公文处理知识与注意事项学习课件

公文处理知识与注意事项学习课件一、公文处理基础知识（一）公文定义新《党政机关公文处理工作条例》第一章第三条明确规定：党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。公文具备的三个特点：特定效力、规范体式、重要工具。（二）公文种类《党政机关公文处理工作条例》第八条规定的15个文种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。与旧的《条例》和《办法》对比，在国家行政机关原来使用的13个文种基础上，增加了“决议”和“公报”2个文种；“会议纪要”改为“纪要”；党的机关原来使用的“指示”、“条例”、“规定”3个文种不再使用。决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。一般是党委和人大常委会用的多。如：广东省委十次大会关于九届省委报告的决议，第十届全国人民代表大会第三次会议关于政府工作报告的决议。决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。县级以上党委政府才能发布。如:中共弥勒市委弥勒市人民政府关于加快卫生事业发展的决定。命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。县级以上党委政府才能发布。如：国务院中央军委关于给武警水电三峡工程指挥部记二等功的命令。公报：适用于公布重要决定或者重大事项。省级以上才能用。如：环保公报、统计公报。公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。国家层面才能用公告，不适用于地方。通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。县级只能发通告，不能发公告。意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。发通知时，结尾不能出现“特此通知”。通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。报告是上行文，要有签发人。请示：适用于向上级机关请求指示、批准。请示中，结束语用“当否，请示”。“请示”二字后用“。”，不用“！”。批复：适用于答复下级机关请示事项。发批复时，结尾不能出现“特此批复”。议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。函来函往，不用复函或函复。纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。纪要删除了”传达“的功能。纪要中，现将会议主要内容或现将会议精神纪要如下，表述不对，改为“现纪要如下”即可。按照行文方向分类上行文：报告、请示、意见（少）下行文：决议、决定、命令（令）、通知、通报、批复、意见不相隶属：函公文除以上15种法定公文外，还包括非法定公文（事务性公文），如总结、计划、调查报告、汇报材料、简报、讲话稿等。非法定公文不能独立发文，如需上报，要从法定公文中找合适的文种运载出来。如：弥勒市人民政府关于上报2011年度国土资源工作总结的报告。（三）公文格式《党政机关公文处理工作条例》第九条明确了公文的18个要素：公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。与旧的《办法》相比：1.增加了“份号”；2.“发文机关标识”改称为“发文机关标志”；3.增加了“发文机关署名”；4.不再使用主题词；5.增加了页码；6.文件紧急程度分为“特急”和“加急”（《办法》称“急件”）。注意：现已删除上行文格式，公文格式分一般文件格式和特定格式。特定格式包括信函、命令（令）、纪要。版面（格式范例）党政机关统一使用A4纸，纸张尺寸为：210×297。页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为371，公文用纸订口（左白边）为281，版心尺156×225。通过计算，页面设置为：页边距上371，下351。页边距左281，右261。行数、字数及行间距：一般每面排22行，每行28个字。按照上述页面设置及行间距为固定值28磅，即符合行数字数的要求。为避免盖章页无正文和空白页（只有版记）现象，可适当调整页面设置和行间距。

正式公文体例及各要素层次用体用字规范发文字号（用3号方正仿宋）签发人（用3号方正仿宋）领导姓名（用3号方正楷体）标题（用2号方正小标宋）主送机关（用3号方正仿宋）正文（用3号方正仿宋）第一层一、（用3号方正黑体）第二层（一）（用3号方正楷体）第三层1.（用3号方正仿宋）第四层（1）（用3号方正仿宋）附件和附件内容（用3号方正仿宋）落款日期（用3号方正仿宋）标识附注（用3号方正仿宋）抄送印发机关及印发日期（用4号方正仿宋）公文中的阿拉伯数字（用3号）公文格式各要素划分版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线以下、公文末页首条分隔线以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。版头包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线。主体包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。版记包括版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期。版头份号：公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。密级和保密期限：公文的秘密等级（绝密、机密、秘密）和保密期限。定密权限：中央、省级机关或授权的机关单位定密权：绝密、机密、秘密；州市一级机关单位定密权：机密、秘密；县级无定密权，但有“标密”权。标注密级和保密期限，一般用3号方正黑体，顶格编排在版心左上角第二行，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。紧急程度：公文送达和办理时限要求。紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”（电报格式无明确调整，执行以前的标准）。标注紧急程度，一般用3号方正黑体，顶格编排在版心左上角。如同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下排列。发文机关标志：由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。也可使用发文机关全称或规划化简称（信函）。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可单独用主办机关名称。如市住房和城乡建设局、市国土资源局联合发文，若市住房和城乡建设局为主办单位，则用市住房和城乡建设局的发文机关标志。发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注，年份用六角括号“〔〕”括人。发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编01）。发文字号因文种不同，主要有3种排布：居中排布（首页首条分隔线以上居中）、居左排布（左空1字居首页首条分隔线左上角）、居右排布（顶格居首页首条分隔线右下角）,市政府的发文字号有弥政发〔2013〕号（请示）、弥政复〔2013〕号、弥政函〔2013〕号。其他：纪要、白头、便签。签发人：上行文时标注签发人姓名。发文机关标志下空2行（距20）居右空1字排布。联合发文时，如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行最多排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。主体标题：由发文机关、事由和文种组成。一般用2号方正小标宋字,编排于红色分隔线下空2行（距20，空两行的行间距设为26.5磅）居中位置，常用的排列方式有：一行居中，二行分上短下长、上长下短、上下等长，多行时一般用正梯形、倒梯形。注意：发文机关不能省略，分行时不拆开词组。如：弥勒市人民政府办公室关于成立弥勒市保障性住房工作领导小组的通知主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称或规范化简称。注意：规范化简称，有文件依据明确单位名称的依文件，没有的按照惯例称呼。编排于标题下空一行，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号，如主送机关名称过多导致公文首页不能显示时，应当将主送机关名称移至版记（主送）。如：我们经常用的“市属各办、局”。正文：公文的主体，用来表述公文的内容。编排于主送机关下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。公文首页必须显示正文，文中人名、地名、数字要准确，语言要平实、庄重，不宜使用网络语言。附件说明：公文附件的顺序号和名称。在正文下一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注顺序号。附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发人机关负责人签发的日期。注意：成文日期与印发日期可以不同，印发日期可以往后，不能提前。印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关署名的普法行公文（党委文件、会议纪要）和电报不加盖印章。加盖公章的公文：成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文一行之内（印章一般采用“上套式”，章居中于年月，下弧刚好框过年月底即可。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序（主办机关在前）整齐排列在相应位置，印章居中下压发文机关署名，最后一个印章居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交相切，一般每行最多盖3个印章。不加盖印章的公文：单一机关行文时，在正文下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。注意：如发文机关署名长，则发文机关署名右空二字；如成文日期长，则成文日期右空二字。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。加盖签发人签名章的公文：单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。联合行文时，先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐，每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。附注：公文印发传达范围等需要说明的事项。附注居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。请示、报告、函三个文种要有附注，以便于联系、询问和沟通有关问题。如：（联系人及电话：周维附件：公文正文的说明、补充或参考资料。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字定格编排在版心左上角第一行，附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明表述一致，附件格式要求同正文。版记版记中的分隔线：分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（高度0.35），中间的分隔线用细线高度0.25）。末条分隔线与公文版心下边缘重合。抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关。在印发机关和印发日期上一行左右各空1字编排，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关后用句号。现已无抄报、抄发，统一使用抄送。抄送机关一般用规范化简称，按照级别、类别依次排列，公文一般不抄送领导个人。如需把主送机关移至版记，除将抄送改为主送外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当把主送机关置于抄送机关上一行，之间不加分隔线。印发机关和印发日期：公文送印机关和送印日期。编排在末条分隔线之上，印发机关左空1字，印发日期右空1字。抄送与印发机关、印发日期之间用一条分隔线隔开。页码：公文页数顺序号。页码在版心外。一般用4号宋体阿拉伯数字，编排在距版心下边缘7处。单页页码居右空1字，双页页码居左空1字。000001秘密★1年特急上距版心上边缘35，距上页边72弥勒市人民政府文件下空2行编排发文字号（距发文字号约20，距分隔线约30）弥政发〔2013〕1号距发文字号4分隔线分隔线下空2行编排标题(距标题约20)弥勒市人民政府关于的通知各乡镇人民政府，东风农场管理局，市属各办、局：为深入贯彻落实，现将有关事项通知如下：×××××××××××××××××××××××××××。附件：1.××××××××××××××××××××××××××2.×××××××××××××

（印章）弥勒市人民政府2013年4月1日□□□□（版记示例）由3号字改为4号字不再标注主题词□抄送：市委，市人大常委会，市政协，市发展改革局，市国土资源□局，市水务局，市移民局。不再保留（共印份）□弥勒市人民政府办公室2013年4月1日印发□分隔线上下粗(0.35)中间细(0.25)

（不再区分上行文版头）弥勒市人民政府文件□弥政发〔2013〕100号签发人：钊辉□分隔线弥勒市人民政府关于的请示州人民政府：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。××××××××××，恳请省人民政府帮助解决禁毒防艾工作经费100万元为盼。当否，请示。附件：弥勒市×××××××××（印章）弥勒市人民政府2013年9月1日□□□□□□（联系人及电话：周维（版记示例）由3号字改为4号字不再标注主题词□抄送：。不再保留（共印份）□弥勒市人民政府办公室2013年9月1日印发□分隔线上下粗(0.35)中间细(0.25)命令（令）范例略。纪要格式：上距版心上边缘35，距上页边72弥勒市人民政府会议纪要距分隔线45第1期□弥勒市人民政府办公室2013年X月X日□距发文机关和日期4分隔线分隔线下空2行编排标题(距标题20)弥勒市一届人民政府第1次常务会议纪要

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（四）行文规则《党政机关公文处理工作条例》第十四条：行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。党委、政府的部门依据职权可以相互行文，在各自职权范围内可以向下级党委、政府相关部门行文。凡政府部门下发的文件不能对“下级”党委提要求。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。向上级机关行文应当遵循6条规则，向下级机关行文应当遵循5条规则（见《条例》第十五、十六条）。二、公文处理注意事项（一）文种使用方面1.“公告”与“通告”滥用、错用、混用。国家层面才能用公告，各级机关均可用通告。2.“请示”、“报告”误用和处理不规范⑴向同级机关“请示”（但实际操作中，因领导而宜）、“报告”或“批复”。⑵多个事项同一请示（只能一事一请）。⑶“报告”中夹带请示事项。3.“意见”、“通知”文种重叠使用（不能用通知印发意见）。4.非通用文种作为公文文种来使用（必须用法定文种运载）。（二）格式规范方面⑴没有标注签发人或者格式、字体使用错误（报告文种易出现）。⑵没有标注附注：联系人及电话（请示、报告、函要标附注）。2.标题容易出现的问题：⑴错用字体、字号。⑵缺发文机关（3要素）。⑶标点符号使用不当（一般不用标点，除法规性名称外）。⑷介词重叠或位置使用不当。如：关于对（为、给）×××，关于和对（为、给）不能连着用，属介词重叠。转发时，“关于转发”不能再标题上出现两次。正确的如：《云南省人民政府办公厅转发国务院办公厅关于×××的通知》。⑸事由概括不当、不准。⑹文种使用不当。如县人民政府发公告，就属于文种使用不当。3.主送机关易出现使用规范化简称和称谓不当。如市人力资源和社会保障局的规范化简称为市人力资源社会保障局，而不是人社局；再如：报省州的文件，称谓上不用加地名，州人民政府即可，而不用红河州人民政府。4.附件说明后使用标点符号和加文号。正确的如：彻落实的通知□□附件：弥勒市人民政府办公室关于认真贯彻落实的通知（不要文号）（三）其他方面1.公文常用字词截至—截止：“截至”后带时间宾语，“截止”则不带。正确的表述为：截至3月8日；报名工作已于昨日截止；截止到3月8日。其他—其它：公文中如要出现，一律用“其他”。度—渡：度的对象是时间，渡的对象是空间。如欢度国庆，渡江等。

作出—做出：公文中一般用“作出”，如作出贡献等。制定—制订：公文中一般用“制定”。事项—事宜：公文中一般用“事项”，“事宜”用于突出、善后事。有关—相关：公文中一般用“有关”。各级各部门、各级有关部门，不能用“各级各有关部门”。按照—按：公文中一般用按照，除“按时按质”等外。辖和辖区一般不用，改为“行政区域”。如：弥勒地处滇东南，是红河州的北大门。辖区（行政区域）国土面积4004平方公里，辖（下设）10镇2乡和1个农场管理局。家—户：家是口头语，一般用“户”。记取—汲取—吸取：用“记取经验教训（本单位的）”，“汲取经验教训（外单位的）”，不用“吸取经验教训”。转发与印发：转发是上级来文，印发是本级制定的公文。转发、印发时，一般结尾用“请认真贯彻执行”，最好不要用“请结合实际，抓好落实”等语句。同时末尾不用标注附件，附件接正文后下页即可。10以上的数字、分数，年代、年月日和时刻，计数与计量一般都应使用阿拉伯数字。常见的错误有：年代、分数使用汉字（九十