设备档案整理方法讲义

设备档案整理

方法讲义荔湾区档案局监督指导科：邹红一、归档范围及保管期限1、机关、事业单位：办公设备、电梯、车辆等采购申请与批复、协议书、合同来往函电（或招标、中标方面的材料）；开箱的随机文件材料（包括说明书、图册、合格证、装箱单、安装规程、发票复印件等）。一、归档范围及保管期限2、企业：

①自制设备的归档材料（包括设备的设计、研制、试验和制造过程中形成的文件材料，以及该项设备在安装、使用、维护检修、改造过程中形成的文件材料）。②购置设备的归档材料（包括购置申请报告、批复、订购协议、合同等购置文件、开箱随机文件、线路安装、保养、维修及使用后形成的文件材料）。一、归档范围及保管期限3、保管期限：

以办公设备和交通设备为主的单位（如机关、团体、街道、管理性的企业和事业单位等），这些设备档案的保管期限一般以“短期”为主；机关保管期限

序号类目名称保管期限1申请报告、计划、请示与复。短期

2上级或主管领导批复和准购批示。短期

3进口设备过程中有关的技术商务文件。长期

4开箱记录及装箱单。短期

5安装、调试记录和双方签字移交文件保单。

短期

6验收、报告及材料。短期

7索赔来往函件及结果文件。长期

8设备说明书及全套随机文件材料。短期

9使用、检修、故障事故记录（设备履书）短期

10重大事故的调查分析及处理意见。短期

11技术改造和开发过程形成的技术文件材料。

长期

国有企业保管期限序号

类目名称保管期限

1自制设备、仪器的申请报告、计划、批复和任务书；设计方案、设计说明书、设计图、设计中的计算数据等。

长期

2引进设备的申请报告及批复、合同、协议等谈判资料、来往信函、图纸或招标材料等：

①重要的

长期

②一般的

短期

国有企业保管期限序号

类目名称保管期限

3引进设备的随机资料清单、装箱单、出厂合格证、验收单；地基安装图、原理图、附件图；磁盘和光盘（另存）；使用维护说明书等。

长期

4安装调试运行记录和检测报告

长期

5设备操作规程和履历表

长期

6大、中修记录，故障分析处理文件

长期

7报废申请、鉴定材料、批复（或处理结果）

短期

二、归档时间1、外购设备在投入使用之后，将开箱随机文件材料交给本单位档案员归档立卷。2、自制设备在设备鉴定验收并交付使用后一个月内由主管部门系统整理后归档；3、维修方面的文件材料，维修结束后一个月内归档。三、归档要求归档的设备文件材料,必须完整，系统地反映设备从设计制造或申购到改造的全过程，文字及图样的表述与设备实体一致。相同型号的设备，只归档一套即可。四、整理方法1、组卷及卷内文件排列①按设备的台（套）为单位进行组卷。一台（套）设备可组成一卷或若干卷。每一个案卷均由案卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料、卷内备考表组成。②文字材料按问题、时间或重要程度来排列。批复在前、请示在后；正文在前、底稿在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。图纸与文字材料组成一卷的，文字在前，图样在后。四、整理理方法2、编目目①编页码码：设备备档案的的卷内文文件页码码的编制制有三种种情况：：▲卷内材材料多数数是单页页或几页页组成案案卷的，，用号码码机将页页码打在在文件材材料正面面的右下下角、背背面的左左下角，，页号从从“1””开始。。▲几本为为一卷，，每本有有统一页页号的案案卷，可可以不用用打页码码，将每每一份材材料起止止页号填填在卷内内文件目目录各份份材料的的页号栏栏。▲单份独独立材料料为一卷卷（说明明书、图图册等）），每份份有统一一页号的的可以不不用另外外打页码码。▲页号更更改时““划改””或“盖盖改”，，不要用用涂改液液。四、整理理方法②卷内目目录和编编制将归档的的案卷内内文件材材料填写写卷内目目录。卷内目录录档档号号：C——1序号科技文件材料题名责任者文件日期文件编号页次备注1SAMSUNG20用户指南三星电子公司2003.07.230012四、整理理方法卷内文件件目录必必须用森森蓝文档档管理软软件进行行著录管管理，并并打印一一式二份份，一份份随卷内内文件材材料一同同装订组组卷，一一份与科科技档案案分类目目录一起起装订成成检索目目录。四、整理理方法③分类与与编号★机关设设备档案案代号：：“C””档号的编编制：机机关设备备档案可可不设二二级类目目，直接接在一级级类目下下每台设设备编号号归档，，如：C——1～n案卷顺序序号设备档案案代号每台设备备案卷号号按时间间顺序编编一个流流水号,满三位位数断号号。四、整理理方法★企业设设备档案案代号：：“1””档号的编编制：相相对来讲讲，企业业的设备备档案复复杂一些些，需要要按照设设备的““性质””分一级级属类，，每个一一级属类类再按照照设备型型号分二二级属类类，二级级属类下下按阶段段材料组组卷，如如：1.1专专用设备备1.1.1CXXXX车车床1.1.2XXXXXXXX……1.2通通用设备备1.2.1XXXXXXXX11.2.2XXXXXXXX2……四、整理理方法④案卷封封面、卷卷内备考考表的编编制案卷封面面的编制制★案卷题题名要求简明明、准确确揭示卷卷内科技技文件材材料的内内容。结构：案案卷题名名=项项目名名称+内容容特征+文文件名称称例：SAMSUNG牌牌06ST笔记记本电脑脑的用户户指南、、修证书书★立卷单单位填写负责责科技文文件材料料组卷的的部门或或项目负负责部门门。四、整理理方法④案卷封封面、卷卷内备考考表的编编制案卷封面面的编制制★起止日日期可只填写写起止年年月如：2000年年3月至至2000年8月或2000.3~2000.8★保管期期限、密密级★卷内备备考表编编制案卷封面面模式C-1SAMSUNG牌06ST笔笔记本电电脑用户户指南、、修证书书荔湾区档档案局2004.3.31长期卷内备考考表模式式张三四、整理理方法3、装订订入盒设备文件件材料可可分为装装订和不不装订两两种:①凡是几几份文件件材料组组合成案案卷的一一般都要要装订，，采用““三孔一一线”办办法装订订，装订订前要除除掉材料料上的金金属物，，按A4规格装装订。如如是小册册子、卡卡片形式式的材料料可自制制纸袋装装好，并并在材料料右上角角盖上档档号章。。模式:全宗号档号55C-1四、整理理方法②凡单本本材料为为一卷，，材料本本身有页页码的可可以不用用装订，，只在材材料右上上角上盖盖上档号号章。③将装订订好的案案卷以档档号排列列顺序入入盒，盒盒面不需需要填写写。只填填写脊背背的内容容。C-1～～４四、整理理方法4、科技档案案分类目目录及目目录号编编制①科技分分类目录录：按目目录格式式照实抄抄录，用用森蓝文文档管理理软件进进行著录录，打印印一份与与相应的的卷内目目录一起起装订成成检索目目录。科技档案案分类目目录类别：C档案号总登记号案卷题名页数份数立卷单位起止时间保管期限密级变更情况C-1SAMSUNG牌06ST笔记本电脑的用户指南、修证书999荔湾区档案局2004.3.31长期四、整理理方法②目录号号编制：：将已装装订好的的检索目目录册编编号，每每册目录录编一个个目录号号：C——1~n（机关关适用））或1——1~n（企业业适用）），每满满一册断