办公自动化基础知识介绍

办公自动化基础办公自动化介绍

现代办公所处理的信息类型多种多样，有数值、文字、图片、图像、声音和视频剪辑等，因此，办公自动化软件通常由一系列应用软件构成，包括文字处理、电子表格、演示软件等。

办公自动化过程中最常见的文字处理、电子表格处理、演示文稿制作三个应用软件：文字处理软件——Word2003电子表格处理软件——Excel2003演示文稿制作软件——PowerPoint2003Word2003文字处理

如何进行文字处理，需要什么工具，如何启动和退出该程序呢？如何利用word2003对文档进行管理呢？如何对文档进行编辑？如何对文档进行排版呢？如何进行图文混排呢？如何插入并制作表格呢？如何高效进行排版？如何进行打印？学习任务启动Word2003常规启动

单击“开始”|“程序”

|“MicrosoftWord”快捷启动

双击桌面上的Word快捷方式图标通过已有文档进入Word2003退出Word2003单击标题栏右侧的“关闭”按钮。单击标题栏左侧的“W”图标，在随之打开的快捷菜单中，单击关闭。双击标题栏左侧的“W”图标。单击“文件”菜单中的“退出”命令。按组合键Alt+F4。标题栏菜单栏工具栏标尺状态栏编辑区本节结束，请点击返回Word2003窗口介绍文档管理包括：如何创建一个新文档？如何在已有文档中输入内容？如何保存文档？如何将已有的文档打开？如何利用word2003对文档进行管理呢？文档管理——创建新文档创建新文档常有以下三种方法：单击“文件”菜单的“新建”命令。按组合键Ctrl＋N。单击“常用工具栏”上的“新建”按钮。新建文档默认的文件名是“文档1”。利用“模板”——创建新文档例如：利用“现代型信函”模板生成一封信输入入与与编编辑辑正正文文光标标表表示示录录入入内内容容时时的的插插入入位位置置。。键盘盘定定位位利用用键键盘盘方方向向键键End、Home、Ctrl+End、Ctrl+Home鼠标标定定位位在欲欲插插入入内内容容处处单单击击鼠鼠标标左左键键。。当前输入和编辑的位置：插入点输入入正正文文途途径径利用用键键盘盘利用用““软软键键盘盘””插入入菜菜单单视图图|页眉眉、、页页脚脚编辑辑|替换换、、剪剪切切、、复复制制输入入案案例例分分析析点点点日日记记今天天是是2012年11月5日星星期期一一，，室室内内气气温温5~7℃℃之间间。。晚上上，我我正正在在看看，突突然然铃声声响响起起，，原原来来是是我我的的同同学学Mary,她问问我我书书中中第第Ⅷ的数学题，求求“1×2+2××4+3×6+4×8+…+100×200=?”有什么简便方方法？我告诉诉了她，她很很高兴，对我我说：“Thankyou！Mybestfriend！”后来，她要我我去图书馆为为她借阅巴金金的《家》、《春》、《秋》，并告诉我，，她的Email地址是，要我借到后后写给她。在输入过程中中的状态：改改写、插入，，insert“Enter”产生段落标记记：“shift+Enter”产生强制换行行标记：“Ctrl＋Enter”强制换页。Backspace键删除“插入点”前面的字符Delete键来删除“插入点”后面的字符当对新文档第一次保存时，将会打开“另存为”对话框。保存文档(1)文件|保存文件|SCtrl+SF2文件|另存为保存的特殊设设置自动保存功能能菜单“工具|保存选项”安全性打开已有文档档“常用工具栏””中打开按钮钮文件|打开文件|0“Ctrl＋O”“Ctrl＋F12”。本节结束，请点击返回文档的编辑选定文本“先选定”，“后操作”直接“拖拽””文本中双击（（词）文本中三击（（段）单击首，Shift+单击尾（连续续）Ctrl＋“拖拽”（不不连续）选定区：单击击、双击、三三击全选（Ctrl+A)文档移动和复复制拖拽到目标编辑|剪切：（目标标）粘贴“Ctrl＋X”:“Ctrl＋V”Ctrl＋拖拽到目标标编辑|复制：（目标标）粘贴“Ctrl＋C”:“Ctrl＋V”撤销和恢复:工具栏编辑|撤销“Ctrl＋Z”:工具栏编辑|恢复“Ctrl＋Y”查找与替换编辑|查找“Ctrl＋F”编辑|替换“Ctrl＋H”查找高级功能能文档的排版字体格式字体：汉字字号阿拉伯数字字字号字符间距：缩放、间距、、位置字体特殊格式式中文版式：拼音指南、带带圈字符……边框和底纹：：“文字”边框框、底纹语言：中文繁简转换换段落格式对齐方式缩进间距段落其它格式式项目符号和编编号边框和底纹分栏首字下沉制表位格式复制（格格式刷）单击双击（取消））页面设置A3的大小是多少呢？页眉或页脚“视图|页眉和页脚”，弹出“页眉/页脚”工具栏页码“插入|页码”脚注和尾注“插入|引用|脚注和尾注”超链接“插入|超链接”图形处理插入图片“插入|图片PrintScreenAlt+PrintScreen图片格式化文字环绕效果果绘图工具栏简单图形复杂图形图形处理缩放和旋转添加文字组合叠放次序设置自选图形形格式。文本框艺术字公式表格制作Word中的表格有3种类型：规则则表格、不规规则表格、文文本转换成的的表格。要设置表格中中文字的对齐齐方式绘制斜线表头头增加或删除行行、列和单元元格公式：Left、Above、单元格1：单元格2、单元元格1，单元格2“排序”拆分单元格合并单元格本节结束，请点击返回高效排版样式：是系统或用户户并保存的一一系列排版格格式。创建目录打印预览打印电子表格处理理基础数据处理科学分析计算算图形、图表功功能数据组织。窗口编辑栏工作区工作簿：用来存储并处理工作数据的

文件，其扩展名为.xls

工作表：单击工作表标签可以实现工作

表间的切换。单元格：行和列的交叉部分称为单元格，

是存放数据的最小单元。数据输入入单击单元格内容的的输入汉字文字分段西文字符日期分数公式数字作为文字字输入前要加加单引号’按Alt+Enter组合键直接输入日期输入可用用“/”分隔符分数的输入应应先输入“0”和空格先输入“=”数据填充充填充柄运算符是对工作表中中的数据进行行分析与计算算的等式。它它以“=”开始，后面跟跟表达式。算术运算符+（加）、-（减）、*(乘）、/（除）、%(百分比）、^(乘方）关系运算符=、>、<、>=、<=、<>文本运算符（（&)引用运算符，，：空格关系运算符=、>、<、>=、<=、<>文本运运算符符（&)引用运运算符符，：：空格格A3,B2,D4B2:E5A1:E5C3:D62、在展展开的的函数数列表表中进进行选选择1、在需需要使使用函函数的的单元元格中中输入入“＝＝”号号利用“公式”计算数数据函数功功能说说明3、选择择或输输入函函数参参数相对引引用——单元格格地址址随着着位置置的不不同而而变化化，例例如：：A1。绝对引引用——指公式式复制制或填填入到到新位位置时时，单单元格格地址址保持持不变变,例如：：$A$1。混合引引用——指在一一个单单元格格地址址中，，既有有相对对引用用又有有绝对对引用用,例如：：$A1,A$1。选定定3、单击击列标标可用用于选选择某某列2、单击击行标标可用用于选选择某某行1、单击击某单单元格格并激激活它它，即即可用用于选选择单单个单单元格格1选择所要删除内容的单元格2在“编辑”菜单中选择“清除”项，在子菜单中选择相应项3或按Del键直接删除单元格内容如何删除单元格内容？粘贴单元格格数据据方法是是：先先复制制数据据，再再选择择待粘粘贴区区域中中的第第一个个单元元格，，选择择“编辑|选择性性粘贴贴”命令，，在“选择性性粘贴贴”对话框框中进进行相相应设设置，，Excel在数据复制时可以只复制部分信息吗？单元格格格式式化通过“格式|单元格格”命令设置单单元格格格式式还可可以通通过Excel的“格式”工具栏栏来进进行。。自动套套用格格式单击“格式”菜单后后，再再选择择“自动套套用格格式”命令，，会弹弹出一一个自自动套套用格格式对对话框框。“格式|条件格格式”命令图表表制制作作选定的的数据据源。。单击常常用工工具栏栏中的的“图表向向导”按钮，，打开开图表表向导导。图表向向导之之一：：图表表类型型1、选择择图表表类型型2、选择择子图图表类类型3、单击击“下下一步步”进进入步步骤二二对话话框图表向向导之之二：：图表表源数数据1、选择择数据据源区区域2、选择择行或或列作作为系系列3、单击击“下下一步步”进进入步步骤3对话框框图表向向导之之三：：图表表选项项3、单击击“下下一步步”进进入步步骤4对话框框1、输入入标题题名称称2、输入入分类类轴名名称1、选择择将图图表插插入当当前工工作表表中或或是新新的工工作表表中2、单击击“完完成””按钮钮，整整个图图表创创建过过程完完毕图表向向导之之四：：图表表位置置数据管管理和和分析析包括：：如何建建立数数据清清单？？如何对对数据据排序序？如何进进行数数据筛筛选？？如何分分类汇汇总？？如何制制作数据透透视表表？建立数数据清清单使用“数据|记录单单”命令以以记录录为单单位来来输入入数据据及编编辑数据据排排序序单击数数据区区域的的任意意单元元格。。单击菜菜单“数据|排序”命令，，打开开“排序”对话框框。选择“主要关关键字字”,“次要关关键字字”“第三关关键字字”。单击“确定”按钮。。数据据筛筛选选1.自动筛筛选通过“数据|筛选|自动筛筛选”命令实实现2.高级筛筛选然后执执行“数据”“筛选”“高级筛筛选”命令，，在其其对话话框内内进行行数据据区域域和条条件区区域的的选择择2.高级筛筛选高级筛筛选能能实现现数据据清单单中多多字段段之间间“逻辑或或”的筛选选关系系先要在在数据据清单单以外外的任任何位位置建建立条条件区区域，，条件件区域域至少少是两两行，，且首首行与与数据据清单单相应应字段段精确确匹配配然后执执行“数据”“筛选”“高级筛筛选”命令，，在其其对话话框内内进行行数据据区域域和条条件区区域的的选择择；筛筛选结结果可可在原原数据据清单单位置置显示示，也也可以以在数数据清清单以以外的的位置置显示示1、建立立条件件区域域，同同一行行上的的条件件关系系为逻逻辑与与，不不同行行之间间的关关系为为逻辑辑或2、执行行“数数据””“筛筛选””“高高级筛筛选””命令令3、打开开高级级筛选选对话话框4、选择择数据据区域域和条条件区区域5、单击击“确确定””按钮钮数据管管理和和分析析——分类汇汇总提示：：先对对“分分类””字段段排序序数据管管理和和分析析——数据透透视表表分类汇汇总适适合按按一个个字段段进行行分类类，对对一个个或多多个字字段进进行汇汇总。。如果果要对对多个个字段段进行行分类类并汇汇总，，这就就需要要利用用数据据透视视表。。例4.42统计各各系男男女生生的人人数。。本例例既要要按“系别”分类，，又要要按“性别”分类。。本节结束，请点击返回演示示文文稿稿制制作作基基础础制作演演讲稿稿的过过程放映、打印演讲稿美化演讲稿输入演讲稿内容PowerPoint2003——窗口PowerPoint2003——视图方方式PowerPoint有五种种视图图模式式：1幻灯片视图2大纲视图3备注页视图4幻灯片浏览视图5幻灯片放映利用“内容提提示向向导”利用“设计模模板”建立“空演示示文稿稿”我们如何新建演示文稿呢？在幻灯灯片中中添加加各种种图形、文本框框、艺术字字、图表、Word表格等。另另外，，对选选定的的对象象可以以进行行移动动、复复制、、删除除等操操作。。对于用用“绘图”按钮制制作的的各种种图形形，可可单击击选中中后进进行修修改或或删除除。只能在“幻灯片视图”下才可编辑幻灯片。插入声声音和和动画画文件件：插入入|影片和和声音音插入超