会计信息系统（第二版） 3.3总账系统日常账务处理

日常账务处理工作主要包括：321凭证处理凭证记账证账输出

一.凭证处理凭证处理是总账系统数据处理的起点。（一）凭证处理的数据流程（二）凭证输入1.凭证输入的基本内容（1）凭证号：按月、分类、连续编号。（2）制单日期：有要求，如不能早于业务发生日期；不能滞后于计算机系统日期；不能逆序制单等。（3）附件：可有可无，如实录入。

（4）摘要：有科目和金额的行必须有摘要；有直接输入、调用常用摘要和复制上行摘要三种输入方法。（5）会计科目：要求：已有的末级；方法：四种。（6）金额：要求：借贷要平衡、红字用负数输入；来源：直接输入、自动生成。（7）辅助信息项目：如数量与单价、外币与汇率、银行结算种类与结算号等。2.快速增加凭证的方法（1）调用常用凭证：还可补充和修改。（2）同账套复制凭证：一次只能复制一张。（3）异账套复制凭证：能够成批复制3.新增凭证的保存（1）凭证保存检查：凭证类型、借贷平衡。（2）凭证保存结果：临时凭证库文件。（三）凭证审核1.凭证审核方式：自动审核、人工审核。指标自动审核人工审核权限系统自动完成有权限的操作员才能进行对象新增凭证临时凭证库文件中的凭证作用防止错误的凭证进入系统防止错误的凭证被记账内容凭证类别、借贷平衡、内容完整等基本内容金额大小、科目选用、辅助信息等实质内容处理通过后系统保存、错误时不接收正确时签字，否则不签字或者标错模块填制凭证审核凭证方式逐张既可逐张，又可成批原来如此！2.人工审核权限：两个层次。（1）功能授权：（2）数据权限3.人工审核要求：有以下两个方面。（1）一张凭证的审核人与制单人不能是同一个人。（2）凭证的审核签名只能由审核本人来取消。4.凭证签字类型：有以下三类签字。（1）审核签字：所有的记账凭证都必须由审核员进行签字。（2）出纳签字：对收付款的出纳凭证由出纳员签字（3）主管签字：所有的记账凭证都由账套主管进行签字。5.审核结果处理：（1）正确凭证：应办理“签名”手续，（2）错误凭证：不能签名，也不能修改，可作错误标识。（3）存放库文件：返回到“临时凭证库文件”中。（四）凭证修改老师：我们理解并记住啦！（五）凭证删除：有两种删除方式1.只能删除该类最后一张凭证：只允许删除某类最后一张未审核的凭证，而不能删除中间编号的凭证。2.只能删除已作废的凭证：只有作废的凭证才能删除，为了避免凭证删除后出现断号现象，对系统内剩余的未记账凭证可以重新整理编号。二．记账（一）记账的功能：能够实现三项功能。1.转移凭证：能将存放在“临时凭证库文件”中的审核凭证转移到“正式凭证库文件”中，变成了不能直接修改的正式会计档案。2.传递数据：还能把“临时凭证库文件”中已审核的凭证数据传递到有关账表库文件中去。3.更新数据：还能用传递的会计数据对有关库文件中的原数据进行计算更新，产生本期最新的发生额和余额等。（二）记账的种类：有三种形式1.模拟记账：又叫预记账，凭证不论是否审核都可进行模拟记账，记账结果只供浏览查看，而不予以保存。2.正式记账：把“临时凭证库文件”中的凭证进行真正记账，从而实现凭证数据的转移、传递和更新功能。3.恢复记账：把已经正式记账的凭证及其数据恢复到记账前的状态，即将凭证从“已记账”状态还原到“未记账”状态。注意：只有由账套主管来操作。（三）正式记账的条件1.期初数据要试算平衡2.凭证必须完成的有关签字（四）正式记账的要求1.专人负责记账2.不能跨月记账3.每月可多次记账4.保护记账前数据老师：这么简单，知道了！三.证账输出（一）记账凭证输出1.未记账凭证输出：存储在“临时凭证文件”之中，主要用于查询、修改、删除和审核等屏幕显示输出。2.已记账凭证输出：存储在“正式凭证文件”之中，是会计账簿和会计报表的主要数据源，打印的已记账凭证作为正式会计档案来归档保存。（二）账簿输出1.账簿输出的原理

噢！电子账套原来是虚拟的、临时生成的。2.账簿输出的主要内容：（1）日记账：一般、出纳专管（1001、1002）

（2）总账：科目余额表、一般三栏式（3）明细账：外币式、数金式（4）多栏式：非末级科目、先设置，后输出。3.账簿输出的形式：主要采用以下两种形式（1）显示输出:方便、快捷、直观和形式多样（如联查、筛选、查找）等特点。（2）打印输出：对于日记账，天天打印或按旬打印；对于明细账一般在月末或季末打印输出；总账通常在年末打印输出。（三）证账表联查总账系统就为用户提供了证账表联查的功能。1.从表经账到证：在“账表”功能中，先输出一级科目的“余额表”，即所有一级科目的总账；然后从中选择某一科目（出纳专管科目除外），双击或单击“专项”按钮，就可查询当前科目的明细账；再在明细账中选择某一业务发生额行，双击或单击“凭证