会议营销策划与管理培训教材

第九讲会议营销策划与管理

制作：旅游规划系会展教研室余晨杰教学目标通过对本章的课堂学习,要求学生1.复习上一节的内容(通过总结上一节课的讨论题)2.本节教学要求:通过对本节的课堂学习,要求学生:掌握:会议的主要操作流程熟悉:会议策划、选址、营销等主要内容了解:会展安全管理3.教学方法:课堂讲授,学生讨论4．重点:会议流程策划难点:会议营销策略会议的类型:根据会议举办主体划分:(协会会议/公司会议/其他组织会议)根据会议活动内容划分:(商务型会议/度假型会议/文化交流会议/专业学术会议/政治性会议/培训会议等)二.会议的分阶段流程策划会议有规模大小和时间长短之分,但会议流程基本相似.分为:会前准备阶段、会议实施阶段和总结与评估阶段1.会前准备阶段:是会议的事前计划,是为了达到会议目标而对各项工作的系统安排,分为:(一).会议策划:是就即将召开的会议的会议的名称、时间、地点和规模、主题和议题﹑会议的受众(主讲人和听众)﹑会议议程﹑会议预算和赞助﹑会议的执行方案及危机应对等整体过程的筹划。一般较大型会议策划应成立专门策划委员会承担是对会议负责的团队,由主办者内部成员构成.会议承办者会与策划委员会一起合作.其工作包括:(1).制定目标:具体的以书面形式落实.明确策划委员会与承办者的关系,向谁负责(一般为会议主办者或主要利益单位),何时结束使命(一般为会议具体实施时)(2).确定人选和具体工作:报告即策划委员会人员是内部指定或外部指派(承办者认为有必要时)。具体工作内容：制定会议总体预算﹑会议现场实地考察﹑设计会议评估指标和审核工作记录等宏观事宜。(3).具体会议策划方案:5W法：(WHOWHATWHENWHEREWHYHOW)WHO:谁被邀请/与会人数(主讲人,分演讲人等)WHAT:会议是何形式(合作式/协会式/政府类),直接影响预算.WHEN:组织会议的有效时间(考虑:财政年度/节假日和其他冲突时间)等因素.WHERE:选址(一般先确定大地方再小地方,考虑交通因素)WHY:会议的明确目标HOW:具体的会议形式(包括:会议空间/设备/餐饮/娱乐等;)会议的策划流程如下：确定会议主题、准备会议方案、邀请主讲人员、会议召开、会后总结、会议危机管理方案、会议预算和赞助办法等。a.收集市场信息:

为了使会议的内容有的放矢，要多方收集市场信息，对该行业做深入的研究，努力抓住行业热点问题，为下一步确定会议主题提供详实的背景资料和参考依据。可采用调查问卷，人员拜访，组织讨论会等收集信息。b.会议主题：

一定要能紧紧把握时代脉搏、能切实反映该行业某一领域发展动态。会议的主题要有创意，并且要具备以下特征：前瞻性、总结性和时尚性。为了更好地确定会议的主题，办展机构可以征询相关科研机构、大专院校有关专家的意见，也可以对行业中的各类企业展开调查，让它们提出一些建议，在此基础上，办展机构再综合各方面的意见，并结合展会的定位，确定会议的主题。c.准备会议方案：准备会议方案。会议方案是有关会议召开的具体实施计划一定要做到详尽周密、高效协作。会议方案一般包括以下几方面的内容：会议的名称、时间、地点和规模。会议的主讲人和听众编制会议议程会议资料的准备会议的召开方式c.准准备备会议议方案案：会议预预算预算制制定包包括:(1).主主办办者明明确会会议的的赢利利利润润或收收支平平衡(预计计收支支表),根根据会会议类类型的的不同同而异异.(2).理理清清费用用(固固定费费用和和可变变费用用).固固定费费用:场场地/设备备租费费;厂厂讲演演者酬酬金;市市场费费(宣宣传手手册/邮寄寄广告告/新新闻稿稿/记记者招招待会会);行行政费费(会会务管管理/会场场装饰饰);运输输保险险费/差旅旅费;可可变费费用(餐饮饮/住住宿/娱乐乐/文文件费费)c.准准备备会议议方案案：会议接接待计计划制定会会议危危机安安全管管理方方案:会会议安安全管管理的的含义义:(客客人人/员员工的的生命命财产产及企企业财财产安安全;客客人的的商业业机密密和隐隐私安安全;公公共区区域次次序和和企业业经营营活动动的安安全;消消除各各类威威胁上上述情情况的的隐患患因素素.会后总总结思考讨讨论题题目（（课堂堂让学学生分分组讨讨论））:1．收收集集有关关会议议信息息包括括哪些些方面面？2．客客户户对会会议的的纷争争投诉诉可能能会是是哪些些？(二).会会议选选址:1.会会议议地点点类型型:会会议地地点的的设施施,环环境境和工工作人人员的的服务务水平平是影影响会会议的的关键键因素素.(1).酒酒店店:一一般般有会会议设设施,适适合中中小型型会议议(会会议形形酒店店)(2).会会议议中心心:广广义(提供供会议议全部部设施施和会会议专专业人人士);狭狭义义(不不设置置客房房和娱娱乐区区)(3).大大学学(学学术会会议)/油油轮/疗养养地/主题题公园园和公公共建建筑(博物物馆,图书书馆等等)/公司司内部部的会会议点点2.会会议议地点点选择择:(1).距距离离和交交通:会议议地点点和与与会者者的距距离,交交通(飞机机/火火车高高速公公路等等)(2).举举办办会议议的历历史:以以前有有否举举办会会议/本会会议有有否在在该地地举办办(3).住住宿宿和费费用/安全全/服服务设设施和和水平平/附附近的的景点点(P38)注意:实实地考考察并并列表表注明明要点点.(三).制制定会会议营营销策策略方方案会议营营销方方案就就是会会议组组织者者把会会议相相关信信息以以各种种途径径和方方式向向所有有相关关的受受众传传递的的过程程，目目的是是吸引引尽可可能多多的客客户参参加会会议。。不同同定位位的会会议有有着不不同的的营销销策略略；而而处于于不同同发展展阶段段的会会议，，其所所适用用的营营销策策略也也不一一样；；并且且，会会议营营销还还与会会议主主题所所在产产业的的产业业环境境有着着千丝丝万缕缕的联联系。。下面面就重重点介介绍不不同产产业环环境中中的会会议的的营销销策略略。社会经济济产业一一般会呈呈现为零零散型产产业、新新兴产业业、成熟熟产业和和衰退产产业等四四种典型型的产业业类型。。会议营营销在这这四种情情况下要要采取不不同的策策略。1．零散散型产业业中的会会议营销销策略这里所说说的零散散型产业业，也就就是通常常所说的的竞争性性产业。。在这种种产业里里，有很很多企业业在进行行竞争，，中小企企业数目目众多并并成为行行业的主主体。举举办会议议的特点点：会议结合合产业市市场竞争争壁垒较较低会议产品品市场需需求多样样化市场上不不存在具具有左右右整个产产业活动动能力的的品牌会会议会议规模模效益短短期不明明显产业环境境是会议议制定营营销策略略的基本本前提。。零散型型产业的的这些特特点，使使得在这这种产业业环境里里举办会会议，其其营销策策略必须须与这些些特点相相适应，，这样，，会议的的营销效效果才会会更好。。

具体体来说，，在零散散型产业业环境里里举办的的会议，，在进行行营销时时应该考考虑以下下一些策策略：(1)善善用合作作营销策策略：如如果与有有关机构构合作，，会议的的营销效效果就会会大不一一样。例例如，，与行业协会会合作，行行业协会会一般有有大量的的企业名名录，也也对行业业里的企企业较为为熟悉，，与他们们合作进进行会议议营销，，（俗称称红头文文件营销销）会议议组织机机构将受受益匪浅浅。（2）广广泛和各各类会议议代理机机构联系系：利用用这些机机构已经经建立的的市场网网络和信信誉。（（3））注意在在一些区区域集中中营销：：对会议议客户集集中或重重要客户户所在地地区要以以密集的的媒体宣宣传结合合人员拜拜访的方方式采取取有效的的营销手手段。2。新兴兴产业中中的会议议营销策策略由于技术术的创新新、新的的消费需需求的出出现和社社会经济济条件的的变化而而将某个个新产品品或服务务提升到可行的的行业机机会水平平时，一一个新兴兴的产业业就不可可避免地地要诞生生了。举举办会议议的特点点：(1)会会议市场场前景广广阔但仍仍有待开开发（2）会会议举办办成本底底快并且且利润较较高（3）会会议品牌牌发展较较快且同同行跟进进很多（4）会会议前期期存在不不确定性性客户选选择有困困惑在这种产产业环境境里举办办会议，，在进行行营销时时应该考考虑以下下一些策策略：(1)善用关关系营销销策略：：新兴产产业往往往是政府府大力扶扶植的产产业，要要和政府府搞好公公关，建建立关系系，利用用政府的的强大力力量来组组织营销销。（（2）注注重更多多个性化化的会议议营销方方式：会会议主题题要结合合新兴产产业的特特点，给给客户量量身定做做营销方方案。（（3））注意对对各种宣宣传推广广媒介的的组合运运用3．成熟熟产业中中的会议议营销策策略所谓成熟熟产业，，是指产产业在经经历了高高速增长长以后逐逐步过渡渡到有节节制的增增长或者者平稳增增长的时时期，处处于这个个时期的的产业通通常被称称为成熟熟产业。。举办会会议的特特点：（1）会会议总量量趋于平平稳，利利润普遍遍下降（2）同同行对市市场占有有率的竞竞争更加加激烈（3）价价格、成成本和服服务成为为普遍的的会议营营销策略略（4）保保住老客客户比吸吸引新客客户更加加重要在这种产产业环境境里举办办会议，，在进行行营销时时应该考考虑以下下一些策策略：(1)组合合利用各各种营销销策略：：会议主主办机构构不能仅仅以一种种营销手手段去吸吸引客户户参加会会议，而而要针对对不同的的客户．．组合利利用关系系营销、、合作营营销、直直复营销销、网络络营销以以及公共共关系营营销等多多种营销销策略来来赢取胜胜利。（2）利利用好价价格策略略和服务务策略：：例如，，办展机机构可以以与产业业内一些些知名大大客户协协商来确确定价格格水平，，也可以以在价格格折扣上上采用更更加灵活活的办法法。至于于服务，，会议主主办机构构要让会会议的服服务理念念走在产产业的前前头，并并在会议议营销里里要充分分体现会会议的服服务理念念，这个个服务理理念也可可以通过过征询有有关客户户的需要要来确定定。（3）重重视客户户关系管管理营销销：在成成熟会议议产业里里，没有有开发的的新客户户已经所所剩无几几，所以以，在成成熟产业业里举办办会议，，会议主主办机构构尤其要要重视客客户关系系管理，，及时了了解客户户的需求求，了解解客户的的动向，，想办法法留住客客户。在在这种产产业里，，保住老老客户比比吸引新新客户更更加重要要。4．衰退退产业中中的会议议营销策策略所谓衰退退产业，，是指在在持续的的一段时时间里行行业产品品的销售售量绝对对下降，，市场需需求不再再旺盛的的产业。。在这种种产业里里，产品品的市场场销售量量绝对下下降，产产品种类类逐年委委缩，企企业的广广告投入入和研究究开发费费用逐步步减少，，整个产产业往往往呈现出出一种““不景气气”的状状态。一一般来说说，在衰衰退产业业里举办办会议是是一个不不太明智智的选择择，但由由于竞争争小还是是有利可可图。在这种产产业环境境里举办办会议，，在进行行营销时时应该考考虑以下下一些策策略：（（1））领袖会会议品牌牌策略：：就是要要将本会会议办成成该产业业中的领领袖型品品牌会议议，使本本会议成成为该行行业中唯唯一的或或少数的的几个品品牌会议议之一。。为了实实现这个个目标，，会议主主办机构构可以采采取收购购其他同同类会议议品牌、、采用价价格策略略等基于于夺取市市场份额额的进攻攻性会议议营销手手段来实实现。（2）收收割行营营销策略略：就是是在会议议面临衰衰退的产产业压力力下，会会议主办办机构力力图优化化会议业业务的现现金流，，削减会会议广告告等宣传传推广投投入，优优化会议议流程，，减少成成本支出出，尽量量从会议议过往的的声誉以以及其他他竞争优优势中获获利的一一种营销销策略。。六.作作业布置置某会议主主办机构构机构打打算在杭杭州的自自行车行行业召开开一次新新产品技技术展示示研讨会会议，请请分析具具体的会会议举办办环境并并指出将将采取的的相应会会议营销销策略。。9、静夜四无邻邻，荒居旧业业贫。。12月-2212月-22Saturday,December31,202210、雨中黄叶树树，灯下白头头人。。02:39:4502:39:4502:3912/31/20222:39:45AM11、以以我我独独沈沈久久，，愧愧君君相相见见频频。。。。12月月-2202:39:4502:39Dec-2231-Dec-2212、故故人人江江海海别别，，几几度度隔隔山山川川。。。。02:39:4502:39:4502:39Saturday,December31,202213、乍见见翻疑疑梦，，相悲悲各问问年。。。12月月-2212月月-2202:39:4502:39:45December31,202214、他乡生生白发，，旧国见见青山。。。31十十二月20222:39:45上午午02:39:4512月-2215、比不了得得就不比，，得不到的的就不要。。。。十二月222:39上上午12月-2202:39December31,202216、行动出成成果，工作作出财富。。。2022/12/312:39:4502:39:4531December202217、做做前前，，能能够够环环视视四四周周；；做做时时，，你你只只能能或或者者最最好好沿沿着着以以脚脚为为起起点点的的射射线线向向前前。。。。2:39:45上上午午2:39上上午午02:39:4512月月-229、没有失失败，只只有暂时时停止成成功！。。12月-2212月-22Saturday,December31,202210、很多多事情情努力力了未未必有有结果果，但但是不不努力力却什什么改改变也也没有有。。。02:39:4502:39:4502:3912/31/20222:39:45AM11、成功就就是日复复一日那那一点点点小小努努力的积积累。。。12月-2202:39:4502:39Dec-2231-Dec-2212、世间间成事事，不不求其其绝对对圆满满，留留一份份不足足，可可得无无限完完美。。。02:39:4502:39:4502:39Saturday,December31,202213、不不知知香香积积寺寺，，数数里里入入云云峰峰。。。。12月月-2212月月-2202:39:4502:39:45December31,202214、意志坚坚强的人人能把世世界放在在手中像像泥块一一样任意意揉捏。。31十十二月20222:39:45上午午02:39:4512月-2215、楚塞三湘湘接，荆门门九派通。。。。十二月222:39上上午12月-2202:39December31,202216、少年十五五二十时，，步行夺得得胡马骑。。。2022/12/312:39:4502:39:4531December202217、空山新雨后后，天气晚来来秋。。2:39:45上午2:39上上午02:39:4512月-229、杨柳散和风风，青山澹吾吾虑。。12月-2212月-22Saturday,December31,202210、阅读一切好好书如同和过过去最杰出的的人谈话。02:39:4502:39:450