办公自动化概论

办公自动化概论1、办公自动化概述办公自动化是信息化时代最重要的标志之一，它将人、计算机和信息三者有效的结合为一个办公体系，构成一个服务于办公业务的人机信息处理系统。在整个系统中通过使用先进的机器设备和技术，办公人员可以充分利用各种办公信息资源，从而提高办公效率，使办公业务从事务级进入管理级，甚至辅助决策。1.1“办公自动化”基本概念

在信息化社会的今天，办公自动化早就超出了狭窄的办公室范围，逐渐渗透到管理的范畴。人们将其统称为“办公自动化”（OfficeAutomation,简称“OA”）。

办公自动化就是利用现代化的设备和技术，以全部或部分代替办公人员的业务活动，优质高效地处理办公信息和办公事务。目前，办公自动化已将计算机技术、通信技术、科学管理思想和行为科学有机结合在一起，应用于传统的数据处理、非数值型信息且机构不明确的办公事务上，有效地提高了办公质量和办公效率。办公自动化的主要内容现代办公表现在两个方面：一是处理办公信息；二是产生办公信息。常见的办公信息主要包括文字、报表、语言、图形图象等。办公自动化的主要内容包括利用现代信息技术手段进行文字处理、报表处理、数值和非数值计算、图形图象处理、语言处理、通信、信息存储与管理、日程管理和辅助决策等各方面。办公自动化的主要特点：现代办公与传统办公相比，有较大的区别。这不仅在内容和对象上存在差别，更主要是在方式和手段上存在区别。传统办公中有许多需要大量人工进行处理的内容，在现代办公中大都用计算机替代了，现代办公的效率更高，管理更加有序。

现代办公自动化的主要特点有：1、提高办公效率，减小劳动强度，充分利用各单位、企业内部的知识资源和技能。2、实现办公用品、生产设备以及科技图书、文书、科技、人事、财务档案的有效管理，防止信息资源的流失。3、运用网络，建立经济、方便、快捷的电子邮件通讯平台和网上培训基地，不仅方便交流，而且实现了资源的充分运用、反馈信息的及时收集。1.2办公自动化系统简述办公信息处理的自动化是利用先进的科学技术将办公人员和先进设备（计算机、网络、现代办公设备）结合起来构成的人机信息处理系统，它使人的办公活动逐步由各种设备和人机信息系统来协助完成辅助决策，实现办公人员智力劳动的自动化、电子化、专业化，最大程度地减轻劳动强度，达到充分利用信息，提高工作效率和质量，提高生产率的目的。办公自动化系统综合体现了人、机器、信息资源三者的关系：信息是被加工的对象，机器是加工手段，人是加工过程中的设计者、指挥者和成果的享用者。

按照办公自动化系统的功能将其划分为三个层次

一、事务型办公自动化系统。这个层次只限于单机或简单的小型局域网上的文字处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用。它包括基本办公事务处理和机关行政事务处理，主要从事文字处理、个人日程安排、个人文库管理、行文办理、邮件办理、文档资料管理、快速印刷、编辑排版、电子报表等事务。办公事务处理级上我们可以使用多种OA子系统，电子文档管理系统、智能化的中文检索系统（如全文检索系统）、光学汉字识别系统、汉语语音识别系统等。

事务型或业务型的OA系统其功能都是处理日常的办公操作，是直接面向办公人员的。

：二、管理型办公自动化系统。随着信息利用重要性的不断增加，在办公系统中对和本单位的运营目标关系密切的综合信息的需求日益增加。信息管理型的办公系统，是把事务型（或业务型）办公系统和综合信息（数据库）紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。综合数据库存放该有关单位的日常工作所必需的信息。例如，在政府机关，这些综合信息包括政策、法令、法规，有关上级政府和下属机构的公文、信函等政务信息；一些公用服务事业单位的综合数据库包括和服务项目有关的所有综合信息；公司企业单位的综合数据库包括工商法规、经营计划、市场动态、供销业务、库存统计、用户信息等。作为一个现代化的政府机关或企、事业单位，为了优化日常的工作，提高办公效率和质量，必须具备供本单位的各个部门共享的综合数据库。这个数据库建立在事务级OA系统基础之上，构成信息管理型的OA系统。三、决策型办公自动化系统。它建立在信息管理级OA系统的基础上。它使用由综合数据库系统所提供的信息，针对所需要做出决策的课题，构造或选用决策数字模型，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决策。

举例分析例如：某区政府报来文件要求某地区盖一座公共建筑，申请批准，文件传递到市政府有关机构，市有关领导看到文件后，要去寻找市里有关规划盖楼的文件法规，又需要研究全市的经费预算，以及其它许多参考资料，然后研究决定同意或不同意。并以文件或通知的形式把决定这一信息反馈给区政府。

在以以上上例例子子中中，，信信息息以以文文件件方方式式传传递递、、处处理理；；领领导导查查阅阅、、参参照照的的有有关关法法规规也也是是信信息息，，这这是是数数据据信信息息。。研研究究决决定定过过程程，，主主要要是是领领导导者者的的意意志志。。但但是是客客观观信信息息分分析析，，可可以以做做出出几几种种可可选选择择的的方方案案。。在在这这个个全全过过程程中中，，如如果果采采用用计计算算机机处处理理来来往往的的文文件件，，可可以以说说是是初初步步程程度度的的自自动动化化。。如如可可以以用用计计算算机机查查询询各各种种资资料料数数据据，，这这是是更更进进一一步步的的自自动动化化。。如如果果由由计计算算机机自自动动分分析析有有关关本本事事件件的的资资料料，，自自动动提提供供若若干干个个供供决决策策者者采采用用的的可可能能决决策策，，则则是是更更深深层层次次的的有有人人工工智智能能观观念念的的办办公公自自动动化化。。再进进一一步步分分析析这这个个例例子子，，如如果果市市政政府府微微机机办办公公系系统统和和市市政政府府法法规规信信息息数数据据库库系系统统、、市市政政府府财财务务管管理理系系统统是是一一个个集集成成化化的的统统一一系系统统，，计计算算机机自自动动从从有有关关系系统统中中寻寻取取机机关关资资料料，，这这种种系系统统就就是是办办公公自自动动化化更更高高层层次次的的集集成成化化。。另另外外，，如如果果市市政政府府办办公公系系统统和和区区政政府府办办公公系系统统是是一一个个集集成成的的计计算算机机网网络络系系统统，，可可以以通通过过网网络络传传递递信信息息，，可可以以远远程程处处理理业业务务，，那那这这就就是是一一个个更更进进一一步步的的网网络络化化的的办办公公室室自自动动化化系系统统。。所所以以，，办办公公室室自自动动化化系系统统本本身身是是一一个个多多层层次次的的系系统统，，在在各各种种层层面面上上，，可可以以说说实实现现了了办办公公自自动动化化的的一一部部分分业业务务，，而而从从最最初初级级的的自自动动化化开开始始，，随随着着采采用用的的技技术术不不同同而而逐逐步步构构成成一一个个更更高高级级的的自自动动化化系系统统。。白银银区区政政务务协协同同办办公公系系统统1、协同同事事项项单位位内内部部员员工工间间的的协协同同工工作作平平台台（（包包括括异异地地协协同同）），，任任何何办办公公事事项项，，如如计计划划管管理理、、项项目目开开展展、、任任务务执执行行、、申申请请审审批批等等均均可可借借助助于于协协同同事事项项功功能能完完成成。。包包括括新新建建发发送送协协同同事事项项、、接接收收处处理理协协同同事事项项、、档档案案管管理理等等子子功功能能。。2、公文文管管理理满足足单单位位发发布布公公文文、、接接收收公公文文及及档档案案管管理理的的需需求求。。3、表单单应应用用提供供自自定定义义表表格格单单据据，，实实现现数数据据采采集集，，统统计计的的需需求求。。4、公共共信信息息单位位内内的的公公共共信信息息园园地地。。针针对对某某一一部部份份人人发发布布的的普普遍遍性性信信息息，，也也被被归归纳纳入入公公共共信信息息范范围围，，如如针针对对全全部部部部门门经经理理发发布布的的通通知知。。2、办办公公自自动动化化系系统统应应用用5、日程程/会议议记记录录包包括括个人人日日程程安安排排，，查查看看他他人人日日程程安安排排；；会会议议通通知知会会被被自自动动写写入入日日程程表表中中。。6、常用用工工具具包括括综综合合查查询询、、员员工工通通迅迅录录、、外外部部联联系系人人、、万万年年历历、、计计算算器器等等功功能能。。7、个人人设设置置设置置个个人人相相关关的的信信息息，，如如密密码码设设置置、、代代理理设设置置、、信信息息转转移移设设置置和和个个人人模模板板管管理理。。8、在线线交交流流类似似于于QQ的在在线线即即时时交交流流方方式式。。9、综合合办办公公进行行车车辆辆，，用用品品，，设设备备，，图图书书的的基基本本管管理理。。3、办办公公自自动动化化设设备备3.1微型型计计算算机机3.2打印印机机（（针针式式打打印印机机、、喷喷墨墨打打印印机机、、激激光光打打印印机机））3.3复印印机机3.4传真真机机3.5光盘盘刻刻录录机机3.6多功能能一体体机3.7其他周周边设设备3.1微型计计算机机1、台式式机2、笔记记本台式机笔记本优势：价格便宜；配件便宜，可选择范围大；可以DIY且配件可更换升级；外形的多样性及散热性能良好。便于携带；辐射小；整体硬件节省空间且性能稳定性高，免去许多连接问题；革新化设计；售后服务比较完备，品牌集中度高，质量保证高。不足：体积庞大，重量大，不便于移动；显示器辐射问题，使用LCD价格高；品牌杂乱，质量难以保证；接口多，安装程序复杂。配件太贵；不能DIY；散热差。3.2打印机机针式打打印机机国内比比较流流行的的有9针和24针两种种。针针数越越多，，打印印出来来的字字就越越美观观，针针式打打印机机的主主要优优点是是结构构简单单，价价格便便宜，，维护护费用用低，，打印印速度度高，，可打打印连连续纸纸张，，但打打印时时噪音音大，，打印印质量量粗糙糙。喷墨打打印机机按打印印出来来的字字符颜颜色，，将它它分为为黑白白和彩彩色两两种。。喷墨墨打印印机的的主要要性能能包括括分辨辨率、、打印印速度度、打打印幅幅面、、兼容容性以以及喷喷头的的寿命命等。。喷墨墨打印印机的的主要要优点点是打打印精精度较较高，，噪音音较低低，价价格中中等，，但打打印速速度较较慢，，墨水水消耗耗量较较大。。激光打打印机机打印效效果非非常好好，几几乎没没噪音音，价价格较较贵。。分辨辨率是是衡量量打印印机质质量好好坏的的标准准，分分辨率率通常常以DPI为单位位。现现在国国内市市场的的打印印机分分辨率率以300DPI、400DPI和600DPI为主。。分辨辨率高高，打打印质质量好好，价价格也也越昂昂贵。。用户户可以以根据据自己己的实实际需需要选选择一一种打打印机机质量量和价价格适适当的的激光光打印印机。。3.3复印机机现代彩彩色复复印机机与数数码复复印机机的出出现把把复印印技术术应用用提高高到一一个崭崭新的的领域域。目前的的复印印机从从基本本技术术来讲讲，主主要可可以分分为模模拟复复印机机、数数码复复印机机两大大类。。数码复复印机机由于于采用用了数数字图图像处处理技技术，，使其其可以以进行行复杂杂的图图文编编辑，，大大大提高高了复复印机机的生生产能能力、、复印印质量量，降降低了了使用用中的的故障障率，，其主主要优优点在在于：：一次次扫描描，多多次复复印；；更加加整洁洁、清清晰的的复印印质量量；能能够进进行电电子分分页；；无废废粉、、低臭臭氧、、自动动关机机节能能，更更加的的环保保；具具有强强大的的图像像编辑辑功能能；复复印速速度更更快。。3.4传真机机传真机机是一一种传传送静静态图图象的的通讯讯设备备，是是信息息传递递工具具，具具有方方便、、快捷捷、准准确、、通讯讯费用用低等等优势势，成成为企企事业业单位位办公公必不不可少少的通通讯工工具。。传真真机在在国际际上简简称为为FAX。3.5光盘刻刻录机机（CD刻录机机、DVD刻录机机）CD刻录机机具有有统一一的规规格CD-RW，因此此其不不存在在规格格兼容容性的的问题题。而而DVD刻录机机并没没有建建立起起统一一的规规格，，其目目前有有三种种不同同的刻刻录规规格DVD-RAM、DVD-RW、DVD+RW，而且且三种种规格格不兼兼容，，有各各自厂厂商支支持。。目前前市场场上主主流DVD刻录机机是DVD-RW。3.6多功能能一体体机多功能能一体体机出出现在在20世纪80年代后后期，，国外外把它它定义义为MFC（MULTIFUNCTIONCENTER），即即集扫扫描、、传真真、复复印和和打印印功能能为一一体的的产品品总称称。多多功能能一体体机占占地空空间少少、产产品功功能多多、性性价比比高、、易于于操作作等优优点于于一身身，再再加上上厂家家的技技术成成熟，，成本本低廉廉，因因而迅迅速在在现代代化办办公用用品中中占据据了一一席之之地。。3.7其他周周边设设备数码相相机、、数码码摄象象机、、摄象象头、、手写写输入入设备备、耳耳机、、音箱箱。4、办公公自动动化软软件Office2003办公软软件Office2003主要包包括文文字处处理软软件Word，电子子表格格处理理软件件EXCEL，演示示文稿稿制作作软PowerPoint，网页页制作作软件件Frontpage，数据据库管管理软软件Access，电子子邮件件管理理软件件Outlook，等常常用软软件，，还包包括一一些针针对企企业高高级用用户的的应用用程序序，如如Infopath，Publish，Onenote等,各个应应用程程序共共享一一般的的命令令,对话框框和操操作步步骤,并且都都采用用统一一标准准化的的工具具栏、、菜单单、快快捷键键和WEB发布工工具，，这样样用户户只需需要学学习一一个应应用程程序的的基本本用法法，然然后举举一反反三，，触类类旁通通。5、常用用办公公设备备使用用与维维护5.1电脑硬硬件的的日常常维护护5.2电脑软软件的的日常常维护护5.1电脑硬硬件的的日常常维护护计算机机应安安置在在远离离强磁磁、强强电、、高温温、高高湿以以及阳阳光直直射之之处，，通风风不良良会影影响机机器