《办公自动化实训教程》

办公自动化实训教程Office2003在工作中的应用快要工作了，肯定会面临各种各样的电脑文书工作，我能够应付自如吗？Sure!本学期实训安排涵盖Word,Excel,PowerPoint三大办公软件的12个工作实例演示根据实例，每堂课做一次上机实战，作为平时成绩第13周/14周，随堂上机期末考试实训一：制作培训通知输入内容（建立文档、日期的插入、拼写和语法的检查、字数的统计）设置文字格式设置段落格式（间距和缩进的设置、格式刷、边框和底纹的设置）项目符号和编号（添加项目符号、添加编号、录入文字时自动创建项目符号或编号）制作回执表保存培训通知打印培训通知使用电子邮件发送培训通知实训二：制作成绩统计表初始化页面为表格添加标题插入表格修改表格结构输入表格内容美化表格利用公式进行自动计算排序成绩统计表跨页设置表格标题插入图表

单元格的标识Word表格中每个单元格都有一个默认的唯一标识，标识的名称由单元格所在的列标和行号组合而成。

列标使用字母A、B、C等表示，行号用数字1、2、3等表示，列标在前，行号在后。如：第三列第二行的单元格标识为C2。实训二：制作成绩统计表

求平均值的公式=Average（C2，D2，E2，F2，G2，H2）=Average（C2：H2）实训二：制作成绩统计表

页面设置（页边距、页面视图）

制作流程图标题（绘制矩形，颜色填充，添加艺术字并编辑——文字“双色填充”效果、“朝鲜鼓形状”、设置阴影样式）绘制流程图框架（画布框的调整，绘制图形——准备、过程、决策、结束，复制图形Ctrl+D，改变自选图形）美化流程图（图形的对齐方式、自定义三维样式、颜色填充）绘制连接符实训三：制作购物流程图绘制连接符连接符看起来像线条，它始终与附加在一起的图形相连。也就是说，不论怎样拖动各种图形，只要它们是以连接符相连的，就始终连在一起。实训三：制作购物流程图实训训四四：：制制作作产产品品宣宣传传手手册册第一一步步：：设设置置小小册册子子页页面面纸张张大大小小-自定定义义大大小小-宽度度21.2厘米米、、高高度度27.8厘米米；；页边边距距-纸张张横横向向-上下下1厘米米、、左左右右1.27厘米米；；分隔隔符符-分页页符符；；设置置虚虚框框，，辅辅助助对对齐齐———插入入表表格格：：1行3列，，线线型型：：无无边边框框；；实训训四四：：制制作作产产品品宣宣传传手手册册第二二步步：：制制作作小小册册子子封封面面标题题的的制制作作：：绘绘制制圆圆角角矩矩形形，，调调节节黄黄色色菱菱形形控控制制点点；；设设置置大大小小高高度度1.86厘米米，，宽宽度度8.33厘米米））；；设设置置填填充充效效果果（（预预设设-宝石石蓝蓝））；；将将所所有有图图形形组组合合文本本框框设设置置：：颜颜色色-其他他颜颜色色-自定定义义-模式式RGB，红红色色102、绿绿色色153、蓝蓝色色153；粗粗细细-2磅插入入图图片片：：浮浮于于文文字字上上方方实训训四四：：制制作作产产品品宣宣传传手手册册第二步：：制作小小册子封封面（续续）说明部分分的制作作：绘制制椭圆，，拖动绿绿色控制制点，向向左旋转转10度，高度度1.44厘米，宽宽度4.78厘米文本框设设置：字字体二号号；格式式-字体菜单单-字符间距距-缩放80%，磅值1；电话信信息文本本框的填填充颜色色（红色色102、绿色102、蓝色204)将图片与与文本框框组合-复制-选择性粘粘贴-图片（增增强型图图元文件件），使使其变为为图片格格式添加阴影影样式6插入剪贴贴画实训四：：制作产产品宣传传手册第三步：：制作小小册子内内页添加背景景图片：：格式-背景-水印-图片水印印-选择图片片，缩放放150%文本框的的链接运运用：连连续画出出2个空白文文本框，，右键点点击第一一个，选选择“创创建文本本链接””，鼠标标变成小小水壶样样式，点点击第二二个空白白文本框框（作用：：当第一一个文本本框内容容填满时时，文字字会自动动移到下下一个文文本框中中）实训五：：制作统统一的信信函通过邮件件合并，，可轻松松地批量量制作信信函、信信封、标标签、工工资条、、学生成成绩通知知单、商商品报价价单等。。理解邮件件合并邮件合并并中，要要处理三三个不同同的元素素：主文档；；为主文档档提供信信息的数数据源；；合并文档档（完成成的文档档集）。。邮件合并并并不一一定真的的是指信信函邮件件的合并并，使用用这一功功能可以以将主文文档和数数据源合合并为一一。理解邮件件合并主文档：：Word文档。数据源：：可以是是Word表格、Excel工作表、、Outlook联系人列列表或Access数据库等等。合并文档档：主文文档的副副本，是是个Word文档，此此文档不不必保存存。案例知识识点讲解解：掌握邮件件合并的的三个操操作步骤骤1、建立主主文档：：简单Word文档2、建立数数据源：：Word表格（或或Excel表格、Outlook表格）3、文档合合并（邮邮件合并并）案例知识识点讲解解：邮件合并并操作方方法——通过“邮邮件合并并”任务务窗格操操作执行【工具】【信函与邮邮件】【邮件合并并】菜单命令令在任务窗窗格中选选择文件件类型→→信函，，使用当当前文档档选取收件件人→使使用现有有列表→→浏览→→打开数数据源→→确定/编辑撰写信函函→定位位插入点点→其它它项目→→插入合合并域预览信函函→合并并完成→→编辑个个人信函函/打印→合合并到新新文档实训六：：毕业论论文的排排版案例知识识点讲解解：掌握样式式的设置置方法新建样式式执行菜单单栏上的的【格式】【样式和格格式】命令提示：Word使用层次次结构来来组织文文档，Word目录的自自动生成成是基于于大纲级级别和段段落样式式的。案例知识识点讲解解：掌握样式式的设置置方法修改样式式案例知识识点讲解解：熟悉长文文档的阅阅读方式式执行菜单单栏上的的【视图】【大纲】命令。。执行菜单单上的【视图】【阅读版式式】命令。。【窗口】【拆分】右下角的的“按对对象浏览览”功能能案例知识识点讲解解：熟悉插入入目录的的方法1.自动提取取目录。。执行菜单单栏上的的【插入】【引用】【索引和目目录】命令。。案例知知识点点讲解解：熟悉插插入目目录的的方法法2.使用制制表位位修改改目录录执行菜菜单栏栏上的的【格式】【制表位位】命令。。实训七七：制制作客客户信信息表表案例知知识点点讲解解：熟悉Excel2003的基本本功能能建立文文档双击桌桌面Excel图标，，或从从开始始菜单单启动动Excel启动后后，默默认打打开一一空白白Excel文档。。也可可以单单击““常用用”工工具栏栏中【新建空空白文文档】按钮进进行创创建。。案例知知识点点讲解解：熟悉Excel2003的基本本功能能保存文文档单击““常用用”工工具栏栏中【保存】按钮另存为为设置统统一的的密码码：123案例知知识点点讲解解：熟悉Excel2003的基本本功能能输入数数据手工输输入，，可输输入中中、英英文文文本、、数字字、公公式等等使用自动填填充功功能快速复复制或或填充充有序序数据据编号的的输入入技巧巧：‘+001案例知知识点点讲解解：格式的的设置置单元格格字体体、对对齐方方式、、数数字格格式、、边边框和和底纹纹等设设置单击菜菜单栏栏的【格式】【单元格格】命令通过““格式式”工工具栏栏进行行设置置案例知知识点点讲解解：格式的的设置置数字格格式设置数数字格格式可可改变变单元元格中中数据据的显显示格格式。。常见见的数数字格格式有有常规规、数数值、、货币币、日日期、、时间间、百百分比比、文文本和和自定定义等等。调整工作表表行高列宽宽鼠标操作—拖动列标右右边界调整整列宽；双双击列标右右边界“最最适合的宽宽度”单击菜单栏栏的【格式】【行】或【列】命令使用自动填填充功能快快速复制表表格的底纹纹案例知识点点讲解：插入图片单击菜单栏栏的【插入】【图片】【来自文件】命令Excel中，可以插插入剪贴画画、图片文文件、艺术术字、自选选图形等图图形对象，，与Word不同的是，，插入的图图形总是浮浮于文字上上方。案例知识点点讲解：工作表的操操作增加、删除除、命名工工作表在工作表标标签区中单单击选择工工作表标签签单击右键，，在快捷菜菜单上选择择【插入】/【删除表】/【重命名】命令冻结窗格光标停留在在A4单元格，单单击菜单栏栏中的【窗口】【冻结窗格】隐藏工作表表中的网格格线单击菜单栏栏中的【工具】【选项】命令，打开开的【选项】对话框选择【视图】选项卡，在在“窗口选选项”中取取消“网格格线”的勾勾选案例知识点点讲解：打印工作表表页面设置设置纸张的的页面大小小、边距、、页眉/页脚等页眉/页脚的设置置单击菜单栏栏中的【文件】【页面设置】命令，打开的的【页面设置】对话框。选择【页眉/页脚】选项卡，单击击【自定义页眉/页脚】按钮，打开【页眉/页脚】对话框案例知识点讲讲解：页面设置设置标题行—使得每页顶端端或左端都出出现标题在【页面设置】对话框中选择择【工作表】选项卡在“顶端标题题行”或““左端标题题列”选项框框中选择设设置标题行或或列打印预览打印工作表实训八制制作个人收支支明细表案例中一些基基本的原始数数据外，其他他的各项统计计项都是通过过Excel提供的公式和和函数自动计计算完成的。。同时通过有有效性及保护护来尽量避免免在输入数据据时的误操作作。案例知识点讲讲解：公式和函数插入函数选择结果单元元格，单击菜菜单栏中的【插入】【函数】命令打开的【插入函数】对话框，选择择应用函数打开【函数参数】对话框，设设置函数各计计算参数案例知识点讲讲解：公式和函数输入公式选择结果单元元格输入等号“=”，输入运算公式式，按回车键键确认。Excel中的公式的书书写规则与常常规的代数公公式基本一致致。它总是以以“=”开始，可以使使用+（加）、-（减减））、、*（（乘乘））、、/（除除））、、^（乘乘幂幂））、、()（小小括括号号））、、>（大大于于号号））、、<（小小于于号号））、、=（等等于于号号））、、>=（大大于于等等于于号号））和和&（连连字字符符））等等运运算算符符。。公式式和和函函数数可可通通过过复复制制粘粘贴贴或或自自动动填填充充进进行行复复制制案例例知知识识点点讲讲解解：：单元元格格引引用用引用用指指标标识识并并指指明明公公式式中中所所使使用用数数据据的的单单元元格格位位置置。。相对对引引用用如如：：A2绝对对引引用用如如：：$A$2混合合引引用用如如：：$A2或A$2相对对引引用用与与绝绝对对引引用用的的区区别别：：当当复复制制公公式式时时，，相相对对引引用用会会根根据据其其发发生生改改变变，，而而绝绝对对引引用用不不会会。。在公公式式中中输输入入单单元元格格引引用用，，可可直直接接选选择择该该单单元元格格或或区区域域，，支支持持Ctrl键和和Shift键。。引用运算符含义示例说明:（冒号）区域运算，两个引用间的连续单元格区域SUM(A2:B3)A2～B3四个单元格的和,（逗号）联合运算，多个引用的合并SUM(A2,B2,B3)A2,B2,B3三个单元格的和（空格）交叉运算，同属于两个引用的单元格SUM(A2:B3B2:B4)B2,B3二个单元格的和IF函数数需需要要三三个个参参数数：：第一一个个参参数数Logical_test为条条件件第二二个个参参数数Value_if_true为条条件件成成立立时时函函数数的的返返回回值值第三三个个参参数数Value_if_false为条条件件不不成成立立时时函函数数的的返返回回值值以单单元元格格O5为例例（（插插入入-函数数-逻辑辑））：：$N$8=0，表表示示如如果果单单元元格格$N$8等于于0（即即全全年年收收入入合合计计为为0）“””，表表示示那那么么单单元元格格O5显示示为为空空白白（（“””表示示空空字字符符串串））N5/$N$8，否否则则显显示示公公式式N5/$N$8的计计算算结结果果（（即即工工资资占占总总收收入入的的比比例例））计算算各各项项收收、、支支所所占占收收、、支支总总额额的的比比例例（IF函数数及及绝绝对对引引用用的的合合并并使使用用））考虑虑除除法法中中被被除除数数不不能能为为0和公公式式复复制制的的问问题题案例例知知识识点点讲讲解解：：验证证数数据据有有效效性性通过过给给单单元元格格设设置置““数数据据有有效效性性””，，来来限限制制单单元元格格数数据据的的输输入入，，从从而而避避免免输输入入数数据据时时误误操操作作。。选定设设置““数据据有效效性””的的单元元格区区域单击菜菜单栏栏中的的【数据】【有效性】命令，打开开的【数据有效性性】对话框。选择【设置】选项卡，设设置“有有效性的条条件”选择【出错警告】选项卡，设设置“输入入无效信息息时显示出出错警告””案例知识点点讲解：设置条件格格式通过条件格格式，可将将满足特定定条件的单单元格以指指定的格式式显示，从从而达到突突出重要数数据的目的的。选定设置““条件格式式”的单元元格区域单击菜单栏栏中的【格式】【条件格式】命令，打开开的【条件格式】对话框在“条件？？”中设置置满足条件件单击【格式】按钮，在打打开的【单元格格式式】对话框中设设置满足条条件后的格格式还可以单击击【添加】按钮，添加加新的条件件格式案例知识点点讲解：保护工作表表保护工作表表的作用为为保护工作作表中的锁锁定单元格格（默认）），使得这这些单元格格不能被编编辑修改。。选定所有不不需保护的的单元格区区域单击菜单栏栏中的【格式】【单元格】命令，打开开的【单元格】对话框。选择【保护】选项卡，单单击取消““锁定”选选项。单击菜单栏栏中的【工具】【保护】【保护工作表表】命令，打开开的【保护工作表表】对话框。选择“保护护工作表及及锁定的单单元格内容容”选项，，在“取消消工作表保保护时使用用的密码””文本框中中输入工作作表的保护护密码，并并设置保护护后可执行行的操作。。案例知识点点讲解：复制工作表表在工作表标标签区中，，选中工作作表标签。。单击右键键，在快快捷菜单单中选择择【移动或复复制工作作表】命令，打打开【移动或复复制工作作表】对话框中中在“工作作簿”选选项中选选择目标标工作簿簿选择““建立副副本”（（如不选选择则为为移动）），单击击【确定】按钮。。实训九销售统计计分析案例知识识点讲解解：数据清单单数据清单单（也称称数据列列表），，指包含含系列相相关数据据的标准准二维表表格，其其中每行行是一个个完整的的信息，，而同列列的数据据项应具具有的相相同数据据类型。。记录单可对数据据清单进进行浏览览、修改改、输入入、删除除、和查查找等管管理操作作单击菜单单栏中的的【数据】【记录单】命令，打打开【记录单】对话框案例知识识点讲解解：排序首先选定定数据清清单中任任一单元元格（如如果要排排序的是是部分数数据清单单或非标标准数据据清单，，则要选选择要排排序的完完整数据据区域。。）单击菜单单栏中的的【数据】【排序】命令，打打开【排序】对话框依次设置置排序字字段及方方式。简单的排排序可直直接选定定关键字字所在列列的任一一单元格格，然后后单击““常用””工具栏栏上的【升序排序】按钮或【降序排序】按钮完成排序序。案例知识点讲讲解：筛选自动筛选一一般适用于简简单条件的筛筛选，允许叠叠加。首先选定数据据清单中任一一单元格。单击菜单栏中中的【数据】【筛选】【自动筛选】命令单击列标题右右侧的自动筛筛选下拉箭头头，从下拉列列表中选择自动筛选状态态下，再单击击菜单栏中的的【数据】【筛选】【自动筛选】命令，可撤撤消筛选案例知识点讲讲解：筛选高级筛选可可任意组合筛筛选条件，适适用于复杂的的条件筛选首先在工作表表中空白处输输入筛选条件件选定数据清单单中任一单元元格，单击菜菜单栏中的【数据】【筛选】【高级筛选】命令，打开【高级筛选】对话框依次选择设置置列表区域、、条件区域和和筛选结果位位置提示：筛选条条件中，不同同行间的条件件是“或”的的关系，同一一行中不同列列的条件是““与”的关系系。案例知识点讲讲解：分类汇总指对数据进行行分类，并按按分类进行汇汇总进行诸如如“求和”、、“计数”和和“平均值””等汇总计计算。允许嵌嵌套。首先对要分类类字段进行排排序单击菜菜单栏栏中的的【数据】【分类汇汇总】命令，，打开开【分类汇汇总】对话框框。依次设设置分分类字字段、、汇总总方式式和和和汇总总项等