字说明。文字说明包括：事由、时间、地点、人物、背景等；按照时间顺序进行分类和排序，联系密切的一组照片应集中排列，并编写卷内目录。存放于专用的磁带架上，避免强光直射，避免放在磁场附近。电子档案：电子文件的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递或通过网上交接。通过存储载体进行交接的电子档案，移交、接受部门均应对其载体和技术环境进行检测，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。电子档案应存储到符合保管要求的脱机载体上，一般不加密，加密归档的电子文件应与其解密软件及说明文件一同归档。电子档案应拷贝到耐久性的载体上，至少一式两套，一套封存，一套供借阅使用。实物档案：实物档案应根据时间顺序进行编号、拍照后归档。应有专门的陈列器具，可放置于档案室或会议室陈列。档案的移交移交时间：各部门及项目公司专职、兼职档案管理员按照《档案分类方案、归档范围、归档时间及保管期限表》中要求的“归档时间”将档案移交总部综合协调部。移交手续：各部门及项目公司专职、兼职档案管理员应保证本部门归档文件的完整性、准确性，整理完毕后编写《档案移交清单》，并由部门经理或项目负责人签字确认后向总部综合协调部移交。交接双方应认真核对清单与档案，并签字确认，一式两份双方各执一份。综合协调部兼职、专职档案管理员接受各部门移交后的档案，应对档案的完整性进行检查，然后进行二次归档（编号、登记、存档）：档案编号：在各部门档案编号的基础上，按照编号规则对档案进行二次编号。并将文件编号标注在每份文件正面的右上角，且位于初次编号下方。档案台账：文件编号完成后，编制档案电子台账，档案台账应便于档案索引、便于日后档案使用。存档：文件根据分类、顺序装入档案盒并按档案盒标准（盒脊标签、盒类目录）制作、填写相关内容后，将档案盒按分类、顺序上架排列。档案的保管档案移交总部综合协调部前的档案保管：各职能部门兼职、专职的档案管理员必须保证档案完整、易于查找，并有专门档案柜存放。档案移交总部综合协调部后的档案保管：档案应置于档案室进行保管，档案室的管理必须遵循以下规范：非档案管理人员未经许可，严禁入内。档案室应配备相应的档案设备，达到防盗、防火、防潮、防尘、防高温等要求，以保证档案完好，档案如有破损应及时修补或复制。档案室物品未经许可，不得挪作他用。档案室严禁火源，谨防易燃易爆品，配备消防器材，定期检查。要经常保持档案室的清洁、卫生，防止尘埃污染档案。档案柜排列科学化、规范化，档案存放始终有序。档案的借阅原则上，档案原件移交综合协调部，重要的、日常中会经常使用和查阅的文件，各部门应留存复印件。若各职能部门需要到总部综合协调部借阅档案必须严格履行审批、登记手续，由档案管理员负责调卷提供档案文件、登记以及催回档案。借阅程序：绝密档案：借阅人需填写《档案借阅审批单》，经公司总经理审批后方可借阅。综合协调部档案管理员做好借阅登记，并留下复印件，以备归还时核查。非绝密档案：借阅人填写《档案借阅审批单》，由综合协调部经理审批后借阅，综合协调部档案管理员做好借阅登记。外单位人员如需借阅档案，应持有相应单位介绍信，并填写《档案借阅审批单》，经综合协调部经理审批后方可借阅。声像、电子和实物档案原则上不外借，如有特殊需要，须经综合管理部负责人及行政分管领导批准后借出。借阅期限绝密档案借阅时间最长不超过3天；非绝密档案借阅时间最长不超过7天；如确因工作需要的，可携带所借档案材料，办理续借手续。借阅要求：借阅档案者应妥善保管档案，保证档案的完好、安全与保密，不得遗失，不得勾划、涂改、裁剪、拆散、抽页，不得随意转借、抄录、复制。借阅者应及时主动归还所借档案。归还档案时，档案管理员必须详细检查、清点。如有损坏/遗失，应及时予以弥补并追究借阅人相关责任。档案鉴定对已超过保管期限的档案进行再次鉴定，对失去保管价值，需销毁的档案进行登记造册，提交档案鉴定报告由综合协调部负责人和行政分管领导审批后销毁。不得将销毁的档案留作他用或当废纸出售。鉴定过程中形成的申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档、妥善保存。档案的统计每年年底由档案管理员对档案进行年度统计工作，对档案的收进、移出、整理、利用、销毁等方面进行统计，以便于准确及时的反映档案工作变动、发展情况。其他规定档案编号规则初级编号规则：初级编号规则即是规范文件产生时，各职能部门对文件进行整理时的编号方法。编号由全宗号、部门简称、一级类目号、二级类目号、流水号组成，中间由“—”连接。如：行政管理类合同档案编号DCJT—ZH—02—02—003流水号二级类目号：合同02一级类目号：行政管理类02部门简称：综合部全宗号：地产集团DCJT声像档案照片类档案编号CQDC—GC—SX—ZP—008流水号二级类目号：照片ZP一级类目号：声像档案SX部门简称：工程部全宗号：重庆地产CQDC实物档案礼品类档案编号CQZY—ZH—SW—LP—001流水号二级类目号：礼品LP一级类目号：实物档案SW部门简称：综合部全宗号：长青置业CQZY二次编号规则：二次编号规则即档案移交至总部综合协调部后，由综合协调部档案管理员对文件进行再次编号的方法。编号由全宗号、一级类目号、二级类目号、流水号组成，中间由“—”连接。如：项目资料类施工文件档案编号TDZY—06—07—103流水号二级类目号：施工文件07一级类目号：项目资料06全宗号：泰地置业TDZY档案盒标准为保证档案整齐、有序，所有档案编号后均存放于档案盒内，档案盒的外观尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置。档案盒标准包括：盒脊标准、盒内目录标准。盒脊标准：档案盒根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、起止件号、盒号等项目。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“—”连接；档案盒脊示意：如：全宗号年度全宗号年度问题起止件号盒号厚度（20mm—50mm），每栏间距30mm地产集团2010年红头发文1—201盒内目录标准：详细、全面记载档案盒内文件，为档案盒内文件的台账，由档案管理员根据档案存放及时填制，并存放于盒内档案第一页。全宗卷全宗卷的主要内容：档案收集：《档案移交清单》；档案整理：《档案分类方案、归档范围、归档时间及保管期限表》、《海尔地产集团全宗号序列表》档案鉴定销毁档案清册；档案统计：《档案年度统计表》；档案借阅：《档案借阅审批单》、《档案利用登记表》等。全宗卷整理规范全宗卷内文件材