质量管理系统文件

质量管理系统文件江苏圣宝罗药业有限公司质量部2012年4月法规要求

文件管理是质量管理系统的基本组成部分，使企业各项质量活动有法可依、有章可循，使行之有效的质量管理手段和方法制度化、法规化。通过质量系统文件的实施来保证质量体系的有效运行。法规要求文件和记录作为质量管理体系的基本要求，涉及到GMP的各个方面，与生产、质量、储存和运输等相关的所有活动都应在文件系统中明确规定。所有活动的计划和执行都必需通过文件和记录证明。文件应按照操作规程管理，内容应清晰、易懂，并有助于追溯每批产品的历史情况。文件的重要性明确标准、方法、职责，确保完全掌握生产的药品是否能够发放上市所必需的全部信息。行动以文字为准，避免口头方式造成的错误结果。保证行动的一致性。任何行动后均有文字记录可查，为追究责任、改进工作提供依据。文件系统的建立与完善促使企业实施规范化、科学化、法制化管理。与98版相比文件管理主要的变化是将记录管理纳入到文件管理范畴中。在98版文件控制的第六十四、六十五条二个条款的基础上进行了细化，增加了防止误用、定期评审的要求。将98版第八章《生产管理》第六十八条中有关批生产记录管理的要求，扩展到所有相关生产质量管理所涉及的记录管理，并增加了记录的保存、电子记录管理等相关要求。对质量标准、工艺规程、批生产记录、批包装记录、操作规程和记录等文件的编制要求、编制内容进行了细化规定。强调质量部对GMP文件管理的责任。2010版GMP文件管理的基本原则有明确规定，相应条款总结如下：●与药品生产质量管理规范（GMP）有关的文件应经质量管理部门审核。●文件的内容应与药品生产许可、药品注册等相关要求一致。应建立文件管理的操作规程

起草/修订审核批准发放失效存档文件起草、修订、审核、批准均应由适当的人员签名并注明日期-文字应确切、清晰、易懂、不能模棱两-标明题目、种类、目的以及文件编号和版本号-定期修订-定期审核-复制和发放记录-文件复制，不得产生任何差错；复制的文件应清晰可辨-批准的现行版本-撤销和销毁记录-留档备查，不得在工作现场出现-分类存放，条理分明，便于查阅文件体系结构

为了方便有效的管理药厂庞大的文件，可以将文件分为政策、指导文件、操作规程、记录四个层次进行管理。

文件体系结构

政策指导文件操作规程记录文件体系结构文件类别文件举例说明政策●质量手册●工厂主文件●工作职责说明书●质量目标●公司最高管理层负责批准此类文件●不需要频繁修订文件体系结构构指导文件●生产处方●设备的维护和校准●确认和验证●变更管理●偏差管理●质量标准●监测●基于政策内容，相关管理人员编写●根据政策变更、注册要求、法规更新或新的客户要求随时进行修订或定期回顾更新文件体系结构构规程●操作程序●基于指导文件的内容，相关的操作部门负责编写●根据实际情况随时进行修订或定期回顾更新记录●记录●根据规程内容进行编订●根据实际情况随时进行修订或定期回顾更新文件管理的生生命周期文件管理的生生命周期﹡文件起草☆建立新文件件☆对已有的文文件进行更新新或定期回顾顾﹡审核☆格式审核：：照已规定的的文件标准格格式检查相应应的内容（如如，文件编号号、版本号、、字体、字号号等）（文件件管理人员负负责）☆内容审核：：从法规、技技术和管理的的角度，确认认文件内容（（相应部门技技术专家或管管理）文件管理的生生命周期﹡批准文件在使用前前必需经过批批准，批准人人应当是相应应部门或领域域的负责人。。﹡文件发放、培培训和生效●批准后的文文件可以用于于培训●不能同时有有两个版本的的文件在工作作现场中出现现文件管理的生生命周期●确保工作现现场文件的获获取，可根据据需要发放纸纸质版本或授授权进入计算算机化的文件件管理系统查查阅文件。●如需向公司司外部使用者者提供文件，，应有明确规规定。●文件发放应应有相应的记记录。●保证文件内内容的执行，，必须明确文文件的培训要要求。在文件件生效日期前前组织相关人人员进行培训训，并有相应应的记录。●生效日期当当天文件生效效，正式按文文件规定内容容执行。文件管理的生生命周期﹡失效文件失效后，，要及时撤销销，放止错误误使用失效版版本的文件。。﹡文件存档按规定对文件件进行保存和和归档。﹡定期回顾根据规定时限限，对文件进进行定期回顾顾，检查文件件内容是否是是最新的并适适用。文件编写原则则：文件的格式和和结构应统一一，语言简洁洁易懂，清晰晰准确。文件的适用范范围和目的应应该恰当并易易于识别。字体、字号、、行间距、段段落格式、页页眉和页脚等等需要在文件件模板中规定定。下面介绍几类类文件：文件种类标准操作规程质量标准工艺规程记录批记录标准操作规程程2010版GMP中定义，操作作规程是指经经批准用来指指导设备操作作、维护与清清洁、验证、、环境控制、、取样和检验验等药品生产产活动的通用用性文件，也也称标准操作作规程。标准准操作规程是是企业活动和和决策的基础础，确保每个个人正确、及及时的执行质质量相关的活活动和流程。。标准操作规规程根据企企业的规定定应当有相相应模板和和编写要求求，具体如如下：●封面页※公司名称※文件题目/文件编号/版本号※共几页※起草部门、、修订人、、修订日期期※审核部门、、审核人、、审核日期期※批准人、批批准日期、、颁发日期期※执行部门、、生效日期期※颁发至各部部门、颁发发号标准操作规规程●正文※目的※范围※职责※程序※记录※附件质量标准第一百六十十四条物物料和成品品应当有经经批准的现现行质量标标准；必要要时，中间间产品或待待包装产品品也应当有有质量标准准。质量标准详详细阐述生生产过程中中所用物料料或所得产产品必须符符合的技术术要求。质质量标准是是质量评价价的基础，，是保证产产品质量、、安全性、、有效性和和一致性的的重要因素素。根据2010版GMP的要求，质质量标准通通常包括以以下几类：：质量标准质量标准内容要求（2010版GMP）制定依据物料质量标准第一百六十五条国家药品标准（药典和药品标准）中国国家标准（GB）中国行业标准（例如，药包材行业标准YBB）产品的官方注册批件中间产品和待包装产品第一百六十六条成品第一百六十七条质量标准第一百六十十五条物物料的质量量标准一般般应当包括括：（一）物料料的基本信信息：1.企业统一指指定的物料料名称和内内部使用的的物料代码码；2.质量标准的的依据；3.4.印刷包装材料的实样或样稿。（二）取样、检验方法或相关操作规程编号；（三）定性和定量的限度要求；（四）贮存条件和注意事项；（五）有效期或复验期。提出物料质质量标准的的编写内容容。质量标准第一百六十十六条外购或外销的中中间产品和和待包装产产品应当有有质量标准准；如果中中间产品的的检验结果果用于成品品的质量评评价，则应应当制定与与成品质量量标准相对对应的中间间产品质量量标准。外购是在注注册许可的的前提下可可以执行质量标准第一一百百六六十十七七条条成成品品的的质质量量标标准准应应当当包包括括：：（一一））产产品品名名称称以以及及产产品品代代码码；；（二二））对对应应的的产产品品处处方方编编号号（（如如有有））；提出出成成品品质质量量标标准准的编写内内容。工艺规程程第一百六六十八条条每种种药品的的每个生产产批量均应当有有经企业业批准的的工艺规规程，不不同药品品规格的的每种包包装形式式均应当当有各自自的包装装操作要要求。工工艺规程程的制定定应当以以注册批批准的工工艺为依依据。第一百六六十九条条工艺艺规程不不得任意意更改。。如需更更改，应应当按照照相关的的操作规规程修订订、审核核、批准准。不同批量量都应有有对应的的工艺规规程工艺规程程工艺规程程是产品品设计、、质量标标准和生生产、技技术、质质量管理理的汇总总，是企企业组织织和指导导生产的的主要依依据和技技术管理理工作的的基础。。保证生生产的批批与批之之间，尽尽可能的的与原设设计吻合合，保证证每一药药品在整整个有效效期内保保持预定定的质量量。根据2010版GMP及企业通通常的文文件规定定要求，，工艺规规程应包包括以下下内容：：工艺规程程生产处方方：※产品名称称和产品品代码；；※产品剂型型、规格格和批量量；※所用原辅辅料清单单（包括括生产过过程中使使用，但但不在成成品中出出现的物物料），，阐明每每一物料料的指定定名称、、代码和和用量；；如原辅辅料的用用量需要要折算时时，还应应当说明明计算方方法。生产操操作要要求：：※对生产产场所所和所所用设设备的的说明明（如如操作作间的的位置置和编编号、、洁净净度级级别、、必要要的温温湿度度要求求、设设备型型号和和编号号等））；工艺规规程※关键设设备的的准备备（如如清洗洗、组组装、、校准准、灭灭菌等等）所所采用用的方方法或或相应应操作作规程程编号号；※详细的的生产产步骤骤和工工艺参参数说说明（（如物物料的的核对对、预预处理理、加加入物物料的的顺序序、混混合时时间、、温度度等））；※所有中中间控控制方方法及及标准准；※预期的的最终终产量量限度度，必必要时时，还还应当当说明明中间间产品品的产产量限限度，，以及及物料料平衡衡的计计算方方法和和限度度；※待包装装产品品的贮贮存要要求，，包括括容器器、标标签及及特殊殊贮存存条件件；※需要说说明的的注意意事项项。工艺规规程包装操操作要要求：：※以最终终包装装容器器中产产品的的数量量、重重量或或体积积表示示的包包装形形式；；※所需全全部包包装材材料的的完整整清单单，包包括包包装材材料的的名称称、数数量、、规格格、类类型以以及与与质量量标准准有关关的每每一包包装材材料的的代码码；※印刷包包装材材料的的实样样或复复制品品，并并标明明产品品批号号、有有效期期打印印位置置；工艺规规程※需要说说明的的注意意事项项，包包括对对生产产区和和设备备进行行的检检查，，在包包装操操作开开始前前，确确认包包装生生产线线的清清场已已经完完成等等；※包装操操作步步骤的的说明明，包包括重重要的的辅助助性操操作和和所用用设备备的注注意事事项、、包装装材料料使用用前的的核对对；※中间控制的的详细操作作，包括取取样方法及及标准；※待包装产品品、印刷包包装材料的的物料平衡衡计算方法法和限度。。批记录根据2010版GMP的规定，批批记录是用用于记述每每批药品生生产、质量量检验和放放行审核的的所有文件件和记录，，可追溯所所有与成品品质量有关关的历史信信息。每批批药品都应应有批记录录，包括：：●批生产记记录●批包包装记录●●批检验记记录●药品放行行审核记录录●其他与本本批产品有有关的记录录文件第一百七十十二条批批生产记记录应依据据现行批准准的工艺规规程的相关关内容制定定。记录的的设计应避免填写差差错明确批生产及批生产记录的格式要求。批记录第一百七十十五条批批生产记录录的内容应应当包括：：（一）产品品名称、规规格、批号号；（二）生产产以及中间间工序开始始、结束的的日期和时时间；（三）每一一生产工序序的负责人人签名；（四）生产产步骤操作作人员的签签名；必要要时，还应应当有操作第一百七七十五条条批生生产记录录的内容容应当包包括：（五）每每一原辅辅料的批批号以及及实际称称量的数数量（包包括投入入的回收收或返工工处理产产品的批批号及数数量）；；（六）相相关生产产操作或或活动、、工艺参参数及控控制范围围，以及及所用主主要生产产设备的的编号；；（七）中中间控制制结果的的记录以以及操作作人员的的签名；；（八）不不同生产产工序所所得产量量及必要要时的物物料平衡衡计算；；（九）对对特殊问问题或异异常事件件的记录录，包括括对偏离离工艺规规程的偏偏差情况况的详细细说明或或调查报报告，并并经签字字批准。。第一百七七十七条条批包包装记录录应依据据工艺规规程中与与包装相相关的内内容制定定。记录录的设计计应注对记录文文件的识识别，防止人为为差错的的发生第一百七七十八条条批包包装记录录应有待待包装产产品的批批号、数数量以及及成品的的批号和和计划数数量。原原版空白白的批包包装记录录的审核核、批准准、复制制和发放放的要求求与原版版空白的的批生产产记录相相同。。强化对批批包装记记录的控控制要求求。第一百七七十九条条在在包装装过程中中，进行行每项操操作时应应及时记记录，操操作结束束后，应应由包装装操作人人员确认认并签注注姓名和和日期。第一百八八十条批批包装装记录的的内容包包括：（一）产品品名称、、规格、、包装形形式、批批号、生生产日期期和有效效期；（二）包包装操作作日期和和时间；；（三）包包装操作作负责人人签名；；（四）包装工工序的操作人人员签名；（五）每一包包装材料的名名称、批号和和实际使用的的数量；（六）根据工工艺规程所进进行的检查记记录，包括中中间控制结果果；（七）包装操操作的详细情情况，包括所所用设备及包包装生产线的的编号；（八）所用印印刷包装材料料的实样，并并印有批号、、有效期及其其他打印内容容；不易随批批包装记录归归档的印刷包包装材料可采采用印有上述述内容的复制制品；（九）对特殊殊问题或异常常事件的记录录，包括对偏偏离工艺规程程的偏差情况况的详细说明明或调查报告告，并经签字字批准；（十）所有印印刷包装材料料和待包装产产品的名称、、代码，以及及发放、使用用、销毁或退退库的数量、、实际产量以以及物料平衡衡检查。记录记录是反映实实际生产活动动实施结果的的书面文件，，药品生产的的所有环节，，从生产到检检验到销售都都要有记录可可查证追溯。。记录必须真真实、完整